Geschäftsstelle des Kreistags Aktenzeichen: 1.1/ Beratungsfolge Sitzung am: Beratungsergebnis. laut Beschlussvorschlag

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1 LANDKREIS RASTATT B e s c h l u s s v o r l a g e RA-AVF Geschäftsstelle des Kreistags Aktenzeichen: 1.1/ Beratungsfolge Sitzung am: Ausschuss für Verwaltung und Finanzen Beratungszweck: - Vorberatung - Kreistag öffentlich Beratungsergebnis einstimmig mit Stimmenmehrheit Ja Stimmen Nein Stimmen Enthaltungen Kenntnisnahme (ohne Beschluss) laut Beschlussvorschlag abweichender Beschluss wird nachgereicht Sitzungsinformation wird nachgereicht Anfrage wird nachgereicht Anregung wird nachgereicht Handzeichen Geschäftsstelle : AVF ö TOP 5: Einführung papierloser Sitzungsdienst - Vorberatung - 1. Vorbemerkung Zur Optimierung der Kreistagsarbeit wurde im Jahr 2013 das Datenverarbeitungsverfahren Kommunaler Sitzungsdienst mit Ratsinformationssystem im Landkreis Rastatt eingeführt. Nach der Optimierung der Abläufe innerhalb der Verwaltung bei der Erledigung des Sitzungsdienstes ist im Jahr 2015 in einem weiteren Schritt das Ratsinformationssystem eingeführt worden. Bürgerinnen und Bürger sowie die Mitglieder des Kreistags können über das Ratsinformationssystem einfach und schnell Informationen zu politischen Entscheidungen erhalten bzw. abrufen. Nach einer Testphase hat der Kreistag am 19. Mai 2015 der Einführung des Ratsinformationssystems im Landkreis Rastatt zum 1. Juni 2015 zugestimmt. Das Modul Ratsinformationssystem (RIS) ermöglicht den Mitgliedern des Kreistags einen Zugriff auf sämtliche Unterlagen der Sitzungen des Kreistags und seiner Ausschüsse. Für die Nutzung AVF TOP 5 ö Seite 1 von 5

2 sind, da auch nichtöffentliche Vorlagen eingesehen werden können, individuelle Anmeldedaten erforderlich, die den Mitgliedern des Kreistags bereits zugeteilt worden sind. Nachdem die technischen Rahmenbedingungen vorliegen, soll nun in einem nächsten Schritt der papierlose Sitzungsdienst eingeführt und vollständig auf digitale Abläufe umgestellt werden. 2. Voraussetzungen für die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes 2.1 Rechtliche Voraussetzungen Mit dem zum 1. Dezember 2015 in Kraft getretenen Gesetz zur Änderung kommunalverfassungsrechtlicher Vorschriften bzw. der Änderung der Verordnung zur Durchführung der Landkreisordnung (DVO LKrO) vom 14. Oktober 2015 wurde eine Änderung der Geschäftsordnung für den Kreistag und die Ausschüsse des Landkreises Rastatt notwendig. Im Zuge dieser Änderung wurde auch die rechtliche Grundlage zur elektronischen Einberufung und Versendung der Sitzungsunterlagen an die Kreisrätinnen und Kreisräte geschaffen. Darüber hinaus wurde in der Geschäftsordnung neu festgelegt, dass die Tagesordnungen, die Beschlussvorlagen sowie die Beschlüsse der öffentlichen Sitzungen des Kreistags und seiner Ausschüsse der Öffentlichkeit im Ratsinformationssystem auf der Homepage des Landkreises Rastatt zur Verfügung gestellt werden. Die geänderte Geschäftsordnung für den Kreistag und die Ausschüsse des Landkreises Rastatt wurde in der Sitzung des Kreistags am 27. Juli 2016 beschlossen. 2.2 Technische Voraussetzungen -Adresse für jedes Kreistagsmitglied (vorhanden) Internetzugang über W-LAN (vorhanden) SIM-Karte für den Einsatz im gesamten Landkreis Mobiles Endgerät (Apple ipad plus 12.9 Zoll lte 128) APP Mandatsträgermodus (vorhanden) 3. Vorteile schnellere sowie zeitlich und räumlich unabhängige Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen / Mobilität platzsparende Aufbewahrung der Sitzungsunterlagen / Archivfunktion umfangreiche Recherchemöglichkeiten in Sitzungsunterlagen und im Internet Umweltfreundlichkeit und -schutz durch weniger Kopier-, Papier- und Energieeinsatz Wegfall von Papier-, Druck-, Portokosten Einsparung von Personalressourcen AVF TOP 5 ö Seite 2 von 5

3 4. Kosten 4.1 Einmalige Kosten Tablet Apple ipad plus 12.9 Zoll (ohne Vertrag) Apple ipad plus 12.9 Zoll (mit Vertrag) 1.200,00 / Gerät 760,00 / Gerät Hülle und Tastatur 150,00 / Gerät Lizenzen Citrix Lizenz für Management des Endgerätes Xen Mobile enterprise Edition - MDM (einmalig) 119,37 / Nutzer Mandatsträgermodul Kosten des Moduls Mandantsträgermodus 2.200, Laufende Kosten Tablet Telekomvertrag TK- und Datenvolumenkosten Bereitstellung Plattform Internet KIVBF 25,00 /Tablet/Monat 72,00 /Monat Lizenzen Citrix Lizenz für Management des Endgerätes Xen Mobile enterprise Edition (Wartung / Support) 26,45 / Nutzer/Jahr 5. Weiteres Vorgehen Zur Vorbereitung der Auswahl der mobilen Endgeräte und der weiteren Vorgehensweise wurde über die Sommerpause ein Meinungsbild aus den Fraktionen eingeholt. Die Auswertung der einge- AVF TOP 5 ö Seite 3 von 5

4 gangenen Rückmeldungen sowie die Absprache mit den Herren Fraktionsvorsitzenden in der Besprechung mit dem Landrat am 13. September 2016 hat ergeben, die Mitglieder des Kreistags mit ipads in 12 Zoll Größe einschließlich einer externen Tastatur/Hülle und einer SIM-Karte auszustatten. Die Geräte bleiben im Eigentum des Landkreises, eine private Nutzung ist erlaubt. Das Sachgebiet IT ist Ansprechpartner für technische Fragen/Support für die von der Verwaltung ausgegebenen mobilen Endgeräte und zuständig für die Geräteübergabe, -inbetriebnahme und Einweisung. Für den Zugang zum Ratsinformationssystem, für die bereitgestellte App zur digitalen Ratsarbeit und für die Inhalte im Ratsinformationssystem ist die Geschäftsstelle des Kreistags verantwortlich. Bereits vorhandene dienstlich oder privat genutzte mobile Endgeräte von Kreistagsmitgliedern können ebenfalls für die digitale Ratsarbeit eingesetzt werden. In diesen Fällen kann die Landkreisverwaltung allerdings keinen technischen Support durch das Sachgebiet IT leisten. Die Fraktionsvorsitzenden können die Mandatsträger-App seit dem 13. September 2016 mit dem entsprechenden Endgerät der Landkreisverwaltung testen und bei der Geschäftsstelle des Kreistags jederzeit Fragen stellen oder Anregungen einreichen. Nach der Beschlussfassung des Kreistags zur Einführung der papierlosen Ratsarbeit in der Sitzung am 25. Oktober 2016 ist folgende weitere Vorgehensweise geplant: 1. Ermittlung der zu beschaffenden mobilen Endgeräte (November 2016) 2. Einstellung entsprechender Haushaltsmittel in den Haushalt Umstellung auf digitale Einberufung der Sitzungen mit Bereitstellung aller Unterlagen über das Ratsinformationssystem zum 1. März Alle Kreisrätinnen und Kreisräte erhalten ab diesem Zeitpunkt von der Geschäftsstelle des Kreistags die Einladung und die Tagesordnung zu den jeweiligen Sitzungen per . Ab dem Versand dieser stehen alle Sitzungsunterlagen im Ratsinformationssystem und gleichzeitig auch über die APP zur Verfügung. Die Unterlagen können dann am PC oder am Tablet eingesehen und über die Mandatsträger-App am Tablet auch bearbeitet werden. 4. In einer Übergangszeit bis zur Sommerpause 2017 werden die Sitzungsunterlagen parallel auch noch in Papier - wie bisher - versendet. AVF TOP 5 ö Seite 4 von 5

5 5. Einstellung Papierversand nach der Sommerpause 2017 (ab September) soweit die Testphase reibungslos verläuft. BESCHLUSSVORSCHLAG Die Verwaltung empfiehlt dem Ausschuss für Verwaltung und Finanzen, dem Kreistag folgende Beschlussfassung vorzuschlagen: Der Kreistag stimmt der Einführung der elektronischen Ratsarbeit entsprechend den Ausführungen in der Beschlussvorlage RA-KT zum 1. März 2017 zu. Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderlichen Haushaltsmittel für die Ausstattung der Mitglieder des Kreistags mit Apple ipad plus 12.9 Zoll mit Vertrag in den Haushaltsplan 2017 einzustellen. AVF TOP 5 ö Seite 5 von 5