Was brauchen wir noch auf Papier?

Transkript

1 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Gemeindeamt Was brauchen wir noch auf Papier? Rechtliche Anforderungen an die Informationsverwaltung Dr. Alexander Locher, RA, Juristischer Sekretär mba Winterthur, 22. September 2016

2 Inhalt 1. Gemeinderechtliche Grundlagen (geltend: GG 1926 und VGH; neu: GG 2015 und VGG) 2. Weitere rechtliche Grundlagen (IDG; Archivgesetz; Spezialgesetze) 3. Auswirkungen der rechtlichen Grundlagen auf die Gemeinden 4. Haltung des Gemeindeamts und Beantwortung der Frage Was brauchen wir noch auf Papier? 5. Fazit

3 Geltendes Gemeinderecht (GG; VGH) Geltendes Gemeindegesetz 1926 (GG) Ursprung aus einer Zeit, in der die elektronische Informationsverwaltung unbekannt war ( Primat des Papiers ). Keine Regelungen zur elektronischen Informationsverwaltung und zum elektronischen Rechtsverkehr. Geltende Verordnung über den Gemeindehaushalt (VGH) Elektronische Aufbewahrung von Büchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz ( 11f. VGH). Bestimmung betrifft nur einen kleinen Teil der Gemeindeunterlagen.

4 Neues Gemeinderecht (ngg; VGG) Neues Gemeindegesetz 2015 (ngg) Bei der elektronischen Informationsverwaltung inhaltlich nur geringfügige Änderungen gegenüber dem geltenden Recht Wie bisher: Regelung der elektronischen Aufbewahrung von Büchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz ( 139 ngg) Neu: Pflicht zur Führung einer elektronischen Rechtssammlung und Möglichkeit der Publikation mit elektronischen Mitteln ( 7 ngg) Gemeindeverordnung (VGG, vom Kantonsrat zu genehmigen) Regelung der Einzelheiten der elektronischen Rechtssammlung, Publikation und Aufbewahrung ( 1, 2 und 33 VGG) Im Übrigen keine weiteren Regelungen zur elektronischen Informationsverwaltung

5 Weitere rechtliche Grundlagen (1) Weitere Rechtsgrundlagen der elektronischen Informationsverwaltung auf kantonaler Ebene: Gesetz über Information und Datenschutz (IDG) und Verordnung (IDV) Archivgesetz und Archivverordnung Regelung des Umgangs der öffentlichen Organe mit Informationen und deren Übergabe an die Archive. Aber: Keine generelle Regelung, in welchen Fällen die elektronische Informationsverwaltung möglich ist (weder ausdrücklich erlaubt noch ausdrücklich verboten).

6 Weitere rechtliche Grundlagen (2) Ausdrückliche Rechtsgrundlagen für die Einführung der elektronischen Informationsverwaltung bestehen in bestimmten Bereichen, z.b.: Elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuererklärungen und weiteren Steuerakten ( 109 d. Abs. 1 Steuergesetz) Elektronische Aufbewahrung fremdenpolizeilicher Akten ( 3 Verordnung über die automatisierte Verfahrenskontrolle und das elektronische Archiv des Migrationsamts) Elektronische Führung der Patientendokumentation ( 17 Patientinnenund Patientengesetz) Führung des Handelsregisters mittels Informatik (Art. 929a Obligationenrecht )

7 Auswirkungen auf die Gemeinden Gemeinden können ihre Angelegenheiten grundsätzlich selbständig regeln (Gemeindeautonomie; Art. 85 KV). Gemeinden können selber Regelungen zur Informationsverwaltung aufstellen, aber offene Fragen: Braucht elektronische Informationsverwaltung eine Grundlage im übergeordneten Recht, damit sie zulässig ist? Oder sind die Gemeinden frei, solange es keine Vorgaben gibt? Gemeinden sollten vorsichtig sein, solange die offenen Fragen nicht geklärt sind. Mehr Klarheit könnten die Regelungen des Regierungsrates zur Informationsverwaltung und -sicherheit schaffen ( 5 und 7 IDG)

8 Haltung des Gemeindeamtes (1) Gemeinden können gestützt auf die Gemeindeautonomie eigene Regelungen zur elektronischen Informationsverwaltung aufstellen. Gemeindeamt empfiehlt jedoch Zurückhaltung, bis offene Fragen geklärt sind. Insbesondere sollte kein Widerspruch zu übergeordnetem Recht bestehen. Gemeinden müssen sich der Risiken bewusst sein. Kantonales Recht geht immer noch vom Primat des Papiers aus. Alle Unterlagen mit juristischer Relevanz und Beweiskraft sollten im Original auf Papier aufbewahrt werden (Prinzip der Doppelablage).

9 Haltung des Gemeindeamtes (2) Gemäss Gemeindeamt sind auf Papier aufzubewahren z.b. Protokolle von Behörden, Gemeindeversammlungen und Urnenabstimmungen Hoheitliche Verfügungen und Rechtsmittelentscheide Gesuche für Bewilligungen und staatliche Leistungen etc. Erlasse, allgemeinverbindliche Beschlüsse, Wahl- und Abstimmungsergebnisse, deren Publikation neu elektronisch im Internet anstelle in der Zeitung erfolgen kann (Rechtsmittelfrist) Verträge mit eigenhändigen Unterschriften

10 Fazit Zahlreiche Fragen bei der elektronischen Informationsverwaltung sind unbeantwortet. Gemeindeamt rät zur Vorsicht (lieber zu viel als zu wenig auf Papier). Gemeindeamt begrüsst die Schaffung klarer rechtlicher Rahmenbedingungen und die laufenden Projekte des Regierungsrates. Kantonaler Rahmenerlass mit einheitlichen Regeln für Kanton und Gemeinden wäre denkbar. Rahmenerlass führte jedoch zu einem Eingriff in die Gemeindeautonomie, was von den Gemeinden unterstützt werden müsste.

11 Fragen

12 Kanton Zürich