Ganzheitliches Projektmanagement

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3 Ganzheitliches Projektmanagement Karl Pfetzing Adolf Rohde 4., vollständig überarbeitete Auflage Versus Zürich

4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Weitere Informationen zu Büchern aus dem Versus Verlag unter Von diesem Buch erscheint eine Teilauflage im Verlag Dr. Götz Schmidt (ISBN ) Verlag Dr. Götz Schmidt, Wettenberg 2011 Versus Verlag AG, Zürich Umschlagbild: Fritz Huser Lenzburg Printed in Germany ISBN

5 Inhaltsverzeichnis 7 Inhaltsverzeichnis Einführung 15 1 Grundlagen Projektmanagement Erfolgreiches Projektmanagement Projekt, Programm, Portfolio Projektarten und -klassen Anlagenbauprojekte/Bauprojekte Outsourcing-Projekte Forschungsprojekte Organisationsprojekte Kulturveränderungsprojekte Aufbaustrukturen und Prozesse in Projekten Projektmanagement-Modell Projektstrategie Projektkultur Projektstruktur Initiative Planung Ebenen der Zusammenarbeit Diagnose und Steuerung Abschluss Normen und Richtlinien im Projektmanagement DIN 69901: PMBOK des PMI IPMA Competence Baseline (ICB 3.0) 45 2 Projektorganisation Gestaltungsprinzipien Projektbeteiligte Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung wichtiger Rollen im Projekt Projektleiter 49

6 8 Inhaltsverzeichnis Projektmitarbeiter Auftraggeber (Sponsor) Lenkungsausschuss (Steering Committee) Antragsteller Bewilligungsgremium (Decision Committee) Programmmanager Projektmanagement-Office Unternehmensleitung Funktional Beteiligte/Fachbeauftragte Leitung von Funktionsbereichen Leitung von Geschäftsbereichen Bereichskoordinatoren Benutzervertreter Externe Berater/Spezialisten Formen der Projektorganisation Stabs- oder Einfluss-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine oder autonome Projektorganisation Projektorientierte Teilbereiche oder projektbasierte Organisation 65 3 Multiprojektmanagement Grundlagen des Multiprojektmanagements Typische Schwierigkeiten des Multiprojektmanagements Funktionen des Multiprojektmanagements Multiprojektmanagement-Modell (Multiprojekt-)initiative im Überblick Projektentstehung Initiatoren und Anlässe Prozessmanagement Produktmanagement Systemmanagement Projektanträge formulieren 79

7 Inhaltsverzeichnis Prüfung von Vorhaben Strategie und Leitbild Balanced Scorecard Strategiebezug von Vorhaben Muss-Projekte Strategiebeitrag von Projektportfolios Projekterfolgskriterien Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projektideen Priorisierung Priorisierungsverfahren (Überblick) Quantitative ABC-Analyse Qualitative ABC-Analyse (oder Nutzwertanalyse) Priorisierungstabelle dimensionale Portfolio-Analyse dimensionale Portfolio-Analyse Abhängigkeiten von Projekten Übergreifende Einsatzmittelplanung Engpassorientiertes Ressourcenmanagement Entscheidung über Projekte Verkaufen der Projektidee Sitzungen des Bewilligungsgremiums Planung, Diagnose und Steuerung des Projektportfolios Planung des Projektportfolios Verrechnung von Projektleistungen Multiprojektberichtswesen Veränderungen im Projektportfolio Projektstart Auftragsabstimmungsprozess (Überblick) Projektauftrag Inhalte Beispiel für das Projekt: Call-Center für den Kundenservice 132

8 10 Inhaltsverzeichnis Abstimmung mit dem Auftraggeber Changemanagement in Projekten Auswahl des Projektleiters Projektumfeld und interessierte Parteien Widerstände Zusammenstellung des Projektteams Partizipation Ziele und Voraussetzungen Formen der Partizipation Projektmarketing Kick-off-Meeting Erste Projektsitzung Projektplanung Grundlagen der Planung Vorgehen Prinzipien und Klassifizierung von Vorgehensmodellen Phasenorientiertes Vorgehen Iteratives Vorgehen in der Produktentwicklung Agiles Vorgehen System Systemdenken System abgrenzen Einflussgrößen ermitteln Chancen und Risiken ableiten Lieferobjekte festlegen Ziele Bedeutung und Funktion Zielbildungsprozess Ziele formulieren, strukturieren und gewichten Anforderungen formulieren Anforderungen klassifizieren 212

9 Inhaltsverzeichnis Qualitätsmanagement in Projekten Projektstruktur Zweck von Strukturplänen Aufbau und Gliederung eines Projektstrukurplans Erstellung eines Projektstrukturplans Die Schritte nach dem Projektstrukturplan Ablauf und Termine Vorgänge definieren Vorgangsfolgen festlegen Ressourcen und Dauer für Vorgänge schätzen Kritischen Weg und Puffer berechnen Balkenplan Terminplan optimieren Critical Chain Ressourcen Ressourcenarten Sachmitteleinsatz planen Personaleinsatz planen Methoden der Aufwandsschätzung Beschaffung Vertragsformen Vertragsinhalte Kosten- und Finanzmittelplanung Grundlagen der Kostenplanung Kostenarten Schritte der Kostenplanung Struktur der Projektkosten Projektkosten und Budgetierung im zeitlichen Verlauf Finanzmittelplanung Projektpläne integrieren und abstimmen Führung, Zusammenarbeit und Ausführung Führungsarbeit im Projektverlauf 293

10 12 Inhaltsverzeichnis Führungsgrundlagen Menschenbilder und Einstellungen Situativ angemessenes Führungsverhalten Die Führung des Projektteams Vergabe der Arbeitspakete Motivation im Team Teamentwicklungsprozess Feedback als Lernchance Internationale Zusammenarbeit Projektdiagnose und -steuerung Grundlagen und Themenüberblick Der Regelkreis Inhalte der Projektdiagnose Der Projektüberwachungszyklus Organisation der Ist-Erfassung Techniken der Projektdiagnose im Überblick Diagnose des Projektfortschritts Aktivitätenbericht Fertigstellungsgrad von Arbeitspaketen Fortschrittsmessung in IT-Projekten Diagnose von Projekt- und Produktqualität Reviews und Audits Prüfungen und Tests Darstellung von Messergebnissen Ursachen von Qualitätsabweichungen Termine und Ressourcen überwachen Terminliste Balkendiagramme Meilensteintrendanalyse Pufferverbrauch Verfügbarkeitstabellen und Histogramme 346

11 Inhaltsverzeichnis Kosten überwachen Kostenstrukturanalysen Kostenartenanalyse Fertigstellungswert- oder Earned-Value-Analyse Risikomanagement Risikomanagement in Projekten Risiken identifizieren Qualitative Risikoanalyse durchführen Quantitative Risikoanalyse Risikobewältigung planen Risiken überwachen Risikoeintritt managen Informationsmanagement im Projekt Typische Mängel im Projektinformationssystem Gestaltung des Informationssystems Kommunikationsformen im Projekt Berichtswesen Dokumentation Gesprächsführung zur Diagnose und Steuerung Grundlagen der Kommunikation Mitarbeiterzentrierte Gesprächsführung Kritikgespräch Konflikte Verhandlungen im Projekt Wirksame Projektsteuerung Steuerungsmaßnahmen Maßnahmenverfolgung Eskalation Umgang mit Macht und Hierarchie Sitzungen des Lenkungsausschusses Konfigurations- und Änderungsmanagement 428

12 14 Inhaltsverzeichnis 8 Projektabschluss Aktivitäten im Überblick Lernen aus Projekterfahrungen Abschlussbesprechung planen und durchführen Abschlussbericht Projektreferenzen Projektbewertung Weiterentwicklung des Projektmanagements Bestandteile eines Projektmanagement-Systems Beurteilung eines Projektmanagement-Systems Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagement- Systems Einführung eines Projektmanagement-Systems IT- Einsatz im Projektmanagement Einsatzmöglichkeiten im Überblick IT-Einsatz nach Projektarten Typische Probleme beim IT-Einsatz im Projektmanagement Trends beim Einsatz von Projektmanagement-Software Evaluation von Projektmanagement-Software Personalentwicklung für Projektpersonal Zertifizierung von Projektleitern Die Zertifizierungsverfahren der IPMA Zertifizierung des Projekt Management Instituts (PMI) Zukunft des Projektmanagements 476 Anhang A Anlagen 477 Anhang B Glossar 491 Anhang C Literaturverzeichnis 495 Anhang D Stichwortverzeichnis 501