Webportal Nutzerhandbuch

Transkript

1 Stand Februar 2017

2 Blatt 1/16 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Firma registrieren & Passwort festlegen Mein Account Passwort ändern Passwort vergessen Benutzerkontenübersicht / Löschen von Benutzerkonten Benutzerkonto hinzufügen Benutzerkonten löschen Administrator Nutzer Ausweiskontingente Ausweisbeantragung Statusanzeige Kontakt... 17

3 Blatt 2/16 1 Allgemeines Das Webportal dient der Beantragung von Flughafenausweisen für Firmen, die für ihre Tätigkeit am Flughafen Frankfurt einen Flughafenausweis benötigen. Um das Webportal nutzen zu können, ist vorab eine Registrierung auf der Seite: notwendig. Grundsätzlich sollte im Webportal (auch beim Anmelden) auf die Funktion copy & paste verzichtet werden. 2 Firma registrieren & Passwort festlegen Um das Webportal nutzen zu können, muss zunächst eine einmalige Registrierung erfolgen. Für jedes Unternehmen kann nur eine autorisierte Person diese Registrierung vornehmen. Hierzu öffnen Sie den unter Punkt 1 Allgemeines genannten Link, so dass folgendes Bild erscheint: Durch das Anklicken des Feldes Hier können Sie sich dauerhaft registrieren öffnet sich die folgende Seite:

4 Blatt 3/16 Die Person, die hier als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner angegeben wird, wird automatisch als Administrator angelegt. Durch das Berühren der Informationsfelder erhalten Sie wichtige Hinweise zum Ausfüllen des entsprechenden Feldes. Der Firmenname muss der Angabe im Gewerbeschein entsprechen. Beim Ausfüllen der Datumsfelder beachten Sie bitte, dass unter bis der eingetragen werden muss, wenn die Tätigkeit unbegrenzt ist

5 Blatt 4/16 Die Zulassungsart wird für die Zuordnung der Ausweiskontingente benötigt. Der Auftraggeber oder die Auftraggeberin wird für die Zuordnung der Ausweiskontingente benötigt Zusätzlich erforderlich, wenn Auftraggeber Fraport AG. Der Handlungsbevollmächtigte oder die Handlungsbevollmächtigte bestätigt die vorgenannten Firmendaten und die Unterschriftsberechtigten.

6 Blatt 5/16 Wenn Sie alle Felder ausgefüllt, die Verpflichtungserklärung gelesen, das entsprechende Häkchen gesetzt und auf den Button Zustimmen geklickt haben, werden Sie auf die nächste Seite geleitet, auf der Sie Ihre Angaben nochmals prüfen können.

7 Blatt 6/16 Sobald Sie den Antrag abschicken, werden Ihre Daten übertragen und Sie erhalten eine E- Mail mit der PDF-Datei Ihres Antrages zur Firmenregistrierung. Zusätzlich können Sie die PDF-Datei direkt öffnen.

8 Blatt 7/16 Hier können Sie Ihren Firmenantrag direkt als PDF-Datei öffnen Drucken Sie den Antrag zur Firmenregistrierung bitte aus und senden ihn mit allen Unterschriften als Scan an Für Firmen, die bereits im Servicecenter Flughafenausweise mit einer Firmennummer registriert sind, benötigen wir ebenfalls das aktualisierte Firmendatenblatt mit allen Unterschriften. Per erhalten Sie Ihre persönliche 10-stellige Zugangsnummer, mit der Sie sich beim Webportal mit Ihrem Passwort, das Sie bei der Registrierung angegeben haben, anmelden können.

9 Blatt 8/16 3 Mein Account 3.1 Passwort ändern Unter dem Punkt Passwort ändern können Sie sich jederzeit ein neues Passwort vergeben. 3.2 Passwort vergessen

10 Blatt 9/16 Durch klicken auf Passwort vergessen werden Sie sofort weitergeleitet und können nach der Eingabe Ihrer Zugangsnummer und Ihrer Adresse ein neues Passwort anfordern. Wenn Sie diese Felder ausgefüllt haben, erhalten Sie umgehend eine mit einem Link und einem neuen Passwort mit dem Sie sich sofort wieder anmelden können. Wir empfehlen dieses Passwort anschließend sofort wieder zu ändern (s. 3.1). 3.3 Benutzerkontenübersicht / Löschen von Benutzerkonten Jeder Webportalnutzer kann unter Benutzerkontenübersicht seine eigenen Daten verwalten / ändern.

11 Blatt 10/ Benutzerkonto hinzufügen Administratoren können weitere Nutzer anlegen. Klickt man nach der Anmeldung unter dem Reiter Mein Account auf das Feld Benutzerkonto hinzufügen, so erhält man die Möglichkeit durch Angabe des Namens und der Adresse einen weiteren Nutzer anzulegen. Dieser kann als normaler Nutzer oder Administrator angelegt werden. Für weitere Nutzer den Vorgang wiederholen.

12 Blatt 11/16 Hier besteht die Möglichkeit dem neuen Nutzer einen Administrator- oder einen normalen Zugang anzulegen. 3.5 Benutzerkonten löschen Personen, die als Administrator im Webportal hinterlegt sind, können andere Administratoren oder Nutzer inkl. deren Ausweisanträge über den Punk Benutzerkontenübersicht löschen, indem sie auf das X klicken. Dies soll insbesondere dann erfolgen, wenn ein Administrator / Nutzer das Unternehmen verlassen hat oder in einer anderen Funktion tätig ist. Sollte der einzige Administrator das Unternehmen (vorübergehend) verlassen haben, besteht die Möglichkeit über Fr. Kirstin Kraft oder Hrn. Maximilian Michl einen neuen Administrator anlegen zu lassen. Dies muss schriftlich durch eine im Servicecenter Flughafenausweise als zeichnungsberechtigt hinterlegte Person erfolgen 3.6 Administrator Als Administrator hat man die Möglichkeit andere Nutzer seiner Firma hinzuzufügen oder auch zu löschen (sollte ein Kollege das Unternehmen verlassen haben oder in einer anderen Funktion tätig sein). Die Vorgehensweise hierzu ist unter 3.3 und 3.4 beschrieben. In der Statusanzeige werden alle Anträge angezeigt, die in der Firma von allen Nutzern gestellt wurden.

13 Blatt 12/ Nutzer Ein normaler Nutzer kann nur sein eigenes Konto verwalten. Die Vorgehensweise hierzu ist unter 3.3 beschrieben. In der Statusanzeige werden nur die Anträge angezeigt, die der Nutzer selbst gestellt hat. 3.8 Ausweiskontingente Hier können Sie die für Ihre Firma hinterlegten Ausweiskontingente einsehen. Bitte beachten Sie dass die Zahlen nicht den noch verfügbaren Kontingenten entsprechen. 4 Ausweisbeantragung Zum Beantragen von Flughafenausweisen klicken Sie bitte auf den Reiter Ausweisbeantragung und anschließend auf Flughafenausweise. Es öffnet sich das Antragsdokument, das ebenso wie bei der Firmenregistrierung Infobuttons mit wichtigen Informationen enthält. Beim Ausfüllen der Datumsfelder setzen Sie bitte ein Häkchen bei unbegrenzt wenn es sich um den aktuellen Wohnort oder die derzeitige Beschäftigung handelt. Bei den Datumsfeldern haben Sie die Möglichkeit das entsprechende Datum aus dem Kalender auszuwählen, oder es manuell im Format TT.MM.JJJJ einzugeben. Zwischenspeichern: Es besteht die Möglichkeit einen Antrag zwischen zu speichern. Hierfür wurde am Ende des Antrags der Button Zwischenspeichern eingefügt.

14 Blatt 13/16 Ein Datensatz kann so lange gespeichert werden, bis er erfolgreich abgeschickt wurde. Um den Datensatz wieder aufzurufen klickt man wie gewohnt auf das Feld Flughafenausweis und erhält dann die Möglichkeit über den Button temporäre Daten laden den gespeicherten Datensatz aufzurufen. Während der Eingabe wird durch den die grünen Häkchen der abgeschlossene Bearbeitungsschritt angezeigt.

15 Blatt 14/16 Weiterhin sind bei der Eingabe der erforderlichen Daten Abhängigkeiten hinterlegt. Das bedeutet, dass wenn Sie beispielsweise einen grünen Ausweis für den Betriebsbereich beantragen, werden keine ZVÜ-relevanten Daten abgefragt (diese Zuverlässigkeitsüberprüfung) wird nur für den Sicherheitsbereich rot, blau, gelbe Ausweise benötigt). Nach der vollständigen Dateneingabe und dem anschließenden Abschicken erhalten Sie eine mit dem Antragsdokument als PDF, oder Sie können die PDF direkt öffnen. Schicken Sie das unterschriebene Original bitte an: Fraport AG Servicecenter Flughafenausweise Frankfurt Erst wenn der Originalantrag im SCF eingegangen ist, kann eine Bearbeitung erfolgen! 5 Statusanzeige Die Statusanzeige dient der Darstellung der von Ihnen über das Webportal gestellten Anträge. In der Statusanzeige kann man die nachfolgend dargestellten Möglichkeiten nutzen, um sich den Status der einzelnen Ausweisanträge anzeigen zu lassen. Sie können einzelne Ausweisanträge aus der Statusansicht löschen, indem Sie auf das X neben dem Status klicken.

16 Blatt 15/16 Suche nach einem bestimmten Ausweisantrag mit Hilfe der Auftragsnummer Suche nach einem Namen oder Geburtstag Anzeige nach Status auswählen Hier kann man alle Anträge (Administrator) oder meine Anträge auswählen Anträge können hier auch im Nachhinein gelöscht werden Folgende Status werden im Drop down Menü unter Status zur Auswahl angezeigt: Abgebrochen: Antrag wurde auf Kundenwunsch oder aus anderen Gründen abgebrochen und wird nicht weiter bearbeitet ZVÜ ausstehend: die Zuverlässigkeitsüberprüfung wurde eingeleitet ProIst ausstehend: die Zuverlässigkeitsüberprüfung wurde bestanden, die ProIst- Schulung steht noch aus Ausweis wurde abgeholt Rücksprache erbeten: es gibt Probleme / Nachfragen, bitte mit dem SCF in Verbindung setzen Ungeprüft: eine Bearbeitung ist noch nicht erfolgt Ausweis abholbereit Abgelehnt: der Ausweisantrag wurde abgelehnt, die Gründe hierfür werden Ihnen mitgeteilt Schriftlicher Antrag eingegangen der Originalantrag ist bei uns eingegangen und wurde bereits eingescannt Bei wichtigen Statusänderungen werden Sie zusätzlich per informiert.

17 Blatt 16/16 6 Kontakt Sollten Sie noch Fragen zur Nutzung des Webportals haben oder Feedback geben wollen, können Sie sich gerne an folgende Personen wenden: Fr. Kirstin Kraft (k.kraft@fraport.de 069/ ) oder Hr. Maximilian Michl (m.michl@fraport.de 069/ )