Anleitung zum Ausfüllen der Lohndatenvorlage

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1 Koordinationsstelle Berner Modell freie Lebensgestaltung von Menschen mit Behinderungen HelpLine Anleitung zum Ausfüllen der Lohndatenvorlage Inhaltsverzeichnis 1. Stammdaten Sozialversicherungen AHV/ALV/FAK/Verwaltungskosten - Beiträge Unfallversicherung Krankentaggeldversicherung Berufliche Vorsorge BVG Lohnberechnung Stundenlohn Monatslohn Erfassen der monatlichen Arbeitsstunden Monatslohn (nur bei Monatslohn) Kost und Logis Lohnfortzahlungspflicht LFP (MSE und EO-Entschädigung) Mutterschafts- / Militärentschädigung Versicherungsentschädigung Familienzulagen Freibetrag AHV Rentner NBU - Nichtberufsunfallversicherung BVG Berufliche Vorsorge Quellensteuer gemäss BGSA Quellensteuer (für ausländische Assistenzpersonen) Spesen Kost und Logis (Abzug) Bemerkungen Eingabe im ASTeK Weitere Assistenzpersonen BGSA Formular Kontakt... 8 Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 1 Version 2017 V05.1

2 Die Lohndatenvorlage darf bei AHV-Rentnern mit einem Bruttolohn von CHF pro Monat nicht angewendet werden. 1. Stammdaten In der oberen linken Ecke tragen Sie den Namen und den Ort des Arbeitgebers (LeistungsbezügerIn) ein, und ergänzen darunter die Daten zum/r ArbeitnehmerIn (Assistenzperson). Zwingend müssen folgende Felder ausgefüllt werden: Geburtsdatum, Angehörigkeit, Pensum und Geschlecht, Beginn des Arbeitsvertrages. ACHTUNG: Beim Auswahlfeld vereinfachtes Abrechnungsverfahren müssen Sie auswählen, ob dieses Verfahren angewendet wird. In folgenden Fällen darf es nicht angewendet werden: - Wenn es sich um ArbeitnehmerInnen handelt, die das AHV-Rentenalter überschritten haben - Wenn der Bruttolohn pro Person und pro Jahr CHF übersteigt - Wenn der Bruttolohn des gesamten Personals pro Jahr CHF übersteigt 2. Sozialversicherungen 2.1. AHV/ALV/FAK/Verwaltungskosten - Beiträge Wenn das Geburtsdatum korrekt eingetragen wird (TT.MM.JJJJ), werden die AHV/ALV/FAK- Beiträge automatisch berechnet Unfallversicherung Die Unfallversicherung muss individuell abgeschlossen werden. Die Prozentsätze für Nichtberufsunfall (NBU) und Berufsunfall (BU) müssen in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Wenn eine Unfallversicherung für Berufsunfälle mit einer pauschalen Jahresprämie (rund Fr. 100 pro Jahr) abgeschlossen wurde, kann diese im Feld Unfall nur BU in CHF eingeben. Wenn mehrere Personen in der pauschalen Jahresprämie (bis max. CHF Bruttolohnsumme) abgerechnet werden, muss die Prämie auf die verschiedenen Personen aufgeteilt werden. Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 2 Version 2017 V05.1

3 NBU: ab einem Pensum von 8 Stunden pro Woche muss der/die ArbeitnehmerIn gegen Nichtberufsunfall versichert werden. BU: Eine Berufsunfallversicherung ist in jedem Fall obligatorisch. Auf dem Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen finden Sie im Abschnitt Unfallversicherung entsprechende Erklärungen und Links zu möglichen Unfallversicherungen Krankentaggeldversicherung Bei Bedarf kann eine Krankentaggeldversicherung abgeschlossen werden. Normalerweise wird die Prämie je hälftig Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt. Diese Prämiensätze werden hier eingetragen Berufliche Vorsorge BVG Wenn der BVG-Mindestlohn von CHF 21'150 überschritten wird, muss der Lohn bei einer Pensionskassen versichert werden. Eine entsprechende Versicherung muss individuell abgeschlossen werden. Beiträge werden in der Regel je zur Hälfte von ArbeitnehmerIn und ArbeitgeberIn übernommen. Die Beträge können bei BVG entweder in CHF oder in Prozent eingetragen werden. Weitere Erklärungen und Links zu möglichen Versicherungen finden Sie auf dem Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen". 3. Lohnberechnung Wenn Sie in den Stammdaten die Lohnart Stundenlohn ausgewählt haben gehen Sie zu Punkt 3.1 und wenn sie die Lohnart Monatslohn ausgewählt haben gehen Sie zu Punkt 3.2. Die vorliegende Abrechnung ersetzt die monatliche Lohnabrechnung. Sie kann dem/ ArbeitnehmerIn monatlich abgegeben werden Stundenlohn In diesem Feld erfassen Sie den Vollkosten-Stundenlohn gemäss Vertrag. Alles Weitere wird automatisch berechnet, insbesondere der Ferienzuschlag. Bei Personen unter 20 Jahren und über 50 Jahren beträgt der Ferienzuschlag 10,64 % und bei allen anderen Personen 8,33 %. Wenn das Geburtsdatum korrekt eingegeben wird (TT.MM.JJJJ), wird der Ferienzuschlag automatisch berechnet. Weiter bei Punkt Monatslohn Den Monatslohn geben Sie brutto ein. Unterhalb des Monatslohns wird der Vollkosten- Stundenlohn berechnet. Diese Berechnung dient dazu, dass man die Vollkosten-Vorgaben einhält. Wenn man ausserhalb der Vorgaben ist, erscheint automatisch eine Meldung. Bei Angehörigen mit einem Vollkosten-Stundenlohn von fix CHF 25 muss man ausprobieren, bis der Lohn stimmt. ACHTUNG: Beim Monatslohn kann ein 13. Monatslohn vereinbart werden (Auswahlfeld bei den Stammdaten) siehe Punkt 5. Dieser hat natürlich Einfluss auf die Berechnung des Vollkosten- Stundenlohns. Bitte vor dem Festlegen des Monatslohns Auswahl des 13. Monatslohns definieren. Wenn der Monatslohn während dem Jahr ändert, kann die Formel überschrieben werden. Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 3 Version 2017 V05.1

4 4. Erfassen der monatlichen Arbeitsstunden Erst wenn die Stammdaten (Punkt 1-3) komplett ausgefüllt sind, können Sie mit dem erfassen der monatlichen Arbeitsstunden beginnen! In der Zeile Anzahl Stunden werden die geleisteten Arbeitsstunden eingetragen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden automatisch berechnet. Weiter bei Punkt Monatslohn (nur bei Monatslohn) Der 13. Monatslohn wird automatisch monatlich berechnet und in den Bruttolohn einbezogen. Wenn man den 13. Monatslohn erst mit dem Dezember-Lohn (oder je hälftig im Juni und Dezember) auszahlen will können die Formeln überschrieben werden. 6. Kost und Logis Wenn sich der/die ArbeitnehmerIn beim/bei der ArbeitgeberIn gratis verpflegt und dort übernachtet, muss ein Naturallohn abgerechnet werden. Die Naturallohnansätze 2017 finden Sie im Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen. Der errechnete Totalbetrag pro Monat muss in diese Zeile eingetragen werden. 7. Lohnfortzahlungspflicht LFP Wenn der/die ArbeitnehmerIn aufgrund von Krankheit oder Unfall verhindert ist, erhält er/sie eine Entschädigung. Diese berechnet sich auf dem Durchschnittslohn der 12 vorangehenden Monate. Dabei wird zwischen Krankheit und Unfall unterschieden. Die Dauer und weitere Details können dem Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen entnommen werden. Diese Entschädigung unterliegt den Sozialversicherungsbeiträgen und muss in der Zeile LFP (AHV-pflichtig) eingetragen werden (siehe Punkt 19). 8. (MSE und EO-Entschädigung) Mutterschafts- / Militärentschädigung Nach der Geburt eines Kindes wird während 98 Tagen eine Mutterschaftsentschädigung ausgerichtet. Diese wird von der Ausgleichskasse vergütet. Der ausbezahlte Betrag wird in die Zeile Mutterschafts- Militärentsch. (AHV-pflichtig) eingetragen. Diese Entschädigung muss bei der Ausgleichskasse abgerechnet werden, nicht aber bei der Unfallversicherung und einer allfälligen Krankentaggeldversicherung. Ebenfalls allfällige EO-Entschädigungen für geleistete Militär/Zivildienst/Zivilschutz-Einsätze werden in dieser Zeile erfasst. 9. Versicherungsentschädigung Krankheit Wie im Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen beschrieben, übernimmt die Krankentaggeldversicherung nach der Karenzfrist die Taggelder. Die Entschädigung der Karenzfrist muss in der Zeile LFP (AHV-pflichtig) eingetragen werden. Die Taggelder müssen in der Zeile Versicherungsentschädigung (nicht AHV-pflichtig) eingetragen werden. Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 4 Version 2017 V05.1

5 Unfall Die Karenzentschädigung für die ersten beiden Tagen werden in die Zeile LFP (AHV-pflichtig) eingetragen. Die Taggelder der Unfallversicherung müssen in die Zeile Versicherungsentschädigung (nicht AHV-pflichtig) eingetragen werden. 10. Familienzulagen Falls der/die ArbeitnehmerIn Anspruch auf Familienzulagen (gemäss Zulagenentscheid der Ausgleichskasse) hat, können diese in diese Zeile eingegeben werden. 11. Freibetrag AHV Rentner Bei ArbeitnehmerInnen, die das ordentliche Rücktrittsalter erreicht haben, wird ein Freibetrag von CHF 1'400 monatlich vom Bruttolohn abgezogen und nur der Restlohn ist AHV/IV/EO-pflichtig. Diese Personen sind auch davon befreit, Beiträge an die Arbeitslosenversicherung abzurechnen. 12. NBU - Nichtberufsunfallversicherung Wenn der/die ArbeitnehmerIn über 8 Stunden pro Woche arbeitet, muss diese/r gegen Nichtberufsunfallversicherung versichert werden. Sollte im Dezember oder bei Austritt festgestellt werden, dass die 8 Stunden pro Woche nicht erreicht werden, kann die Formel in diesem Fall überschrieben werden. Ähnlich verhält es sich, wenn im Dezember oder bei Austritt festgestellt wird, dass der/die ArbeitnehmerIn wider Erwarten doch über 8 Stunden pro Woche arbeitet, kann die Formel überschrieben werden (Achtung: der Abzug muss in diesem Fall manuell berechnet werden). 13. BVG Berufliche Vorsorge Wenn sich der BVG-Beitrag während dem Jahr verändert, kann die Formel überschrieben werden. 14. Quellensteuer gemäss BGSA Wenn das vereinfachte Abrechnungsverfahren angewendet wird, wird automatisch eine Quellensteuer von 5 % vom Bruttolohn in Abzug gebracht. Diese Steuer wird automatisch berechnet. Nähre Erläuterungen dazu finden Sie im Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen. 15. Quellensteuer (für ausländische Assistenzpersonen) Wie im Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen beschrieben, muss bei ausländischen Mitarbeitern (Ausweis B, L, N, F, G) eine Quellensteuer berechnet werden, wenn das vereinfachte Abrechnungsverfahren nicht angewendet wird (sobald man beim Auswahlfeld vereinfachtes Abrechnungsverfahren auf nein schaltet werden die Felder aktiv). Die Quellensteuer muss monatlich neu berechnet werden wie im Merkblatt beschrieben. Link Quellensteuertarife 2017 Quartalsweise muss man die Quellensteuer bei der Steuerverwaltung abrechnen. Einen Link zum Abrechnungsformular finden Sie ebenfalls im Merkblatt Anstellung von Assistenzpersonen. 16. Spesen Hier können Spesen, welche der/die ArbeitnehmerIn vorausbezahlt hat, eingetragen werden, um ihm/ihr diese zurückzuerstatten. 17. Kost und Logis (Abzug) Der eingegebene Betrag für kostenlose Kost und Logis, welcher in den Bruttolohn einberechnet wurde, wird in dieser Position in Abzug gebracht. Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 5 Version 2017 V05.1

6 Wenn ein Betrag für Verpflegung und/oder Übernachtung vereinbart ist, welcher direkt in Abzug gebracht wird, muss diese nicht in den Bruttolohn eingetragen werden (siehe Punkt 6) sondern kann hier direkt eingegeben werden. Die Formel kann in diesem Fall überschrieben werden. 18. Bemerkungen Hier können Bemerkungen zur Lohnabrechnung eingegeben werden, welche den Assistenzpersonen zum Verständnis dienen. 19. Eingabe im ASTeK+ Im untersten Bereich der Lohnabrechnung werden die ins ASTeK+ zu übertragenden Beträge angezeigt: Wenn eine Lohnfortzahlungspflicht besteht wird der Bruttobetrag in Stunden umgerechnet und zu den gearbeiteten Arbeitsstunden dazu gezählt. (Berechnung: Betrag LFP / Stundenlohn inkl. Ferienzuschlag) 20. Weitere Assistenzpersonen Die Excel-Datei ist ausgelegt für 7 Assistenzpersonen (=AP). Sie können die Daten in den dafür vorgesehenen Arbeitsmappen erfassen. Pro neue Assistenzperson muss eine neue Arbeitsmappe ausgefüllt werden. Personen, welche ausgetreten sind dürfen während dem Kalenderjahr nicht gelöscht werden. Zum erleichterten Handling kann die Bezeichnung der Arbeitsmappen mit dem Namen der Assistenzperson überschrieben werden (z.b. AP 1 zu Muster Hanna ). 21. BGSA Formular Wenn das vereinfachte Abrechnungsverfahren angewendet werden kann, muss nach der Dezember-Lohnabrechnung das Formular BGSA ausgefüllt werden. Sie können die entsprechende Arbeitsmappe aufrufen und die grau schraffierten Felder ausfüllen. Die restlichen Felder werden automatisch berechnet. Anschliessend drucken Sie das Formular aus und reichen dieses bei der AHV-Zweigstelle ein. Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 6 Version 2017 V05.1

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8 22. Kontakt Für spezifische Fragen zum Ausfüllen der Lohndatenvorlage stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Koordinationsstelle Berner Modell freie Lebensgestaltung von Menschen mit Behinderungen Postfach Zollikofen HelpLine Anleitung Lohndatenvorlage V05.1.docx Seite 8 Version 2017 V05.1