Wie erreiche ich was?

Transkript

1 Wie erreiche ich was? Projekt: Bezeichnung: Warenwirtschaft (WWSBAU) Serienbriefe Version: 7.0 Datum: Kurzbeschreibung: Mit diesem Leitfaden erhalten Sie eine tabellarische Kurzanleitung, um in Ihrem Hause die Serienbriefe zu organisieren bzw. anzuwenden. Merke: Für die nachfolgend erklärten Serienbriefe wird der in WWSBAU enthalte Text- Editor benutzt. Sie benötigen also kein MS-WORD und dergleichen. Wenn Sie zum ersten mal die Serienbrieffunktionen nutzen, vollzieht sich die Anwendung in 4 Schritten. Diese sind: 1. Ordner für die Serienbriefe anlegen 2. Textbausteine für die Serienbriefe erstellen (z. B. Mit freundlichen Grüßen) 3. Serienbrief anlegen 4. Adressen zusammenstellen und Serienbrief drucken Bei weiteren Serienbriefen fallen die Punkte 1 und 2 weg. Seite 1

2 1. Ordner für die Serienbriefe anlegen Ein bisschen Ordnung muss sein. Damit wir später auch alles wieder schnell finden, legen wir uns einen Ordner mit einem eindeutigen Namen (Serienbriefe) an. In diesem Ordner wird alles abgelegt, das mit Serienbriefe zu tun hat. Wichtig: Vergeben Sie also immer eindeutige Namen für jedes Dokument, damit es leicht zu identifizieren ist. Eindeutiger Ordner für die Serienbriefe. Seite 2

3 2. Textbausteine erfassen In den Serienbriefen werden vielfach Textbausteine benötigt. So zum Beispiel die Abschlusszeilen Mit freundlichen Grüßen. Diese Textbausteine werden mit einem Texteditor erfasst und als Text-Dokument im Ordner Serienbriefe abgelegt (xxxxx.txt). In unserem Beispiel haben wir den einfachen Texteditor von Microsoft WordPad genommen, den Sie in Programme Zubehör finden. Natürlich können Sie auch den in WWSBAU enthaltenen Texteditor verwenden, um die Textbausteine zu erfassen. Aufrufen des einfachen Texteditors von Microsoft (WordPad). Seite 3

4 Textbaustein eingeben und anschießend das Speichern nicht vergessen. Auch die Textbausteine speichern wir in den Ordner Serienbriefe. Merke: Die Textbausteine mit einem eindeutigen Namen versehen. Seite 4

5 3. Serienbriefe erfassen Jetzt wollen wir den eigentlichen Serienbrief erfassen. Hierbei benutzen wir den in WWSBAU enthaltenen Texteditor. Merke: Wir setzen hier voraus, dass Sie Firmenbriefbögen nutzen und zunächst keine Bilder bzw. Logos einzubinden sind. Sollte dies nötig sein, so ist dies gleichfalls mit dem hier angesprochenen Texteditor möglich. In solchen Fällen müssen die einzubindenden Bilder bzw. Logos in der Größe vorliegen, wie sie später auf den Briefen erscheinen sollen. Die Bilder werden nicht gestretcht und können nach dem Einfügen nicht mehr verschoben werden. Also vor dem Einfügen den Cursor dort platzieren, wo das Bild bzw. Logo eingefügt werden soll. Wählen Sie sich mit einem Klick in die EXTRAS ein. Seite 5

6 Öffnen Sie diesen Texteditor. Damit die postalische Adresse an der richtigen Position gedruckt wird, müssen Sie 5-mal die Return-Taste drücken. Seite 6

7 Wählen Sie sich wie hier gezeigt, in die Funktion für die Platzhalter ein. Die Platzhalter für die postalische Adresse und die Anrede (Ansprechpartner) wurden eingefügt. Seite 7

8 Hier haben wir an dieser Stelle das Wort Datum mit 2 folgenden Leerstellen eingegeben. Anschließend holen wir uns das Tagesdatum (siehe oben). Tagesdatum der Serienbriefschreibung. Seite 8

9 Das Datum positionieren wir rechtsbündig. Für den Ansprechpartner geben wir hier folgende Worte ein Sehr geehrte(r). Anschließend fügen wir eine Leerstelle ein. Seite 9

10 Unser Serienbrieftext wurde eingegeben. Für die Abschlusszeilen holen wir einen Textbaustein, den wir anfangs erfasst haben. Zuvor müssen wir den Cursor positionieren, an dem der Text eingefügt werden soll. Seite 10

11 Wir wählen den gewünschten Textbaustein aus. Die Abschlusszeilen sind eingefügt. Seite 11

12 Der Serienbrief muss abgespeichert werden. Damit wir den Serienbrief später einer Sache zuordnen können, vergeben wir ihm einen eindeutigen Namen. Seite 12

13 Seite 13

14 4. Adressen zusammenstellen und Serienbrief drucken Als nächstes müssen wir die Adressen zusammenstellen (filtern) an die wir den Serienbrief versenden möchten. Hierbei ist darauf zu achten, dass wir den Ansprechpartner und dessen ID-Nummer auf den Bildschirm bringen. Jetzt wollen wir die Adressen zusammenstellen, an die unsere Serienbriefe gehen sollen. Wählen Sie sich mit einem Klick in die Adressenpflege ein. Seite 14

15 Rufen Sie durch einen Klick das Such-Programm auf. Wir rufen den Listaufbau auf, um unsere gewünschten Felder zu bestimmen. Seite 15

16 Achten Sie darauf, dass die Ansprechpartner und die ID-Nummer der Ansprechpartner mit ausgewählt sind. Unsere gewünschten Adressen mit Ansprechpartner sind aufgerufen und stehen für den Serienbrief bereit. Wählen Sie sich in die Druckausgabe ein. Seite 16

17 Wählen Sie für den Druck diesen Button. Wählen Sie den gewünschten Serienbrief aus. Starten Sie den Druck durch diesen Button. Seite 17

18 Aktivieren Sie den gewünschten Drucker. Der Serienbrief wird erzeugt (Fortschrittsanzeige). Seite 18

19 Schließen Sie das Programm. Seite 19

20 Einer der gedruckten Serienbriefe. Seite 20