Obsoleszenz von Dateiformaten: Über das Älterwerden und Sterben von Dateien. Markus Lischer und Gregor Egloff

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1 Obsoleszenz von Dateiformaten: Über das Älterwerden und Sterben von Dateien Markus Lischer und Gregor Egloff

2 > Anlass Aufbau des digitalen Langzeitarchivs > Aufgaben Entscheide müssen rechtzeitig (=vorher) getroffen werden was (Bewertung) wie (SIP; "Transportpaket") in welcher Form (Dateiformate) 2

3 Obsoleszenzproblem > Inhalte müssen dauerhaft verstanden werden. > Das Format ist kurzlebig. > "Der Begriff Obsoleszenz bezeichnet, dass Produkte oder Wissensbestände auf natürliche oder künstlich beeinflusste Art veraltet sind oder altern." 3

4 Datenträger Papier 4

5 Beispiel: Alterndes JPG Original 10 mal gespeichert in 50%-Qualität 5

6 Beispiel: Alterndes JPEG Original 10 mal gespeichert in 50%-Qualität 6

7 Beispiel: Verletzliches JPEG Kopierfehler beim Brennen 7

8 Beispiel: Verletzliches JPEG Original 8 Bytes verändert 8

9 Beispiel HTML > Fehlende externe Inhalte / Grafiken > Fehlerhafte Links 9

10 Beispiel HTML 10

11 Beispiel HTML 11

12 Beispiel PPT > Animationen > Verdeckte Inhalte > Multimedia > Eingebettete Objekte 12

13 Beispiel TXT > Unterschiedliche Kodierungen und Zeichensätze 13

14 Herausforderungen Lesen "Disc" Speichermedium Keine Erhaltung von Speichermedium Datenträgern Keine Erhalt Lesegerät Kein Hardware-Museum Lesegerät Kein Hardwa Bit Stream Bit-Stream-Preservation Stream / Technologie Bit-Stream-P Interpretieren Technologie Format Integrität Authentizität ".docx" Applikationsunabhängige Technologie Archivierung Applikations Migrationsprinzip / Formatkatalog Migrationsp Checksummen (Hashwerte, Integrität "Fixity") Checksumm Vertrauenswürdige Archive Authentizität ("Trusted Repo") Vertrauensw Anzeigen Applikation Software "Word" Dokumentation Viewer Applikation Software Dokumentati Viewer Verstehen Herkunft Kontext Prozess Eigentum "Hirn" Verwaltungsgeschichte Herkunft Metadaten Kontext Archivische Erschliessung Prozess Datenhoheit und Urheberrecht Eigentum Verwaltungsg Metadaten Archivische E Datenhoheit 14

15 Herausforderungen Lesen Speichermedium Keine Erhaltung von Datenträgern Lesegerät Kein Hardware-Museum Bit Stream Bit-Stream-Preservation / Technologie Interpretieren Technologie Format Integrität Authentizität Applikationsunabhängige Archivierung Migrationsprinzip / Formatkatalog Checksummen (Hashwerte, "Fixity") Vertrauenswürdige Archive ("Trusted Repo") Anzeigen Applikation Software Dokumentation Viewer Verstehen Herkunft Kontext Prozess Eigentum Verwaltungsgeschichte Metadaten Archivische Erschliessung Datenhoheit und Urheberrecht 15

16 Herausforderungen Lesen Speichermedium Keine Erhaltung von Datenträgern Lesegerät Kein Hardware-Museum Bit Stream Bit-Stream-Preservation / Technologie Interpretieren Technologie Format Integrität Authentizität Applikationsunabhängige Archivierung Migrationsprinzip / Formatkatalog Checksummen (Hashwerte, "Fixity") Vertrauenswürdige Archive ("Trusted Repo") Anzeigen Applikation Software Dokumentation Viewer Verstehen Herkunft Kontext Prozess Eigentum Verwaltungsgeschichte Metadaten Archivische Erschliessung Datenhoheit und Urheberrecht 16

17 Herausforderungen Lesen Speichermedium Keine Erhaltung von Datenträgern Lesegerät Kein Hardware-Museum Bit Stream Bit-Stream-Preservation / Technologie Interpretieren Technologie Format Integrität Authentizität Applikationsunabhängige Archivierung Migrationsprinzip / Formatkatalog Checksummen (Hashwerte, "Fixity") Vertrauenswürdige Archive ("Trusted Repo") Anzeigen Applikation Software Dokumentation Viewer Verstehen Herkunft Kontext Prozess Eigentum Verwaltungsgeschichte Metadaten Archivische Erschliessung Datenhoheit und Urheberrecht 17

18 Herausforderungen Lesen Speichermedium Keine Erhaltung von Datenträgern Lesegerät Kein Hardware-Museum Bit Stream Bit-Stream-Preservation / Technologie Interpretieren Technologie Format Integrität Authentizität Applikationsunabhängige Archivierung Migrationsprinzip / Formatreduktion Checksummen (Hashwerte, "Fixity") Vertrauenswürdige Archive ("Trusted Repo") Anzeigen Applikation Software Dokumentation Viewer Verstehen Herkunft Kontext Prozess Eigentum Verwaltungsgeschichte Metadaten Archivische Erschliessung Datenhoheit und Urheberrecht 18

19 Formatreduktion Nur die Reduktion auf eine realistische Anzahl Formate kann die Verstehbarkeit und Nutzung von digitalen Unterlagen gewährleisten. Diese 7 archivfähigen Formate wollen wir langfristig garantieren: 19 PDF/A TXT CSV SIARD TIFF WAVE MPEG-4

20 Formatkatalog: Wer steht dahinter Best Practice, basierend auf internationalen Standards. Formuliert durch Schweizerisches Bundesarchiv: Archivtaugliche Dateiformate - Standards für die Archivierung digitaler Unterlagen, 2014 KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen): Katalog archivischer Dateiformate KaD,

21 Formatkatalog: Kriterien > Offenheit > Lizenzfreiheit > Verbreitung > Funktionalität > Implementierung > Speicherdichte, Verifizierbarkeit > 21

22 Obsoleszenz beginnt in der Produktion In produktiven IT-Umgebungen werden Formate verwendet (besonders MS Office), die für die mittelfristige Aufbewahrung nicht geeignet sind. Dieses Problem betrifft bereits den Produktionsalltag und die (gesetzliche) Aufbewahrung in der Dienststelle. 22

23 Konvertierung in der Produktion Für die Umwandlung von herkömmlichen Dateiformaten in archivische Dateiformate können unterschiedliche Programme verwendet werden. Die Qualität dieser Programme respektive der Konvertierungsergebnisse ist unterschiedlich. Die produzierende Stelle kann die inhaltliche Qualität der Konvertierung am Besten beurteilen. 23

24 Konvertierung im Archiv Triage > Einzelne Office- und Bild-Formate können konvertiert werden > Andere Formate werden mittelfristig ausgesondert > Archivfähige Formate werden "verstehbar" gehalten 24

25 Digitale Forensik: "CSI im Archiv"? > Es ist nicht immer drin, was drauf steht! 25

26 Digitale Forensik: Kein "CSI im Archiv"! 26

27 Formaterkennung im Archiv > JHOVE: JSTOR / Harvard Object Validation Environment > DROID file format identification tool / PRONOM online registry of file formats > scopeingest 27

28 Formatvalidierung im Archiv KOST-Val 28

29 Beispiel PDF und PDF/A > nur als PDF/A markiert, kein valides PDF/A > mit Kennwort versehene PDF, nicht druckbare PDF 29

30 Beispiel DOC > alte Word-Versionen 30

31 Beispiel DOC > Externe Referenzen > Makros > Textfelder > Fonts > mit Kennwort versehene DOC 31

32 Beispiel Excel > Ansicht (Seitenumbruch) > Formeln, Daten, Grafik > Welche Eigenschaften müssen erhalten werden, um ein Dokument langfristig verstehen zu können ("significant properties")? 32

33 33

34 "significant properties" bereits in der Produktion Lesen Interpretieren "Disc" ".docx" "Word" Speichermedium Lesegerät Bit Stream Technologie Technologie Ap Format Integrität Ch Authentizität ("Trusted Repo") Applikation Do Software Vie Anzeigen "Hirn" Herkunft Kontext Prozess Eigentum Ve Ar Da Verstehen 34

35 Mittel gegen Obsoleszenz > Significant Properties vom Scannen bis zum Konvertieren > Datenhaltung in aktiven Systemen Originalformate als kurzfristige Gebrauchskopie Integrierte Konvertierung Dateiformate einschränken > An Langzeitarchiv übergeben Externe zeitnahe Konvertierung Eingeschränkter Formatkatalog 35

36 36

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