Fallstudie: Intranet-Neukonzeption Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG

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1 Fallstudie: Intranet-Neukonzeption Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG

2 Das Ziel Ein runderneuertes Intranet für eine (R)evolution der Kommunikation, einen Wandel der bestehenden Kultur, die Schaffung von Transparenz, Verbesserung der Zusammenarbeit und das Verfügbarmachen von Wissen.

3 Zentrale Erfolgsfaktoren Internes Team Knauf Gobal Intranet Systematische Vorgehensweise Strategische Verankerung mit Fokus auf geschäftlichen Mehrwert Externe Beratung bzw. Begleitung Feedback-Schleifen vor Ort alle unter einem Dach! Das interne Team der Knauf Gips KG konnte sich voll und ganz auf den ReLaunch konzentrieren. In Kombination mit externen Beratern konnte ein zielführender Projektplan realisiert werden, der alle Interessengruppen berücksichtigte. Ole Kleinert, Projektleiter eresult GmbH

4 Kundenstimme Die Beratung und Mitarbeit von eresult im Zuge der Neukonzeption unseres Intranets war äußerst zielführend. Gerade die Zeit bei uns vor Ort, in der eresult quasi 'mitgearbeitet' hat, tat dem Vorankommen im Projekt sehr gut und hat dem Team wertvolle Impulse gegeben. Wir konnten zusammen mit eresult eine klare Navigationsstruktur erarbeiten und zugleich die Struktur zentraler Seitentypen festlegen. Die Kompetenz und Zuverlässigkeit von eresult hat uns dabei stets überzeugt. Und der von eresult geplante und durchgeführte Card-Sorting Workshop war nicht nur zielführend, sondern machte allen Beteiligten auch noch Freude. Wolfgang Mend, Leitung Online Medien, Knauf Gips KG

5 Ablauf und Vorgehensweise

6 1. Vorarbeit In den ersten Phasen des Projekts wurden: bestehende Probleme und zukünftige Potentiale erhoben die strategische Ausrichtung des Intranets definiert eine Roadmap erstellt und verschiedene konzeptionelle Aspekte erarbeitet Personas definiert eine Systemevaluation durchgeführt die neu geschaffene Stelle des Intranet Managers besetzt Ein Intranet hat im Gegensatz zu praktisch allen anderen Systemen keinen fest definierten Anwendungszweck. Jedes Projekt muss deshalb zu Beginn entscheiden, was das Intranet für das Unternehmen sein und leisten soll. Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater, Schillerwein Net Consulting GmbH

7 2. Card-Sorting Um eine logische und gut bedienbare Navigationsstruktur zu entwickeln, wurden mehrere Card-Sortings durchgeführt. Dabei wurden die vorgesehenen Inhalte auf Kärtchen notiert und dann entsprechend ihrer sinnvollen Zusammengehörigkeit gruppiert. Zunächst waren die Hauptkategorien noch nicht benannt (sog. offenes Card-Sorting ).

8 2. Card-Sorting Im zweiten Schritt wurden passende Benennungen für die Oberkategorien gefunden und nochmals überprüft, ob die Zuordnung passt. In diesem geschlossenen Card-Sorting wurden also die zur Verfügung stehenden Kärtchen den gefundenen Oberkategorien zugeordnet. Im Ergebnis lag eine vollständige Navigationsstruktur auf oberster Ebene vor. Durch die Workshops zur Erarbeitung der Navigationsstruktur konnten die vielen Vorstellungen und Ideen auf einen Nenner gebracht werden. Mit dem Ergebnis können sich nun alle identifizieren. Ole Kleinert, Projektleiter eresult GmbH

9 3. Wireframe-Erstellung Im nächsten Schritt wurden die zentralen Seitentypen skizziert und anschließend mit dem Tool Axure in Wireframes überführt. Die Wireframes bildeten Anordnung von Elementen, Seitenstruktur und erste Navigations-/Funktionsmechanismen ab. Vor Ort wurde erneut vom gesamten Team Feedback eingeholt und die Wireframes weiter optimiert. Im Ergebnis lagen Entwürfe für die wichtigsten Seitentypen vor, die nun weiterverwendet und befüllt werden können.

10 4. Design-Entwicklung Dank der guten Vorarbeit mit den Wireframes herrschte sehr schnell Einigkeit über die darauffolgenden Design- Vorschläge. Die klare Trennung der Diskussionen in die verschiedenen Bestandteile der Lösung welche Elemente werden benötigt? und was wird in den jeweiligen Elementen dargestellt? wurde mit den Wireframes beantwortet wie soll das aussehen? mit den Design-Vorschlägen ermöglichte sehr zielgerichtete und effiziente Abstimmungsprozesse im Projektteam. Verschiedene Ausgabeformate (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone) wurden von Anfang an berücksichtigt.

11 Ergebnis und Learnings

12 Ergebnisse und Learnings Die systematische Vorgehensweise und Begleitung durch externe Berater half bestehende Diskrepanzen/Meinungsverschiedenheiten aufzuzeigen und aufzulösen. konzeptionelle oder technische Probleme aufzudecken und zu beheben. den größten gemeinsamen Nenner zu finden. eine Entscheidungsgrundlage zu haben, nicht nur Ideen in Köpfen. ein Intranet zu entwickeln, welches größtmögliche Akzeptanz und Zufriedenheit schafft!

13 Ergebnisse und Learnings In die Entwicklung eines Intranets sollten diejenigen einbezogen werden, für die es gedacht ist: Die Mitarbeiter. Falls keine Befragung oder andere Analysen möglich sind, sollten Interessenvertreter die Wünsche der Mitarbeiter aufnehmen und in den Konzeptionsprozess einbringen. Es ist meist einfacher, über konkrete Entwürfe bzw. Arbeitsergebnisse zu sprechen, als über Ideen oder Meinungen. Daher hat sich eine Schritt-für-Schritt-Konzeption mit Feedbackschleifen oft bewährt. Bezüglich eines Intranets gibt es oft viele Meinungen und Wünsche. Diese in die richtigen Bahnen zu lenken, ist eine große Herausforderung. Mit einem klaren Ziel vor Augen und kompetenter sowie objektiver Beratung von außen ist diese jedoch gut zu meistern es lohnt sich für alle! Ole Kleinert, Projektleiter eresult GmbH

14 Ausblick Das neue Intranet ist zunächst für ca Mitarbeiter im deutschsprachigen Raum verfügbar und wird dann schrittweise auf insgesamt Anwender in knapp 100 Ländern ausgeweitet. Seine Funktion als universelles Arbeitsmittel zur Unterstützung von informations- und wissensintensiven Aufgaben wird ebenfalls iterativ ausgebaut und erweitert. Neben der technischen Umsetzung und Weiterentwicklung nehmen die organisatorische Umsetzung und Maßnahmen des Veränderungsmanagements einen wichtigen Stellenwert ein. Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Ein Intranet ist ein Produkt, das sich ständig weiterentwickelt. Solide Basisarbeit ist dabei die halbe Miete. Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater, Schillerwein Net Consulting GmbH

15 Ihr Ansprechpartner Elske Ludewig M.A. Principal UX-Consultant & Teamleitung Büro Göttingen Büro Göttingen Standort Hamburg Standort Frankfurt Standort Köln Planckstraße 23 Elbchaussee 13 Uhlandstraße 58 Hohenstaufenring Göttingen Hamburg Frankfurt / Main Köln Website: Themenblog:

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