RBpoint Projektmanagement und Zusammenarbeit. Kurze Vorstellung

Transkript

1 RBpoint Projektmanagement und Zusammenarbeit Kurze Vorstellung München, 2015

2 RBpoint unterstützt Sie dabei Ihre Projektziele zu erreichen RBpoint unterstützt die Definition von Projektstruktur, Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und monetärer Ziele RBpoint erlaubt die Überwachung von Projektfortschritt und der Erreichung der finanziellen Ziele RBpoint ist eine gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit einer großen Anzahl von Benutzern - sowohl für Kunden als auch für Berater is ist eine einfach zu bedienende Web-Applikation, die auf MS SharePoint basiert ist flexibel und kann einfach an Kundenbedürfnisse angepasst werden bedarf keiner Lizenzgebühren profitiert vom stetigen Ausbau, der aus dem Feedback unserer Berater entsteht 2

3 RBpoint eignet sich für die unterschiedlichsten Projekttypen allen voran Projekte mit hoher Umsetzungsorientierung Fusionsprojekte > Handhabung hoher Projektkomplexität und enger Zeitplanungen > Zusammenführung von Synergien und Stand-alone Planungen > Detaillierte Planung von ergebnis-verbessernden und liquiditätswirksamen Maßnahmen Restrukturierungsprojekte Transformationsprojekte > Reorganisationsprojekte > Multi Projektmanagement > Schnelle Bereitstellung einer IT-Plattform zur Ausgestaltung und Umsetzung neuer Prozesse Prozessoptimierung 3

4 Der Erfolg eines Projektes hängt stark davon ab, wie es gelingt, den kulturellen Wandel zu vollziehen Einbeziehung Die Mitglieder verschiedener Abteilungen und Ebenen treffen im Programm aufeinander und müssen im Prozess einbezogen werden Zuordnung Alle Maßnahmen müssen je einer verantwortlichen Person zugeordnet werden, jede Abteilung erhält klar definierte Ziele Verantwortung Der Erfolg der Implementierung hängt vom persönlichen Einsatz aller ab Kostenbewusstsein Hohe Kostentransparenz und -bewusstsein müssen in der Organisation verankert werden KULTU- RELLER WANDEL 5 Kommunikation Informationen vom Programm-Management werden ergänzt um einen gleichberechtigten Austausch auf der Kollaborationsplattform 4

5 Im Vergleich mit anderen Tools bietet RBpoint die beste Übereinstimmung mit den Anforderungen der Beratungsprojekte Client Server Benutzerfreundlichkeit anpassbar Kosten Berichte für Potential-/Status- Verfolgung anpassbar Autom. Benachrichtigung bei Änderungen n.a. n.a. anpassbar anpassbar Überwachung monetärer Effekte begrenzt verfügbar begrenzt verfügbar Flexibilität der Projektstruktur anpassbar Rollenbasiertes Berechtigungskonzept Dokumentenmanagement Team Kommunikation Modellieren komplexer Projektplänen Basierend auf Web-Technologie 5

6 Der Roland Berger Projektmanagement Ansatz besteht aus sechs Modulen. PMO Aufgaben werden am besten mit RBpoint unterstützt 5 Projektmanagement Office (PMO) > Klärung von Zielen und Basiswerten Regeln für Effektberechnung > Set-up der Projekt Organisation > Definition der Maßnahmen Hierarchie > Validierung der Effekte > Definition der Bericht Standards > Konsolidierung des Projektstatus > Projektsteuerung und Störungsbehebung > Identifikation von Gegenmaßnahmen 1 Maßnahmen Audit Maßnahmenentwick 2 lung/-detaillierung 3 Aggregation zum Masterplan 4 Implementierung > Validierung der (existierenden) Maßnahmen > Priorisierung der Maßnahmen > Eventuell: Identifikation von weiteren Maßnahmen > Aggregation der Effekte (Prüfung gegen Zielwert) 6 > Detailierung der Maßnahmen bis zur Einzelschrittebene > Definition der Zeitrahmen und der finanziellen Effekte > Zuordnung der Verantwortlichkeiten Kommunikation und Change Management > Identifikation Interdependenzen > Validierung der Zeitrahmen und des kritischen Pfades > Aggregation der Effekte (Prüfung gegen Zielwert) > Implementierung der Einzelschritte und Maßnahmen > Fortschrittsberichte > Identifizierung zusätzlicher Maßnahmen bei festgestellten Abweichungen Wiederkehrender Prozess 6

7 Das PMO nutzt RBpoint um das Projekt zu strukturieren und Transparenz bzgl. der Implementierung zu gewinnen Fortschrittskontrolle Übersichtsseite in RBpoint Maßnahmen entwickeln > Verantwortung für Implementierung kann auf Personenebene festgelegt werden > Termin für Erzielen bestimmter Potentiale können gesetzt werden > Monetäre und nicht-monetäre Effekte können granular erfasst werden > Aufgaben werden so definiert, dass sie bearbeitet und kontrolliert werden können Maßnahmen kontrollieren > Berichte sind auf Knopfdruck zu generieren, die Ampellogik sorgt jederzeit für direkten Überblick > Benachrichtigungen werden individuell konfiguriert, und zeigen so z.b. Änderungen im Projektstatus > Nicht-Einhalten von Deadlines ist sehr leicht aufzuspüren > Das Einbeziehen weiterer Maßnahmen ist leicht und jederzeit möglich 7

8 Projekte in RBpoint basieren auf einer Baumstruktur. Eine finanzielle Scorecard kann angehängt werden Maßnahmenmanagement Approach Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Projekt Mehrere Maßnahmenpakete pro Projekt Maßnahmenpaket Mehrere Maßnahmen pro Maßnahmenpaket Maßnahme > Detailierung der Maßnahmen bis auf Einzelschrittebene Empfehlung: max. 4 Ebenen Klare Hierarchie Bottom-up Ausführung > Bottom-up Validierung in Workshops mit den Linienverantwortlichen Ebene 4 Maßnahmen bestehen aus Einzelschritten Einzelschritt Effekte pro Einzelschritt > Ergebniseffekte > Liquiditätseffekte > MAK-Effekte Scorecard 8

9 Tools werden bereitgestellt um den Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen und Entscheidungsbedarfe schnell zu identifizieren Berichts Tools Startseite > Schnelle Navigation durch die Projektstruktur mit dem Projekt- Explorer > Fortschritts-Überwachung anhand von Indikatoren (wie z.b. Ampel), die variabel definiert werden können > Verfolgung der finanziellen Status > Konsolidierung der Effekte sowie Start-und Enddatum bis auf Projektebene > Personalisierte Projektstatusübersicht > Bei Handlungsbedarf direkter Zugang zu kritischen Themen Berichte > Es stehen verschiedene Arten von Standard-Berichten je nach Zugriffsrechten zur Verfügung > Soll / Ist-Vergleich von monetären und nicht-monetäre Effekte > Scorecards auf verschiedenen Aggregationsebenen > To-do-Listen für die Verantwortlichen > Benutzerdefinierte Berichte nach Vorlagen der Kunden > Export von Berichten in verschiedene Dateiformate (xls, pdf, doc) Benachrichtigungen > Durch -Alert immer aktuell über anstehende Fragen oder Probleme informiert sein > Echtzeit-Benachrichtigungen über Statusänderungen können gesetzt werden > Regelmäßig personalisierte Berichte per können eingestellt werden 9

10 40 standardisierte Berichten stehen zur Verfügung, um den Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen 10

11 Durch leistungsfähigen Funktionen zur Zusammenarbeit können alle Aktivitäten in RBpoint integriert werden volle MS Office-Kompatibilität Funktionen zur Zusammenarbeit Teilen von Dokumenten > Die eigene Projektstruktur zur Ablage und zum Teilen von Dokumenten kann definiert werden > Projektaktivitäten können durch zusätzliche Erklärungen oder Beschreibungen in angehängten Dokumenten ergänzt werden. > Eine Versionshistorie für die Dokumente wird gepflegt und ist jederzeit zugänglich > Gemeinsames Bearbeiten (coauthoring) und Lesen ist direkt im Browser möglich. Kein Hoch- und Runterladen > Die Dokumentensektion von RBpoint kann im Windows Explorer angezeigt werden Teilen von Kalendern > Verwendung des Team Kalenders, um Meeting-Informationen mit den Projektmitgliedern zu teilen > Die Starsteite gibt eine Übersicht über die kommenden Veranstaltungen > Synchronisieren des Projektkalenders mit MS Outlook des jeweiligen Nutzers: Durch die Erstellung neuer Einträge in Outlook werden alle Teammitglieder sofort benachrichtigt Teilen von Informationen > Relevante Nachrichten schnell mit allen oder bestimmten Projektmitgliedern teilen > Best practices oder Ideen teilen und and relevante Themen diskutieren. In Threads kann die Diskussion jederzeit verfolgt werden > Durch Change Alerts oder via jederzeit über Probleme oder anstehende Themen informiert bleiben > Alle Listen können nach MS Excel or MS Access exportiert werden > Inhalte können über Wikiseiten verteilt werden > Umfragen erleichtern Ideation Kampagnen und Feedbackrunden unter Teammitgliedern 11

12 Zusammengefasst bietet RBpoint alle wichtigen Funktionalitäten um messbare Projektergebnisse zu garantieren TOP -DOWN Vorteile für das Management Überblick über Programmstatus und Fortschritt Qualitätskontrolle und Informationsquelle Identifiziert Abweichungen in Plan/Ist Daten und Handlungsbedarf Qualitätskontrolle und Entwicklung und intellektuellem Kapital Nutzbar für die interne und externe Kommunikation des Projektes Funktionen Berichte Dokumentation Ergebniskontrolle Projektstruktur Kommunikation Vorteile für Projektmanager Unterstützt Projektmanagement Tätigkeiten Nutzbar um effiziente Projekt und Teamarbeit zu gewährleisten Identifiziert Abweichungen in Plan/Ist Daten und Handlungsbedarf Hilft bei der Projektdefinitionen und -implementierung Transferiert Know-how zum Projektmanager Messbare Ergebnisqualität im gesamten Projekt BOTTOM- UP 12

13 Stolz können wir auf 18 Jahre erfolgreiche Projektsteuerung mit Hilfe von RBpoint zurück blicken The history of RBpoint MaMa RBpoint 2.0 > Erstes > Merger von MaMa und Maßnahmenmanagement EPOS Tool > Client/server und auf Basis von MS Internet-basierte Version Access > Zugeschnitten auf EPOS Restrukturierungsprojekte > Erstes PMI tool mit Internet Technologie > Scorecards unterstützen die Überwachung der Synergien > Jetzige web-basierte Version > Umfasst Documenten- management und notifications RBpoint 3.0 > Relaunch eines "all new" Rbpoint basierend auf Microsoft SharePoint, mit vielen neuen Features The best RBpoint ever > RBpoint nun auf basierend auf Microsoft SharePoint 2013, mit vielen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und beste Kompatibilität mit MS Office Produkten (Excel, Word, Outlook) >500 customers (as of June 2015) >500 customers (as of June 2015) 13

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