Handbuch Brainloop Send-To Version

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1 Handbuch Brainloop Send-To Version Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer.

2 Inhalt Handbuch Brainloop Send-To... 1 Version Überblick Release Notes Nutzungs-Voraussetzungen Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version Neuerung im Vergleich zu vorangehenden Versionen Installation Ausführbare Datei (Eingeschränkte Funktion) Installationsprogramm Allgemeines zur Installation Konfiguration Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers Weitere Optionen für Brainloop Send-To Brainloop Send-To im graphischen Dialog Hochladen von Dokumenten und Ordnern Versenden von Dokumenten Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden Brainloop Send-To in der Kommandozeile Reporting Handbuch Brainloop Send-To 2

3 1. Überblick Brainloop Send-To ist eine PC-Software, die Ihren Windows Desktop nahtlos mit einem Brainloop Secure Dataroom verbindet. Sie bietet folgende Funktionen: Sehr einfaches Hochladen von großen oder vielen Dokumenten und Dokument-Hierarchien Selektieren Sie im Windows Explorer die Ordner und Dokumente, die Sie in einen sicheren Datenraum ablegen wollen. Wählen Sie dann über die rechte Maustaste den Menüpunkt Senden an > Brainloop Secure Datenraum. Es wird ein Dialog-Fenster geöffnet. Wählen Sie den Ziel-Ordner und überprüfen Sie den Ablageort für die Berichts-Datei. Auf Wunsch können Sie auch erst den Transfer simulieren, um zu überprüfen, ob alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Upload gegeben sind. Drücken Sie auf den Knopf ok und das Hochladen beginnt. Sicheres Versenden einzelner vertraulicher Dokumente per . Wenn Sie ein einzelnes Dokument im Windows-Explorer auswählen, dann können Sie beim Hochladen optional -Adressen und Text eingeben, um einen Link auf das Dokument per zu verschicken. Dadurch können Sie die Sicherheits-Funktionen des Datenraums nutzen, wie etwa der Brainmark Dokument-Schutz, gesicherte Authentifizierung des Empfängers, oder sogar Verschlüsselung des Textes. Integration in eine Job-Scheduling Infrastruktur Das Programm steht auch in einer Form zur Verfügung, die sich auf Kommandozeilen-Ebene ausführen lässt. Dadurch kann Brainloop Send-To z.b. in eine Anwendung zum Einplanen und Ausführen automatisierter Prozesse integriert und zur Abbildung von sich wiederholenden Synchronisierungen zwischen einem Dateisystem und einem Datenraum verwendet werden. Das Brainloop Send-To 2.0 arbeitet mit Microsoft Windows Server, Windows XP und Vista. Es erfordert einen Brainloop Secure Dataroom, für den der Zugriff über die Web-Services Schnittstelle freigeschaltet ist. Fragen, die dieses Handbuch nicht beantwortet, oder Anmerkungen und Hinweise können Sie gerne an richten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback. 2. Release Notes 2.1 Nutzungs-Voraussetzungen Für den Einsatz des Brainloop Send-To 2.0 sind folgende Voraussetzungen notwendig: Installationsrecht: Idealerweise hat der Benutzer das Recht, auf dem Arbeitsplatz-Rechner Software zu installieren. Es steht aber auch eine eingeschränkte Version zur Verfügung, die ohne Installation ausgeführt werden kann. Softwarevoraussetzungen: Auf dem Arbeitsplatz-Rechner muss eine der folgenden Konfigurationen vorhanden sein: Microsoft Windows XP mit Service Pack2 oder höher und Microsoft.Net Framework 3.5 oder höher Microsoft Windows Vista und Microsoft.Net Framework 3.5 oder höher Microsoft Windows 7 32-bit oder 64-bit und Microsoft.Net Framework 3.5 oder höher Handbuch Brainloop Send-To 3

4 Microsoft Windows Server bit Service Pack 2 und Microsoft.Net Framework 3.5 oder höher Microsoft Windows Server bit und Microsoft.Net Framework 3.5 oder höher Brainloop Secure Dataroom Server Voraussetzungen: oder höher Für einen Datenraum, der durch Brainloop Send-To angesprochen werden soll, muss die Web- Services Schnittstelle freigeschaltet sein. Bitte wenden Sie sich dazu ggfls. an Ihren Datenraum- Manager 2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version Send-To als ausführbare Datei Diese Version hat den Vorteil, dass sie keine Installation und damit Administrationsrechte erfordert. Doch folgende Einschränkung ist zu beachten: Login mit Zertifikat wird nicht unterstützt. Pfadlänge Windows unterstützt Pfadlängen nur bis zu einem bestimmten Maximum. Wenn die Pfadlängen der ausgewählten Dateien und Ordner zu lang werden, kann Brainloop Send-To nicht aufgerufen werden. Verarbeiten Sie die Dateien in diesem Fall in kleineren Chargen oder verschieben bzw. benennen Sie die Dateien anders. Versand Länge der Texte Es werden nur Texte bis zu 2000 Zeichen unterstützt. Längere Texte werden im Datenraum automatisch in gekürzter Form abgelegt. Versenden von Datenraum-Links an Externe Verschickt ein Benutzer ein Dokument über einen Ordner, der das Versenden an Externe zulässt, wählt aber dann als Versandart Senden an Datenraummitglieder und adressiert die sowohl an Datenraum-Mitglieder als auch an Externe, so wird den Nicht-Mitgliedern keine zugestellt. Kennzeichnung von Empfängern als CC Das Kennzeichnen von Empfängern mit CC wird in dieser Version nicht unterstützt. Explizite Auswahl des Ausliefer-Formates Die Auswahl, ob ein Link auf das Original-Dokument oder auf die Brainmark-Version eines Dokumentes verschickt wird, steht in dieser Version des Brainloop Send-To nicht im Dialog zur Verfügung. Jedoch kann dies durch entsprechende Konfiguration des Ablage-Ordners abgebildet werden. Anforderung einer Empfangsbestätigung Die aktuelle Version bietet keine Möglichkeit zum Anfordern einer Empfangsbestätigung. Jedoch lässt sich diese im Datenraum aktivieren. Doppelter Eintrag im Senden an Menü Wenn Sie bereits eine ältere Version < 2.0 des Brainloop Send-To installiert hatten und diese vor der Neu- Installation nicht vollständig entfernen, so erscheinen zwei Einträge im Senden an Menü, Brainloop Dataroom und Brainloop Secure Dataroom. Bitte deinstallieren Sie daher zunächst die ältere Version, bevor Sie mit der Neu-Installation beginnen. Lokales Verzeichnis bei der Verwendung auf Kommandozeilen-Ebene Wenn Brainloop Send-To auf der Kommandozeile aufgerufen wird, dann kann das System- Wurzelverzeichnis (typischerweise C:\) nicht als lokales Verzeichnis konfiguriert werden. Der Wurzelordner enthält oft geschützte Dateien und Unterverzeichnisse, die Send-To nicht lesen darf und Handbuch Brainloop Send-To 4

5 nicht ändern darf. Daher kann Send-To nicht zuverlässig die lokale Dateistruktur mit der Datenraumstruktur vergleichen, um zu bestimmen welche Objekte synchronisiert werden müssen. 2.3 Neuerung im Vergleich zu vorangehenden Versionen Version 2.02 verbessert insbesondere die Integrierbarkeit in eine Job-Scheduling Server Landschaft und die Arbeit mit der Kommandozeilen-Variante des Brainloop Send-To. Ab Version 2.02 unterstützt die SendToShell Variante die Option /move. Dadurch werden die Quell-Dateien nach dem Transfer gelöscht. Ab Version 2.02 unterstützt die SendToShell Variante die Option /ignoreroot. Dadurch werden nur die Dateien unterhalb eines spezifizierten Quellordners transferiert, nicht jedoch der Ordner selbst. Ab Version 2.01 kann Brainloop SendToShell unter Microsoft Windows Server verwendet werden. Es werden nun parallele unter verschiedenen Benutzern aktive Instanzen des SendToShells unterstützt. Mit dieser Version wurde die Stabilität gegenüber Sicherheitsattacken insbesondere in Fehler-Situationen verstärkt. Ab dieser Version kann die Server-Verbindung pro Aufruf des SendToShell konfiguriert werden. Dafür wurde die Liste der Eingabeparameter verändert. Wenn die Eingabeparameter aus einer XML Datei ausgelesen werden, dann kann durch den Aufruf einer entsprechenden Batch-Datei das enthaltene Passwort verschlüsselt werden (siehe Anhang A.2 und B). Ab dieser Version verweist der Eingabeparameter /p an SendToShell auf das Passwort, um die Server- Verbindung herzustellen. In der vorangehenden Version markierte /p einen lokalen Pfad. Ab dieser Version verweist der Eingabeparameter /t an SendToShell auf einen Pfad innerhalb des Ziel- Datenraums. In vorangehenden Versionen erforderte /t eine gültige Objekt ID. In vorangehenden Versionen konnten unter bestimmten Bedingungen Änderungen der Server Konfiguration über die graphische Oberfläche nicht abgespeichert werden. Das wurde gelöst In vorangehenden Versionen wurden machmal die Ergebniswerte des SendToShell nicht korrekt übergeben. Das wurde gelöst Wartungsrelease Manuelle Proxy-Konfiguration Ab Version können über den Optionen Dialog, wenn Proxy aktivieren? ausgewählt ist, unter Einstellungen die Proxy-Einstellungen manuell vorgenommen werden. Verbessertes Öffnen der Datenraum-Hierarchie Diese Version verbessert die Stabilität und das Antwortverhalten der Software beim Öffnen einer Datenraum- Ordnerhierarchie von besonders grossen oder verschachtelten Datenräumen zum Auswählen eines Zielordners. Abbrechen des simulierten Transfers Ab dieser Version, bietet der Dialog während dem Simulieren eines Dokumententransfers eine Schlatfläche Abbrechen an. In vorangehenden Versionen, kam es beim Hoch- oder Herunterladen mit Brainloop Send-To über die Kommandozeile unter bestimmten Umständen zu einem Zustand, bei dem die Software nicht mehr zu reagieren schien und die CPU Last auf 99% anstieg. Das ist hier gelöst. Virtuelle Pfade bei Brainloop Send-To in der Kommandozeile Die Verwendung virtueller Pfade zur Spezifikation des Datenraumsservers beim Verwenden des Brainloop Send-To in der Kommandozeile funktioniert nun. Passwörter bei Brainloop Send-To in der Kommandozeile Ab dieser Version, werden Passwörter nicht mehr automatisch in Kleinbuchstaben gewandelt. Handbuch Brainloop Send-To 5

6 Verwenden von Datenraumnamen in der Kommandozeile Datenräumen können bei Verwendung von Brainloop Send-To in der Kommandozeile nun auch mit den folgenden Parametern über ihren Namen spezifiziert werden: /dn <DataroomName> in der XML Datei Reportdatei wird geschrieben, auch wenn keine Dateien transferiert wurden Wartungsrelease Skript-basierte Proxy-Konfigurationen Ab dieser Version, kann Brainloop Send-To Proxy Konfigurationen des Internet Explorer auswerten, die durch Ausführen eines Scriptes definiert werden. Domänen-basierte Benutzernamen Ab dieser Version, werden Benutzernamen in einer manuellen Proxy-Konfiguration, die Domänen-Bezeichner enthalten, korrekt interpretiert. Null-Referenz Fehler In vorangehenden Versionen konnte es unter bestimmten Bedingungen vorkommen, dass bei der Neu- Installation von Brainloop Send-To Null-Referenz-Fehler erzeugt wurden, wenn keine Datenraum-Server konfiguriert wurden oder wenn die konfigurierten Datenraum-Server nicht erreichbar waren. Das ist in dieser Version gelöst. Herunterladen von Dokumenten über die Kommandozeile Ab dieser Version, wird beim Herunterladen von Datenraum-Dokumenten in ein lokales Wurzelverzeichnis (mit Ausnahme des System-Wurzelverzeichnisses) mit Brainloop Send-To über die Kommandozeile nicht länger eine Fehlermeldung erzeugt. 3. Installation Brainloop Send-To steht entweder als direkt ausführbare Datei mit eingeschränkter Funktionalität oder als installierbare Vollversion zur Verfügung. 3.1 Ausführbare Datei (Eingeschränkte Funktion) Kopieren Sie die Datei SendTo.exe in ein Verzeichnis, in dem Sie Ihre Programme verwalten, etwa unter C:\Programme\Brainloop\Brainloop Send To. Führen Sie einen Doppelklick auf die Datei aus. Die Installation wird ausgeführt. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, sobald das Brainloop Send-To Programm zur Verfügung steht. 3.2 Installationsprogramm Deinstallieren Sie zunächst eine eventuell ältere Version des Brainloop Send-To. Speichern Sie die Installationsdatei lokal in ein temporäres Verzeichnis. Öffnen Sie die folgende Datei mit einem Doppelklick. Eventuell öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheits-Warnung. Klicken Sie auf Ausführen um die Brainloop Installations-Routine zu starten. Setup.exe Wenn eine der Installations-Voraussetzungen (siehe 2 oder 3.1.1) bei Ihnen nicht gegeben ist, dann lädt die Installations-Routine die Komponenten nach, soweit das möglich ist, oder die Installation wird mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen. Sind alle Installationsvoraussetzungen erfüllt, erfolgt die Installation in den folgenden Schritten: Handbuch Brainloop Send-To 6

7 1. Brainloop Send-To : Select Installation Folder : nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor und klicken Sie auf Next >, wenn Sie fertig sind. Es wird nach dem Zielverzeichnis, in das installiert werden soll, gefragt. Wenn Sie nicht mit dem Standard-Vorschlag einverstanden sind, können Sie über die Schaltfläche Browse Ihr bevorzugtes Zielverzeichnis auswählen. Zusätzlich können Sie sich über Disk Cost über den benötigten Plattenplatz informieren. 2. Confirm Installation : Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle Einstellungen wunschgemäß vorgenommen haben, klicken Sie auf Next> um die eigentliche Installation zu beginnen. Über die Schaltfläche Back > können Sie zurückgehen, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Mit der Schaltfläche Cancel brechen Sie den Installationsvorgang ab. 3. Installing Brainloop Send-To : Das eigentliche Installationsprogramm läuft. Der blaue Balken zeigt den Fortschritt an. Sobald die Installation beendet ist, wird die Schaltfläche Next aktiviert. Klicken Sie auf Next um fortzufahren. 4. Installation Complete Die Installation ist jetzt beendet. Klicken Sie auf Close um das Fenster zu schließen Allgemeines zur Installation Während der Installation werden die notwendigen Voraussetzungen geprüft und gegebenenfalls fehlende Komponenten zusätzlich installiert bzw. Hinweise zur Installation gegeben: Microsoft.NET Framework Konfiguration 4.1 Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers Der Dialog zur Konfiguration eines Datenraum-Servers erscheint automatisch, nachdem Sie Brainloop Send-To gestartet haben, wenn Sie bisher noch keinen Datenraum-Server konfiguriert haben. Darüber hinaus können Sie später weitere Server-Konfigurationen anlegen oder bestehende ändern. Dialog Server-Verbindung Im Dialog zur Konfiguration der Server-Verbindung nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: Server URL Wählen Sie einen der vorkonfigurierten Server-Pfade aus oder geben Sie einen vollständigen URL-Pfad neu ein (z.b. https://my.brainloop.net) Login Methode Wählen Sie eine Login Methode, mit der Sie sich normalerweise am Datenraum anmelden und tragen Sie die Login Details ein: Benutzername und Kennwort Tragen Sie die Adresse ein, mit der Sie sich sonst am Datenraum-Server anmelden, und geben Sie das entsprechende Passwort ein. Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihr Passwort im Datenraum ändern, müssen Sie auch in der Konfiguration des Brainloop Send-To Ihr Passwort anpassen. Zertifikat Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt. Ihnen werden die auf Ihrem Rechner verfügbaren Zertifikate angeboten. Bitte wählen Sie das Zertifikat aus, das auf dem Datenraum-Server für Ihren Benutzer hinterlegt ist. Handbuch Brainloop Send-To 7

8 Windows-Login Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt. Neue Server-Konfigurationen anlegen: Im Send-To Dialog klicken Sie auf Browse und wählen Sie dann das grüne. Bestehende Server-Konfiguration anpassen: Im Send-To Dialog klicken Sie auf Browse und dort auf den Namen des Servers, den Sie ändern wollen. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü Server ändern oder das Icon. Löschen einer Server-Konfiguration Im Send-To Dialog klicken Sie auf Browse und dort auf den zu löschenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü Server löschen oder das Icon. 4.2 Weitere Optionen für Brainloop Send-To Weitere Optionen finden Sie über die Schaltfläche Optionen im Send-To Dialog: Immer die vollständige Integritätsprüfung (Dokumenten-Fingerabdruck) durchführen Beim Hochladen von Dokumenten wird überprüft, ob das Dokument bereits im Ziel-Ordner existiert. Ist die Option aktiviert, so wird immer der Fingerabdruck des Dokumentes berechnet, um die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Ziel-Dokument zu vergleichen. Ist die Option deaktiviert, so wird bei gleichem Dokument-Namen nur der Zeitstempel verglichen. Verbindung Hier können technische Parameter verändert werden, die nur der erfahrene und technisch versierte Benutzer anpassen sollte. Timeout Der Timeout gibt an, wie lange ein einzelner Auftrag an den Server maximal dauern darf. Das Speichern großer -Anhänge wird in der Regel auf mehrere Aufträge verteilt (siehe Puffer Größe ). Der Timeout bezieht sich dann auf die einzelnen Aufträge und nicht auf die Gesamtzeit der Datenübertragung. Puffer Größe Der Parameter definiert, welche Puffergröße für große Dateien verwendet werden soll. Dabei wird eine große Datei in kleinen Einzelstücken bzw. Einzel-Aufträgen übertragen und am Server wieder zusammengesetzt. Proxy aktivieren Ist diese Option aktiviert, greift Brainloop Send-To über eine Proxy-Konfiguration auf den Datenraum- Server zu. Klicken Sie auf Einstellungen, um die Proxy-Einstellungen zu ändern. Dabei gibt es folgenden Möglichkeiten: Proxy automatisch ermitteln Mit dieser Option werden die Proxy Einstellungen vom Internet Explorer des lokalen PCs übernommen und mit diesen Einstellungen die Verbindung zum Server aufgebaut. Je nach Proxy Einstellungen müssen Sie hier evtl. Ihr Passwort für den Zugriff auf das Internet eingeben. Manuelle Proxy-Konfiguration Wählen Sie diese Option, um den Hostnamen, die Portnummer, Benutzername und Passwort des Proxys manuell einzupflegen. 5. Brainloop Send-To im graphischen Dialog Die graphische Oberfläche von Brainloop Send-To erlaubt Ihnen Dokumente und Ordner bequem in einen sicheren Datenraum hochzuladen. Brainloop Send-To funktioniert dabei auch dann, wenn z.b. das Volumen die normalen Grenzwerte für den Web-Upload oder WebDAV Upload überschreitet. Darüber hinaus können einzelne Dokumente auch sicher per Link über den sicheren Datenraum versendet werden. Handbuch Brainloop Send-To 8

9 5.1 Hochladen von Dokumenten und Ordnern 1. Markieren Sie im Windows Explorer die Dateien und Ordner, die Sie in einen sicheren Datenraum hochladen wollen. 2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Menü und wählen Sie Senden an > Brainloop Secure Dataroom 3. Wenn Sie Brainloop Send-To zum ersten Mal aufrufen, werden Sie zunächst aufgefordert eine Server- Verbindung zu konfigurieren und daraufhin einen Zielordner auszuwählen (siehe Abschnitt 4.1). Desweiteren stehen Ihnen im Brainloop Send-To Dialog die folgenden Optionen zur Verfügung: Zielordner Wählen Sie einen Zielordner, in den Sie die Dokumente und Ordner ablegen wollen. Der zuletzt verwendete Ordner ist bereits vorausgewählt. Die weiteren fünf zuletzt verwendeten Ordner können Sie über die Drop-Down-Liste direkt im Dialogfenster auswählen. Wenn der gewünschte Ordner nicht in der Liste enthalten ist, können Sie sich über Browse sämtliche Ordner des Datenraums und sämtliche Datenräume des Servers, auf die Sie Zugriff haben, anzeigen lassen. Hier können Sie auch Verbindungen zu weiteren Servern konfigurieren (siehe Abschnitt 4.1). Einfrieren der Dokumente beim Hochladen Sie können entscheiden, ob der Dokumenten-Inhalt nach dem Hochladen automatisch eingefroren werden soll. Dann wird die Dokumenten-Version für das weitere Editieren im Datenraum gesperrt und steht unmittelbar als die Brainnmark-Version zur Verfügung. Falls allerdings im Datenraum für den Ziel-Ordner Auto-Versionierung aktiviert ist, werden die Dokumente auch unabhängig von dieser Option eingefroren. Berichtsdatei Hier können Sie einstellen, wohin der Detail-Bericht über den Transfer geschrieben werden soll. Voreingestellt ist dasselbe Verzeichnis, das beim letzten Aufruf von Brainloop Send-To verwendet wurde. Über Browse können Sie ein anderes auswählen. Bitte beachten Sie: Die Berichtsdatei vom vorangegangen Brainloop Send-To Aufruf wird überschrieben, wenn Sie den Pfad nicht ändern. Simulieren Wenn Sie viele Dateien auf einmal übertragen wollen, kann es hilfreich sein, den Transfer zunächst zu simulieren. Dabei werden die formalen Kriterien und die Erreichbarkeit der Dateien und des Zielordners überprüft. Die detailierten Ergebnisse der Überprüfung werden in die Berichtsdatei geschrieben. Optionen Diese Schaltfläche öffnet einen Dialog zum Verändern weiterer Optionen. Die Beschreibung der Optionen finden Sie in Abschnitt Klicken Sie auf Ok, wenn Sie die Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben. Nach der Fertigstellung des Transfers finden Sie in der Berichtsdatei eine detaillierte Auflistung der transferierten und der geprüften Dateien und ihren jeweiligen Status. 5.2 Versenden von Dokumenten Wenn Sie im Windows Explorer eine einzelne Datei markieren und dann über das Menü der rechten Maustaste Senden an > Brainloop Secure Dataroom wählen, werden Ihnen, neben den Optionen zum Hochladen von Dateien, zusätzliche Optionen zum Versenden der Datei angeboten. 1. Markieren Sie die Datei, die Sie hochladen und versenden wollen, und wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste Senden an > Brainloop Secure Dataroom 2. Wenn Sie Brainloop Send-To zum ersten Mal aufrufen, werden Sie zunächst aufgefordert eine Server- Verbindung zu konfigurieren und daraufhin einen Zielordner auszuwählen (siehe Abschnitt 4.1). Handbuch Brainloop Send-To 9

10 3. Im Brainloop Send-To Dialog haben Sie verschiedene Optionen zum Hochladen von Dateien, wie oben beschrieben (siehe Abschnitt 5.1). Zusätzlich gibt es die folgenden Felder zum Versenden einer mit einem Link zum Dokument, das im Datenraum abgelegt wird: Empfänger Geben Sie hier die Adresse des oder der Empfänger ein. Über die Schaltfläche An können Sie Adressen auswählen und hinzufügen, die Sie bereits vorher im Rahmen von Brainloop Send-To verwendet haben. Betreff Sobald Sie etwas in das Feld Empfänger eintragen, wird ein Feld zur Eingabe eines Betreffs für die sichtbar. Geben Sie den Text ein, der im Betreff der erscheinen soll. Nachricht Sobald Sie etwas in das Feld Empfänger eintragen, wird ein Feld zur Eingabe einer Textnachricht sichtbar. Geben Sie die Nachricht ein, die zusätzlich zum Link auf das Dokument an den Empfänger gesendet werden soll. Abholfrist Hier wird festgelegt wie lange der Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Nach Ablauf der Frist kann der Empfänger das Dokument nicht mehr über den Link in der öffnen. Der vorgeschlagene Wert ist die maximal zulässige Frist des gewählten Ablage-Verzeichnisses für externe Links. Versandart Die Versandart bestimmt die notwendige Authentifizierung durch den Empfänger, um auf das Dokument zugreifen zu können. Die Werte, die angeboten werden, werden durch den ausgewählten Ablage-Ordner bestimmt. Der vorgeschlagene Wert erfordert den schwächsten Grad der Authentifizierung. 4. Klicken Sie Ok nachdem Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben. Nun wird das Dokument in den von Ihnen spezifizierten Ordner im Datenraum hochgeladen und danach eine mit Ihrem Betreff, Ihrer Textnachricht und eingelagertem Link auf das Dokument an die von Ihnen eingegebenen Empfänger verschickt. Über Ihren Nachrichten-Ausgang im Datenraum können Sie nachverfolgen, ob und wann die Empfänger das Dokument heruntergeladen haben. Auch können Sie dort eine automatische Benachrichtigung dafür aktivieren. Die Empfänger erhalten nun eine , mit einem Link auf das Dokument im Datenraum. Das im Datenraum abgelegte Dokument wird eingefroren. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Dokumentenversion verschickt wurde. Existiert bereits ein Dokument mit demselben Namen und demselben Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so wird das Dokument nicht erneut im Datenraum abgelegt. Existiert ein Dokument mit demselben Namen aber anderem Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so wird für das Dokument im Datenraum eine neue Version angelegt, sofern Sie die entsprechende Berechtigung auf dem Dokument haben Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden Die Sicherheitsoptionen, die im Brainloop Send-To Dialog zur Verfügung stehen, werden durch die Sicherheits- Einstellungen des Ablage-Verzeichnisses im Datenraum bestimmt. Diese werden durch die allgemeinen Sicherheits-Einstellungen des Datenraums, durch eine auf das Verzeichnis angewendete Sicherheits-Kategorie und durch die Berechtigungen auf das Verzeichnis konfiguriert. Um die notwendigen Eingaben beim sicheren Versand mit Brainloop Send-To zu minimieren, empfiehlt es sich, Ordner im Datenraum anzulegen, die bereits so konfiguriert werden, wie sie für die Verwendung des Send-To gebraucht werden. Dies betrifft folgende Optionen: Auslieferung über Um ein Datenraum-Verzeichnis für das sichere Versenden verwenden zu können, müssen Sie im Datenraum auf diesem Verzeichnis die Berechtigung Unterobjekt anlegen haben. Handbuch Brainloop Send-To 10

11 Versandart Von den im gewählten Verzeichnis verfügbaren Arten, wird jeweils die ausgewählt, die den schwächsten Authentifizierungsgrad erfordert: Senden an Datenraummitglieder Wird unter Versandart nur der Wert Senden an Datenraummitglieder angeboten, so sind die Funktionen zum Versenden an Nicht-Datenraum-Mitglieder für dieses Verzeichnis deaktiviert. Wählen Sie Senden an Datenraummitglieder, dann muss der Empfänger Mitglied des Datenraums sein, Zugriffsberechtigung auf das Ablage-Verzeichnis haben und sich vor dem Zugriff auf das Dokument am Datenraum anmelden. Senden an Externe mit PIN Diese Versandart erfordert von dem Empfänger vor dem Zugriff auf das Dokument die Eingabe einer Einmal-PIN, die ihm per zugesendet wird. In der Historie des Dokumentes wird die Adresse des Empfängers registriert. Senden an Externe Wählen Sie diese Versandart, wenn Sie ein Dokument an einen Empfänger schicken möchten, der kein Mitglied des Datenraums ist oder der sich nicht als solcher authentifizieren soll, um auf das Dokument zuzugreifen. In der Historie des Dokumentes wird die Adresse des Empfängers registriert. Auslieferformat Die verfügbaren Auslieferformate werden durch das Ablageverzeichnis und die gewählte Versandart bestimmt. Von den verfügbaren Formaten, wird das am stärksten geschützte vorausgewählt. Brainmark-Format Welche Ausprägung das Brainmark-Format hat, wird durch die Datenraum-Konfiguration und durch die Sicherheitskategorie des Ablage-Ordners bestimmt. Nur bestimmte Datei-Formate können in ein Brainmark-Format konvertiert werden (Word, Excel, PowerPoint, PDF, XPS, TXT, und die Bildformate TIFF, JPEG, GIF, BMP, PNG). 6. Brainloop Send-To in der Kommandozeile Brainloop Send-To steht auch als Funktion auf der Kommandozeilen-Ebene zur Verfügung. Über diese Funktion ist es möglich, Brainloop Send-To z.b. in Job-Scheduling Anwendungen einzubinden. Die zur Verfügung stehenden Optionen weichen etwas von der Funktion im graphischen Dialog ab. Zur Verfügung stehen folgende Optionen: Hochladen von Dateien von einem lokalen Dateisystem in den Datenraum Herunterladen von Dokumenten aus dem Datenraum in ein lokales Dateisystem Simulieren des Hochladens Anhang A.1 zeigt ein Beispiel für die Verwendung von Send-To in einer Batch-Datei, die über die Kommandozeile ausgeführt wird. Das dafür zu verwendende Programm heißt SendToShell. Es besteht auch die Möglichkeit die Eingabeoptionen aus einer XML Datei herauszulesen (Dafür siehe Anhang A.2 und B). SendToShell erfordert die folgende Syntax: SendToShell.exe [/?] /s <Server> ( /u <Benutzername> /p <Passwort> /winlogin /certissuer "<Herausgeber Zertifikat>" /certname "<Name Zertifikat>" ) /l "<lokaler Pfad>" [/o <Objekt-Id> /t "<Ziel-Pfad>"] [/d <Datenraum-Id>] [/m <Modus>] [/simulate] [/r "<lokaler Pfad zur Berichtsdatei>"] [/move] [/ignoreroot] oder SendToShell.exe /i "OPTIONS PATH" Wobei die Parameter die folgenden Bedeutungen haben: Handbuch Brainloop Send-To 11

12 /? zur Ausgabe eines Hilfetextes mit Erläuterung der Syntax /s Geben Sie hier die URL des Servers ein, zu dem sich SendTo.exe verbinden soll, wie z.b. my.brainloop.net. Die Server-Verbindung muss zunächst über den graphischen Dialog eingerichtet werden. /u Name eines gültigen Benutzers, mit dem sich SendToShell an dem spezfizierten Server anmeldet. /p Muß von einem Passwort gefolgt sein, daß zum Parameter /u paßt. /winlogin Markiert, daß zum Anmelden an den spezifizierten Server das aktuelle Windows Login verwendet werden soll. Dies ist alternativ zu /u und /p zu verwenden. /certissuer Wenn der Login an den spezifizierten Server über ein Zertifikat erfolgen soll, dann markiert dieser Parameter die Bezeichnung des Herausgebers des Zertifkats. Dies ist alternativ zu /u und /p zu verwenden. /certname Wenn der Login an den spezifizierten Server über ein Zertifikat erfolgen soll, dann markiert dieser Parameter den Namen des Zertifikats, dessen Herausgeber unter /certissuer spezifiziert ist. Dies ist alternativ zu /u und /p zu verwenden. /l Geben Sie hier den vollen Pfad markiert mit und ein, von dem aus Sie Dokumente hochladen oder wohin Sie Dokumente herunterladen möchten. Bitte Beachten: Wählen Sie nicht den Systemwurzel-Ordner, z.b. C:\, da dieser Ordner meinstens speziell geschützte Dateien und Unterordner enthält, auf die Send-To nicht zugreifen kann und die zu einem Fehler führen werden. /o Geben Sie hier die eindeutige Id-Nummer des Ordners im sicheren Datenraum ein, in den Sie die Dateien hochladen oder von dem aus Sie die Dokumente herunterladen möchten, ein. /t Muß von einem Datenraum-Pfad in der Form "/My DRC/My Dataroom/Documents/My Folder" gefolgt sein. Dies spezifiziert den Datenraum-Ordner von dem oder in den Dokumente herunteroder hochgeladen werden sollen. It specifies the Dataroom folder to which or from which Send- To should upload or download documents. Dies ist alternativ zu /o zu verwenden. /d Geben Sie hier die eindeutige Id-Nummer des Datenraums ein, in den Sie Dokumente hochladen oder von dem Sie Dokumente herunterladen möchten, ein. Wenn dieser Parameter weggelassen wird, wird die Datenraum-Id aus den Werten hinter /o oder /t ermittelt. /m Optional Geben Sie gegebenenfalls einen Modus ein bzw. einen der folgenden Werte: UPLOAD wenn Sie Dokumente in einen sicheren Datenraum hochladen möchten. Das ist der Standard-wert. DOWNLOAD wenn Sie Dokumente vom Datenraum in ein lokales Verzeichnis herunterladen wollen. /simulate Optional wenn Sie den Vorgang simulieren möchten, ohne dass Dokumente übertragen werden /r Optional Geben Sie hier den Pfad markiert mit und einschließlich Dateiname an, wohin die Berichtsdatei geschrieben werden soll. Als Formate sind.xml und.xls möglich. Beispiel "c:\temp\report.xls" Handbuch Brainloop Send-To 12

13 /move Optional Quell-Dateien werden die nach dem vollständigen Transfer gelöscht. /ignoreroot Optional Es werden nur die Dateien unterhalb eines spezifizierten Quellordners transferiert, nicht jedoch der Ordner selbst. /i Muß von einem gültigen Pfad zu einer XML-Datei gefolgt sein. In diesem Fall wird SendToShell die Eingabe-Optionen aus der XML-Datei herauslesen. Der Parameter ist alternativ zu allen anderen Parametern zu verwenden. Siehe Anhang B für weitere Details wie die XML-Datei strukturiert sein muß. Brainloop Send-To auf der Kommandozeilen-Ebene gibt die folgenden Status-Indikatoren zurück: 0 Alles ok, es sind keine Fehler aufgetreten. 1 Es ist mindestens ein nicht näher zu spezifizierender Fehler aufgetreten 2 Die eingegebenen Parameter entsprechen nicht der Syntax 3 Es sind keine Server-Verbindungen konfiguriert 4 Es konnte keine Verbindung zum Datenraum hergestellt werden. Der Datenraum wurde nicht gefunden. 5 Der Ziel-Ordner im Datenraum wurde nicht gefunden 7. Reporting Brainloop Send-To protokolliert jede Phase beim Übertragen der Dateien in einer Datei SendTo-Report.xml oder SendTo-Report.xls. Für jede bearbeitete Datei wird eine Zeile in der Berichtsdatei eingetragen. Der Bericht gibt Auskunft über: Typ des bearbeiteten Objekts, entweder Datei oder Ordner Status der Übertragung: entweder das Objekt wurde neu angelegt, oder es existiert bereits und nichts wurde übertragen, oder es wurde eine neue Version angelegt, oder es gab einen Fehler Anfangszeit der Bearbeitung Ende der Bearbeitung Dauer der Bearbeitung Umfang der übertragenen Daten Objekt-Identifikation falls das Objekt neu angelegt wurde oder schon existiert Fingerabdruck des bearbeiteten Dokumentes Pfad des Quellobjektes Pfad des Zielobjektes Konkrete Fehlermeldung, falls ein Fehler aufgetreten ist. Handbuch Brainloop Send-To 13

14 Tritt bei der Bearbeitung eines Objektes ein Fehler auf, so überspringt Brainloop Send-To diese und fährt mit dem nächsten fort. Treten wären der Bearbeitung Verbindungsprobleme auf, so wird mehrmals versucht, die Verbindung wieder herzustellen und mit der Übertragung fortzufahren. Die Berichtsdatei wird standardmäßig in das lokale Temp-Verzeichnis geschrieben. Es kann aber auch ein anderer Ablageort gewählt werden. Die Datei kann entweder als reine xml-datei oder in einem XML-Format, das in Microsoft Excel geöffnet werden kann und bereits diverse Komfortfunktionen vorkonfiguriert hat (Filter), abgelegt werden. In ersterem Fall wählen Sie.xml als Dateierweiterung, in letzterem Fall ein Excel Format als Dateierweiterung. Handbuch Brainloop Send-To 14

15 A. Anhang Batch-Dateien A.1. Batch-Datei für das Ausführen von Send-To auf Kommandozeile ::batch.bat OFF ECHO RUNNING EXAMPLE BATCH FILE ECHO. :Run Send To Shell sendtoshell /s my.brainloop.net /u /p MyPassword /l "C:\temp\" /t "/My DRC/My Dataroom/Documents/My Folder" /d 2010 ECHO. ECHO. IF ERRORLEVEL 7 GOTO SERVERCONNECT IF ERRORLEVEL 6 GOTO OKWithErrors IF ERRORLEVEL 5 GOTO DMONotFound IF ERRORLEVEL 4 GOTO DataroomNotFound IF ERRORLEVEL 3 GOTO NoServersConfigured IF ERRORLEVEL 2 GOTO ArgumentException IF ERRORLEVEL 1 GOTO UnknownError IF ERRORLEVEL 0 GOTO AllOk :UnknownError ECHO Unknown Error! :OKWithErrors ECHO OK With Errors! :DMONotFound ECHO DMO not found! :DataroomNotFound Handbuch Brainloop Send-To 15

16 ECHO Dataroom not found! :NoServersConfigured ECHO No servers configured! :ArgumentException ECHO Argument Exception! :AllOk ECHO All OK! :END Handbuch Brainloop Send-To 16

17 A.2. Batch-Datei zum Aufruf von SendToShell mit XML-Datei ::batch.bat OFF ECHO RUNNING EXAMPLE BATCH FILE ECHO. :Run Send To Shell "C:\Program Files\Brainloop\Brainloop Send-To\sendtoshell" /i ExampleSendToOptions.xml ECHO. ECHO. IF ERRORLEVEL 7 GOTO SERVERCONNECT IF ERRORLEVEL 6 GOTO OKWithErrors IF ERRORLEVEL 5 GOTO DMONotFound IF ERRORLEVEL 4 GOTO DataroomNotFound IF ERRORLEVEL 3 GOTO NoServersConfigured IF ERRORLEVEL 2 GOTO ArgumentException IF ERRORLEVEL 1 GOTO UnknownError IF ERRORLEVEL 0 GOTO AllOk :SERVERCONNECT ECHO Failed to connect to server! :UnknownError ECHO Unknown Error! :OKWithErrors ECHO OK With Errors! :DMONotFound ECHO DMO not found! Handbuch Brainloop Send-To 17

18 :DataroomNotFound ECHO Dataroom not found! :NoServersConfigured ECHO No servers configured! :ArgumentException ECHO Argument Exception! :AllOk ECHO All OK! :END Handbuch Brainloop Send-To 18

19 B. Anhang XML-Datei Format Der Anhang illustriert an einem Beispiel, wie eine SML-Datei strukturiert sein muß, damit sie von SendToShell korrekt interpretiert wird. Die Parameter sind mit Volltext-Tags markiert und nicht mit den Symbolen, die direkt auf der Kommandozeile interpretiert werden. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die SML-Datei für Ihre eigenen Zwecke nutzen wollen: 1. Markieren Sie mit der Maus den untenstehenden XML-Inhalt. 2. Kopieren Sie den markierten Text und fügen Sie in eine leere Text-Datei ein. Dafür genügt ein ganz einfacher Text-Editor. 3. Speichern Sie die neue Datei mit der Datei-Erweiterung ".xml". 4. Fügen Sie Ihre eigene Datenraum- Login-Information hinzu. Wählen Sie die Login-Methode, die Ihr Ziel- Datenraum erfordert. Das Passwort wird nachdem ersten Ausführen der Batch-Datei (siehe Anhang A.2) mit dieser Datei als Eingabe-Option an SendToShell durch eine verschlüsselte Darstellung ersetzt. 5. Ändern Sie den lokalen Pfad durch den Pfad, von dem oder zu dem Sie Datenraum-Dokumente transferieren wollen. 6. Aktualisieren Sie die Referenzen auf Datenraum und Datenraum-Objekte. 7. Aktualisieren Sie den Zielpfad für die Berichtsdatei, wenn gewünscht. Sie müssen das Verzeichnis ggfls selbst anlegen, bevor Sie die XML-Datei verwenden. 8. Spezifizieren Sie, ob Sie zum oder vom Datenraum Hoch- oder Herunterladen wollen. 9. Entfernen Sie alle Zeilen, die Sie nicht benötigen, unterhalb von "Authentication" und "DR Item to Download or Upload". 10. Entfernen Sie alle Kommentarzeilen. Das sind alle Zeilen die mit >> beginnen. 11. Passen Sie Ihre Batch-Datei so an, daß auf die neue XML-Datei verweist (siehe Anhang A.2). XML Beispiel: <brainloop> <option> <Server>my.brainloop.net</Server> <LocalPath>c:\temp</LocalPath> >> Authentication. Use Username and Password, Certificate or Windows Login >> Username and Password <Password>Password</Password> >> Certificate <CertIssuer>ou=brainloop,ou=com</CertIssuer> <CertName>dn=user,dn=name</CertName> >> Windows Login <WindowsLogin>true</WindowsLogin> >> DR Item to Download or Upload (Use EITHER object id OR target path!) <ObjectID>201201</ObjectID> Handbuch Brainloop Send-To 19

20 <TargetPath>/My DRC/My Dataroom/Documents/My Folder</TargetPath> >> Dataroom Containing DR Item (Use object ID) <DataroomID>1111</DataroomID> <Mode>UPLOAD or DOWNLOAD</Mode> <Simulation>false</Simulation> >> Quell-Ordner nicht übertragen, nur seine Inhalte, sonst false als Wert <IgnoreRoot>true</IgnoreRoot> >> Löscht die Quell-Objekte nach dem vollständigen Transfer, sonst false als Wert <Move>true</Move> >> Report Folder Must Already Exist <ReportPath>c:\Report Files\report.xls</ReportPath> </option> </brainloop> Falls der Transfer nur simuliert werden soll, ersetzen Sie hinter dem Tag <Simulation false mit true. Falls irgendein Pfad eine der foglenden Symbole enthält, ersetzen Sie diese bitte entsprechend der folgenden Tabelle: Symbol Entität < < > > & & " " ' &apos; Copyright 2009, Brainloop AG. Alle Rechte vorbehalten. Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer. Handbuch Brainloop Send-To 20

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