HSK Umsetzung des EU-Beihilfeverbots an Hochschulen: von der Trennungsrechnung zur projektbezogenen Vollkostenrechnung

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1 HSK Umsetzung des EU-Beihilfeverbots an Hochschulen: von der Trennungsrechnung zur projektbezogenen Vollkostenrechnung Kurze Einführung Andrea Güttner Bielefeld,

2 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Wie ist der aktuelle Sachstand zur Umsetzung der Trennungsrechnung an den teilnehmenden Hochschulen? Was haben wir mit Ihnen vor? HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

3 Kein Hochschulkurs ohne thematischen Überblick! HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

4 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Ausgangspunkt EU-Beihilfeverbot und die damit verbundene Einführung der Trennungsrechnung von wirtschaftlicher und nicht-wirtschaftlicher Tätigkeiten Aber auch: 7. Forschungsrahmenprogramm der EU: Berechnung des Overhead Konsequenz: Projektorientierte Vollkostenrechnung (zumindest) für wirtschaftliche Tätigkeiten HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

5 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Artikel 107 Absatz 1 des Vertrages zur Arbeitsweise der EU Soweit in den Verträgen nicht etwas anderes bestimmt ist, sind staatliche oder aus staatlichen Mitteln gewährte Beihilfen gleich welcher Art, die durch die Begünstigung bestimmter Unternehmen oder Produktionszweige den Wettbewerb verfälschen oder zu verfälschen drohen, mit dem Binnenmarkt unvereinbar, soweit sie den Handel zwischen Mitgliedstaaten beeinträchtigen. HSK Trennungsrechnung ; Einführung 5 in die Them

6 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Verbot, staatliche Förderung für wirtschaftliche Tätigkeiten zu nutzen. Hierunter fallen auch Forschungseinrichtungen. Zielsetzung Vermeidung von Verzerrungen im Binnenwettbewerb Grundlagen Vertrag über die Arbeitsweise der EU Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation HSK Trennungsrechnung ; Einführung 6 in die Them

7 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Wirtschaftliche Tätigkeit liegt vor, wenn Waren und/oder Dienstleistungen auf einem bestimmten Markt angeboten werden muss zum Marktpreis angeboten werden oder - falls kein Marktpreis vorliegt muss einen Preis zur Grundlage haben, der sämtliche Kosten und eine angemessene Gewinnspanne umfasst! Dienstleistungen/Waren Vermietung von Infrastruktur, Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen, Auftragsforschung, Forschungstätigkeiten in Ausführung von Verträgen mit der Vermietung von Forschungsinfrastruktur, Beratungstätigkeit. HSK Trennungsrechnung ; Einführung 7 in die Them

8 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten Ausbildung von mehr und besser qualifizierten Humanressourcen unabhängige Forschung und Entwicklung, auch im Verbund, zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses, Verbreitung der Forschungsergebnisse. Dies gilt auch für den Technologietransfer, wenn es sich um hochschulinterne Tätigkeiten handelt und alle hieraus der Einrichtung zukommenden Einnahmen in die Haupttätigkeiten der Forschungseinrichtung zurückgeführt werden! HSK Trennungsrechnung ; Einführung 8 in die Them

9 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Konsequenz: Vollkostenrechnung auf Projektebene Buchung der Personalkosten aus Mitteln des wirtschaftlichen Projektes. Buchung der direkten Kosten auf die wirtschaftliche Tätigkeit über die Umlage der Sachmittel/Sachkosten, Handelsrechtlichen Abschreibungen (AfA) und der staatlich finanzierten Personalkosten Für die Umlage der Personalkosten kommen Zeiterfassungssystemen besondere Bedeutung zu! HSK Trennungsrechnung ; Einführung 9 in die Them

10 Was ist unser Thema? Und warum hat es Relevanz? Zuweisung der indirekte Kosten einer wirtschaftlichen Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Projekt anfallen, jedoch hierauf nicht direkt verbucht werden können: Energiekosten Mieten Verwaltungstätigkeiten Der so genannte Overhead wird zumeist nach hochschulinternen Durchschnitten pauschalisiert und durch Umlagen/Verrechnungen den Projekten zugewiesen! HSK Trennungsrechnung ; Einführung 10 in die Them

11 Wie ist der aktuelle Sachstand an den teilnehmenden Hochschulen? HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

12 Wie ist der aktuelle Sachstand zur Umsetzung der Trennungsrechnung an den teilnehmenden Hochschulen? Hochschulen Duale Hochschule Baden- Württemberg (DHBW) Anzahl Studierende Anzahl der Professuren (VZÄ) Universität Bamberg Universität Erfurt Universität Flensburg Anzahl des Wissenschaft stützenden Personals (VZÄ) Technische Universität Hamburg- Harburg Technische Universität Ilmenau ,5 848,53 (davon ca. 400 Drittmittelbeschäftigte) Technische Universität Kaiserslautern Universität Leipzig Universität Paderborn wiss. MA 492 nicht-wiss. MA Universität Ulm HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

13 Wie ist der aktuelle Sachstand zur Umsetzung der Trennungsrechnung an den teilnehmenden Hochschulen? Merkmal umgesetzt geplant Globalhaushalt Kamerale Buchführung Kaufmännisches Rechnungswesen Projektbezogene Vollkostenrechnung Vollkostenrechnung Hochschule gesamt Zeiterfassungssystem Weitere: Kaiserslautern, Paderborn, Erfurt, Bamberg, Hamburg-Harburg, Flensburg, Ilmenau (teiweise), DHBW, Ulm Kaiserslautern, Flensburg, Ilmenau, Uni Leipzig, DHBW Kaiserslautern, Paderborn, Erfurt, Hamburg- Harburg, Ulm Kaiserslautern, Paderborn, Erfurt, Ulm DHBW (statistisch), Ulm Uni Leipzig Paderborn: Zeiterfassungsdurchführung per Stundenzettel Ilmenau (teilweise) Uni Leipzig (in der Einführung) Bamberg, Hamburg- Harburg, Flensburg, Ilmenau (im Aufbau), Uni Leipzig, DHBW Kaiserslautern, Erfurt, Bamberg, Hamburg- Harburg, Flensburg, Ilmenau (im Aufbau), Uni Leipzig Bamberg, Hamburg- Harburg, Ilmenau, DHBW Uni Leipzig zum Zeiterfassungssystem: Wird im Freistaat Sachsen (NHS- Rahmenhandbuch) gefordert, jedoch an UL bisher nicht umgesetzt HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

14 Wie ist der aktuelle Sachstand zur Umsetzung der Trennungsrechnung an den teilnehmenden Hochschulen? Fragestellungen der beteiligten Hochschulen: Projektkalkulation Wie kann bzw. muss die Verwaltung sicherstellen, dass kein Marktpreis existiert? Nachkalkulation/Controlling Frühwarnsystem bei Abweichungen von der Kalkulation: wie wird damit umgegangen? Welcher Dokumentationsumfang wird seitens der Mittelgeber erwartet? Organisationsentwicklung und Change Management Kommunikationsaufwand Trennungsrechnung? Akzeptanz der beteiligten Personen? HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

15 Wie ist der aktuelle Sachstand zur Umsetzung der Trennungsrechnung an den teilnehmenden Hochschulen? Zeiterfassung Gibt es praxiserprobte Konzepte, da im Rahmen der Vollkostenrechnung für die gesamte Hochschule alle Zeitanteile des wissenschaftlichen Personal im Bereich Forschung benötigt werden (Eigenforschung, nicht-wirtschaftliche Projekte, wirtschaftliche Projekte)? Mit welchen Softwaretools sind solche Erfassungen lösbar? Overhead Verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten auf Abrechnungsobjekte durch dezentrale Einrichtungen (z. B. Fachbereiche, zentrale wissenschaftliche Einrichtungen)? Ermittlung der Personal- und Raumkosten und der Berechnung für den Overhead. HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

16 Wie ist der aktuelle Sachstand zur Umsetzung der Trennungsrechnung an den teilnehmenden Hochschulen? Abrechnung/Verbuchung Zu welchem Zeitpunkt kann/muss der Mittelfluss im Hinblick auf die Gemeinkostenpauschale und das landesfinanzierte Personal vom drittmittelzum hoheitlichen Bereich erfolgen (grundsätzlich am Ende des Projektes oder eines Jahres? Wie kann dies bestmöglich administriert werden? Gibt es eine empfehlenswerte Software, die die Abwicklung der TR in allen Punkten sinnvoll unterstützt? HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

17 Was haben wir mit Ihnen vor? HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

18 Was haben wir mit Ihnen vor? Wir werden keine Blaupause zur Lösung sämtlicher Probleme, Herausforderungen und Fragen liefern können! Aber wir geben einen Rahmen für: einen themenfokussierten Erfahrungsaustausch gegenseitige Beratung durch unterschiedliche Erfahrungshorizonte und Perspektiven die Erarbeitung von Lösungen für spezifische Fragen und Problemstellungen die Klärung offener Fragen durch Experten HSK Trennungsrechnung ; Einführung in die Thematik Andrea Güttner Bielefeld,

19 Was haben wir mit Ihnen vor? Do, 15. September 2011 ab 9.30 Uhr Kaffee-Empfang Uhr Begrüßung, Organisatorisches, Vorstellungsrunde (Andrea Güttner, Dr. Jutta Fedrowitz) 10:45 Uhr Einführung in die Thematik (Andrea Güttner) Uhr Herausforderungen der Trennungsrechnung und (projektbezogenen) Vollkostenrechnung an deutschen Hochschulen: die Berechnung des Overhead (Georg Borchert) Vortrag und Diskussion 12:15 Uhr Die Einführung der Trennungsrechnung an der Universität Bremen (Dr. Martin Mehrtens) Vortrag und Diskussion Uhr Mittagessen 14:15 Uhr Zeitaufschreibung, Zuordnung von Kostenstellen und Auswertung (Martin Klemm) Vortrag und Diskussion Uhr Pause 15: Arbeitsgruppen (z.b. zu folgenden Themen): Uhr 1. Projektkalkulation 2. Berechnung des Overheads 3. Zeiterfassung 19:00 Uhr Abendessen, anschließend Möglichkeit zum Kennenlernen und zum Erfahrungsaustausch HSK Trennungsrechnung ; Einführung 19 in die Them

20 Was haben wir mit Ihnen vor? Fr., 16. September Uhr Bericht und Diskussion der Ergebnisse der Arbeitsgruppe Projektkalkulation 09:30 Uhr Bericht und Diskussion der Ergebnisse der Arbeitsgruppe Overhead Uhr Bericht und Diskussion der Ergebnisse der Arbeitsgruppe Zeiterfassung 10:30 Uhr Pause 11:00 Uhr Trennungsrechnung und (projektbezogene) aus der Sicht eines Wirtschaftsprüfers (Alexander Ecker, PwC) Vortrag und Diskussion 12:00 Uhr Mittagessen 13:00 Uhr Trennungsrechnung und (projektbezogener) Vollkostenrechnung an der Universität Duisburg-Essen (Klaus Finis) Vortrag und Diskussion 14:00 Uhr Gallery Walk zur gemeinsamen Bearbeitung von Fallbeispielen (Dr. Jutta Fedrowitz, Andrea Güttner) 14:50 Uhr Besprechung und Auswertung der Ergebnisse und Diskussion (Dr. Jutta Fedrowitz, Andrea Güttner) 15:20 Uhr Schlussrunde: Auswertung / Feedback (Dr. Jutta Fedrowitz, Andrea Güttner) 15:50 Uhr Ende des Workshops HSK Trennungsrechnung ; Einführung 20 in die Them

21 Was haben wir mit Ihnen vor? Last but not least: Viel Spaß Spannende Diskussionen Einen regen Austausch Eine Bereicherung für Ihre Arbeit und Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktdaten: HSK Trennungsrechnung ; Einführung 21 in die Them