swissdigin-forum Claudio Campestrin Leiter SAP Support & Archivierung Basel, 30. November 2005

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1 swissdigin-forum Claudio Campestrin Leiter SAP Support & Archivierung Basel, 30. November 2005

2 Agenda Novartis im Überblick Pharma Affairs, Basel Finance im Überblick Prozess Prozesssteuerung Projektauftrag und Ziele Technische Lösung Erfahrungen Welche Daten zu EBPP werden benötigt Auf was muss geachtet werden Archivierung Einkaufsprozess Was ist nicht erforderlich Schlussfolgerungen 2 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

3 Novartis im Überblick Medikamentenbasiertes Portfolio Innovative Pharmazeutika Hochstehende, günstige Generika OTC-Produkte zur Selbstmedikation Konsequente Ausrichtung auf den Patienten Eines der wachstumsstärksten Pharma Unternehmen 2004 Eroberung weiterer Marktanteile 2005 Eine der besten Kombinationen aus innovatier Pharma-Pipeline und geringem Patentrisiko Zukunftsweisende Forschungsinvestitionen, um Führungsposition bei Innovationen sicherzustellen 2004 key facts Sales: USD 28.2 billion Net income: USD 5.8 billion Employees: 81,400 Countries: 140 Headquarters: Basel, Switzerland 3 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

4 Pharma Affairs, Basel Finance im Überblick Pharma Affairs ist die Basler Tochtergesellschaft von Novartis Ca Mitarbeitende Rund 10 Mia. CHF Umsatz, hauptsächlich mit Intercompany Important Novartis figures in comparison (2004) Sales (Mio. CHF) Employees Income Tax Expenses (Mio CHF) Research investment (Mio. CHF) Fixed Assets (Mio CHF) Stock Ownership (in %) 58% 42% Switzerland Rest of the world Source: Novartis Annual Report 2004, Novartis Pass 2005 / Economic Affairs 4 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

5 Prozess Tägliches Belegvolumen: ca eingehende Fakturen 90 95% mit Bestellbezug SAP-System-Setup Prozessoptimiertes Bestellwesen Europäische R/3 Plattform für Finanz- & Logistikprozesse Optisches Archiv Genehmigungs- Workflows 5 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

6 Prozesssteuerung Papier EBPP-Hub Scanner FI & MM Buchung SAP BC SAP Workflow Zahlung Eingangsfakturen durchlaufen den selben Workflow, unabhängig von der Erfassungsart 6 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

7 Projektauftrag und Ziele Einführung von einvoicing Rechnungsempfang als Pilotprojekt für ca AP-Rechnungen pro Jahr Sichere und mehrwertsteuerrechtlich konforme Übertragung von Rechnungsdaten (structured - Bsp: IDOC & readable - Bsp: PDF) Lösung muss für weitere europäische Länder nutzbar sein (UK, FR, DE, ES, BE etc.) Entwicklung eines Prozesses zum Einbinden zusätzlicher Lieferanten durch die Novartis IT Support Organisation, für die Nachprojektphase Kostenreduktion und Produktivitätssteigerung durch Prozessoptimierung Erfüllen der Anforderungen von Revisionen, wie z. B. ESTV, SOX 7 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

8 Technische Lösung SAP R/3 Lieferant Lieferant EBPP Netzwerk SAP Business Connector einvoice (IDOC), MM readable (PDF), Lieferant verify-log Archiv einvoice (digital signiert) Readable Format (digit. signiert) Verification Logfile 8 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

9 Erfahrungen Projekt-Einführung hat sehr gut funktioniert Optimale Integration und Zusammenarbeit mit SAP PayNet hat die Lieferantenanbindung sehr gut unterstützt Lieferanten Projekte zu EBPP noch nicht überall gestartet Wahl der Plattform birgt Hindernisse siehe Roaming Daten Stammdatenqualität muss hoch sein Elektronischer Bestellungsaustausch als Basis Kontierung erfolgt mittels Bestellung SAP 3-way-match essentieller Bestandteil 9 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

10 Welche Daten zu EBPP werden benötigt Lieferant (Lieferantennummer) Belegdatum Bestellung & Bestellposition Nettopreis & Währung UOM (Mengeneinheit) & fakturierte Menge & Wert pro Position MWSt als Absolutbetrag & MWSt-Prozentsatz Bezugsnebenkosten (die gleichmässig verteilt werden) Zusätzliche Informationen, wie z. B. ESR Rechnungseingangsdatum als Basis für die Zahlungsfrist Einstellung des Systems Ggf. vom Standard abweichende Zahlungsbedingungen 10 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

11 Auf was muss geachtet werden Einkauf Frühzeitiges einbinden essentiell Lieferanteneinbindung als integrierender Bestandteil Vertragliche Vereinbarung mit dem Lösungsanbieter Projekteinführung Schrittweise Aufschaltung neuer Lieferanten Toleranzen Müssen zweckgerecht eingerichtet sein Obere Grenze definiert als Absolut- und als Relativwert & das kleinere, das zuerst erreicht wird, gilt 11 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

12 Archivierung Elektronisches Archiv Stabilität und Zuverlässigkeit ermöglichen rasche Anbindung mit geringem Aufwand Finanzdokumente Werden nur noch in Ausnahmefällen angeschaut Prüfung und Validierung mittels 3-way-match ausschlaggebend 12 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

13 Einkaufsprozess 13 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

14 Was ist nicht erforderlich Rabatt-Staffelung auf Einzeltransaktion Hinfällig Mehrwertsteuer Pro Rechnung erschweren mehrere MWSt-Beträge deren Verarbeitung 14 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /

15 Schlussfolgerungen EBPP zukunftsweisend für Produktivitätsfortschritte Weitere Dokumente geplant Stärkung des Standortes Schweiz Roaming essentiell für Mengenausweitung National International Innerhalb des Konzerns 15 swissdigin-forum ppt / Claudio Campestrin /