Administrationshandbuch Securepoint Unified Mail Archive UMA

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1 Administrationshandbuch Securepoint Unified Mail Archive UMA Securepoint Unified Mail Archive, Release 1.2 Securepoint GmbH, Lüneburg Security Solutions

2 Änderungsnachweise Version Freigabedatum Kapitel Änderungen Alle Erstellung Änderungen der Softwareversionen 1.0.1, und Erstellung der Kapitel 14.1 und Änderung des Kapitel 6.2 Erstellung der Kapitel 6.5 und bis Securepoint UMA 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Positionierung des UMA im internen Netzwerk Szenario HUB Modus Szenario Transparenter Modus Szenario Forward Modus Inbetriebnahme Anpassen der IP-Adresse Verbindung mit der Appliance Direkte Verbindung Verbindung über das Netzwerk Registerkarte Status Oberregister Setup Registerkarte Lizenz Registerkarte Netzwerk Netzwerkeinstellungen Lokale Einstellungen Nameserver Proxy Einstellungen Registerkarte -Server Remote -Server Einstellungen Remote Smarthost Einstellungen Remote -Konten Registerkarte Archiv Speicher Lokale Speicher Integration Sicherungskopien auf Netzwerkspeicher Externer USB Backup-Speicher Registerkarte Accounts Benutzer Repository Securepoint UMA 3

4 6.5.2 Windows Domänenmitgliedschaft Auswahl einzelner Konten LDAP Sucheinstellungen Lokale Nutzer Benutzer hinzufügen CSV Datei importieren Oberregister Administration Registerkarte Benutzer Registerkarte Zeit Registerkarte Webmailer / IMAP / SMTP Webmail Zugang und Client Filter deaktivieren IMAP Server Einstellungen Webserver Zertifikat / IMAP Zertifikat / SMTP Zertifikat Registerkarte Indexer Registerkarte Archiv-Regelwerk Registerkarte Backup Registerkarte Restore Registerkarte Wartung Registerkarte Werkzeuge Registerkarte Logs UMA -Client Login Übersicht Ordnerliste Filter Suche Schnellsuche Erweiterte Suche s kopieren Einsicht einer Securepoint UMA 4

5 8.7.1 Navigation in der Ansicht Prüfbericht Auditor Zugang Anmelden als Auditor Elektronische Archivierung versus elektronische Langzeitspeicherung Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten und deren rechtlichen Grundlagen Checkliste zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente Ändern der IP-Adresse unter Windows Anlegen eines HUB Kontos auf einem MS Exchange Server Authentifizierungsmethode des IMAP Servers einstellen Starttyp des Dienst ändern Exchange Verwaltungskonsole Netzwerkmaske - Bitcount Abbildungsverzeichnis...73 Securepoint UMA 5

6 1 Einleitung Dieses Handbuch richtet sich an Administratoren, die die Standardsoftware / Appliance Securepoint Unified Mail Archive (UMA) für die Benutzer installieren und konfigurieren. Dieses Handbuch besteht aus vier Teilen. Der Prolog widmet sich der Inbetriebnahme, Teil 1 beschreibt das Administration-Center, Teil 2 den -Client und in Teil 3 befindet sich der Anhang. In dem Anhang finden Sie Hinweise zu rechtlichen Aspekten der Archivierung. Hinweis: In diesem Dokument werden die Begriffe Archiv und Archivierung bewusst verwendet. Auf eine trennscharfe Unterscheidung von Aufbewahrung und Archivierung wird bewusst verzichtet. Nach Meinung der Autoren wird die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrung von Dateien von den EDV- Nutzern gemeinhin als Archivierung bezeichnet. Eine kurze Erläuterung des Unterschiedes von Aufbewahrung und Archivierung findet sich im Anhang. Die Standardsoftware Securepoint Unified Mail Archive (UMA) wird in der Regel mit einer Hardware Appliance angeboten. Dieses Dokument spricht daher häufig von der Appliance Lösung und meint damit auch die reine Standardsoftware. Die Hardware Appliance kann mit mehreren Festplatten ausgerüstet werden und bietet so in Verbindung mit einem Software RAID Controller bzw. einem integrierten Hardware RAID Controller Datensicherheit. In Abhängigkeit der Anzahl der verfügbaren Festplatten wird bei Verwendung eines Software RAID automatisch das höchstmögliche RAID Level gewählt. Das UMA archiviert automatisch den gesamten Verkehr in einem zentralen System und arbeitet dabei völlig transparent. Dabei werden die s rechtskonform und änderungssicher gespeichert. Die Daten werden verschlüsselt im System abgelegt und zusätzlich wird durch täglich qualifizierte Zeitstempel der Nachweis geführt, dass über den Aufbewahrungszeitraum keine Veränderung an den Dokumenten vorgenommen worden sind. Alle Nachrichten, die das UMA passieren, werden als Kopie gespeichert. So können auf dem server oder auf dem -Client gelöschte s jederzeit wieder aus dem Archiv hergestellt werden. Securepoint UMA 6

7 Für die Verbindung zu dem UMA stehen zwei Webinterfaces zur Verfügung. - UMA-Administration-Center: Zugang für Administratoren zur Konfiguration und Verwaltung des UMA. - UMA- -Client: Zugang für Nutzer und -Administratoren. Hinweis: Die Webinterfaces sind fehlerfrei ausführbar in den Browsern Microsoft Internet Explorer ab Version 7, Mozilla Firefox ab Version 3.6 und Google Chrome ab Version 11. Die Einbindung der Administrationsoberfläche in das Security Operation Center (SOC) ist nicht Gegenstand dieses Handbuchs. Bitte lesen Sie dazu das SOC Handbuch oder die FAQ (Frequently Asked Questions) Seiten auf der Securepoint Website. Securepoint UMA 7

8 2 Positionierung des UMA im internen Netzwerk Für die Einbindung der UMA Appliance in das bestehende Netzwerk gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der Einsatz ist abhängig von der eingesetzten Empfangs- und Versandtechnik. Im Folgenden werden drei Szenarien vorgestellt. Alle Szenarien setzen voraus, dass ein E- Mailserver betrieben wird, der für das Senden und Empfangen externer s, das Versenden interner s und das Verteilen der s im internen Netz zuständig ist. 2.1 Szenario HUB Modus Das UMA steht nicht wie in den folgenden Szenarien physikalisch vor dem server. Die Appliance ist als Server im internen Netzwerk angeschlossen. Da s die Appliance nicht passieren, ruft das UMA die s vom server ab. Dazu muss auf dem Exchange Server ein Hub Konto eingerichtet sein, in dem von jeder eingegangenen und versendeten eine Kopie hinterlegt wird. Auch E- Mails, die über die MAPI Schnittstelle versendet werden, werden in dieses Konto kopiert. Auf diese Weise werden alle s von dem UMA archiviert. Sie können auch alle schon bestehenden s in das Hub Konto kopieren. Wenn sich das UMA dann mit dem Exchange Server verbindet, werden diese Bestands- s archiviert. Abb. 1 HUB Modus Hinweis: Die Beweiswerterhaltung für nachträglich dem UMA zugeführte s beginnt mit dem Zeitpunkt des Imports. Mögliche Beweiswertverluste, die vor der Überführung in das UMA eingetreten sind, bleiben bestehen. Securepoint UMA 8

9 2.2 Szenario Transparenter Modus s kommen per SMTP am Router an und werden an den internen server geleitet. Dabei passieren die s das UMA. s, die aus dem internen Netzwerk ins Internet verschickt werden, passieren nach dem server das UMA. Das Gleiche gilt für Nachrichten innerhalb des internen Netzes. Dabei werden alle s in dem UMA gespeichert. Abb. 2 Transparenter Modus Hinweis: Verwenden die Netzwerkrechner den Microsoft client Outlook und wird als server der Microsoft Exchange Server verwendet, werden diese E- Mails in der Regel nicht aufgezeichnet, da in dieser Konstellation server und clients oft die Microsoft eigene Schnittstelle MAPI über ein RPC Protokoll benutzen. Um interne s archivieren zu können, nutzen Sie den Hub Modus (siehe Kap. 2.1). Securepoint UMA 9

10 2.3 Szenario Forward Modus Auch in diesem Szenario ist die Appliance zwischen Router und internem server positioniert. Das UMA holt s von einem externen Provider ab. Dazu können die Protokolle IMAP, POP3 und weitere 1 genutzt werden. Die abgeholten s werden archiviert und an den internen server weitergeleitet. Der Versand der s funktioniert identisch. Die s erreichen den internen server und dieser überträgt sie an das UMA. Das UMA sendet die s per SMTP an den externen Provider Server. Abb. 3 Forward Modus Hinweis: Verwenden die Netzwerkrechner den Microsoft client Outlook und wird als server der Microsoft Exchange Server verwendet, werden diese E- Mails in der Regel nicht aufgezeichnet, da in dieser Konstellation server und clients oft die Microsoft eigene Schnittstelle MAPI über ein RPC Protokoll benutzen. Um interne s archivieren zu können, nutzen Sie den Hub Modus (siehe Kap. 2.1). 1 Weitere angebotene Protokolle sind: POP2, APOP, RPOP, KPOP, SDPS, ETRN, ODMR Securepoint UMA 10

11 3 Inbetriebnahme Im Auslieferungszustand sind einige Einstellungen vorkonfiguriert. Dazu gehören z. B. die IP- Adresse und der Administrator Zugang. Voreinstellungen: IP-Adresse: Subnetzmaske: Benutzername: admin Passwort: insecure 3.1 Anpassen der IP-Adresse Um die Appliance in Ihrem bestehenden Netzwerk einzubinden, müssen Sie die IP-Adresse anpassen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: die direkte Verbindung und die Netzwerkverbindung über das Web-Interface. Sie schließen einen Monitor und eine Tastatur direkt an die Appliance an und konfigurieren diese, bevor sie in das bestehende Netzwerk eingebunden ist. Sie können die Konfiguration auch im Netzwerk vornehmen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die IP-Adresse nur einmal und zwar von der UMA im Netzwerk benutzt wird. Im zweiten Fall muss Ihr Rechner eine IP-Adresse aus dem gleichen Subnetz wie die Appliance besitzen ( ), um die Verbindung aufzubauen. Benötigen Sie Hilfe beim Ändern der IP-Adresse Ihres PCs unter MS Windows 7 lesen Sie bitte den entsprechenden Hinweis im Anhang (siehe Kap.13). Abb. 4 Verbindung mit der UMA zur Einstellung der IP-Adresse Securepoint UMA 11

12 4 Verbindung mit der Appliance 4.1 Direkte Verbindung Die direkte Verbindung mit Tastatur und Monitor dient nur dazu, die IP-Adresse temporär anzupassen und für den Netzwerk Einsatz vorzubereiten, ohne die IP-Adresse des Arbeitsplatz PCs zu wechseln. Melden Sie sich mit dem vorkonfigurierten Administrator Account an. login: admin password: insecure Sie sind jetzt als Benutzer mit eingeschränkten Superuser Rechten am System angemeldet. Die Appliance richtet im Auslieferungszustand eine Verbindung im Modus Transparent ein. So kann der gesamte Netzwerkverkehr über die Maschine geleitet werden. Das UMA befasst sich nur mit dem Verkehr, alle anderen Datenpakete werden weitergereicht. Ändern Sie die IP-Adresse der UMA Appliance mit folgendem Befehl. ip addr replace /24 dev bridge0 Befehl neue IP-Adresse mit Bitcount Interface In diesem Beispiel benutzt das Netzwerk das Subnetz /24. Hinweis: Der Befehl ändert die IP-Adresse nur temporär. Die Adresse wird also nicht gespeichert und nach einem Neustart wird die Adresse wieder auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt. Zur permanenten Speicherung müssen Sie die IP-Adresse im Web-Interface ändern. Nachdem Sie die IP-Adresse Ihres Computers an das Subnetz der Appliance angepasst haben, können Sie im Web Browser das UMA-Administrations-Center aufrufen. Securepoint UMA 12

13 4.2 Verbindung über das Netzwerk - Öffnen Sie jetzt Ihren Browser und geben Sie die neue UMA IP-Adresse ein: - Es öffnet sich eine Informationsseite mit einer Sicherheitswarnung, da das Webinterface ein selbstsigniertes Zertifikat benutzt und somit als nicht vertrauenswürdige Webseite eingestuft wird. Bestätigen Sie, dass Sie dem Austeller des Zertifikats vertrauen. Das Zertifikat kann später durch ein eigenes getauscht werden, welches im Netzwerk als vertrauenswürdig eingestuft wird (siehe Kap.7.3.3). - Nun öffnet sich die Login-Maske des UMA-Administration-Center. - Geben Sie hier die Anmeldedaten des Standardadministrators ein. Benutzername: admin Passwort: insecure Abb. 5 Login Maske Hinweis: Denken Sie daran das Passwort zu ändern. Diese Funktion finden Sie im Kapitel 7.1. Hinweis: Ein sicheres Passwort besteht aus mindestens 8 Zeichen. Es sollte eine zufällige Kombination aus Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen benutzt werden. Abb. 6 Sicherheitsabfrage im MS Internet Explorer Abb. 7 Sicherheitsabfrage im Google Chrome Securepoint UMA 13

14 Abb. 8 Ändern der IP-Adresse - Tragen Sie nun im UMA-Administrations-Center die neue UMA IP-Adresse ein. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Administration/Netzwerk, Netzwerkeinstellung. Tragen Sie die IP-Adresse z. B ein und klicken Sie auf den Button Speichern. - So wird die IP-Adresse permanent in die Konfiguration übernommen. Securepoint UMA 14

15 Teil 1 UMA Administration Center Securepoint UMA 15

16 5 Registerkarte Status Als erstes öffnet sich die Registerkarte Status. Hier werden Systeminformationen grafisch dargestellt. Der Archivspeicher zeigt den verfügbaren Speicherplatz an und wie viel Speicherplatz von welchen Ordnern schon belegt ist. Außerdem wird angezeigt, wie viele s aktuell archiviert sind. Hinweis: Kurz nach der Erstinbetriebnahme ist das Storage noch nicht initialisiert und es sind auch noch keine s archiviert, so dass hier noch keine Informationen angezeigt werden. Die Anzeige wird stündlich aktualisiert. Der Zeitstatus zeigt die aktuelle Zeit und die Differenz der Systemzeit zu der abgerufenen Zeit des Zeitservers. Diese Informationen werden erst angezeigt, wenn der Zeitserver eingestellt und erreichbar ist. Die übrigen Graphen zeigen die Auslastung der Hardware an. Abb. 9 Statusanzeige mit initialisierten Storage Hinweis: Die Systemzeit nimmt keinen Einfluss auf den eigentlichen Beweiswert. Dieser wird durch die Einholung Qualifizierter Zeitstempel erhalten. Securepoint UMA 16

17 6 Oberregister Setup Bei der ersten Inbetriebnahme der Appliance, müssen Sie grundlegende Einstellungen vornehmen. Die ersten Schritte zum Einrichten des UMA sind unter dieser Registerkarte zusammengefasst. 6.1 Registerkarte Lizenz Um die Appliance im vollen Umfang nutzen zu können, müssen Sie eine Lizenz einspielen, die Sie bei der Securepoint GmbH oder Ihrem Reseller erwerben können. - Wechseln Sie auf die Registerkarte Lizenz unter der Registerkarte Setup. - Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie im Dateifenster die Lizenzdatei vom Dateisystem Ihres Rechners. - Klicken Sie dann im Webinterface auf den Button Registrieren. Ist die Datei eingespielt, können nun die weiteren Einstellungen vorgenommen werden. Hinweis: Damit der Lizenzschlüssel zugestellt werden kann, muss das Dokument Unterrichtung gemäß 6 SigG mit 6 SigVo betreffend Leistung von akkreditierten Zeitstempeldiensten durch den Inhaber des UMA unterschrieben bei der Securepoint GmbH vorliegen. Das Dokument finden Sie unter in Ihrem Resellerportal. Securepoint UMA 17

18 6.2 Registerkarte Netzwerk Auf der Registerkarte Netzwerk befinden sich die Umgebungseinstellungen Netzwerkeinstellungen - Im Bereich Netzwerkeinstellungen stellen Sie die gewünschte IP-Adresse für die Appliance mit dem passenden Bitcount (siehe Kap. 15) ein. Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf die Schaltfläche Speichern. - Nach dieser Änderung ist die Appliance nur noch unter der neuen Adresse erreichbar. Sie müssen sich erneut an der Appliance anmelden. Geben Sie dazu die neue Adresse der Appliance in die Adresszeile Ihres Browsers ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und der Portangabe Benutzen Sie das HTTPS Protokoll: Bestätigen Sie, dass Sie dem Zertifikatsherausgeber vertrauen und melden Sie sich mit dem Standard-Administrator Account an. Hinweis: Wenn Sie bereits das Passwort geändert haben, benutzen Sie das neue Passwort. - Stellen Sie als Router IP-Adresse die IP-Adresse Ihres Internetzugangsgerätes ein. Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf die Schaltfläche speichern. Abb. 10 Setzen der Appliance IP-Adresse und der Gateway IP-Adresse Lokale Einstellungen - Im Bereich Lokale Einstellungen tragen Sie einen Hostnamen für die Appliance und die Domäne Ihres Netzes ein. Abb. 11 Hostname und Domäne eintragen Securepoint UMA 18

19 6.2.3 Nameserver - Stellen Sie im Bereich Nameserver die IP-Adresse ihres Nameservers ein und klicken Sie auf hinzufügen. Wenn Sie mehrere Nameserver benutzen, wiederholen Sie diese Vorgehensweise bis Sie alle Nameserver erfasst haben. Es sind bis zu drei Einträge möglich. Abb. 12 IP-Adresse des DNS Servers eintragen Proxy Einstellungen Wenn Sie einen Proxy im Netzwerk benutzen, geben Sie hier die Einstellungen an, die die Appliance benötigt, wenn sie eine Verbindung zum Internet aufbauen muss z. B. zur Abfrage eines externen Providers. - Geben Sie im Feld Server den Hostnamen oder die IP-Adresse des Proxys ein. - Im Feld Port muss der Port eingetragen werden, den der Proxy benutzt. - Geben Sie Ihre Benutzerdaten in den Feldern Benutzername und Passwort ein. Hinweis: Für die Authentisierung am Proxy unterstützt das UMA ausschließlich die Basic Authentisierung. Abb. 13 Proxy Daten eintragen Sie haben jetzt die grundlegenden Netzwerkeinstelllungen vorgenommen. Securepoint UMA 19

20 6.3 Registerkarte -Server Auf dieser Karte sind die Einstellungen für externe und interne -Server vorzunehmen Remote -Server Einstellungen Tragen Sie hier die Einstellungen für den internen Netzwerk -Server ein. Wenn Sie den Hub Modus benutzen, müssen Sie die Domains angeben, von denen Sie die E- Mails abrufen möchten. Außerdem müssen Sie im Abschnitt Remote -Konten (siehe Kapitel 6.3.3) die Verbindungsdaten zu dem Mailserver, auf dem das Hub Konto eingerichtet ist, konfigurieren. Bereich / Feld Hub Mode Hostname Ports SSL Ports Domänen Connect Timeout Remote Timeout Beschreibung Aktiviert den Hub Modus. Auf dem server muss ein Hub Konto eingerichtet sein, in das alle s kopiert werden. Angabe des Hostnamen oder der IP-Adresse des servers. Angabe der Ports, über die der server per SMTP s versendet. Angabe der SSL gesicherten SMTP Ports für den Versand. Angabe der Domänen, die der Server verwaltet. Definiert die maximale Zeit für einen Verbindungsversuch. Definiert die maximale Zeit für eine aktive Verbindung. Abb Server Einstellungen für den Hub Modus Abb. 14 server Einstellungen für den Transparent und Forward Modus Securepoint UMA 20

21 6.3.2 Remote Smarthost Einstellungen Benutzen Sie diese Einstellungen, wenn Sie ein Relay (z. B. eines Providers) zum Versenden von s verwenden oder Ihre Firewall eine Authentifizierung für das SMTP Protokoll erwartet. Bereich / Feld Smarthost aktivieren Smarthost Port Benutzer Passwort Beschreibung Aktivieren der Smarthost Funktion Hostname oder IP-Adresse des Smarthost SMTP Port des Smarthosts Benutzername für den Hostaccount Passwort für den Hostaccount Abb. 16 Einstellungen Smarthost Securepoint UMA 21

22 6.3.3 Remote -Konten Hier können Sie Einstellungen zum Abholen von -Konten eines externen Providers setzen. Wenn Sie den Hub Modus verwenden, müssen Sie hier die Zugangsdaten zu dem Mailserver und dem Hub Konto hinterlegen. Abb. 17 Mailkonten auf externen Servern Bereich / Feld Status Aktualisieren Name Servername Protokoll Benutzername Passwort Domäne Keep Mails s überprüfen jede SSL Protokoll SSL Konto Hinzufügen Entfernen Speichern Zurücksetzen. Beschreibung Hier werden Statusmeldungen für den letzten Abruf angezeigt. Startet das sofortige Abrufen. Geben Sie den Namen des Kontos an. Geben Sie den Hostnamen oder die IP Adresse des servers an. Wählen Sie das zu verwendende Protokoll (z.b. POP3, IMAP). Geben Sie den Benutzername für das konto an. Geben Sie das Passwort für das konto an. Definieren Sie die Domäne, die vom externen Provider verwaltet wird. Entscheiden Sie, ob die s auf dem Server belassen werden sollen. Definieren Sie das Intervall für das automatisierte Abrufen des Kontos. Wählen Sie die SSL Verschlüsselungsmethode. Aktiviert die SSL Verschlüsselung. Maske zur Eingabe externer Kontodaten aufrufen. Externe Kontodaten löschen. Änderungen an Kontodaten speichern. Änderungen an Kontodaten zurücknehmen. Hinweis: In der Regel reicht es aus, die Protokollauswahl auf AUTO zu stellen. Securepoint UMA 22

23 6.4 Registerkarte Archiv Speicher Unter dieser Registerkarte wird der Speicher für die Archive initialisiert. Außerdem werden Einstellungen für Sicherungen gespeichert, die entweder auf einem Netzwerkspeicher oder ein externes USB Medium geschrieben werden Lokale Speicher Integration Die Archive werden auf lokalen Festplatten der Appliance gespeichert. Die Festplatten werden in einem RAID Verbund betrieben. Dies wird ganz nach Ausstattung der Appliance durch ein Software- oder Hardware RAID Controller realisiert. Wenn das Software RAID aktiv ist, wird automatisch das korrekte RAID Level gewählt. Nach Inbetriebnahme der Appliance muss zuerst das Archiv Storage initialisiert werden. Dies wird durch den Button Initialisieren ausgelöst. Abb. 18 Storage Initialisierung eines Software Raids Securepoint UMA 23

24 6.4.2 Sicherungskopien auf Netzwerkspeicher Zur Speicherung von Backups werden drei Netzwerkvarianten angeboten. Sie können die Sicherungen auf einen Fileserver per Windows Share (Server Message Block Protokoll), per SSH (Secure Shell) oder per FTP (File Transfer Protocol) übertragen. Bereich / Feld spezifische Felder Beschreibung Netzwerkprotokoll Server Adresse Ordner Benutzername Passwort Wählen Sie ein unterstütztes Netzwerkprotokoll. Geben Sie den Hostnamen oder die IP- Adresse des Servers an. Ordner unter dem die Sicherungen gespeichert werden sollen. Verwenden Sie bitte keine Ordnernamen mit Leerzeichen. Geben Sie den Benutzernamen auf dem Server an. Geben Sie das Passwort des Benutzers auf dem Server an. Windows Share Windows Share Geben Sie den öffentlichen Ordner auf dem Server (z. B. public) an. SSH Ordner (kompletter Pfad) Geben Sie den absoluten Pfad des Speicherordners vom Wurzelverzeichnis aus an. Abb. 19 Einstellungen für einen Netzwerkspeicher Securepoint UMA 24

25 6.4.3 Externer USB Backup-Speicher Sie können die Backups auch auf einem Speichermedium speichern, welches per USB an die Appliance angebunden ist. Unter Verfügbare Speichermedien werden alle erkannten USB Speichermedien angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Medium aus und klicken in der zugehörige Zeile hinzufügen. Das Medium wird jetzt unter Registrierte Speichermedien angezeigt. Abb. 20 verfügbare USB Speichermedien Achtung: Um ein Backup des Storage von einem USB Speichermedium zurück zu spielen, benötigen Sie ein Backup der Konfiguration Ihres UMAs (erstellbar unter dem Punkt Wartung siehe Kapitel 7.8). Der USB Speicher muss in der aktuellen Konfiguration bereits registriert sein. Eine Neuregistrierung des USB Speichermediums löscht alle Daten auf dem Speichermedium. Securepoint UMA 25

26 6.5 Registerkarte Accounts Auf dieser Registerkarte wird entschieden, welche -Benutzerkonten von dem UMA System verwaltet werden und von welcher Quelle die Konteninformationen bezogen werden Benutzer Repository Grundlegend stehen Ihnen zwei Arten der Kontenverwaltung zur Verfügung. Zum einen können Sie das UMA System in eine Windows Domäne einbinden und die E- Mailkonten aus dem Active Directory übernehmen lassen. Als zweite Möglichkeit können Sie die zu verwaltenden Konto manuell eingeben oder eine kommatagetrennten Liste (CSV Datei) der konten importieren. - Wählen Sie im Bereich Benutzer Repository die gewünschte Quelle aus. - Wählen Sie lokale Nutzer zur manuellen Eingabe oder zum Import einer CSV Liste. - Wählen Sie Windows Active Directory um den Windows Verzeichnisdienst zu nutzen. - In Abhängigkeit des gewählten Verfahrens ändert sich die Registerkarte, damit die entsprechenden Parameter eingetragen werden können. Abb. 21 Quelle auswählen Securepoint UMA 26

27 6.5.2 Windows Domänenmitgliedschaft Im nächsten Schritt können Sie das UMA am Active Directory oder der Windows Domäne anmelden. - Aktivieren Sie die Checkbox Aktiviert, um die Funktion freizuschalten. - Geben Sie an, ob Sie sich per Active Directory oder direkt an der Domäne anmelden möchten und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. - Tragen Sie die Domäne ein, an der Sie sich anmelden möchten. - Geben Sie die Arbeitsgruppe an. - Tragen Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Passwort Servers ein und klicken Sie auf hinzufügen. - Geben Sie den Namen des Administrator Kontos und das zugehörige Passwort an. - Klicken Sie auf Beitreten. Wenn die Anmeldung erfolgreich war, färbt sich das Symbol rechts neben den Schaltflächen grün. Des Weiteren können Sie die Kommunikationssicherheit der LDAP Verbindung einstellen. Öffnen Sie diesen Bereich mit der Pfeilschaltfläche unterhalb der Schaltflächen Beitreten und Verlassen. - Wählen Sie mit den Schaltflächen hinter dem Eintrag LDAP Kommunikationssicherheit die Sicherheitseinstellung für die Verbindung. - Zum Hinterlegen eine Stammzertifikats (CA) Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei Auswählen und wählen die CA von Ihrem System. - Klicken Sie danach auf Importieren. Abb. 22 Anmeldung an der Domäne Securepoint UMA 27

28 6.5.3 Auswahl einzelner Konten Möchten Sie nicht alle konten, die im AD verzeichnet sind, vom UMA verwalten, können Sie auch einzelne konten auswählen. Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie erfolgreich am AD angemeldet sein und die manuelle Auswahl aktiviert haben. - Aktivieren Sie im Bereich Auswahl einzelner Konten die Checkbox manuelle Auswahl aktivieren. Es erscheinen zwei Listen mit den verfügbaren konten, sowie zwei Suchfelder. - Die linke Liste beinhaltet die Benutzerspezifischen konten. Die rechte Liste zeigt Verteilerkonten an. - Sie können die gewünschten konten durch Aktivieren der vorangestellten Checkbox auswählen. Die Auswahl wird sofort übernommen. - Eine Eingabe in den Suchfeldern schränkt die Liste der angezeigten Konten ein. Dies geschieht schon bei der Eingabe eines einzigen Zeichens. Abb. 23 Auswahl einzelner Konten Securepoint UMA 28

29 6.5.4 LDAP Sucheinstellungen Die automatische Auswahl der konten aus dem Active Directory können auf Bereiche eingegrenzt werden. Benutzen Sie dazu die LDAP Sucheinstellungen. - Tragen Sie im Feld Base ein, ab wo der Verzeichnisbaum abwärts durchsucht werden soll. - Wenn bei der Suche Verweise im Verzeichnisbaum einbezogen werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche An hinter dem Feld Referrals. Abb. 24 LDAP Sucheinstellungen Lokale Nutzer Haben Sie die Option lokale Nutzer gewählt, haben Sie die Möglichkeit konten mit dem UMA zu verwalten, ohne ein Active Directory zu benutzen. Sie können die konten einzeln eintragen oder ein kommaseparierte Liste importieren, welche die nötigen Angaben enthält. Sie können auch beide Varianten kombinieren. So können Sie die Liste immer aktuell halten. Abb. 25 Liste der lokalen konten - Im Bereich Lokale Nutzer werden die Optionen Benutzer hinzufügen (manuelle Eingabe) und CSV Import angeboten. Securepoint UMA 29

30 - Eingetragene konten werden darunter als Liste geführt. - Eine Eingabe im Suchfeld schränkt die Liste der angezeigten Konten ein. Dies geschieht schon bei der Eingabe eines einzigen Zeichens. - Sie können die konten bearbeiten, wenn sie auf den gewünschten Eintrag klicken. - Wenn der Eintrag gelöscht werden soll, klicken Sie in der betreffenden Zeile auf die Schaltfläche entfernen. Securepoint UMA 30

31 6.5.6 Benutzer hinzufügen - Wenn Sie die Benutzer manuell hinzufügen möchten, klicken Sie im Bereich Lokale Nutzer auf Benutzer hinzufügen. Es öffnet sich eine Eingabemaske. - Tragen Sie die gefragten Angaben ein. - Unter Passwort ist das Kennwort für das konto einzutragen. - Mit der Schaltfläche hinzufügen hinter dem Feld können Sie weiter E- Mailadresse für das Konto eintragen. - Sichern Sie den Eintrag mit der Schaltfläche Speichern. - Wenn Sie Abbrechen drücken, wird die Eingabemaske geschlossen, ohne die eingetragenen Angaben zu übernehmen. Abb. 26 konten manuell hinzufügen CSV Datei importieren Alternativ können Sie auch eine Liste der konten importieren. Diese muss im CSV Format vorliegen. Folgende Angaben sind für einen erfolgreichen Import notwendig: Kontenname,Kennwort,Vorname,Nachname, adresse,optionale adresse Die gesamte Liste ist in Anführungszeichen zu setzen. Bsp.: fredf,geheim,fred,feuerstein,fred@feuerstein.de,fred@flintstone.com donald,geheimer,donald,duck,donald@duck.de - Klicken Sie auf Datei auswählen, um Ihr lokales System zu durchsuchen und die entsprechende Datei auszuwählen. - Klicken Sie dann auf Importieren. Bei erfolgreichem Import gelangen Sie zur aktualisierten Liste zurück. Abb. 27 ausgewählte Datei importieren Securepoint UMA 31

32 7 Oberregister Administration 7.1 Registerkarte Benutzer Auf dieser Registerkarte werden die Systembenutzer angelegt. Diese Benutzer konfigurieren das System und können die Mailboxen verwalten. Normale Benutzer, die das UMA- -Client Interface benutzen, müssen nicht angelegt werden, da diese über das Active Directory authentifiziert werden. Hinweis: DyUDe (Dynamic User Detection) Die Anlage der einzelnen Postfächer erfolgt dynamisch: Sobald nach der Inbetriebnahme des UMA die erste von einem internen Postfach versendet wird oder eine externe auf eine internes Postfach gesendet wird, legt das UMA automatisch das entsprechende Archivpostfach auf dem UMA an. Da die Datenbank im Vier-Augen Modus abgespeichert ist, sind zur Einsicht der Nutzer konten durch Andere, zwei Personen nötig. Zum einen der External Auditor und zum anderen ein Privacy Officer (Datenschutzbeauftragter). Nachdem sich der External Auditor am -Client Webinterface angemeldet hat, muss der Privacy Officer den Zugriff bestätigen. Abb. 28 Einstellungen für Benutzer mit speziellen Rechten Bereich / Feld System Administrator Datenschutzbeauftragter 1 Datenschutzbeauftragter 2 Externer Prüfer Systemstatus senden für Administrator und Datenschutzbeauftragte Benutzername Realer Name Passwort Bestätigungspasswort täglich wöchentlich monatlich niemals Beschreibung Geben Sie den Login Name für das Webinterface an. Geben Sie den Vorund Zuname des Benutzers an. Geben Sie das Passwort für den Zugang an. Bestätigen Sie das Passwort durch die wiederholte Eingabe. Geben Sie die - Adresse des Benutzers an. Berichte werden im gewählten Intervall an die eingetragene E- Mail-Adresse gesendet. Securepoint UMA 32

33 7.2 Registerkarte Zeit Hier stellen Sie die Systemzeit der Appliance ein. Die Zeit bezieht die Appliance von einem Zeitserver aus dem Internet oder des internen Netzwerkes. Durch Angabe der Zeitzone wird die Zeit an die gewünschte Zeitzone angepasst. Hinweis: Für die Qualifizierten Zeitstempel (QZS) hat diese Einstellung keine Bedeutung. Juristisch sind die QZS für den Beweiswert von Dokumenten relevant. Abb. 29 Zeitzone und Zeitserver einstlllen Bereich / Feld Beschreibung Zeitzone (Sub)Kontinent Geben Sie den Kontinent an, auf dem sich die Appliance befindet. NTP Server Stadt 7.3 Registerkarte Webmailer / IMAP / SMTP Geben Sie die Stadt an, die sich in derselben Zeitzone wie die Appliance befindet. Network Time Protocol Geben Sie den Hostname oder die URL eines Servers an, der per NTP die aktuelle Uhrzeit veröffentlicht. Auf dieser Registerkarte werden Sicherheitseinstellungen, wie Zertifikate und Verschlüsselung für die Server Dienste ausgewählt Webmail Zugang und Client Filter deaktivieren Aktiviert die UMA-Web -Client Funktion, welche unter der internen Adresse des UMA zu erreichen ist. Außerdem können Filterregeln, die vom Anwender erstellt wurden, deaktiviert werden. Abb. 30 Zugang zum UMA- -Client und Benutzer Filterregeln aktivieren Securepoint UMA 33

34 7.3.2 IMAP Server Einstellungen Hier können Sie angeben, ob der IMAP Server SSL Verschlüsselung nutzt und welche Art der Nutzerauthentifizierung angewendet werden soll. Abb. 31 IMAP Verschlüsselung und Nutzerauthentifizierung definieren Webserver Zertifikat / IMAP Zertifikat / SMTP Zertifikat Zeigt Informationen zu den verwendeten Zertifikaten des Webservers, des IMAP Servers und des SMTP Servers an. Im Auslieferungszustand verwendet die Appliance selbstsignierte Zertifikate. Aus Sicherheitsgründen warnen Webbrowser den Benutzer vor der Anzeige von Webseiten, die ein selbstsigniertes Zertifikat verwenden. Damit der Benutzer beim Aufrufen des Webinterfaces nicht die Vertrauenswürdigkeit des Herausgebers bestätigen muss, können Sie ein eigenes Zertifikat importieren. Dies kann ein Zertifikat von einer offiziell bestätigten Zertifizierungsstelle sein oder ein selbsterstelltes. Bei selberstellten und selbstsignierten Zertifikaten, muss das Stammzertifikat (Root Certificate oder CA) beim Domain Controller als vertrauenswürdiges Stammzertifikat hinterlegt sein. Abb. 32 Zertifikat des Webservers Abb. 33 Zertifikat des IMAP Servers Abb. 34 Zertifikat des SMTP Servers Securepoint UMA 34

35 Soll der Auslieferungszustand wiederhergestellt werden, kann hier ein selbstsigniertes Zertifikat von der Appliance erstellt werden. Abb. 35 selbstsigniertes Zertifikat erstellen 7.4 Registerkarte Indexer Hier werden ausschließlich Anhänge der archivierten s zur Beschleunigung der Suche indexiert. Abb. 36 Indexierung aktivieren und planen Hinweis: Durch die Indexierung wird der Zugriff auf den Inhalt der Anhänge beschleunigt. Dieses Vorgehen verbraucht aber zusätzlichen Festplattenspeicher. Die Größe des extra benötigten Speichers ist anhängig von der Größe, der Art und des Format des Anhangs. Securepoint UMA 35

36 7.5 Registerkarte Archiv-Regelwerk Hier können Filter eingerichtet werden, anhand derer s den Archiven 6 Jahre, 10 Jahre, 30 Jahre oder ewig zugeordnet werden. Um eine Filterbedingung aufzustellen, muss zuerst ein Name für den Filter vergeben werden. Dann wird gewählt, wie die Bedingungen ausgewertet werden und in welches Archiv die gefilterten s verschoben werden sollen. Auswertung der Bedingungen: - alle Bedingungen treffen zu - irgendeine Bedingung trifft zu - keine Bedingung trifft zu Folgende Bereiche können untersucht werden: - -Header - -Body - Adresse - Größe In Abhängigkeit der Bereiche können verschiedene Bedingungen gewählt werden. Bereich Bedingung 1 Bedingung 2 -Header subject / date beinhaltet / stimmt überein / ist -Body Rohdaten / Inhalt / Text beinhaltet / stimmt überein / ist Adresse An / Von / Kopie an beinhaltet / stimmt überein / ist Größe größer / kleiner K / M / G (Kilobyte / Megabyte / Gigabyte) Abb. 37 Regelwerk für die Langzeitarchivierung Securepoint UMA 36

37 Hinweis: Über die Registrierkarte Archiv-Regelwerk werden globale Einstellungen der Regeln vorgenommen, die sich auf alle postfächer auf dem UMA auswirken. Darüber hinaus sind die Nutzer in der Lage, über den UMA - Client (vergleiche Kapitel 8.4), s in Ihrem Postfach mit einer längeren Archivierung zu versehen. Das hier angewendete Regelwerk ist führend. Securepoint UMA 37

38 7.6 Registerkarte Backup Sie können das gesamte System entweder auf einem Netzwerkspeicher oder auf ein externes Speichermedium sichern. Beide Backup Möglichkeiten sind kombinierbar. Als Netzwerkspeicher wird immer der Speicher gewählt, der im Menü Setup in der Registerkarte Archiv-Speicher angegeben ist. Externe Speichermedien werden über einen USB Anschluss an die Appliance angeschlossen. Es werden externe Festplatten und Flash Speichermedien unterstützt. Bereich / Feld Backup aktivieren Zeitplan Anzahl der Backups Backup Test jetzt Backup erstellen Beschreibung Aktiviert die automatische Backup Erstellung. Es kann der Wochentag und die Uhrzeit eingestellt werden. Zusätzlich gibt es die Einstellungen Arbeitstag und jeden Tag. Legt die Anzahl der gespeicherten Backups fest. Wird die Anzahl überschritten, wird das älteste Backup gelöscht. Testet, ob eine Verbindung zum Speicherort/ -medium aufgebaut werden kann. Erstellt ein sofortiges Backup. Abb. 38 Sicherungen aktivieren und planen Securepoint UMA 38

39 7.7 Registerkarte Restore Auf dieser Karte können Sie gespeicherte Backups zurückspielen. Die Wiederherstellung ist vom Netzwerkspeicherort oder von einem externen Medium möglich. Gespeicherte Backups werden in dem Dropdownfeld Vorhandene Backups angezeigt. Die Bezeichnung der Backups setzt sich wie folgt zusammen: uma-backup-jjjj-mm-tttss-mm-ssz+zzv.tar.gz JJJJ Jahr vierstellig MM Monat zweistellig TT Tag zweistellig Das hierauf folgende T steht für Tag. SS Stunde zweistellig MM Minute zweistellig ss Sekunden zweistellig Das hierauf folgende Z steht für Zeit. ZZV Zeitzonenverschiebung vierstellig Das Vorzeichen (+/-) zeigt an, ob die angezeigten Stunden zur Koordinierten Weltzeit (UTC) addiert werden oder von dieser subtrahiert werden. Refresh aktualisiert die Liste der Backups. Restore spielt das gewählte Backup ein. Abb. 39 Sicherungen zurückspielen Securepoint UMA 39

40 7.8 Registerkarte Wartung In diesem Bereich können grundlegende Verwaltungsarbeiten erledigt werden. Bereich / Feld Beschreibung System Gerät neu starten Startet die Appliance neu. Konfiguration Import / Export Automatisches Postfach aufräumen Gerät ausschalten Datei auswählen Importieren Exportieren Schieberegler Status Fährt das System herunter. Öffnet den Dialog Datei öffnen, in dem die Konfiguration ausgewählt werden kann, die importiert werden soll. Spielt die ausgewählte Konfiguration ein. Exportiert die aktuelle Konfiguration. Mit dem Regler legt man fest, nach wie viel Jahren, die Mailbox automatisch bereinigt wird. Einstellbar von 1 bis 20 Jahre und Niemals. Es werden nur s gelöscht, die älter sind als die eingestellte Zeit. Zeigt an, welche Mailbox bereinigt wurde. Langzeit Archiv Status Zeigt eine Warnung an, welche Mailboxen (Accounts) und wie viele s demnächst von einer Löschung betroffen sind. Es werden nur die s gelöscht, die die Vorhaltezeit überschritten haben. Schieberegler Ist die Langzeitarchivierung überschritten, werden die s noch vorgehalten, bevor sie endgültig gelöscht werden. Die Vorhaltezeit kann von 180 bis 365 Tagen gewählt werden. Firmware Version Aktive Version Zeigt die Versionsnummer der verwendeten Standardsoftware an. Verfügbare Version Download Bandbreite Changelog Zeigt die Versionsnummer eventueller Updates an. Beschränkt die Bandbreite, die zum Herunterladen zu Verfügung steht. Listet die Änderungen der aktuellen Version zur vorherigen auf. Remote Login SSH Dienst starten Startet den SSH Server Dienst, so dass man sich per SSH Client mit der Appliance verbinden kann. Dieser Dienst wartet zehn Minuten auf eine Anmeldung. Erfolgt in dieser Zeit keine Anmeldung, wird der Dienst beendet. Securepoint UMA 40

41 Abb. 40 Wartungsfunktionen Securepoint UMA 41

42 7.9 Registerkarte Werkzeuge Diese Registerkarte bietet Ihnen Funktionen an, die z. B. den Versand, die Netzwerkerreichbarkeit und die Festplattenfunktionalität testen. Bereich / Feld Beschreibung Versandtest Host Geben Sie den Hostnamen oder die IP- Adresse des servers an, der die Test-E- Mail versenden soll. Adresse Test senden Ergebnis Definieren Sie den Empfänger der Test- . Startet den Test. Zeigt das Ergebnis des Tests an. Netzwerkwerkzeuge Werkzeug Es kann zwischen den Funktionen ping, host und traceroute gewählt werden. S.M.A.R.T. Harddrive Test Host / IP Ausführen Ergebnis Zeitplan Status Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen des Zielrechners für den Test ein. Startet den Test. Zeigt das Ergebnis des Tests an. Wählen Sie einen Zeitplan für den Festplattentest aus. Der Festplattentest kann monatlich, halbjährlich oder jährlich ausgeführt werden. Zeigt das Ergebnis des Tests an. Abb. 41 Wartungswerkzeuge Securepoint UMA 42

43 7.10 Registerkarte Logs Syslog Protokolleinträge können auf der Appliance selbst gespeichert werden oder auf einem Externen Syslog Server. Bereich / Felder Beschreibung Externe Logs aktiviert Aktiviert das Senden der Protokolleinträge an einen externen Syslog Server. Syslog Server Port Geben Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Syslog Servers an. Geben Sie den vom Syslog verwendeten Port (Standard 514) an. Zeige Log Dienst Es können Protokolleinträge nach Diensten getrennt abgerufen werden. Logfile laden Filter Filter Reset Lädt die gewünschten Protokolleinträge. Die angezeigten Einträge können anschließen gefiltert werden. Mögliche Filter sind: kein (alle Einträge anzeigen), Error (nur Fehlermeldungen), Warning (nur Warnungen), Info (nur Infomeldungen), Debug (nur Debugmeldungen), benutzerdefiniert (Benutzer kann einen Suchbegriff im Eingabefeld definieren) Startet das Filtern der Einträge. Setzt den Filter zurück. Abb. 42 Protokollansicht Securepoint UMA 43

44 Teil 2 UMA -Client Securepoint UMA 44

45 8 UMA -Client Der UMA -Client ist die Weboberfläche für Benutzer. Dieser Client dient der Verwaltung aller gesendeten und empfangenen s, die durch die UMA-Appliance archiviert wurden. Der UMA -Client kennt drei Rollen. Zum Einen den normalen Nutzer, der mit seinen eigenen Zugangsdaten (entsprechend den Zugangsdaten auf dem server) auf seine im Archiv befindlichen s lesend zugreifen kann. Zum Zweiten existiert die Rolle Auditor. Dieser Nutzer darf auf die Inhalte von Archiven normaler Nutzer zugreifen, nachdem er dafür die dedizierte Freigabe des Privacy Officers (Datenschutzbeauftragten) erhalten hat. Der Privacy Officer ist die dritte Rolle des -Clients des UMA. Auditor und Privacy Officer können nur einmal je Appliance angelegt werden. Jeder Benutzer kann sich mit seinen Active Directory Anmeldedaten an dem Client anmelden und sein Postfach einsehen. In der Weboberfläche werden die Inbox (Posteingang aller empfangenen s), die Sentbox (Anzeigeort aller gesendeten s) und die Langzeitarchiv Ordner (LZA) angezeigt. Der Benutzer kann hier nach s suchen, in andere Archivordner kopieren und persönliche Filter einstellen, mit denen s bei ihrem Eingang zusätzlich in bestimmte LZA Ordner abgelegt werden. Hinweis: Die gerichtsfeste Beweiswerterhaltung findet mittels Anbringung täglicher QZS und durch die Umsetzung der Vorgaben der Technischen Richtlinie des BSI ausschließlich in den LZA Ordnern statt. Die Datenbestände werden durch das Vier-Augen-Prinzip vor unberechtigter Einsichtnahme durch andere geschützt. Die -Client Oberfläche dient dem Auditor als Login in die verschiedensten Accounts. Damit der Auditor nicht uneingeschränkten Zugriff auf die UMA E- Mailkonten aller Nutzer hat, muss der Zugang durch einen Privacy Officer bestätigt werden. Der Auditor und der Privacy Officer werden auf der Administratoren Oberfläche eingetragen. Dieses System bietet nur dann ausreichenden Schutz, wenn Auditor und Privacy Officer verschiedene Personen sind und auch der Administrator gewissenhaft bei der Erstellung dieser Rollen vorgeht. Securepoint UMA 45

46 8.1 Login Sie erreichen das -Client Webinterface über die interne IP-Adresse der Appliance. - Geben Sie in die Adresszeile Ihres Webbrowser unter Verwendung des HTTPS Protokolls den Hostnamen oder die IP-Adresse der Appliance an. Beispiele: Wenn eine Sicherheitswarnung erscheint, versichern Sie sich, dass es sich um ein vertrauenswürdiges Zertifikat handelt. Ist dies der Fall, bestätigen Sie, dass Sie dem Herausgeber des Zertifikats vertrauen. Fügen Sie das Zertifikat zu den vertrauenswürdigen Zertifikaten des Browsers hinzu, wenn diese Funktion von Ihrem Browser angeboten wird. - Es öffnet sich das -Client Webinterface. - Wählen Sie den Benutzer Login. Abb. 43 Icon für den Benutzer Login - Geben Sie als Benutzernamen Ihren Active Directory Benutzernamen ein und als Passwort das zugehörige Passwort. Abb. 44 UMA- -Client Login Securepoint UMA 46

47 8.2 Übersicht Nach dem Login auf der Benutzeroberfläche öffnet sich das persönliche Nutzerkonto. In der Startansicht wird der Inhalt der Inbox angezeigt. Hier werden alle von dem UMA gesammelten s in verschiedenen Ordnern zur Ansicht bereitgehalten. Abb. 45 Bereiche und Funktionen des UMA- -Clients 8.3 Ordnerliste Hier befindet sich der Ordner Inbox, die Langzeitarchiv Ordner (LZA) sowie der Ordner Sent. Die Inbox beinhaltet alle s, die von diesem Nutzer empfangen worden sind. Im Sent Ordner befinden sich alle von diesem Nutzer verschickten s. In den LZA-Ordnern befinden sich zusätzlich die Kopien der durch die globalen Filtereinstellungen für die Archivierung vorgesehenen s. Die globalen Filtereinstellungen werden vom Administrator vorgenommen und gelten für alle Benutzeraccounts. Für Ihren eignen Account können Sie lokale Filter einstellen, die nur für Ihr Konto gelten. Die Einstellungen hierfür erreichen Sie im über den Button Filter in der Hauptleiste. Securepoint UMA 47

48 8.4 Filter Hier können Filter eingerichtet werden, anhand derer s den Archiven 6 Jahre, 10 Jahre, 30 Jahre oder ewig zugeordnet werden. Es können mehrere Filter erstellt werden und diese können wiederum aus mehreren Bedingungen bestehen. Auswertung der Bedingungen: - alle Bedingungen treffen zu - irgendeine Bedingung trifft zu - keine Bedingung trifft zu Folgende Bereiche können untersucht werden: - -Header - -Body - Adresse - Größe Hinweis: Der Bereich Body schließt die Inhalte sämtlicher Anlagen in die Filterung mit ein. In Abhängigkeit der Bereiche können verschiedene Bedingungen gewählt werden. Bereich Bedingung 1 Bedingung 2 -Header subject / date beinhaltet / stimmt überein / ist -Body Rohdaten / Inhalt / Text beinhaltet / stimmt überein / ist Adresse An / Von / Kopie an beinhaltet / stimmt überein / ist Größe größer / kleiner K / M / G (Kilobyte / Megabyte / Gigabyte) Beispiel: Sie möchten alle Rechnungen, die Sie an Kunden verschicken, automatisch in den LZA Ordner 10 (Vorhaltezeit 10 Jahre) kopieren lassen. - Geben Sie einen Namen für den Filter ein z. B. versandte Rechnungen. - Da die folgenden Bedingungen alle zutreffen müssen, wählen Sie im ersten Dropdownfeld alle Bedingungen treffen zu. - Im zweiten Dropdownfeld wählen Sie den gewünschten LZA Ordner. In diesem Beispiel also LZA/10. Securepoint UMA 48

49 - In der nächsten Zeile definieren Sie die erste Bedingung. Als Bereich wählen Sie -Header aus. Definieren Sie im nächtsen Textfeld den genauen Bereich des Headers und tragen Sie hier den Begriff subject ein (engl. für Betreff). Als Suchart wählen Sie beinhaltet aus und geben das Wort Rechnung ein. - Klicken Sie auf den Plus Button vor der ersten Bedingung, um die zweite Bedingung zu definieren. Als Bereich wählen Sie diesmal Adresse. - Wählen Sie als Einschränkung vom zweiten Dropdownfeld Von und als Art der Suche beinhaltet. Geben Sie als zu suchenden Text Ihre Domain an. Abb. 46 Filterregeln zum angegebenen Beispiel Hinweis: Globale Filtereinstellungen, die der Administrator vorgenommen hat, wirken sich auf alle postfächer auf dem UMA aus. Die hier vorgenommen Nutzereinstellungen ergänzen die Einstellungen (vergleiche Kapitel 7.5). 8.5 Suche Es gibt zwei Arten der Suche. Zum einem die Schnellsuche in dem jeweils geöffneten Ordner und eine Suche in der Hauptleiste bei der Sie bis zu acht Bedingungen definieren können. Die Funktionen werden in den beiden folgenden Abschnitten beschrieben Schnellsuche Die Schnellsuche befindet sich direkt über der Titelleiste der -Liste. Die Suche beschränkt sich immer auf den aktuell geöffneten Ordner. Die Suche wird schon während der Eingabe des Suchmusters ausgeführt. Ab dem dritten eingegebenen Zeichen werden alle s angezeigt, auf die das Suchmuster zutrifft. Dabei werden alle Angaben, die in der Liste erscheinen berücksichtigt. Securepoint UMA 49

50 Sie können durch weitere Angaben die Suche einschränken, dabei ist die Reihenfolge unerheblich. Sie können also erst nach einem Datum suchen und dann nach dem Namen. Beispiel: Suchangaben: 12/2011 fred rech Diese Suche würde das Ergebnis liefern, das in Abb. 48 dargestellt ist. Abb. 47 Liste Abb. 48 Ergebnis der Suche Erweiterte Suche Die erweiterte Suche finden Sie in der Hauptzeile des Clients. Sie unterscheidet sich von der Schnellsuche darin, dass der Ordner bestimmt wird, in dem die Suche durchgeführt werden soll. Außerdem können bis zu acht Bedingungen gesetzt werden (Button erweiterte Suche). Die Bedingungen setzen sich aus Suchbereich und Suchmuster zusammen. Wenn als Suchbereich ein Datum gewählt wird, muss das Datum aus einem Kalender gewählt werden und wird so vollständig angegeben. Die Textsuche muss nicht vollständig sein, es werden auch Wortteile in der entsprechenden Kategorie gesucht. Durch die Buttons Plus und Minus können Bedingungen hinzugefügt bzw. entfernt werden. Es kann ausgewählt werden ob alle gesetzten Bedingungen zutreffen müssen (falls alle Bedingungen zutreffen) oder ob auch s angezeigt werden, auf die nur eine Bedingung zutrifft (falls irgendeine Bedingung zutrifft). Der Button Normale Suche löscht alle Bedingungen bis auf die erste. Abb. 49 erweiterte Suche mit zwei Bedingungen Securepoint UMA 50

51 8.6 s kopieren s können von einem Ordner in einen anderen kopiert werden. Wenn Sie z. B. zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, dass Sie Rechnungen nicht nur 10 Jahre sondern 30 Jahre lang aufbewahren möchten, können Sie die betreffenden s mit einer Suchanfrage heraussuchen lassen und in den betreffenden Ordner kopieren. Die s werden kopiert und nicht verschoben. Es werden nur s kopiert, deren Checkbox in der zweiten Spalte der Liste aktiviert ist. Wenn alle s ausgewählt oder abgewählt werden sollen, aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkbox in der Titelleiste der Liste. Abb. 50 Auswahl für den LZA Ordner für die Kopie 8.7 Einsicht einer Durch das Anklicken einer in der Tabelle, wird die zur Ansicht geöffnet. Anhänge der können durch Anklicken heruntergeladen werden. Abb. 51 Einsicht Hinweis: Zum Anzeigen der angehängten Dateien benötigen Sie ggf. ein entsprechendes Anzeigeprogramm auf Ihrem Client-System. Securepoint UMA 51

52 8.7.1 Navigation in der Ansicht Oberhalb der Ansicht befindet sich eine Navigations- und Funktionsleiste. Mit dieser können Sie sich durch den aktuellen Ordner bewegen und Export- und Druckfunktion aktivieren. Bereich / Feld Zurück zum Ordner Beschreibung Wechselt von der -Ansicht zurück zur Tabellenansicht des aktuellen Ordners. << Öffnet die Ansicht der , die in der Tabelle vor der gerade geöffneten positioniert ist. >> Öffnet die Ansicht der , die in der Tabelle hinter der gerade geöffneten positioniert ist. Exportieren Drucken Exportiert die auf Ihr System. Wenn die einen Anhang besitzt, wird dieser ebenfalls exportiert. Es wird eine Druckvorschau Ihres Browsers geöffnet, von der aus Sie die drucken können. Abb. 52 Optionen für die Navigation 8.8 Prüfbericht Sobald eine in einem Langzeitarchiv Ordner mit einem Qualifizierten Zeitstempel signiert wurde, wird die in der Liste mit einem grünem LZA Icon versehen. Klicken Sie auf dieses Icon, um den Prüfbericht zu öffnen. Der Langzeitarchiv Prüfbericht gibt Auskunft zu den im Beweisarchiv verwendeten Qualifizierten Zertifikaten und der Integrität der nachricht. Dies bezieht die Anlagen mit ein. Ist eine Anlage qualifiziert signiert worden, bevor sie in das Beweisarchiv überführt wurde, so werden auch das Autorenzertifikat und die Anlage selbst auf ihre Identität und die Gültigkeit der Signatur zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur geprüft. Die Rubrik Allgemeine Informationen gibt Auskunft über den Programmteil des UMA, der die Zertifikatsprüfung durchführt (Bericht Name), zu welchem Zeitpunkt der Bericht erzeugt wurde (erstellt am), welche Version des Prüfberichts aktuell angezeigt wird (Version) und fasst das Prüfergebnis über alle geprüften Zertifikate zusammen (Stand). In der Rubrik Archiv-Zeitstempel Sequenz werden die Prüfergebnisse zu allen verwendeten Qualifizierten Zeitstempeln angezeigt. Securepoint UMA 52

53 HINWEIS: Für die Absicherung der verwendeten Signaturen wird nach dem Konzept ArchiSig gem. Technischer Richtlinie Nummer des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie das MERKLE Hashbaum Verfahren zur Übersignatur mit dem höchstmöglichen Kryptographie Algorithmus gearbeitet. Täglich wird dazu ein Qualifizierter Zeitstempel durch das UMA eingeholt. Für den Fall, dass die untersuchte nachricht Anlagen enthalten hat, die qualifiziert signiert worden sind, werden die Prüfergebnisse zu den erkannten Zertifikaten in der Rubrik DataObject Order angezeigt. Securepoint UMA 53

54 Abb. 53 Beispiel Prüfbericht Securepoint UMA 54

55 9 Auditor Zugang Im Administrations Webinterface kann ein Zugang für einen Auditor angelegt werden. Dieser Auditor hat die Möglichkeit jedes konto einzusehen, soweit ein Datenschutzbeauftragter (im Interface Privacy Officer genannt) dies zulässt. Um einen Missbrauch vorzubeugen, sind die Daten im vier Augen Prinzip gespeichert. Das heißt, dass sich der Auditor nicht allein in fremde konten einloggen kann. Nachdem der Auditor seine Zugangsdaten eingegeben hat, muss der Datenschutzbeauftragte den Zugriff mit seinen Anmeldedaten bestätigen. Die Accounts des Auditors und des Datenschutzbeauftragten werden auf der Administrationsoberfläche verwaltet. Der Administrator trägt Sorge dafür, dass es sich bei Auditor und Datenschutzbeauftragtem nicht um ein und dieselbe Person handelt. Hat ein Auditor ein Benutzerkonto eingesehen, wird dem Benutzer beim nächsten Login eine Meldung angezeigt, die auf den Zugriff auf das konto durch einen Auditor hinweist. Securepoint UMA 55

56 9.1 Anmelden als Auditor Nachdem Aufruf des -Client Webinterface des UMA muss der Supervisor Login gewählt werden. Abb. 54 Icon für den Auditor Login - Es öffnet sich die Login Maske für den externen Auditor. - Dieser muss sich mit Nutzernamen und Passwort am System anmelden. Der Nutzername und das Passwort sind unabhängig vom Active Directory. - Nach erfolgreicher Anmeldung muss gewählt werden, welches Benutzer E- Mailkonto eingesehen werden soll. - Durch Eingabe seiner Anmeldedaten gestattet der Datenschutzbeauftragte (Privacy Officer) den Zugriff auf das konto. Abb. 55 Login des Auditors Abb. 56 Bestätigung des Privacy Officers Der Auditor hat nun den Zugang zu dem gewählten konto. Der Zugang ist eingeschränkt auf die Anzeigefunktionen und Suchfunktionen. Der Export und das Drucken der E- Mails sind möglich. Es können keine -Filter angelegt werden oder s in andere Ordner kopiert werden. Securepoint UMA 56

57 Teil 3 Anhang Securepoint UMA 57

58 10 Elektronische Archivierung versus elektronische Langzeitspeicherung (1) Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema fristgerechte Aufbewahrung und Vorhaltung auseinander zu setzen. (2) Die dauerhafte und unveränderbare Aufbewahrung (Speicherung) von elektronischen Dokumenten und anderen Daten wird im informationstechnischen Sprachgebrauch allgemein als elektronische Archivierung bezeichnet. Der mit dem Begriff dauerhaft bezeichnete Zeithorizont ist dabei aus informationstechnischer Sicht die Umschreibung eines nicht näher fixierten Zeitraums, in dem wesentliche, im Allgemeinen aber kaum vorhersehbare technische oder technologische Veränderungen eintreten können, die u. U. dazu führen, dass die informationstechnischen Systeme, mit denen Dokumente ursprünglich erfasst, erstellt und gespeichert wurden, nicht mehr zur Verfügung stehen. Hierfür wird im deutschen Sprachgebrauch mitunter auch der Begriff der elektronischen (digitalen) Langzeitspeicherung verwendet, um den Unterschied zur kurzzeitigen lebenden Schriftgutablage bzw. zum Backup hervorzuheben. Aus rechtlicher Sicht ist der Begriff der Archivierung in Deutschland durch die Archivgesetze des Bundes und der Länder konkretisiert und belegt und daher von der zeitlich beschränkten Aufbewahrung zu unterscheiden. Archivierung im juristisch korrekten Sinne betrifft allein Unterlagen der öffentlichen Verwaltung und bezieht sich darauf, dass Unterlagen einer Behörde, sobald sie für die Zwecke der Behörde nicht mehr benötigt werden, ausgesondert und durch eine zuständige staatliche Einrichtung (Bundesarchiv) auf unbegrenzte Zeit verwahrt werden sollen (vgl. 1 und 2 BArchG). Behördliche elektronische Unterlagen unterliegen damit den rechtlich geregelten Archivregelungen gemäß BArchG. Das heißt für Bundesbehörden, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen eine gesetzlich festgelegte Anbietungspflicht an das Bundesarchiv besteht. Die damit zusammenhängenden Fragestellungen und Anforderungen sind jedoch nicht Gegenstand der Technischen Richtlinie, deren Umsetzung Bestandteil der vorliegenden Standardsoftware Securepoint UMA ist. Quelle: (1) (2) Technische Richtlinie Nummer 03125, Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente (TR-ESOR), Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie Securepoint UMA 58

59 11 Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten und deren rechtlichen Grundlagen Anwendungsgebiet Buchführung Je nach Dokumenten- und Datenart 6 oder 10 Jahre Personalsachen Medizinische Dokumentation Grundsätzlich 10 Jahre, bis zu 30 Jahre Bankunterlagen Aufzubewahrende Dokumentarten oder -kategorien - elektronische Rechnungen - Handelsbücher - Handelsbriefe - Inventarverzeichnis - Eröffnungsbilanzen - Jahresabschluss - Lagebericht - Konzernabschluss - Konzernlagebericht - Arbeitsanweisungen - Organisationsunterlagen - Buchungsbelege - Kündigung, Auflösungsvertrag - Befristungsvereinbarung - Arbeitszeitnachweise - Lohn- und Berechnungsnachweis - Beschäftigungsverzeichnis - ärztliche Bescheinigung, Verzeichnis der Jugendlichen - Integrationsverzeichnis - Beschäftigungsverzeichnis - IOS-, EN-ISO-Normen, ASTM- Methoden - Zulassungsschein, Prüfbefunde - Wahlakten - Befristungsvereinbarung - Ärztliche Dokumentation: z.b. Arztbrief, Patientenkartei; Medikamentenverschreibungen - Aufzeichnungen über Röntgenbehandlung: z.b. Röntgenaufzeichnungen, Röntgenbilder - Vollständige Geschäftsdokumentation: vgl. HGB; z.b. Risikohandbücher - Identifizierungsunterlagen Rechtsgrundlage 238 ff. HGB, 140 AO, 14b UStG 623 BGB 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG 16 Abs. 2 ArbZG 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII 22 Abs. 3 LadenSchlussG, 41 Abs. 1, 50 Abs. 2 JArbSchG, 80 SGB IX, 13 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 BiostoffVO, 7 der 3. BImSchV, 27 StrlSchVO, 19 WO 14 Abs. 4 TzBfG Landesrechtliche Berufsordnungen für Ärzte, z.b. 10 Abs. 3 BerufsO Ärzte Hessen 28 Abs. 4 RöntgV 25a Abs. 5 KWG 9 GWG Securepoint UMA 59

60 Anwendungsgebiet Akten der Verwaltung Im Allgemeinen nicht über 30 Jahre (beachte aber eine ggf. spätere Archivierungspflicht) Gerichtsakten Aufzubewahrende Dokumentarten oder -kategorien - Dokumente der Wertpapierdienstleistung: z.b. Auftrag - Haushaltsplan - Haushaltsrechnung - Akten - Öffentlich-rechtliche Verträge - Öffentlich-rechtliche Verträge - Unterlagen der öffentlichrechtlichen Verwaltungstätigkeit - vollständige Prozessakten - Schriftgut der Bundesgerichte und der Generalstaatsanwaltschaft: z.b. Aktenregister, Namensverzeichnis, Karteien ( 1 Abs. 2 SchrAG) Rechtsgrundlage 34 WpHG 33, 33a HGrG 29 VwVfG 57 VwVfG 56 SGB X i.v.m. 3a Abs. 2 VwVfG 110a SGB IV 298a ZPO SchriftgutaufbewahrungsG Quelle: Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente, Dokumentation Nummer 564 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie Das vollständige Dokument können Sie unter folgendem Link herunterladen. und_elektronisch_signierter_dokumente.pdf Securepoint UMA 60

61 12 Checkliste zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente Erster Prüfungsschritt Notwendigkeit der Aufbewahrung: Bestimmung des Dokumentenbestands Qualifizierung der Dokumente in Kategorien und/oder Arten Bestimmung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für die Dokumentkategorien und/oder -arten Bestimmung von Aufbewahrungszwecken im eigenen Interesse für die Dokumentkategorien und/oder -arten Zweiter Prüfungsschritt Ausgestaltung der Aufbewahrung: Beachtung der Grundanforderungen der Aufbewahrung: Integrität, Authentizität, Lesbarkeit Bestimmung weiterer Anforderungen für die Dokumentkategorien und/oder arten Aufbewahrungsdauer Verkehrsfähigkeit Vollständigkeit Vertraulichkeit Eignungsbestimmung der bestehenden system-, datenträger- und dokumentbezogenen Sicherungsmittel in Bezug auf die zu erfüllenden Anforderungen Auswahl der konkret einzusetzenden Sicherungsmittel Beachte die Qualitätsunterschiede elektronisch signierter und elektronisch unsignierter Dokumente Entscheidung über den Einsatz von Archiveingangszeitstempeln Beachte die Notwendigkeit der Pflege der eingesetzten Sicherungsmittel für die dauerhafte Sicherung der Anforderungen Notwendigkeit der Transformation Notwendigkeit der Verifikationsdatenbeschaffung Notwendigkeit der Neusignierung Auswahl der entsprechenden Komponenten des elektronischen Archivsystems Quelle: Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente, Dokumentation Nummer 564 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie Das vollständige Dokument können Sie unter folgendem Link herunterladen. und_elektronisch_signierter_dokumente.pdf Securepoint UMA 61

62 13 Ändern der IP-Adresse unter Windows 7 Bei Auslieferung ist die IP-Adresse der Appliance auf gesetzt. Wenn Sie die Appliance mit dem Netzwerk verbinden, können Sie sich nur verbinden, wenn Ihr Computer eine IP-Adresse aus dem Subnetz besitzt. Gehen Sie in Windows 7 wie folgt vor (Für diese Einstellung benötigen Sie Administratorenrechte auf dem Computer). - Klicken Sie auf Start (das Windows Icon in der unteren linken Ecke). - Wählen Sie in dem Startmenü den Eintrag Systemsteuerung. - In dem öffnenden Dialog wählen Sie die Gruppe Netzwerk und Internet. - Wählen Sie im neuen Dialog die Gruppe Netzwerk- und Freigabecenter. - Auf der linken Seite des Dialogs finden Sie den Eintrag Adaptereinstellungen ändern. - Wählen Sie im neuen Dialog Ihre aktive LAN Verbindung aus und klicken Sie auf dieser mit der rechten Maustaste. - Klicken Sie im Kontextmenü au den Eintrag Eigenschaften. - Es öffnet sich der Eigenschaften Dialog der LAN Verbindung. - Markieren Sie im mittleren Fenster mit dem Titel Diese Verbindung verwendet folgende Elemente den Eintrag Internetprotokoll Version 4 (TCP/IPv4). - Klicken Sie dann auf den Button Eigenschaften. - Klicken Sie im neuen Dialog auf den Button Erweitert. - Es wird ein neuer Dialog geöffnet. In diesem bleiben Sie auf der Registerkarte IP- Einstellungen. Im Bereich IP-Adressen klicken Sie auf den Button Hinzufügen. - In der Eingabemaske TCP/IP Adresse geben Sie im Feld IP-Adresse eine IP aus dem Subnetz ein (z. B ). - Wenn Sie in das Feld Subnetzmaske wechseln, wird diese automatisch auf gestellt. Diese können Sie beibehalten. - Klicken Sie auf Hinzufügen. - Schließen Sie die anderen Dialoge mit OK und Schließen. Securepoint UMA 62

63 14 Anlegen eines HUB Kontos auf einem MS Exchange Server Im Folgenden wird kurz aufgezeigt, wie man ein Hub Konto für den Microsoft Exchange Server anlegt. Dieser Abschnitt bietet nur einen kurzen Überblick. Für weitergehende Informationen lesen Sie die MS Exchange Dokumentation. Die Bildschirmaufnahmen wurden in einem MS Small Business Server 2008 System angefertigt Authentifizierungsmethode des IMAP Servers einstellen Zur Anmeldung muss die Nur-Text-Anmeldung ohne TLS Verbindung aktiviert werden. Standardmäßig ist die Sichere Anmeldung eingestellt. - Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. - Wählen Sie im Menüpunkt Serverkonfiguration den Eintrag Client Access. - Wählen Sie den Reiter POP3 und IMAP4. - Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste auf IMAP4. - Wechseln Sie zur Registerkarte Authentifizierung und wählen Sie den obersten Eintrag aus. Nur-Text-Anmeldung (Standardauthentifizierung) Abb. 57 Authentifizierungmethode ändern Securepoint UMA 63

64 14.2 Starttyp des Dienst ändern Der Dienst muss zur Übernahme der Änderung der Authentifizierungsmethode neu gestartet werden. Außerdem soll der der Dienst automatisch gestartet werden. - Öffnen Sie den Server-Manager. - Wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration und hier den Untereintrag Dienste. - Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Microsoft Exchange IMAP4. Öffnen Sie das Kontextmenü mit Klicken der rechten Maustaste auf diesen Eintrag. - Klicken Sie auf den Eintrag Starten, um den Dienst zu Starten. Abb. 58 IMAP4 Dienst starten Securepoint UMA 64

65 - Aktivieren Sie nochmals das Kontextmenü des Eintrags Microsoft Exchange IMAP4. - Klicken Sie diesmal auf den Eintrag Eigenschaften. - Auf der Registerkarte Allgemein wählen sie im Dropdownmenü Starttyp den Eintrag Automatisch aus. - Klicken Sie auf OK. Abb. 59 Starttyp auf "Automatisch" setzen Securepoint UMA 65

66 14.3 Exchange Verwaltungskonsole - Öffnen Sie in der Administrationsoberfläche Ihres Server Systems die Exchange Verwaltungskonsole. - Klicken Sie im rechten Fensterbereich Aktionen auf den Eintrag Neues Postfach. - Es öffnet sich der Postfach Assistent. Abb. 60 Exchange Verwaltungskonsole Securepoint UMA 66

67 Der Assistent führt Sie durch die einzelnen Schritte zum Erstellen eines neuen Postfachs. - Wählen Sie als Postfachtyp den Radiobutton Benutzerpostfach. - Klicken Sie auf Weiter >. Abb. 61 Postfachtyp wählen Es kann ein Postfach für einen bestehenden Benutzer oder einen neuen Benutzer angelegt werden. Für das Hub Konto legen wir einen neuen Benutzer an. - Wählen Sie den Radiobutton Neuer Benutzer aus. - Klicken Sie auf Weiter >. Abb. 62 Benutzer auswählen Securepoint UMA 67

68 Der nächste Schritt fragt Benutzerinformationen des neuen Benutzers ab. - Geben Sie die Organisationseinheit für den Benutzer an. Benutzen Sie den Button Durchsuchen und wählen im öffnenden Dialog die Organisationseinheit aus. - Geben Sie den Nachname und den Vornamen an. - Tragen Sie den Benutzeranmeldenamen sowie das Passwort und die Passwortbestätigung ein. - Klicken Sie auf Weiter >. Abb. 63 Benutzerinformationen - Geben Sie im nächsten Schritt den Alias für den Benutzer ein. - Wählen Sie im Feld Postfachdatenbank den Speicherort des Postfachs. - Klicken Sie auf Weiter >. Abb. 64 Alias und Postfachspeicherort Securepoint UMA 68

69 In diesem Schritt werden die Eigenschaften des neuen Postfachs zusammengefasst. - Wenn Sie die Punkte überprüft haben, bestätigen Sie die Erstellung des Postfachs mit Neu. Abb. 65 Zusammenfassung der Eigenschaften Sie gelangen wieder auf die Exchange Verwaltungskonsole. - Klicken Sie in der linken Baumstruktur unter Organisationskonfiguration auf den Eintrag Hub-Transport. - Klicken Sie im rechten Fenster Aktionen auf Neue Journalregel. Abb. 66 Verwaltungskonsole - Hub-Transport Ansicht Securepoint UMA 69

70 Der Dialog Neue Journalregel wird geöffnet. - Geben Sie im Feld Regelname eine Bezeichnung für die Regel ein. - Klicken Sie hinter dem Feld Journalberichte an Adresse senden auf Durchsuchen. Abb. 67 Regelname angeben - Wählen Sie aus dem neu geöffneten Fenster den neu angelegten Benutzer als Empfänger aus. - Klicken Sie auf OK. Abb. 68 Empfänger auswählen Securepoint UMA 70

71 Sie müssen noch definieren, welche Nachrichten in das Hub Postfach kopiert werden sollen. - Wählen Sie unter Bereich den Radiobutton Global alle Nachrichten. - Aktivieren Sie die Checkbox Regel aktivieren. Abb. 69 Nachrichten wählen und Regel aktivieren Im letzten Fenster wird eine Zusammenfassung der gewählten Einstellungen angezeigt. - Überprüfen Sie diese Zusammenfassung und klicken Sie auf Fertigstellen. Abb. 70 Journalregel erstellen Alle s werden jetzt in das neu angelegte Postfach kopiert. Wenn das UMA für den Hub Modus konfiguriert ist, werden die s von diesem Konto abgerufen. Nachdem die s von dem Hub-Konto abgerufen worden sind, können sie aus diesem gelöscht werden. Securepoint UMA 71