Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Fax

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1 Swisscom Health AG Worbstrasse 201 CH-3073 Gümligen Telefon Fax Zweigstelle triamed Ostschweiz Users Friend GmbH Poststrasse Pfyn Telefon

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Einleitung 3 2. Dokumente archivieren Bildschirm Dokumente archivieren im Detail Menüpunkte Button Archivieren Button Löschen Einstellungen Speichern Ablageprofile Verhalten Pfad der Dokumentablage ändern Favorit anlegen Adobe Acrobat Reader DC Ausblenden Werkzeugleiste Adobe Acrobat Reader DC Ausblenden des Hinweises zum Aktivieren der Bearbeitung triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

3 1. Einleitung Zusammen mit Kunden wurde eine Lösung zur effizienten Archivierung der eingehenden Papier-Post erarbeitet. Die Archivierung der Dokumente im triamed erfolgt in zwei Schritten. Als erstes werden alle Dokumente mittels Scanner oder Windows-Explorer in einem Verzeichnis (Datei-Ordner) abgelegt. Anschliessend wird im triamed das Ablage-Tool geöffnet und alle Dokumente können patientenübergreifend nacheinander indexiert und archiviert werden. Schritt 1 - Stapelverarbeitung Scanning Es werden alle Papier-Dokumente auf einem einzigen Stapel aufeinander gelegt. Zwischen jedem Dokument wird eine leere Trennseite hinzugelegt. Der gesamte Stapel wird in den Scanner gelegt, als Batch-Job eingescannt und es wird pro Dokument ein durchsuchbares PDF-Dokument in einem Datei-Ordner abgelegt. Wenn die PDF mit dem Attribut Durchsuchbar eingescannt werden, kann der Arzt beliebigen Text im PDF markieren, kopieren und direkt im Patientendossier einfügen. Schritt 2 - Stapelverarbeitung Archivierung Es wird im triamed im Hauptmenu Berichte/Dokumente Dokumente archivieren - aufgerufen, das patientenübergreifend die Indexierung und Archivierung der eingescannten Dokumente ermöglicht. KG- Einträge, Archivierung und Verknüpfung zwischen KG-Eintrag und archiviertem Dokument werden in einer einzigen Bildschirmmaske erfasst und archiviert. Es können auf dem Bildschirm nacheinander alle Dokumente aus dem Datei-Ordner verarbeitet werden. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

4 2. Dokumente archivieren Der Bildschirm kann über Hauptmenu Berichte/Dokumente Dokumente archivieren oder über einen Favoriten aufgerufen werden. Die Patienten werden innerhalb des Zugriffsmandanten Patient gesucht, also alle Patienten aller Mandanten mit gemeinsamer Krankengeschichte. Falls in der Konfiguration Administration Organisation das Häkchen bei Stammmandantenfilter standardmässig einschalten gesetzt ist, erfolgt die Suche entsprechend eingeschränkt. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

5 Alle eingescannten Dokumente sind links aufgelistet. Das markierte Dokument wird in einer Vorschau angezeigt, womit der Benutzer Inhalt und Patient des Dokuments sieht. Der Benutzer erfasst rechts alle notwendigen Daten und archiviert das Dokument. Die Datei wird aus dem Datei-Ordner entfernt und das nächste Dokument automatisch markiert und angezeigt. Es können Ablageprofile in einem Parametrierungsfenster erstellt werden. Im Ablageprofil können Voreinstellungen für die einzelnen Felder hinterlegt werden. Wenn der Benutzer dann ein Profil beim Ablegen von Dokumenten wählt, werden alle Felder entsprechend dem Profil automatisch eingestellt. Damit können alle internen Regeln einer Arztpraxis zur Dokumentenablage mittels Profilen hinterlegt werden. Die Regeln werden bei der Wahl des Profils automatisch eingestellt. Die Funktion Dokumente archivieren kann als Favorit in die persönlichen Favoriten aufgenommen werden. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

6 2.1. Bildschirm Dokumente archivieren im Detail Der Bildschirm Dokumente archivieren umfasst drei Bereiche: Links die Anzeige aller Dokumente aus dem Datei-Ordner mit den Dokumenten, in der Mitte die die Dokumentenvorschau und rechts die Register zum Einstellen der notwendigen Ablage-Informationen. Der eingestellte Dateipfad und alle Dateien in diesem Pfad werden angezeigt. Die Einstellung des Dateipfades kann über das Lupe-Icon geändert werden. Mit Einstellungen speichern kann der Pfad als Standard gespeichert werden. Das erste Dokument in der Liste wird automatisch ausgewählt und die Vorschau angezeigt. Der Benutzer kann mit Maus oder Tastatur andere Dokumente wählen. Der Benutzer kann für das aktuell gewählte Dokument im rechten Bereich alle notwendigen Angaben erfassen, die zur Erstellung eines KG-Eintrages und Archivierung im Archiv notwendig sind: Patient, mit üblichem Suchverhalten von triamed über Lupe Ablageprofil: Combobox zur Wahl eines Ablageprofils (siehe Funktionalität weiter unten). Mit Wahl des Ablageprofils werden alle Felder entsprechend den Einstellungen im Profil automatisch gesetzt. Datum ist das Datum des KG-Eintrages und Ereignisdatum im Archiv. Ohne anderslautenden Angaben im Profil wird das aktuelle Tagesdatum vorgeladen Titel/Eintrag ist die Spalte Eintrag im KG-Eintrag und Titel im Archiv Bemerkungen ist die Spalte Bemerkungen im KG-Eintrag und Bemerkungen im Archiv KG-Kontakt: Es wird immer der letzte Kontakt des gewählten Patienten vorgeladen und kann durch den Benutzer über die Combobox geändert werden. Über das Icon Handshake kann ein neuer Kontakt angelegt werden. Die Vorgaben aus dem Ablageprofil übersteuern den Default. Wörterbuch: Standard ist Korrespondenz, Auswahlmöglichkeit wie bei Schnittstelle Dokumenten einlesen. Wird durch allfällige Einstellung im Ablageprofil übersteuert. Wörterbucheintrag: Standard ist Bericht. Auswahlmöglichkeit wie bei Schnittstelle Dokumenten einlesen. Bei allen Wörterbücher wird falls möglich der Eintrag Freitext vorgeladen. Diese Einstellung wird durch die Einstellung im Ablageprofil übersteuert. Diagnose/Problem: Automatisch wird Allgemeiner KG-Eintrag vorgeladen. Ausführender Arzt und Verantwortlicher Arzt werden analog zu den Regeln Patientendossier/Leistungserfassung vorgeladen. Die Einstellungen im Ablageprofil haben Vorrang. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

7 Archivkategorie: Muss erstmalig durch den Benutzer eingestellt werden, es wird immer die letzte gewählte Archivkategorie angezeigt. Der Benutzer kann eine Standard-Archivkategorie über Einstellungen Speichern hinterlegen. Die Archivkategorie wird beim Aufruf eines Ablageprofils entsprechend der Einstellung im Profil übersteuert. Absender: Fakultativ, Auswahlmöglichkeiten analog altem Fenster Archiv Menüpunkte Ablageprofile = Fenster zur Parametrierung der Ablageprofile Aktualisieren = Aktualisiert die Dateien im linken Fensterbereich triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

8 Button Archivieren Wenn der Benutzer den Button Archivieren klickt, wird das aktuell gewählte Dokument mit den Einstellungen archiviert. Die Datei wird in einen Unterordner Archiviert verschoben. Anschliessend wird das nächste Dokument angezeigt. Falls bei demselben Kontakt, demselben Wörterbuch und demselben Wörterbucheintrag bereits ein KG-Eintrag erstellt ist, erscheint ein Dialogfenster mit dem Hinweis und Details, dass bereits ein KG-Eintrag erstellt ist. Der Benutzer kann wählen zwischen Hinzufügen oder Neuer KG-Eintrag. Es wird nach dem Archivieren ein Fenster angezeigt Dokument erfolgreich archiviert mit Angabe Patient, KG- Eintrag etc.. Dieses Fenster kann durch den Benutzer mittels Häkchen bei Diese Meldung nicht mehr anzeigen ausgeblendet werden Button Löschen Das markierte Dokument wird gelöscht. Der Benutzer muss die Löschung in einem Dialogfenster bestätigen. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

9 Einstellungen Speichern Die triamed Standard-Funktion Einstellungen speichern steht zur Verfügung zur Speicherung des Standard- Profils, Standard-Archivkategorie etc. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

10 1.1.1 Ablageprofile Damit alle Benutzer gleiche Regeln anwenden und effizient arbeiten können, können sogenannte Ablage-Profile gespeichert werden. Die Ablage-Profile werden pro Mandant geführt. In der Konfiguration kann bei der Benutzergruppe das Recht erteilt oder entzogen werden zur Bearbeitung der Ablage-Profile durch eine Benutzergruppe. Es können Ablage-Profile hinzugefügt werden über die Schnellerfassungszeile (analog Schnellverordnung). Ein markiertes Ablage-Profil kann bearbeitet oder gelöscht werden durch Aufruf der entsprechenden Funktion im Menü. Jedes Ablage-Profil erhält eine Bezeichnung und eine kurze Beschreibung. Mit die Standard-Funktionen auf den triamed GRID kann die Liste über den Rechtsklick auf die Spaltenheader ausgedruckt werden. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

11 Pro Ablage-Profil können hinterlegt werden: Datum mit Auswahl: Leer, Heutiges Datum Titel/Eintrag: Kann leer sein oder ein Text erfasst werden, der dann beim Dokument immer automatisch übernommen wird. Bemerkungen: Kann leer sein oder ein Text erfasst werden, der dann beim Dokument immer automatisch übernommen wird Archiv-Kategorie: Leer, Auswahl aus Archivkategorie Absender: Leer oder Adresse KG Eintrag: Ob ein KG-Eintrag erstellt oder nur archiviert werden soll KG-Kontakt mit Auswahl: Leer, Letzter Kontakt (des Patienten) Wörterbuch mit Auswahl: Leer, Wörterbuch (gemäss Liste bei Schnittstelle Dokumente einlesen) Wörterbucheintrag: Auswahl gemäss Liste bei Schnittstelle Dokumente einlesen. Ausführender Arzt: Leer, Liste der Ärzte (analog zu der Auswahl bei Kontakt) Verantwortlicher Arzt: Leer, Liste der Ärzte (analog zu der Auswahl bei Kontakt) triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

12 Verhalten Sobald der Benutzer via Combobox ein Ablage-Profil einstellt, werden alle Felder auf dem Bildschirm entsprechend den Einstellungen im Profil abgefüllt. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

13 1.1.2 Pfad der Dokumentablage ändern Im Fenster Dokumente einlesen kann man mit dem Lupensymbol ein Explorer-Fenster öffnen und einen anderen Pfad für die Dokumentenablage einstellen. Soll dieser permanent erhalten bleiben, kann man nach Auswahl des Pfads mit rechter Maustaste im Untermenu im Fussbereich des Fensters Einstellungen speichern wählen Favorit anlegen Im Fenster persönliche Favoriten kann man Dokumente archivieren als Favorit erfassen. Dazu auf das Symbol Favoriten verwalten klicken, Persönliche Favoriten anklicken und mit rechter Maustaste das Untermenu aufrufen und Neu wählen. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

14 Danach in der alphabetischen Auswahl Dokumente archivieren auswählen und mit OK bestätigen Adobe Acrobat Reader DC Ausblenden Werkzeugleiste Adobe verfolgt seit geraumer Zeit den Ansatz, ihre Produkte mit SaaS (Software as a Service) zu verzahnen und so zusätzliche Einnahmen zu lukrieren. Im aktuellen Adobe Reader stehen zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung, die tatsächlich nur mittels eines kostenpflichtigen Adobe Kontos online genutzt werden können. Diese Funktionen werden über das rechts vom Dokument platzierte Werkzeug-Fenster sehr penetrant angeboten: triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

15 Adobe-Reader Werkzeuge Schaltet man diese Werkzeuge über Ansicht -> Ein-/Ausblenden -> Werkzeugfenster aus, so ist diese Einstellung nicht dauerhaft gespeichert, sondern die Bildschirm-Platz-verschwendenden Werkzeuge werden beim nächsten Programmstart wieder penetrant eingeblendet. Adobe-Reader Werkzeuge ausblenden Abhilfe schafft das Setting: Bearbeiten -> Voreinstellungen -> Dokumente -> Werkzeugfenster für jedes Dokument öffnen welches zu deaktivieren ist. Adobe-Reader Werkzeuge dauerhaft ausblenden Es müssen BEIDE Einstellungen getätigt sein, damit die Werkzeuge in weiterer Folge nicht mehr bei jedem Programmstart angezeigt werden. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

16 2.4. Adobe Acrobat Reader DC Ausblenden des Hinweises zum Aktivieren der Bearbeitung Abhilfe schafft das Setting: Bearbeiten -> Voreinstellungen -> Dokumente -> Dokumente im PDF/A- Anzeigemodus anzeigen auf Nie stellen. triamed Anleitung Dokumente archivieren /16

TriaMed Anleitung. TriaMed erx

TriaMed Anleitung. TriaMed erx Hauptsitz TriaMed HCI Solutions AG - Abteilung TriaMed Worbstrasse 201 3073 Gümligen Telefon +41 840 337 337 Fax +41 31 950 05 99 support@triamed.ch www.triamed.ch TriaMed Anleitung TriaMed erx HCI Solutions

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