Werden Sie unser Veranstaltungspartner Gastgeber der VDR-Regionalkonferenzen 2018

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1 Werden Sie unser Veranstaltungspartner Gastgeber der VDR-Regionalkonferenzen 2018 VDR Der GeschäftsreiseVerband Verband Deutsches Reisemanagement e.v.

2 Der GeschäftsreiseVerband Wer ist der VDR? Der Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) ist der GeschäftsreiseVerband in Deutschland mit 550 Mitgliedsunternehmen aller Branchen und Größen und vereint dadurch 10 Milliarden Euro Einkaufsvolumen im Bereich geschäftliche Mobilität. Zu den inhaltlichen Aufträgen des Verbandes gehört es, moderne und innovative Methoden des Travel Managements dauerhaft zu optimieren und zu fördern. Unsere Aufgaben Der kontinuierliche Dialog mit Mitgliedern, mit Anbietern von Dienstleistungen im Geschäftsreisemarkt, mit Behörden, Regierung und anderen Verbänden bestimmt die tägliche Arbeit. Dabei steht die optimale Interessenvertretung der Mitgliedsfirmen auf nationaler und internationaler Ebene im Vordergrund. Der VDR ist für Unternehmen Netzwerkplattform und Wissensdatenbank. Regionalkonferenzen Der VDR bietet seinen Mitgliedern zusätzlich zu den überregionalen Veranstaltungen auch Aktivitäten auf regionaler Ebene. Hierzu veranstaltet in der Regel jede Region jährlich zwei Regionalkonferenzen. Die Mitglieder haben Gelegenheit, in kleiner Runde mit Kollegen oder Geschäftspartnern Erfahrungen auszutauschen, neue Trends zu diskutieren und Verbandsneuigkeiten zu erfahren. Auf diesen Veranstaltungen können auch Nicht- Mitglieder als Gast VDR-Luft schnuppern. Die Tagungsteilnehmer setzen sich individuell je Region aus Travel Managern, Einkäufern von Reiseleistungen und Mitarbeitern aus den Bereichen Geschäftsreise und Mobilität zusammen. Ebenso sind Vertreter großer Luftverkehrsgesellschaften, Hotelketten, Autovermieter, die Deutsche Bahn und andere Dienstleister des Geschäftsreiseverkehrs vor Ort. Bei den Regionalkonferenzen wird ein ausgewogenes Verhältnis beider o.g. Zielgruppen angestrebt. 2

3 Der VDR bei Ihnen zu Gast Was umfasst die Gastgeber-Rolle Als Gastgeber stellen Sie den Tagungsraum entsprechend der Teilnehmerzahl. Die Bestuhlung ist meist parlamentarisch (je nach Absprache), in der Regel starten die Konferenzen am frühen Nachmittag und enden am Abend. Inkludiert ist ebenfalls die Tagungstechnik. Die Detailabsprache erfolgt mit der jeweiligen Regionalleitung. In der Regel ist eine Standardausstattung ausreichend. Die Tagungsverpflegung beinhaltet neben einer kleinen Getränkeauswahl und Kaffee während der Tagung ein After-work Get-together (wahlweise Finger Food, Abendessen, Stehempfang o.ä. nach Absprache). Ein exemplarischer Veranstaltungsablauf und die Rolle des Gastgebers Zwischen 12:00 und 14:00 Uhr Registrierung Corporates Begrüßungskaffee 14-15:30 Uhr Veranstaltungsbeginn, geschlossenes Corporate-Forum Kalte Getränke im Raum 15:30-16:00 Uhr Registrierung Supplier Kaffeepause 16:00-18:00 Uhr Veranstaltungsprogramm zweiter Teil Kalte Getränke im Raum 18:00 Uhr Ende des Programms im Veranstaltungsraum Hotelvorstellung und Hausführung 18:30-19:00 Uhr Get-together Stehimbiss mit Fingerfood/Getränke 3

4 Der VDR bei Ihnen zu Gast Dafür bietet der VDR seinen Gastgebern Nennung des Gastgebers im Anschreiben der Einladung Integration des Partner-Logos auf der VDR-Homepage unter den Menüpunkten Sponsoring-Partner und VDR- Regionalkonferenzen Der verantwortliche VDR-Vertreter weist auf die Gastgeberrolle hin Auf Wunsch kann die aktuelle Liste der teilnehmenden Firmen für die gebuchten Konferenzen eine Woche im Voraus zugesendet werden. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir keine monetäre Gegenleistung aufbringen können. Beispiel: Region Süd Frankfurt Region Bayern Stuttgart 4 München

5 Sieben starke Regionen erwarten Sie! Städte, Termine und Teilnehmerzahlen Von Region zu Region sind die Termine und Anforderungen an den Gastgeber unterschiedlich. Einige Regionen haben schon konkrete Termine an uns weitergegeben und andere sind noch flexibel in ihrer Terminsuche. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und Terminvorschläge!* Region Bayern Süd 1. Regionalkonferenz 100 Personen 100 Personen 06. Februar 2018 NH-Hotels München/Messe 2. Regionalkonferenz 100 Personen 12. April 2018 The Rezidor Hotel Group, Karlsruhe 100 Personen 24. Juli 2018 Leonardo Hotel Munich City East, München Region Mitte West 1. Regionalkonferenz 20 Personen (Stammtisch) 80 Personen Veranstaltungsort: Stuttgart/Karlsruhe Veranstaltungstag: Dienstag/Donnerstag Veranstaltungsmonat: 3. Oktoberwoche 22. Februar 2018 acomodeo, Frankfurt 2. Regionalkonferenz 80 Personen 11. September 2018 relexa Hotel GmbH, Frankfurt 20. Februar 2018 PULLMAN COLOGNE, Köln Partner: Thalys 80 Personen 25. September 2018 relexa Hotel GmbH, Ratingen Region Nord und Niedersachsen Ost 1. Regionalkonferenz 50 Personen 60 Personen Veranstaltungsort: Hamburg Veranstaltungstag: noch offen 14. Februar 2018 Kempinski, Berlin 2. Regionalkonferenz 50 Personen Veranstaltungsort: Hamburg Veranstaltungstag: noch offen 60 Personen 05. September 2018 Leonardo Royal Hotel, Berlin *Bitte achten Sie darauf, dass die Termine nicht in den jeweiligen Ferien liegen, nicht in Wochen von Feiertagen und ebenso besondere Tage wir Fasching etc. berücksichtigt werden. 5

6 Sieben starke Regionen erwarten Sie! Roadshow Sie sind in mehreren Regionen mit Häusern vertreten, die Sie gern vorstellen wollen? Gern planen wir mit Ihnen eine Roadshow durch Deutschland mit dem VDR. Ab einer Abdeckung von fünf Regionen (fünf Regionalkonferenzen), bieten wir Ihnen einen festen Platz auf der Agenda an. Treten Sie als Gastgeber in den Vordergrund und präsentieren Sie sich und Ihr Haus bei einem 15 minütigen Vortrag. Zudem bieten wir Ihnen eine feste Online-Präsenz für das Jahr 2017 an. In unserer Dienstleister-Datenbank erhalten Sie eine ganzjährige Produktpräsentation im Wert von 600 Euro zzgl. MwSt. und sind somit auch online für unsere Mitglieder präsent ( Hamburg Region Nord und Niedersachsen Berlin Region Ost Region West Düsseldorf Region Mitte Frankfurt Region Süd Frankfurt Stuttgart Region Bayern Stuttgart München München 6

7 Kontakt Gastgeber werden Wenden Sie sich bei Interesse direkt an den VDR, die Vergabe richtet sich nach der Reihenfolge des Eingangs. Der Vertrag wird zwischen dem Gastgeber und dem VDR vereinbart, alle Detailabsprachen erfolgen direkt mit der Regionalleitung. Kontakt Verband Deutsches Reisemanagement e.v. / VDR Service GmbH Darmstädter Landstraße 125, Frankfurt Julia Weigel, T , weigel@vdr-service.de Vielen Dank an unsere Partner

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