GETRAG International GmbH Untergruppenbach Deutschland

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1 CORPORATE POLICIES

2 2 GETRAG International GmbH Untergruppenbach Deutschland 2014 Es handelt sich bei diesen Texten um eine Zusammenstellung bestehender, globaler GETRAG Policies. Die gelenkten Management System Dokumente finden Sie in der Prozesslandkarte. Ausdrucke und Kopien der vorliegenden Texte unterliegen nicht dem Änderungsdienst.

3 VORWORT Immer wenn Menschen zusammen arbeiten, haben Struktur und Richtlinien dieser Zusammenarbeit einen wesentlichen Anteil am Erfolg. Damit das Miteinander zwischen Kunden, internen und externen Mitarbeitern sowie Lieferanten und anderen Anspruchsgruppen weltweit reibungslos funktioniert, hat GETRAG Unternehmensrichtlinien formuliert. Diese GETRAG Grundsätze stehen im Einklang mit internationalen Gesetzen, ethischen Normen und dem firmeninternen Wertekonzept und entsprechen den modernen Anforderungen eines globalen Unternehmens. Die in dieser Broschüre festgelegten Rechte und Pflichten werden allen Standorten unseres Unternehmens, das über Ländergrenzen und Kulturkreise hinaus ständig weiter wächst, gerecht. Allen am Wertschöpfungsprozess unserer Firma Mitwirkenden wird hierdurch Sicherheit im Umgang miteinander vermittelt. Regel- und gesetzeskonformes Verhalten (Compliance) bedeutet die Kenntnis und Einhaltung dieser Unternehmensrichtlinien durch alle Mitarbeiter und Geschäftspartner als Basis für unseren gemeinsamen, nachhaltigen Erfolg. Mihir Kotecha, GETRAG CEO

4 2 Inhalt INHALT Vorwort 1 Inhalte der Coporate Policies 4 1. Verhaltenskodex Präambel Geltungsbereich und Bedeutung des Verhaltenskodexes Geltungsbereich Verhältnis zu anderen definierten Standards und Verhaltens richtlinien Verantwortung für den Verhaltenskodex Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien Umgang mit Mitarbeitern Menschenrechte Rechte der Kinder Schutz vor Diskriminierung und sonstiger Benachteiligung Faire Arbeitsbedingungen Freie Wahl der Beschäftigung Arbeitnehmervertretungen Umgang mit Geschäftspartnern Allgemeine Grundsätze Verhalten bei Geschäftsbeziehungen Umgang mit Behörden und Amtsträgern Vermeidung von Interessenskonflikten Interessenskonflikte aus Nebentätigkeiten Beteiligung an Drittunternehmen Interessenskonflikte bei Nutzung geschäftlicher Beziehungen für Privataufträge Umgang mit Informationen Informationssicherheit Datenschutz Vertraulichkeit und Verschwiegenheit Umgang mit Insiderinformationen über Geschäftspartner Umgang mit Unternehmenseigentum Umweltschutz, Sicherheit, Gesundheit und Qualität Umweltschutz Sicherheit und Gesundheit Qualität Fragen zum Verhaltenskodex und Meldung von Unregel mäßigkeiten 13

5 Inhalt 3 2. Unternehmenspolitik zu Qualität Präambel Qualität ohne Kompromisse Kundenerwartungen erfüllen oder übertreffen Null-Fehler-Konzept Kontinuierliche Verbesserungen Einhaltung des Integrierten Management systems von GETRAG Messsystem Schulungen, Kompetenzen, Verhaltensweisen Audits Unternehmenspolitik zu Nachhaltigkeit Präambel Arbeits- und Gesundheitsschutz Umweltschutz Fokus auf Nachhaltigkeit Compliance und Transparenz Kontinuierliche Verbesserung Schulungen und Bewusstsein Menschenrechte Rechte von Kindern Schutz gegen Diskriminierung und andere Behinderungen Faire Arbeitsbedingungen Freie Wahl des Arbeitsplatzes Koalitionsfreiheit und Kollektivverhandlungen Beziehung mit unseren Anspruchsgruppen Umsetzung und Verantwortung Richtlinie zur Handhabung von Informationen Präambel Informationssicherheit Datenschutz Zugriffsschutz und Vermeidung von Diebstählen Informationsaustausch und Speicherung Schadsoftware / Computerviren Richtlinie zu Geschäften mit Dritten Präambel Kunden Lieferanten im Allgemeinen Banken und Finanzinstitute Versicherungen Personal Presse und andere öffentliche Einrichtungen Qualitätssicherung und Auditstellen Rechtsangelegenheiten Behörden 25

6 4 Inhalte der Coporate Policies INHALTE DER COPORATE POLICIES 1Die Corporate Policies decken die Hauptthemen des GETRAG Management Systems ab. Das Hauptdokument der strategischen Richtlinien ist der Verhaltenskodex Dieser Verhaltenskodex hilft dabei, unsere Unternehmensziele zu erreichen und sicherzustellen, dass wir uns gesetzeskonform verhalten. Er spiegelt die Traditionen unseres Unternehmens wieder und ist die Basis für alle weiteren Richtlinien. Er beschreibt die Grundlage aller Compliance-Regeln und enthält Hinweise für das Verhalten von und gegenüber Mitarbeitern, etwa in Bezug auf Menschenrechte, Rechte von Kindern, Schutz vor Diskriminierung, gerechte Arbeitsbedingungen, Freiheit bei der Wahl der Arbeit und das Recht, Arbeitnehmervertretungen zu bilden. Er hält Normen zum Verhalten gegenüber Geschäftspartnern, in Interessenskonflikten und im Umgang mit Informationen und Unternehmenseigentum fest. Definiert sind auch Regeln zu Umweltschutz, Sicherheit, Gesundheit und Qualität.

7 Inhalte der Coporate Policies 5 2 In der Unternehmenspolitik zu Qualität werden Prinzipien des Qualitätssystems definiert. Es geht etwa um das Erfüllen von Kundenanforderungen, das Herstellen von fehlerfreien Produkten und Leistungen, die Übereinstimmung mit dem Integrierten Managementsystem, kontinuierliche Verbesserungen, Maßnahmen, Trainings und Audits. 3 Die Unternehmenspolitik zu Nachhaltigkeit beschreibt, wie wir uns in Bezug auf Nachhaltigkeit verhalten sollen. Geregelt sind Themen wie Gesundheit, Sicherheit, Umwelt, Energie und Soziale Verantwortung, Transparenz und die Übereinstimmung mit international geltendem Recht. ZU QUALITÄT UNTERNEHMENSPOLITIK UNTERNEHMENSPOLITIK ZU NACHHALTIGKEIT VERHALTENSKODEX RICHTLINIE ZUR HANDHABUNG VON INFORMATIONEN MIT DRITTEN RICHTLINIE ZU GESCHÄFTEN 4 Konkrete Verhaltensweisen im Umgang mit Informationen und Hardware definiert die Richtlinie zur Handhabung von Informationen. Es geht etwa um Informationssicherheit, Datenschutz, Zugangssicherheit, Informationsaustausch und Speicherung, Internet und Social Media sowie schädliche Software und Computerviren. 5 Die Richtlinie zu Geschäften mit Dritten hält Details zu Verhalten und Zuständigkeiten im Umgang mit externen Partnern und Stakeholdern fest, etwa Kunden, Zulieferern, Banken und Finanzinstituten, Versicherungen, Pressevertretern und öffentlichen Einrichtungen, Institutionen für Qualitätskontrollen und Audits, der Rechtsprechung und Behörden.

8 6 Verhaltenskodex 1.2. GELTUNGSBEREICH UND BEDEUTUNG DES VERHALTENSKODEXES GELTUNGSBEREICH Dieser Verhaltenskodex gilt und ist bindend weltweit für alle GETRAG-Gesellschaften, unabhängig vom jeweiligen Land und der Rechtsform. Er gilt auch für alle Joint Ventures, bei denen GETRAG die Mehrheit oder die unternehmerische Führung innehat. 1. VERHALTENSKODEX Er gilt weltweit für sämtliche Mitarbeiter einschließlich der Geschäftsführer, unabhängig von der Position und der jeweiligen Funktion PRÄAMBEL Unsere Unternehmenswerte und unsere Unternehmensleitsätze sind wesentliche Voraussetzungen für unsere Reputation und unseren Erfolg als globales Unternehmen. Es entspricht der Tradition von GETRAG, unternehmerisches Handeln mit ethischen Grundsätzen und gesellschaftlicher Verantwortung zu verbinden. Mit diesem Verhaltenskodex wollen wir allen Beschäftigten eine klare Orientierung geben, wie und mit welchem Verhalten wir unsere Ziele erreichen wollen und Handlungsmöglichkeiten aufzeigen, die im Einklang mit den Gesetzen, den Vorschriften und allen Richtlinien stehen VERHÄLTNIS ZU ANDEREN DEFINIERTEN STANDARDS UND VERHALTENSRICHTLINIEN Dieser Verhaltenskodex ist die Basis für alle anderen Regelungen. Insofern bestehende Regelungen den Grundsätzen dieses Verhaltenskodexes widersprechen, sind diese Regelungen soweit möglich anzupassen und mit diesem Verhaltenskodex zu harmonisieren. Somit wird dieser Verhaltenskodex zu einem wesentlichen Bestandteil unserer Unternehmenskultur und zum Maßstab für unser Verhalten.

9 Verhaltenskodex VERANTWORTUNG FÜR DEN VERHALTENSKODEX Integrität und Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen beginnen immer an der Spitze des Unternehmens. Daher hat jede Führungskraft für die Einführung, Umsetzung und Einhaltung des Verhaltenskodexes eine besondere Verantwortung. Jede Führungskraft zeigt durch ihr Verhalten vorbildlich, dass die Einhaltung von Gesetzen und aller Richtlinien für GETRAG unter allen Umständen und zu jedem Zeitpunkt höchste Priorität hat. Verletzungen dieses Verhaltenskodexes können daher nicht toleriert werden EINHALTUNG VON GESETZEN UND RICHTLINIEN Die Nichteinhaltung von Gesetzen kann zu erheblichen finanziellen Lasten und Reputationsschäden für GETRAG und unsere Mitarbeiter führen. Deshalb verpflichten wir uns, alle Gesetze und Vorschriften der Länder, in denen wir weltweit tätig sind, zwingend einzuhalten. Dies gilt auch für alle interne Richtlinien, Standards und sonstige Prozessbeschreibungen UMGANG MIT MITARBEITERN MENSCHENRECHTE Wir respektieren die Würde eines jeden Menschen und unterstützen die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte. Wir lehnen jede Form von physischer, sexueller, psychischer oder verbaler Gewalt gegen unsere Mitarbeiter ab. Wir respektieren das Recht auf Meinungsfreiheit und freie Meinungsäußerung RECHTE DER KINDER Wir dulden keine Kinderarbeit und respektieren die Rechte der Kinder. Wir beachten die jeweils geltenden Regelungen zum Mindestalter für die Zulassung der Beschäftigung oder Arbeit. Zum Einhalten der jeweiligen Gesetze und Vorschriften gibt es keine Alternative.

10 8 Verhaltenskodex SCHUTZ VOR DISKRIMINIERUNG UND SONSTIGER BENACHTEILIGUNG Unser Verhalten untereinander ist geprägt von Respekt und Toleranz und frei von jeglicher Diskriminierung oder Belästigung aus Gründen von Geschlecht, Rasse, ethnischer, nationaler oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Alter, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung, körperlicher oder geistiger Behinderung oder weiterer durch das Gesetz geschützter Merkmale. Toleranz und Chancengleichheit sind dabei Voraussetzung für ein gutes Arbeitsklima. Die Chancen aller unserer Mitarbeiter basieren ausschließlich auf ihren Leistungen, Fähigkeiten und Kompetenzen in Bezug auf die Anforderung des jeweiligen Arbeitsplatzes FAIRE ARBEITSBEDINGUNGEN Unsere Entgelt- und Sozialleistungen entsprechen mindestens den jeweiligen nationalen oder lokalen Standards oder Bestimmungen. Wir halten die jeweils geltenden Regelungen zu Arbeitszeit und Urlaub ein FREIE WAHL DER BESCHÄFTIGUNG Wir lehnen jegliche Form der Zwangsarbeit ab und respektieren den Grundsatz der frei gewählten Beschäftigung ARBEITNEHMERVERTRETUNGEN Das Vereinigungsrecht aller Mitarbeiter erkennen wir an. Wir arbeiten mit den jeweiligen Vertretern konstruktiv zusammen, um die Interessen unserer Mitarbeiter zu wahren. Wir respektieren im Rahmen der jeweiligen gesetzlichen Regelung das Recht auf Kollektivverhandlungen zur Regelung von Arbeitsbedingungen. Wir streben eine von gegenseitigem Vertrauen und Respekt geprägte konstruktive Zusammenarbeit an.

11 Verhaltenskodex UMGANG MIT GESCHÄFTSPARTNERN ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE GETRAG erwartet von ihren Geschäftspartnern, dass sie die in diesem Verhaltenskodex geregelten Werte und Grundsätze anerkennen. Sollte der Geschäftspartner diese Werte bereits in eigenen Richtlinien und Vorgaben aufgenommen haben, und sollten diese Richtlinien und Vorgaben inhaltlich gleichwertig sein, kann von einer gegenseitigen Anerkennung abgesehen werden. Es ist der Anspruch von GETRAG, mit ihren Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern fair und ehrlich umzugehen und langfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit zu erreichen. Wir erwarten, dass diese Geschäftspartner auch uns gegenüber die Grundsätze der Nichtdiskriminierung und der sozialen Verantwortung akzeptieren und anwenden. Auch im Verhältnis zu externen Geschäftspartnern trifft GETRAG ausschließlich Entscheidungen auf der Basis von sachgerechten Grundlagen und niemals auf der Basis von Diskriminierung oder Zwang. Um nicht gegen bestehende Wettbewerbsund Kartellgesetze zu verstoßen, respektieren wir den fairen Wettbewerb und halten uns an die entsprechenden Regeln VERHALTEN BEI GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN Wir erwarten, dass unsere Mitarbeiter bei geschäftlichen Entscheidungen ausschließlich im Interesse der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern handeln und private Interessen hierbei zurückstellen. Insbesondere bei Geschäften mit Lieferanten und Dienstleistern müssen die vorgegebenen Prozesse eingehalten werden. Die Entscheidungen fallen auf der Basis von objektiven und nachvollziehbaren Kriterien. Unsere Mitarbeiter lassen sich bei ihren geschäftlichen Entscheidungen nicht dadurch beeinflussen und bestechen, dass sie unerlaubte Vorteile annehmen oder sogar fordern. Als unerlaubte Vorteile in diesem Sinne sind alle Geldzahlungen, Anreize sowie auch Geschenke und Begünstigungen anzusehen, die einen Wert darstellen und die im Hinblick auf Anlass, Häufigkeit und Ausgestaltung als unangemessen zu beurteilen sind. Im Rahmen von regelmäßigen Geschäftskontakten sind Gelegenheitsgeschenke von lediglich symbolischem Wert oder Einladungen zu Essen oder Veranstaltungen durchaus üblich. Bei der Entscheidung über die Annahme oder der Gewährung solcher Gelegenheitsgeschenke gehen wir zurückhaltend vor, berücksichtigen den jeweiligen geschäftlichen Anlass und befolgen immer die Gesetze des jeweiligen Landes. GETRAG wird hierzu nachgelagerte Regelungen mit weiteren Detaillierungen bekannt geben.

12 10 Verhaltenskodex UMGANG MIT BEHÖRDEN UND AMTSTRÄGERN In unserem Umgang mit Behörden und Amtsträgern handeln wir stets ehrlich und transparent. Jegliche Beeinflussung und Bestechung von Amtsträgern, die z.b. durch direkte oder indirekte Zahlungen oder Gewährungen sonstiger Zuwendungen stattfinden, sind nicht zulässig VERMEIDUNG VON INTERESSENSKONFLIKTEN INTERESSENSKONFLIKTE AUS NEBENTÄTIGKEITEN Wir respektieren und kennen das Recht aller Mitarbeiter an, außerberuflichen Aktivitäten nachzugehen, die rein privater Natur sind, nicht im Widerspruch zu den Interessen von GETRAG stehen, oder die Mitarbeiter einschränken, ihren beruflichen Verpflichtungen in vollem Umfang nachzukommen. Nebentätigkeiten bei Gesellschaften, die mit GETRAG im Wettbewerb stehen oder mit denen GETRAG eine ständige Geschäftsbeziehung unterhält, sind der jeweiligen Führungskraft und der Personalabteilung mitzuteilen und zu genehmigen. Diese Anzeigepflicht ist davon unabhängig, ob die Nebentätigkeit entgeltlich oder unentgeltlich erfolgt. Gleiches gilt auch für eine selbständige Nebentätigkeit bei diesen Gesellschaften BETEILIGUNG AN DRITTUNTERNEHMEN Ein Interessenskonflikt kann auch dadurch entstehen, dass Mitarbeiter sich direkt oder indirekt an einem Wettbewerbsunternehmen oder an einem Unternehmen, mit dem GETRAG in ständiger Geschäftsbeziehung steht, beteiligen. Dies gilt insbesondere, wenn durch die Beteiligung die Möglichkeit besteht, auf diese Gesellschaften Einfluss auszuüben. In diesem Falle ist die finanzielle Beteiligung, die wir oder auch ein direkter Familienangehöriger an solchen Gesellschaften halten, der Personalabteilung anzuzeigen. Gleiches gilt auch, wenn bei derartigen Gesellschaften Leitungs- oder Beratungstätigkeiten ausgeübt werden INTERESSENSKONFLIKTE BEI NUTZUNG GESCHÄFTLICHER BEZIEHUNGEN FÜR PRIVATAUFTRÄGE Mitarbeiter von GETRAG dürfen keine privaten Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen sie auch im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit für GETRAG zu tun haben, wenn dadurch Preis- und sonstige Vorteile entstehen könnten.

13 Verhaltenskodex DATENSCHUTZ 1.7. UMGANG MIT INFORMATIONEN Uns ist die hohe Bedeutung der uns anvertrauten Daten unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner bekannt und wir schützen diese Daten durch einen sorgfältigen Umgang und Einsatz von technischen und geeigneten organisatorischen Maßnahmen. Wir verpflichten uns die Verwendung von personenbezogenen Daten für die Betroffenen transparent zu machen, hierrüber jederzeit Auskunft zu geben und die Rechte der Betroffenen auf Widerspruch oder Löschung zu wahren INFORMATIONSSICHERHEIT Die Sicherheit aller Informationen ist für uns von besonderer Bedeutung. Daher befolgen wir sämtliche anwendbaren Gesetze und sonstigen Vorschriften zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Wir schützen unsere eigenen Unternehmensinformationen und Informationen unserer Geschäftspartner genauso wie personenbezogene Daten mit allen zur Verfügung stehenden und angemessenen technischen und organisatorischen Mitteln vor einem unberechtigten Zugang, vor einer unbefugten oder missbräuchlichen Verwendung und vor einem Verlust oder vorzeitiger Vernichtung VERTRAULICHKEIT UND VERSCHWIEGENHEIT Alle Informationen, die wir bei der Ausübung unserer Tätigkeit über unser Unternehmen und über unsere Geschäftspartner erhalten und soweit sie noch nicht öffentlich bekannt gemacht wurden, werden von uns nicht zu unserem finanziellen oder sonstigen persönlichen Vorteil benutzt. Sämtliche vertrauliche Informationen dürfen grundsätzlich nicht nach Außen kommuniziert werden. Interne Dokumente sind vor fremden Einblicken zu schützen. Die Verpflichtung, Vertraulichkeit und Verschwiegenheit zu wahren, gilt nicht nur für die Zeit des aktiven Arbeitsverhältnisses, sondern auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus weiter.

14 12 Verhaltenskodex UMGANG MIT INSIDERINFORMATIONEN ÜBER GESCHÄFTSPARTNER Wir respektieren die strengen Regeln zu Insiderinformationen und verpflichten uns, für eigene oder fremde Rechnung keine Insiderpapiere zu erwerben, zu veräußern oder erlangte Insiderinformationen an einen Dritten weiterzugeben UMGANG MIT UNTERNEHMENSEIGENTUM Wir verpflichten uns, bei der Nutzung von GETRAG Eigentum mit diesem sorgsam und pfleglich umzugehen. Sofern nicht anderweitig festgelegt, ist das Unternehmenseigentum von GETRAG nur für die Nutzung im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit bestimmt. Einen besonderen Schutz erbringen wir für unsere Erfindungen, Patente, Nutzungsrechte, Marken etc., da sie für die weitere Entwicklung und Marktstellung von GETRAG von besonderer Bedeutung sind UMWELTSCHUTZ, SICHERHEIT, GESUNDHEIT UND QUALITÄT UMWELTSCHUTZ Der Schutz der Umwelt hat für GETRAG eine hohe Priorität. Wir haben die gemeinsame Verantwortung, alle Produkte und Prozesse bei GETRAG umweltgerecht zu gestalten und uns entsprechend zu verhalten. Alle gesetzlichen, behördlichen und internen Vorgaben zum Umweltschutz halten wir strikt ein. Verursachte Umweltschäden melden wir umgehend an die zuständigen Stellen.

15 Verhaltenskodex SICHERHEIT UND GESUNDHEIT Die Arbeitssicherheit und die Gesundheit hat für uns eine hohe Priorität. Für uns ist es eine Verpflichtung, das Arbeitsumfeld sicher und gesundheitsorientiert zu gestalten. Jeder einzelne Mitarbeiter trägt eine Mitverantwortung, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen und Unfallgefahren vorzubeugen. Wir tragen zur Sicherheit und Gesundheit bei, indem wir alle relevanten Vorschriften und Arbeitsanweisungen befolgen und die gesetzlich geforderten Schutzausrüstungen verwenden QUALITÄT Höchste Qualität und deren ständige Verbesserung sind die Grundlage für unser Wachstum und für den nachhaltigen Erfolg von GETRAG. Durch die ständige Verbesserung unserer Produkte und Prozesse sichern wir unseren Erfolg und erfüllen die in uns gesetzten Erwartungen unserer Kunden und sonstiger Geschäftspartner FRAGEN ZUM VERHALTENSKODEX UND MELDUNG VON UNREGEL MÄSSIGKEITEN Das Management von GETRAG unterstützt weltweit die Kommunikation über den Verhaltenskodex und setzt sich für die Implementierung ein. Verhaltensregeln machen nur dann Sinn, wenn auch Verstöße gegen sie in angemessener Art und Weise geahndet werden. Dies setzt voraus, dass Verstöße gegen den Verhaltenskodex bekannt werden. Sofern Sie ein mögliches Fehlverhalten erkennen, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten, um Ihnen die notwendige Hilfestellung zu geben. Scheidet dieser Weg im Einzelfalle für Sie aus, können Sie Hinweise auf mögliches Fehlverhalten auch telefonisch oder per geben. Alle gegebenen Informationen werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Wir geben Ihnen ausdrücklich die Zusicherung, dass Ihnen keine negativen Konsequenzen oder Repressalien entstehen werden, wenn Sie Hinweise auf Verstöße gegen den Verhaltenskodex, gegen Gesetze oder Richtlinien geben werden, sofern Sie nicht selbst gegen diese geltenden Verhaltensregeln verstoßen haben. Ihre Führungskraft und die Compliance Organisation stehen Ihnen für Fragen und Ihre Hinweise zur Verfügung. Details zur Compliance Organisation und zu speziellen Telefonnummern oder -Adressen werden in einer gesonderten Anlage zu diesem Verhaltenskodex mitgeteilt und aktualisiert. Der Verhaltenskodex enthält viele Aussagen darüber, wie wir arbeiten wollen. Für Fragen der Anwendung und Auslegen des Verhaltenkodexes wenden Sie sich zuerst an die jeweilige Führungskraft. Darüber hinaus steht den Mitarbeitern die GETRAG Compliance Organisation als Ansprechpartner zur Verfügung.

16 14 UnternehmenS Politik zu Qualität 2.2. QUALITÄT OHNE KOMPROMISSE Wir gehen bei der Qualität unserer Produkte, Dienstleistungen und Prozesse keine Kompromisse ein. Das heißt, Qualität hat für uns Vorrang und dann erfüllen wir die Anforderungen des Kunden zum günstigsten Preis. 2. UNTERNEHMENS POLITIK ZU QUALITÄT 2.1. PRÄAMBEL Unter Bezugnahme auf den Verhaltenskodex legt diese Qualitätsrichtlinie die Grundlagen für das Qualitätssystem bei GETRAG fest. Alle Mitarbeiter in unserem Unternehmen sind für die Qualität verantwortlich. Diese Richtlinie unterstützt die Erfüllung der maßgeblichen Audit-Standards KUNDENERWARTUNGEN ERFÜLLEN ODER ÜBERTREFFEN Unser Ziel ist es, Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und zu liefern, die die Erwartungen des Kunden erfüllen oder übertreffen. Das Erreichen des Qualitätsniveaus muss in enger Zusammenarbeit mit und Anpassung an den Kunden erfolgen. Dies bildet die Grundlage unserer Qualitätsplanung NULL-FEHLER-KONZEPT Wir streben danach, über den gesamten Wertstrom hinweg konsequent fehlerfreie Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, herzustellen und an unsere Kunden zu liefern. Wir richten uns nach dem Grundsatz der Vermeidung anstatt der Entdeckung.

17 UnternehmenSPolitik zu Qualität KONTINUIERLICHE VERBESSERUNGEN Wir setzen durch die Anwendung des GETRAG Qualitätsbetriebssystems (Quality Operating System - GQOS) kontinuierliche Verbesserungen in unserem gesamten Unternehmen um. GQOS ist eine Methode zur Einhaltung der Grundsätze des Messens, der Analyse, Verbesserung und Kontrolle. Dies wird durch die funktionsübergreifende Umsetzung und Einhaltung von Qualitäts- und Produktivitätsverbesserungsplänen (Quality and Productivity Improvement Plans - QPIP) erzielt EINHALTUNG DES INTEGRIERTEN MANAGEMENTSYSTEMS VON GETRAG Außer im Falle von Abweichungen aufgrund der Joint Venture Agreements befolgen wir das Integrierte Managementsystem von GETRAG indem wir die darin enthaltenen Richtlinien, Prozesse, Standards und der zugehörigen Anleitungen beachten mit dem Ziel, bei allem, was wir tun, nachhaltige Qualität zu erzielen MESSSYSTEM Wir setzen ein umfassendes Messsystem ein, das es uns ermöglicht, die Leistung von Produkten und Prozessen zu ermitteln, Korrekturmaßnahmen umzusetzen und deren Wirksamkeit zu überprüfen SCHULUNGEN, KOMPETENZEN, VERHALTENSWEISEN Wir stellen sicher, dass alle Mitarbeiter von GETRAG geeignete Schulungen erhalten, damit sie die erforderlichen und maßgeblichen Kompetenzen und Verhaltensweisen entwickeln können AUDITS Wir führen regelmäßige Audits des Integrierten Managementsystems von GETRAG durch, um die Konformität mit externen und internen Anforderungen und deren Einhaltung zu überprüfen. Die Ergebnisse der Audits werden für die kontinuierliche Verbesserung des gesamten Systems verwendet.

18 16 UnternehmenS Politik zu Nachhaltigkeit 3.2. ARBEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZ Die körperliche Unversehrtheit aller unserer Anspruchsgruppen (Stakeholder, bspw. Arbeitnehmer, Zulieferer und Besucher) hat bei GETRAG höchste Priorität. Wir haben uns daher verpflichtet, die Null-Toleranz-Strategie auf die Gefährdung der Gesundheit und Arbeitssicherheit anzuwenden, um den Arbeits- und Gesundheitsschutz unserer Mitarbeiter zu gewährleisten. Wir schaffen und pflegen eine ausgezeichnete, sichere und ergonomische Arbeitsumgebung UMWELTSCHUTZ 3. UNTERNEHMENS POLITIK ZU NACHHALTIGKEIT Das Unternehmen hat sich dem verantwortungsbewussten Einsatz von natürlichen Ressourcen sowie der Vermeidung und Reduzierung von Umweltbelastungen wie Emissionen, Energie- und Wasserverbrauch oder Abfällen verpflichtet und dazu, die Umwelt nicht zu gefährden PRÄAMBEL Unter Bezugnahme auf den Verhaltenskodex enthält die Nachhaltigkeitsrichtlinie von GETRAG Leitlinien zur Unternehmenspolitik für die Bereiche Umwelt und Energie, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie gesellschaftliche Verantwortung. Wir erwarten, dass alle Mitarbeiter die Grundsätze dieser Richtlinie akzeptieren und einhalten. Sie unterstützt die Erfüllung der maßgeblichen Audit-Standards. GETRAG hat sich verpflichtet, bei allen Aktivitäten nach Nachhaltigkeit zu streben, um ein ausgewogenes Verhältnis der Aspekte Wirtschaft, gesellschaftliche Verantwortung, Umweltschutz, Energieeffizienz und Arbeits- und Gesundheitsschutz zu erzielen.

19 UnternehmenS Politik zu Nachhaltigkeit FOKUS AUF NACHHALTIGKEIT GETRAG entwickelt und stellt seine Produkte her bzw. kauft seine Materialien und Dienstleistungen mit starkem Fokus auf Nachhaltigkeit ein COMPLIANCE UND TRANSPARENZ Das Unternehmen hat sich verpflichtet, die gesetzlichen oder andere Vorschriften in den einzelnen Ländern einzuhalten und in dieser Hinsicht als Mindeststandard völlige Transparenz zu gewährleisten. Das Unternehmen wird aber immer versuchen, den Standard zu übertreffen. Wir respektieren unter anderem die folgenden Rahmenvereinbarungen und Übereinkommen: Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der UN ILO Kernarbeitsnormen ILO Erklärung über die grundlegenden Prinzipien und Rechte bei der Arbeit OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen Die Rechenschaftspflicht und die Transparenz dieser Richtlinie werden durch regelmäßige Prüfungen, staatliche Kontrollmaßnahmen, Managementbewertungen und Nachhaltigkeitsberichte gewährleistet KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG Das Unternehmen hat sich der kontinuierlichen Verbesserung des Umweltschutzes, der Energieeffizienz, des Arbeits- und Gesundheitsschutzes und der gesellschaftlichen Verantwortung verschrieben. Wir haben uns verpflichtet, unser zertifiziertes Managementsystem an allen Standorten umzusetzen, zu pflegen und kontinuierlich zu verbessern unter besonderer Beachtung der gesellschaftlichen Verantwortung, Umwelt, Energie und des Arbeits- und Gesundheitsschutzes SCHULUNGEN UND BEWUSSTSEIN Das Unternehmen hat sich verpflichtet, unsere Mitarbeiter, unsere Geschäftspartner und maßgebliche Dienstleister mit einzubeziehen, zu informieren und entsprechend zu schulen MENSCHENRECHTE Wir respektieren die Würde aller Menschen und unterstützen die Einhaltung international anerkannter Menschenrechte. Wir lehnen alle Formen des physischen, sexuellen, psychologischen oder verbalen Missbrauchs unserer Mitarbeiter ab. Wir respektieren die Meinungsfreiheit und die Freiheit der Meinungsäußerung.

20 18 UnternehmenS Politik zu Nachhaltigkeit FAIRE ARBEITSBEDINGUNGEN 3.9. RECHTE VON KINDERN Wir verurteilen die Kinderarbeit und respektieren die Rechte von Kindern. Wir halten die anwendbaren Gesetze und Vorschriften in Bezug auf das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung oder Arbeit ein. Unsere Vergütungen und Sozialleistungen entsprechen mindestens internationalen, nationalen und regionalen gesetzlichen Bestimmungen oder entsprechenden Vereinbarungen. Wir halten alle anwendbaren Bestimmungen bezüglich Arbeitszeit und Urlaub ein FREIE WAHL DES ARBEITSPLATZES Wir lehnen alle Arten von Zwangsarbeit ab und körperliche Misshandlung als Disziplinarmaßnahme wird von uns nicht toleriert. Wir respektieren den Grundsatz der freien Wahl des Arbeitsplatzes SCHUTZ GEGEN DISKRIMINIERUNG UND ANDERE BEHINDERUNGEN Unser Umgang miteinander ist durch Respekt und Toleranz gekennzeichnet und ist frei von Diskriminierung oder Belästigung aufgrund von Geschlecht, Rasse, ethnischen, Nationalität oder Klasse, Alter, Religion, politischer oder sexueller Orientierung, körperlicher oder geistiger Behinderung oder anderer gesetzlich geschützter Merkmale. Toleranz und Chancengleichheit sind Voraussetzungen für eine angenehme Arbeitsumgebung. Alle Arten des physischen, sexuellen, psychologischen oder verbalen Missbrauchs unserer Mitarbeiter und Geschäftspartner werden von uns nicht toleriert.

21 UnternehmenS Politik zu Nachhaltigkeit KOALITIONSFREIHEIT UND KOLLEKTIVVERHANDLUNGEN Das Recht unserer Mitarbeiter auf Koalitionsfreiheit erkennen wir an und respektieren wir. Wir werden mit anerkannten Vertretern konstruktiv zusammenarbeiten, um die Interessen unserer Mitarbeiter zu fördern Innerhalb des Rahmens der entsprechenden gesetzlichen Vorschriften respektieren wir das Recht auf Kollektivverhandlungen zur Beilegung von Streitfällen in Bezug auf Arbeitsbedingungen und arbeiten konstruktiv mit gegenseitigem Vertrauen und Respekt zusammen BEZIEHUNG MIT UNSEREN ANSPRUCHSGRUPPEN Wir respektieren, berücksichtigen und reagieren auf die Interessen unserer Anspruchsgruppen (Stakeholder). Wir haben uns verpflichtet, unsere Anspruchsgruppen in unser Streben nach besserer gesellschaftlicher Verantwortung, Energieeffizienz sowie besserem Umwelt- und Arbeits- und Gesundheitsschutz mit einzubeziehen und sie darüber zu informieren UMSETZUNG UND VERANTWORTUNG Die Verantwortung für die Umsetzung der Nachhaltigkeitsrichtlinie liegt bei den Führungskräften in den Geschäftsbereichen und an den Standorten des Unternehmens. Alle Mitarbeiter sind für die Einhaltung dieser Richtlinie und für aktive Beiträge zu deren Erfolg verantwortlich. Wir ermutigen unsere Geschäftspartner in der gesamten Lieferkette, ähnliche Anforderungen und Richtlinien anzunehmen und umzusetzen. Wir wollen Geschäftspartner ermitteln und verwenden, die ihre Geschäft nach Standards abwickeln, die diesen Grundlagen entsprechen. Mitarbeiter, die glauben, dass ein Verstoß gegen diese Richtlinie vorliegt, sollten diesen über die bestehenden Wege melden, diese sind von Region zu Region verschieden. Wir werden angemessene Maßnahmen zur Nachverfolgung dieser Meldungen ergreifen. Gegen Mitarbeiter, die Verstöße melden oder bei einer Untersuchung eines Verstoßes, der von jemand anderem gemeldet wurde, mitwirken, werden keine Vergeltungsmaßnahmen ergriffen.

22 20 Richtlinie zur Handhabung von Informationen 4.2. INFORMATIONSSICHERHEIT 4. RICHTLINIE ZUR HANDHABUNG VON INFORMATIONEN 4.1. PRÄAMBEL Unter Bezugnahme auf den Verhaltenskodex sind in dieser Richtlinie zum Umgang mit Informationen die Grundlagen zur Handhabung von Daten und Hardware bei GETRAG dargelegt. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie die Grundsätze dieser Richtlinie akzeptieren und einhalten. Das Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, alle Daten des Unternehmens zu schützen und gewährt den Zugang zu Informationen nur Personen mit entsprechender Berechtigung (Vertraulichkeit). Wir haben es uns auch zum Ziel gesetzt, die Richtigkeit und Vollständigkeit unserer Informationen stets zu gewährleisten (Integrität) und sicherzustellen, dass die Informationen zugänglich und brauchbar sind (Verfügbarkeit). Damit werden alle Aspekte des Lebenszyklus von Informationen von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Übertragung und Speicherung abgedeckt. Informationen werden nach dem Globalen Informationsstandard (GIS) in vier Kategorien eingestuft: Öffentlich Geschützt (oder intern) Vertraulich Geheim. Je nach der Einstufung der Informationen gelten die entsprechenden, im GIS definierten Sicherheitsmaßnahmen. Weitere Informationen zu spezifischen Sicherheitsanforderungen und den anwendbaren Richtlinien sind in den Leitlinien zur IT-Sicherheit, den Globalen Informationsstandards (GIS) und den länderspezifischen Datenschutzleitlinien beschrieben.

23 Richtlinie zur Handhabung von Informationen DATENSCHUTZ Das Unternehmen räumt dem Schutz persönlicher Daten Priorität ein. Wir erkennen an, dass bestimmte persönliche Daten im Unternehmen für das tägliche Geschäft erforderlich sind. Alle sensiblen persönlichen Daten (wie Kontonummern, Verdienst und sonstige besondere persönliche Daten) müssen mit größter Sorgfalt behandelt und der Zugriff und die Verteilung beschränkt werden. Das Unternehmen wird alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um die Gefahr eines unbefugten Zugriffs auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Bei der Arbeit im Ausland müssen sich die Mitarbeiter mit den länderspezifischen Datenschutzgesetzen vertraut machen und sich darauf beziehen, da es große Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern gibt INFORMATIONSAUSTAUSCH UND SPEICHERUNG Das Unternehmen und seine Mitarbeiter werden die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten oder vereinbarten Kommunikationswege für den Austausch der Informationen des Unternehmens verwenden und darauf achten, mit wem wir Informationen austauschen. Die Informationen des Unternehmens werden auf von GETRAG zur Verfügung gestellten Speicherlösungen gespeichert ZUGRIFFSSCHUTZ UND VERMEIDUNG VON DIEBSTÄHLEN Das Unternehmen und seine Mitarbeiter werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um unsere Gebäude, Informationssysteme, Ausrüstung und Infrastruktur sowie persönliches Eigentum vor unbefugtem Zugriff zu schützen SCHADSOFTWARE / COMPUTERVIREN Schadsoftware / Computerviren stellen weiterhin eine Gefahr für unser Unternehmen dar. Das Unternehmen unternimmt Schritte, um Eingriffe in und die Korruption unserer Daten zu verhindern. Wenn Sie ein abnormales oder verdächtiges Verhalten an einem IT-Gerät feststellen, melden Sie das bitte sofort dem GETRAG Service Desk.

24 22 Richtlinie zu Geschäften mit Dritten 5.2. KUNDEN Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit für den Umgang mit Kunden liegt beim Vertrieb und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. 5. RICHTLINIE ZU GESCHÄFTEN MIT DRITTEN In den Phasen der Bestimmung von neuen Technologien oder während der Programmentwicklung, der Lieferung oder nach Ablauf der Garantiefrist haben die Abteilungen Engineering, Qualitätssicherung, die Werke und möglicherweise auch andere Funktionen Kontakt mit dem Kunden. Wir müssen sicherstellen, dass wir die in der DoA festgelegten Rollen und Befugnisse respektieren, das Unternehmen niemals kompromittieren, ordnungsgemäß geschult werden, wenn wir aktiv mit Kunden umgehen und dass der Vertrieb immer mit Informationen auf dem Laufenden gehalten wird und die Gelegenheit erhält, den Informationsfluss von und zum Kunden zu überwachen und zu steuern PRÄAMBEL Unter Bezugnahme auf den Verhaltenskodex wird in dieser Richtlinie zu Geschäften mit Dritten dargelegt, wer bei GETRAG für den Umgang mit unseren externen Geschäftspartnern und anderen Anspruchsgruppen (Stakeholder) verantwortlich ist. Vertragliche Vereinbarungen und andere förmliche Verpflichtungen können nur von Personen getroffen werden, die dazu bevollmächtigt sind. Die Bevollmächtigung wird in der Richtlinie zur Vertretungsvollmacht (PoA) festgelegt. Interne Genehmigungen werden durch die Richtlinie zur Genehmigungskompetenz (DoA) geregelt. Wir erwarten, dass alle Mitarbeiter die Grundsätze dieser Richtlinien akzeptieren und einhalten und die zuständige Stelle bei Bedarf unterstützen. Dies ermöglicht uns den einheitlichen und professionellsten Umgang mit unseren Geschäftspartnern und externen Anspruchsgruppen und gewährleistet die bestmögliche Qualität und den größten Nutzen beim Umgang mit den externen Anspruchsgruppen.

25 Richtlinie zu Geschäften mit Dritten BANKEN UND FINANZINSTITUTE Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit für den Umgang mit unseren Banken und Finanzinstituten liegt bei der Finanzabteilung und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern LIEFERANTEN IM ALLGEMEINEN Die Hauptzuständigkeit und -verantwortung für den Umgang mit unseren Lieferanten liegt beim Einkauf und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. In den Phasen der Bestimmung von neuen Technologien oder während der Programmentwicklung, in der Lieferphase oder nach Ablauf der Garantiefrist haben die Abteilungen Engineering, Qualitätssicherung, Produktion und möglicherweise auch andere Funktionen des Unternehmens Kontakt mit dem Lieferanten. Wir müssen sicherstellen, dass wir die in der DoA festgelegten Rollen und Befugnisse respektieren, das Unternehmen niemals kompromittieren, ordnungsgemäß geschult werden, wenn wir aktiv mit Lieferanten umgehen und dass der Einkauf stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten wird und die Gelegenheit erhält, den Informationsfluss von und zum Lieferanten zu überwachen und zu steuern. Bei der Verhandlung von neuen Finanzverträgen kann es sein, dass andere Funktionen im Unternehmen mit den Banken oder Finanzinstituten in Kontakt kommen. Wir müssen sicherstellen, dass wir die in der DoA und anderen relevanten Vereinbarungen zur Finanzierung festgelegten Rollen und Vollmachten respektieren und dass die Finanzabteilung stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten wird und die Gelegenheit erhält, den Informationsfluss von und zu den Banken oder Finanzinstituten zu überwachen und zu steuern. Wir werden keine Einkäufe einzeln tätigen oder Verpflichtungen mit Lieferanten eingehen, außer dies wurde ausdrücklich gestattet oder im Notfall wie in unseren Notfallmaßnahmen beschrieben.

26 24 Richtlinie zu Geschäften mit Dritten 5.5. VERSICHERUNGEN Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit für den Umgang mit Versicherungsfirmen liegt bei der Versicherungsabteilung des Unternehmens beziehungsweise bei den lokalen Verantwortlichen für die Versicherungen in anderen Abteilungen und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. Bei der Verhandlung von neuen Versicherungsverträgen oder bei der Abwicklung von tatsächlichen oder möglichen Versicherungsfällen kann es sein, dass andere Funktionen im Unternehmen in Kontakt mit den Versicherungsfirmen kommen. Wir müssen sicherstellen, dass die Versicherungsabteilung stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten wird und die Gelegenheit erhält, den Informationsfluss zu den Versicherungsfirmen zu überwachen und zu steuern PERSONAL Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit für den Umgang mit allen externen Personalangelegenheiten liegt bei der Abteilung Human Resources und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. Es ist klar, dass die meisten von uns in Personalangelegenheiten mit der Außenwelt zu tun haben, vor allem während der Einstellungsphase. Wir müssen sicherstellen, dass wir die Rollen und Vollmachten, die in der DoA festgelegt sind, respektieren und dass die Personalabteilung stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten wird und die Gelegenheit erhält, den Informationsfluss zu Personen außerhalb des Unternehmens oder Firmen oder Institutionen, die Personalfragen handhaben, zu überwachen und zu steuern PRESSE UND ANDERE ÖFFENTLICHE EINRICHTUNGEN Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit für den Umgang mit allen Presse- oder anderen öffentlichen Angelegenheiten liegt bei der Abteilung Unternehmenskommunikation (Corporate Communications) und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. Es ist klar, dass viele von uns an Presse- oder anderen öffentlichen Angelegenheiten beteiligt sind. Dazu gehört auch unser privater Austausch per oder über soziale Medien. Wir müssen sicherstellen, dass wir das Unternehmen niemals kompromittieren, ordnungsgemäß geschult werden, wenn wir den Kontakt mit der Presse oder öffentlichen Einrichtungen erwarten und dass die Abteilung Unternehmenskommunikation (Corporate Communications) stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten wird und die Gelegenheit erhält, den Informationsfluss zur Presse oder anderen öffentlichen Einrichtungen zu überwachen und zu steuern.

27 Richtlinie zu Geschäften mit Dritten RECHTSANGELEGENHEITEN 5.8. QUALITÄTSSICHERUNG UND AUDITSTELLEN Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit für den Umgang mit Qualitätssicherungs- und Auditstellen liegt bei der Abteilung Unternehmensweite Qualitätssicherung bzw. Interne Revision, der Finanzund Steuerabteilung und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. Es ist klar, dass viele von uns an Audits und Prüfungen (z.b. ISO Normen, Prüfung des Jahres-abschlusses, Steuerprüfung) und anderen externen Angelegenheiten der Qualitätssicherung beteiligt sein werden. Wir müssen sicherstellen, dass wir das Unternehmen niemals kompromittieren, ordnungsgemäß geschult werden, wenn wir erwarten, dass wir aktiv an Audits beteiligt sein werden und dass die Abteilungen Unternehmensweite Qualitätssicherung bzw. Interne Revision, die Finanzund Steuerabteilung stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten werden und die Gelegenheit erhalten, den Informationsfluss zur Presse oder anderen öffentlichen Einrichtungen zu überwachen und zu steuern. Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit bei Rechtsangelegenheiten liegt bei der Finanzabteilung, der Rechtsabteilung und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. Es ist klar, dass viele von uns an externen Rechtsangelegenheiten beteiligt sein werden. Wir müssen sicherstellen, dass wir das Unternehmen niemals kompromittieren, ordnungsgemäß geschult werden, wenn wir die aktive Mitwirkung an Rechtsangelegenheiten erwarten und dass die Finanz- und Rechtsabteilung stets mit Informationen auf dem Laufenden gehalten werden und die Gelegenheit erhalten, den Informationsfluss in Rechtsangelegenheiten zu überwachen und zu steuern. Die in den Richtlinien Gesetzliche Übereinstimmung und DoA aufgeführten Bestimmungen gelten ebenfalls BEHÖRDEN Die Hauptverantwortung und -zuständigkeit beim Umgang mit Behörden liegt bei der entsprechenden Funktion und beim Vorstand der entsprechenden Gesellschaft von GETRAG und ihren Joint Venture Partnern. Wir werden mit Behörden so professionell wie möglich umgehen.

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