Kanzlei-Check. In welchem Team arbeiten Sie? Team 4 Team 5 Team 6

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1 In welchem Team arbeiten Sie? Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 In welchen Arbeitsgebieten sind Sie tätig? (Mehrfachnennung möglich). Bitte unterstreichen Sie Ihr Hauptarbeitsgebiet. Fibu Lohn Jahresabschlüsse Steuern Beratung Welche Führungsverantwortung haben Sie? Teamleiter Kanzleileitung

2 1. Einschätzung der aktuellen Situation der Kanzlei Was ist Ihre Kanzleiphilosophie? Was ist wichtig für Sie? Was schätzen Sie an Ihrer Kanzlei? Welche Erwartungen haben sich bislang positiv erfüllt? Was vermissen Sie an Ihrer Kanzlei? Welche Erwartungen haben sich bislang noch nicht erfüllt? Welche Gründe sehen Sie für den Erfolg Ihrer Kanzlei und wie soll es weiter gehen? Wir sind erfolgreich, weil... Wir könnten noch erfolgreicher sein, wenn... Wir sind (eher) nicht erfolgreich, weil... Wir müssen unbedingt folgendes tun... Was würden Sie in der Kanzlei unbedingt beibehalten? Was würden Sie in der Kanzlei unbedingt ändern? 1

3 2. In welcher Weise treffen die nachfolgenden Kriterien derzeit in der Kanzlei zu? Blick auf Mandantenbetreuung völlig ungenügend teils gut / teils gut ausgezeichnet Mandantenorientierung der Kanzlei Qualität der Beratungs- und Serviceangebote Umfang der Beratungs- und Serviceangebote Einheitliches Auftreten/ Erscheinungsbild nach außen Zusammenarbeit + Kommunikation mit den Mandanten Verbesserungsvorschläge: Blick auf Organisation und Prozesse völlig ungenügend teils gut / teils gut ausgezeichnet Zusammenarbeit + Kommunikation in der Kanzlei Effizienz der Arbeitsprozesse in der Kanzlei Flexibilität des Personaleinsatzes in der Kanzlei Stabilität der Arbeitsprozesse in der Kanzlei Qualitätsmanagement in der Kanzlei Verbesserungsvorschläge: Blick auf Mitarbeiter völlig ungenügend teils gut / teils gut ausgezeichnet Attraktivität der Arbeitsinhalte Qualifikations- und Kompetenzentwicklung Einbeziehung der Mitarbeiter in die Planung und Gestaltung der Arbeit Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter Betriebsklima Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz Vermeidung gesundheitlicher Belastungen bzw. Förderung der Gesundheit Verbesserungsvorschläge: 2

4 3. Welche der genannten Probleme treffen ggf. für Ihre Kanzlei zu? a) Mandanten Streit um Honorare ( Ausmaß?...) Außenstände ( Ausmaß?...) Unpünktliche/ unvollständige Unterlagen- bzw. Informationsbereitstellung durch Mandanten Überzogene Erwartungen in Bezug auf Beratungsleistungen Mangelnde Akzeptanz der Arbeitsergebnisse durch die Mandanten Zu wenig erfolgreiche Beratung ( wobei?...) Zu wenig Umsatz ( womit?...) Zu wenig Gewinn ( womit?...) Mandantenfluktuation (Gründe?...) Ungünstige/ einseitige Mandantenstruktur b) Mitarbeiter Unzureichende Qualifikation Ineffektive Arbeitsweise Unzureichende Flexibilität Unzureichende Flexibilität Unzureichende Motivation/ Engagement Unangepasstes Auftreten/ Erscheinungsbild der Mitarbeiter Unzureichende Einhaltung von Standards/ Vorgaben/ Regeln Zu viele Fehlzeiten/ zu hoher Krankenstand Mitarbeiterfluktuation ( Gründe:...) Unbefriedigende Weiterbildung/ Förderung der Mitarbeiter Unbefriedigende Mitarbeiterführung Unbefriedigendes Betriebsklima/ kollegiales Miteinander Unbefriedigendes Ambiente der Kanzlei keine ergonomischen Arbeitsbedingungen c) Kanzleiorganisation/ Arbeitsabläufe Ungünstige Verteilung oder Steuerung von Aufgaben und Mandaten Uneinheitliche Kommunikation mit Mandanten/ einheitliches Auftreten nach außen Unzureichende Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen in der Kanzlei ( welche?...) Unzureichende Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Kanzlei ( was?...) Ungenügende/ keine konsequente Nutzung des Qualitätsmanagementhandbuchs der Kanzlei Zu geringe Stabilität der Kanzleiarbeit (zu hohe Störungsanfälligkeit) Unzureichende Planung und Kontrolle der Kanzleiarbeit Zu lange Bearbeitungszeiten ( wobei?.,...) Mangelnde Termintreue ( wobei?...) Unzureichende Qualität der Arbeitsergebnisse ( wobei?...) Mehrkosten infolge Fehler in der Mandatsbearbeitung Zu hohe Kosten ( welche?...) 3

5 4. Welche Ansatzpunkte sehen Sie ggf. für die Verbesserung der Kanzleiarbeit? a) Mandantenbetreuung Transparente Informations- und Honorarpolitik ( wie?...) Darstellung der Kanzleileistungen in einem Angebotskatalog Intensivierung vorhandener Beratungs-/ Serviceleistungen ( welche?...) Angebot zusätzlicher Beratungs-/ Serviceleistungen ( welche?...) Persönlichere Mandantenbetreuung Regelmäßigere Mandantenbetreuung Besserer Kundenservice der Kanzlei ( was?...) Veränderung der Mandantenstruktur ( wie?...) Gewinnung neuer Mandate ( wie?...) b) Kanzleiorganisation/ Arbeitsabläufe Verbesserung der Aufgaben- bzw. Mandatsverteilung in der Kanzlei Einheitliche Kommunikation mit Mandanten/ einheitliches Auftreten nach außen Verbesserung der Zusammenarbeit bzw. der Kommunikation in der Kanzlei was?...) Bessere Terminabstimmung mit Mandanten (Fertigstellungstermine) Verbesserung der Mandatsannahme (z.b. Anforderungsermittlung, Kalkulation, Machbarkeitsprüfung, Anlage von Mandanten- und Auftragsdaten, Mandatseinführung etc.) Verbesserung des Mandatsmanagements (z.b. Auftrags-/ Kapazitätsplanung, Ressourcenzuordnung, Kontrolle und Dokumentation von Bearbeitungsständen etc.) Verbesserung der Mandatsbearbeitung (z.b. Arbeitsabläufe, Kooperation + Kommunikation/ Teamarbeit, Ergebnisprüfungen, Zwischen- und Abschlussbesprechungen etc.) Einführung eines Mandatscontrollings (z.b. Leistungserfassung, Nachschau/ Wirksamkeitsanalysen/ Abschlussbesprechungen, Zufriedenheitsanalysen etc.) Stärkerer Einsatz/ bessere Nutzung von EDV-Programmen ( welche?...) Stärkerer/ einheitlicher Einsatz von Planungs- und Organisationshilfsmitteln (z.b. Vorlagen, Checklisten) ( welche?...) Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems/ des QM-Handbuchs der Kanzlei ( was?...) Bessere/ konsequentere Nutzung des Qualitätsmanagementhandbuchs der Kanzlei Verkürzung der Bearbeitungszeiten ( wobei? Verbesserung der Qualität der Arbeitsergebnisse ( wobei?...) Senkung von Kosten ( welche?...) c) Personalmanagement Besserer Personaleinsatz (qualifikationsgerechter Einsatz, Einstellung von qualifiziertem Personal) Bessere Personalentwicklung (externe und interne Aus- und Weiterbildung) Bessere Mitarbeiterführung (fordern + fördern durch Zielsetzungen, Rückmeldungen und Unterstützung) Regelmäßige Arbeitsbesprechungen/ Teammeetings Maßnahmen zur Gesundheitsförderung ( was?...) Einführung eines leistungsgerechten Entgeltsystems Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle Verbesserung des Ambientes der Kanzlei Verbesserung der Arbeitsbedingungen (Ergonomie) 4

6 5. Qualitätsmanagementsystem der Kanzlei Arbeiten Sie derzeit nach dem aktuellen Kanzlei-Handbuch (ProCheck)? Ja Nein Teilweise Welche Handbuchteile nutzen Sie? Lässt es sich mit dem aktuellen Kanzlei-Handbuch (ProCheck) gut arbeiten? Ja Nein Teilweise Was muss ggf. verbessert werden? Was muss ggf. ergänzt werden? Was muss ggf. reduziert werden? 5

7 6. Weiterbildung und Unterstützung in der Kanzlei Welche Schulungsmaßnahmen hätten Priorität für Sie im nächsten Jahr? Welche Schulungsmaßnahmen sollten unbedingt regelmäßig erfolgen? Auf welchen Gebieten fühlen Sie sich besonders fit / kompetent und könnten ggf. Kollegen Unterstützung anbieten? An welche Personen in der Kanzlei (Steuerberater, Mitarbeiter) würden Sie sich wenden, wenn Sie ein fachliches Problem haben oder ein fachliches Thema besprechen möchten? Problemfeld / Themenbereich Steuerberater Mitarbeiter Fibu Lohn Jahresabschluss Betriebliche Steuererklärungen Einkommenssteuererklärungen Prüfung Freiberufler Kapitalgesellschaften / GmbH Vereine Betriebswirtschaftliche Beratung EDV + Innenorganisation DATEV-Programme Qualitätsmanagement/ ProCheck Persönliche Probleme/ Wünsche, die Arbeit in der Kanzlei betreffend Wie bewerten Sie die internen Kanzleibesprechungen und was könnte aus Ihrer Sicht verbessert werden? sehr zufrieden teilweise zufrieden nicht zufrieden Verbesserungshinweise: Welche Unterstützung wünschen Sie sich ggf. bei der Einarbeitung in neue Aufgaben/ Arbeitsfelder bzw. bei der Anwendung neuen Wissens? 6

8 7. Persönliche Aufgaben und Verantwortung Welche Aufgaben in der Kanzlei haben Sie derzeit? Für welche Aspekte sind Sie derzeit in der Kanzlei konkret verantwortlich? Für welche Aspekte fühlen Sie sich derzeit in der Kanzlei verantwortlich? Welche Aufgaben würden Sie gern zusätzlich übernehmen? Für welche Themen würden Sie gern konkrete Verantwortung übernehmen? Welche Aufgaben würden Sie gern abgeben? Für welche Aspekte Ihrer Arbeit würden Sie gern nicht mehr verantwortlich sein? 7