E-Collaboration Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen

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1 E-Collaboration Mehrwerte durch moderne Whitepaper Martin Hornstein, Andreas namics ag, 3. Dezember 2008 namics ag Teufenerstrasse 19 CH 9000 St.Gallen t [+41] f [+41] Offices in: Bern, Frankfurt, Hamburg, München, St. Gallen, Zug, Zürich

2 3. Dezember 2008 Seite 2 Übersicht 1 Abkürzungsverzeichnis 5 2 Zusammenfassung 6 3 Einleitung Was ist E-Collaboration? 7 4 Nutzen und mögliche Gefahren 14 5 E-Collaboration-Module 20 6 Marktübersicht: E-Collaboration-Systeme 46 7 Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen 49 8 Fazit 57 9 Unternehmen und Dienstleistungen Literaturverzeichnis 60

3 3. Dezember 2008 Seite 3 Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 5 2 Zusammenfassung 6 3 Einleitung Was ist E-Collaboration? Definition Warum E-Collaboration? E-Collaboration: Von gestern bis heute 11 4 Nutzen und mögliche Gefahren Erwarteter Nutzen Mögliche Gefahren? 17 5 E-Collaboration-Module Erste Generation: Basis-Module Kalender VoIP/Telefon Zweite Generation: Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt Instant Messaging Presence Awareness Dokumentenmanagement Projektmanagement-Tools Desktop Sharing, Whiteboards und Online Meetings Dritte Generation: Social Software und Web Tagging, Tag-Clouds und weitere Wikis Blogs Social Bookmarking Profile und Social Networking RSS-Feeds (Reader) 44 6 Marktübersicht: E-Collaboration-Systeme Microsoft: Microsoft Office SharePoint Server IBM: Lotus Quickr/Connections Sonstige Anbieter: Open Source 48 7 Evaluation von E-Collaboration-Modulen in drei Phasen 49

4 3. Dezember 2008 Seite Strategie Anforderungsanalyse Fachkonzept 55 8 Fazit 57 9 Unternehmen und Dienstleistungen Unternehmensinformation zu namics Literaturverzeichnis 60

5 3. Dezember 2008 Seite 5 1 Abkürzungsverzeichnis CTI DM GUI IM KKK (CCC) PA PM RSS SWOT-Analyse VoIP WYSIWYG Computer Telephony Integration Dokumentenmanagement Graphical User Interface Instant Messaging Kommunikation, Koordination, Kooperation (Communication, Coordination, Cooperation) Presence Awareness Projektmanagement Really Simple Syndication Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats-Analyse Voice over IP What You See Is What You Get

6 3. Dezember 2008 Seite 6 2 Zusammenfassung In der heutigen Wissensgesellschaft wird die Kommunikation, Koordination und Kooperation (KKK 1, =E-Collaboration) zwischen Mitarbeitern, immer wichtiger. Addiert man den Aspekt der Komplexität von Projekten hinzu, liegt die Notwendigkeit von professionellen E- Collaboration-Systemen, welche die Menschen in der Zusammenarbeit unterstützen, auf der Hand. Nur mit Hilfe von Software, die KKK unterstützt, werden die steigenden Anforderungen im Bezug auf Effektivität und wirtschaftliche Effizienz erfüllt. Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit den heutigen Modulen der E- Collaboration, erklärt, welche Gefahren und Möglichkeiten in der E- Collaboration stecken, stellt aktuelle Anbieter vor und liefert eine Einführungsmethodik in drei Phasen: von der Strategie zur Anforderungsanalyse bis hin zur Konzeption eines E-Collaboration- Systems. 1 Vgl. (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995)

7 3. Dezember 2008 Seite 7 3 Einleitung Was ist E-Collaboration? Ziel der E-Collaboration ist es, mit Hilfe von webbasierten Informationsund Kommunikationslösungen kollaborationsintensive Prozesse zu optimieren. Der Schwerpunkt dieser Systeme liegt dabei auf denjenigen Prozessen, an denen viele Personen gemeinsam arbeiten und somit ein hohes Mass an Kommunikation erfordern. Dynamisches Intranet Die zuvor statischen Intranets mit fixem Inhalt werden durch den Einsatz von E-Collaboration- Werkzeugen zunehmend zu Zusammenarbeits- Plattformen für die Mitarbeiter und entwickeln sich dadurch dezentral dynamisch vom statischen Intranet zum Intra- Workspace. E-Collaboration-Tools werden heute zunehmend in die Unternehmensintranets und Mitarbeiterportale eingebunden. Damit ebnen sie den Weg für die bis dato meist statischen Plattformen mit allgemeinen Informationen hin zu dynamischen Intranets, die nicht als einfache Informationsplattformen, sondern als Arbeitsinstrumente für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern benutzt werden. Das zukünftige Intranet ist also kein Intranet im herkömmlichen Sinne mehr, sondern wird in Zukunft der Intra-Workspace für jeden Mitarbeiter sein. Diese Idee erinnert gleichzeitig wieder an das schon etwas ältere Thema Knowledge Management, nur dass es diesmal durch die Existenz von adäquater Kollaborationssoftware auch eine reale Chance gibt, die theoretischen Ansätze in die Praxis umzusetzen. Insbesondere das zentrale Thema der Externalisierung von implizitem Wissen 2 wird mit den neuen E-Collaboration-Tools stärker in den Fokus gerückt. Diese neue Transparenz von implizit vorhandenem Wissen könnte in einem solchen zukünftigen Intra-Workspace besser denn je gewährleistet sein, da die Verteilung des Wissens und der Zugang zu diesem Wissen im Unternehmen bei Zuhilfenahme von E-Collaboration-Tools im Mittelpunkt steht. Dieser neue Workspace besteht heute aus Werkzeugen, welche schon seit längerem im privaten Einsatz sind und nun ihren Weg in die Geschäftswelt finden, getreu dem Slogan: Business follows private use. 2 Vgl. (I. Nonaka, 1997)

8 3. Dezember 2008 Seite Definition Nach der Auswertung mehrerer Definitionen in Büchern, Zeitschriften und Webseiten ist die folgende Definition von Sieber wohl die treffendste: Als E-Collaboration-Anwendungen bezeichnen wir die Gesamtheit aller Informations- und Kommunikationssysteme, die zur Steigerung der Produktivität in der Teamarbeit geeignet sind. Nutzen Teams derartige Anwendungen, so betreiben sie E-Collaboration ( ). 3 Im Vergleich dazu haben Teufel, Sauter, Mühlherr und Bauknecht bereits im Jahr 1995 das Forschungsgebiet 4 rund um die heutige E-Collaboration so definiert, dass ( ) Individuen in Arbeitsgruppen oder Teams zusammenarbeiten und wie sie dabei durch Informations- und Kommunikationstechnologie unterstützt werden können ( ), um ( ) die Effektivität und Effizienz der Gruppenarbeit zu erhöhen 5. Im Zentrum dieser beiden Definitionen steht also damals wie heute die Teamarbeit, welche durch E-Collaboration produktiver gestaltet werden soll. 3.2 Warum E-Collaboration? Diese berechtigte Frage stellen sich nicht nur Unternehmen. Im Zuge seiner Dissertation hat Daniel Stoller-Schai 6 diese Fragestellung aufgenommen und die Antwort in vier Blöcke unterteilt, wobei diese das Potential hervorheben, welches in E-Collaboration steckt (1.), die Fakten der heutigen Wissensgesellschaft aufzeigen (2.), die Notwendigkeit von E-Collaboration erklären (3.) und die Konsequenzen dieser Abfolge darlegen (4.). 3 (Sieber, 2006 S. 7). 4 Das Forschungsgebiet trägt den Namen Computer Supported Cooperative Work (CSCW). Mehr dazu siehe (Teufel, et al., 1995). 5 (Teufel, et al., 1995 S. 17). 6 Vgl. (Stoller-Schai, 2003 S. 5ff).

9 3. Dezember 2008 Seite 9 Abbildung 1: Warum E-Collaboration? 7 Warum E-Collaboration Aufgrund der örtlichen Trennung von Mitarbeitern und komplexer, kollaborationsintensiver Prozesse wird E- Collaboration immer wichtiger. Um die Frage des Warum zu beantworten, sticht aus der Abbildung die folgende Feststellung heraus (3.1): Komplexität erfordert Kollaboration 8. Je grösser das Projekt bzw. die Firma ist, desto wichtiger ist es zu kommunizieren: Eine kleine Firma mit fünf Mitarbeitern hat kaum Probleme, effektiv und effizient auf direktem 9 Wege zu kommunizieren. Jeder weiss ziemlich genau was der andere weiss und kann. Um der Informationsdivergenz bei einer steigender Anzahl von Mitarbeitern entgegenzutreten können E-Collaboration-Instrumente eingesetzt werden, welche es erlauben, die Produktivität auf hohem Niveau zu halten. Tritt eine örtliche Trennung der Mitarbeiter aufgrund z.b. der Unternehmensgrösse oder unterschiedlicher Standorte ein, wird die Kommunikation über das Web bzw. Internet (Telefon und ) noch wichtiger. E-Collaboration soll die angesprochene direkte Kommunikation nicht ersetzen, sondern eine Möglichkeit bieten, so gut wie möglich (effizient hinsichtlich der Zeit und Kosten und effektiv hinsichtlich der Kommunikation) über Distanzen zu kommunizieren. 7 Vgl. (Stoller-Schai, 2003 S. 5). 8 Im Kontext dieser Arbeit wird folgender Zusammenhang zwischen Kollaboration und E- Collaboration gesehen: Die Notwendigkeit der Kollaboration mündet in der heutigen Zeit in der E-Collaboration mit Hilfe computergestützter (webbasierter) Kollaborationslösungen. 9 Hierbei ist eine Besprechung face-to-face gemeint, also ohne E-Collaboration-Hilfsmittel.

10 3. Dezember 2008 Seite 10 Nachfolgend sollen zwei Diagramme an konkreten Beispielen die wachsende Notwendigkeit von E-Collaboration nach bestimmten Kriterien zeigen: Abbildung 2: Beispielhafte Indikatoren für den Einsatz von E- Collaboration- Werkzeugen Die beiden gezeigten Grafiken zeigen typische Faktoren wie Flugkosten und Anzahl Niederlassungen, welche für E-Collaboration relevant sind. Kombiniert man nun die Flugkosten mit der Anzahl der Projekte in einem Graphen, werden ab einem bestimmten Punkt E-Collaboration- Werkzeuge allein unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll.

11 3. Dezember 2008 Seite E-Collaboration: Von gestern bis heute Um eine einfachere Übersicht über die E-Collaboration-Werkzeuge zu ermöglichen, ist es sinnvoll, diese in drei Generationen zu unterteilen: Die erste Generation der Kollaborationswerkzeuge bestand aus , Telefon sowie dem Kalender, die schon seit langem im Einsatz sind. Diese begründeten zwar die Anfänge der E-Collaboration, wurden jedoch zu dieser Zeit noch nicht unter diesem Überbegriff zusammengefasst. Drei Generationen 1. , Telefon und Kalender 2. Instant Messaging, DMS und Projektmanagement 3. Web 2.0, Social Software Komponenten In der zweiten Generation nahm man sich Werkzeuge zur Hilfe, die bereits teilweise im privaten Bereich benutzt wurden: Instant Messaging (Chat) zur Ad-hoc-Kommunikation, Presence Awareness (Information darüber, ob die Kollegen verfügbar sind), Dokumentenmanagement- Systeme (DMS) zur Sicherung und Bereitstellung von Daten, Projektmanagement-Tools zur Vorbereitung, Planung und Durchführung von Projekten, Desktop Sharing, um anderen Benutzern Dinge auf dem eigenen Bildschirm präsentieren zu können, sowie Whiteboards, die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten durch Text-, Kommentier-, Highlighting- und andere Editierungstools online ermöglichen. Viele dieser Werkzeuge der ersten beiden Generationen werden heute bereits erfolgreich in Unternehmen eingesetzt, und haben sich bewährt. Die dritte Generation bietet nicht nur neue Werkzeuge, sondern auch ganz neue Ansätze der Arbeits- und Denkweise bezüglich Verbreitung und Nutzung des Wissens und deren Potenzial innerhalb einer Gemeinschaft (z.b. einer Firma). Wie auch schon in der vorigen Generation, sind auch in dieser einige Werkzeuge vertreten, welche bereits seit längerem im privaten Einsatz sind. Die hierzu vorhandenen Werkzeuge werden unter dem Schlagwort Social Software geführt. Hierbei steht primär der soziale Aspekt im Mittelpunkt: Um Fragen zu beantworten, Informationen zu finden oder auch Wissen transparenter zu machen, sind alle gefragt, die thematisch etwas beisteuern können. Vertreter dieser dritten Generation sind:» Blogs und Wikis als Tagebuch respektive Wissensdatenbanken,» Social Bookmarking Erfassen, freies Verschlagworten und Publizieren von eigenen Bookmarks,» Social Networking Aufbauen eines Netzwerks unter den Mitarbeitern mit Profilen (analog zu z.b. Xing),

12 3. Dezember 2008 Seite 12» RSS-Reader, um sich automatisch über wichtige Änderungen informieren lassen zu können, sowie» Tags (Schlagworte, welche für jegliche Inhaltsobjekte wie z.b. für Bilder, Word-Dokumente, Blogbeiträge, etc. frei d.h. ohne Taxonomie vergeben werden können) Hierzu ein Beispiel: Viele Unternehmen setzen mittlerweile Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ein, um ihre Daten strukturiert für möglichst viele Mitarbeiter zugänglich zu machen. Dabei gibt es viele Dokumente, an denen mehrere Personen miteinander arbeiten. Um aber miteinander an einem Dokument arbeiten zu können, müssen diese verschiedenen Personen Absprachen treffen, Aufgaben koordinieren und Diskussionen führen, damit sie das gemeinsame Ziel möglichst effizient erreichen können. Ein DMS bietet zwar einerseits die Möglichkeit zur Ablage der Daten, unterstützt aber andererseits nicht die kollaborativen Prozesse, die zur Erstellung und Bearbeitung der Daten notwendig sind. Hier fehlte es bis dato an integrierten Lösungen mit E-Collaboration-Tools, die die Menschen und deren individuelles Wissen so vernetzen, dass sie ernsthaft miteinander arbeiten können, auch wenn sie physisch nicht im selben Raum sitzen und sich direkt austauschen können. Integration Wichtig bei einem guten E- Collaboration-System ist die starke Integration der einzelnen Module untereinander. Natürlich wurden die Instrumente der älteren Generationen nicht durch die neuen verdrängt, sondern alle Generationen ergänzen sich gegenseitig. Die beste E-Collaboration-Lösung wird diejenige sein, die alle vorhandenen Werkzeuge der drei Generationen möglichst optimal ineinander verzahnt. Diese Integration wird sich aber nicht nur durch die Werkzeuge der zweiten und dritten Generation ziehen, sondern auch durch die der ersten. Gerade bei diesen akzeptierten Systemen der ersten Generation wie z.b. und Kalender - ist es wichtig, eine gute Integration von Werkzeugen der neueren Generationen zu schaffen, um einen Grundstein für die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Werkzeuge zu ermöglichen. In der nachfolgenden Abbildung sollen alle genannten E-Collaboration- Werkzeuge übersichtlich dargestellt werden:

13 3. Dezember 2008 Seite 13 Abbildung 3: Aktuelle E-Collaboration-Werkzeuge Alle diese Werkzeuge werden in Kapitel 5 detailliert beschrieben.

14 3. Dezember 2008 Seite 14 4 Nutzen und mögliche Gefahren Wird die Einführung eines die tägliche Arbeit nachhaltig verändernden Systems im Management einer Unternehmung diskutiert, sind mit Sicherheit unter den Kriterien des Für und Wider neben dem monetären Aspekt folgende zwei zentrale Fragen von Bedeutung: - Welchen Nutzen versprechen wir uns mit der Einführung des E- Collaboration-Systems? - Welche Gefahren bestehen nach der Einführung des E-Collaboration- Systems? 4.1 Erwarteter Nutzen Stellt man sich eine Liste der zu erwartenden Vorteile zusammen, die durch den Einsatz von E-Collaboration-Systemen ermöglicht werden, stellt man sehr schnell fest, dass es zweifelsohne ein finanzielles Kriterium gibt: - Einsparung von Reisekosten durch die Nutzung von Kommunikationsmitteln, und der daraus resultierende Return on Investment (ROI) durch die genannte Einsparung. Nutzen Neben der Einsparung von Reisekosten und einem guten ROI ermöglicht E- Collaboration u.a. optimierte und transparente Prozesse sowie ständige Weiterbildung. Durch die Nutzung von Kommunikationsmitteln (Chats, Audio- und Videokonferenzen, Whiteboards zur Koordinierung) als Ersatz von Reisen ergibt sich ein beträchtliches Einsparungspotential: Durch heutige Video- Conferencing-Systeme können z.b. Besprechungen in Ton und Bild in guter Qualität abgehalten werden. Ist es also möglich, die Anzahl der Reisen durch E-Collaboration-Werkzeuge zu verringern, kann die Zeitspanne bis zum Break Even attraktiv sein. Neben diesen direkt messbaren Kriterien gibt es noch einige weitere Verbesserungen, welche es durch den Einsatz von E-Collaboration- Systemen gibt. Diese Verbesserungen zielen sehr stark auf die kollaborationsintensiven Prozesse innerhalb des Unternehmens, die Kultur im Unternehmen sowie den Unternehmenszusammenhalt ab. Als Beispiel wird hierfür die Aufweichung der Problematiken in der Principal- Agent-Theorie oder auch Agenturtheorie aufgeführt.

15 3. Dezember 2008 Seite 15 Basis dieser Theorie ist die Annahme, dass alle Wirtschaftssubjekte in Ihrer Entscheidungsfindung eingeschränkt sind und prinzipiell von einer asymmetrischen (ungleichmässige) Informationsverteilung auszugehen ist und sowohl Principal als auch Agent dies für individuelle Zwecke zu ihrem Vorteil nutzen. Principal-Agent- Problematik Durch E-Collaboration- Werkzeuge wird die Principal-Agent- Problematik aufgeweicht: Offene Kommunikation verhindert Information Hiding. Ein Beispiel hierfür ist das klassische Arbeitsumfeld, in dem der Arbeitnehmer (Agent) sehr gut weiss, auf Grund welches Know-Hows und Erfahrungswissen er für seinen Arbeitgeber und sein Umfeld (Principal) besonders wichtig ist. Dieses nicht dokumentierte und physisch nicht greifbare Wissen bringt ihm bei seiner Leistungserbringung einen individuellen (Verhandlungs-) Vorteil gegenüber seinem Auftraggeber; er bestimmt, in wie weit der Principal über seine individuelle Kompetenz Kenntnis hat. Hingegen verfügt der Auftraggeber und das Umfeld ebenfalls über eigenes Know-How und attraktives Wissen, welches dem Agent per se nicht frei zugänglich ist und somit oftmals zu einer Informationsabschottung aus taktischen Gründen führt, um einen Wissenshandel betreiben zu können. Die Principal-Agent-Theorie versucht Auswege aus diesen Konflikten zu finden, um den wirtschaftlichen Gesamtnutzen aller Beteiligten zu maximieren. Im Hinblick auf diese asymmetrische Informationsverteilung ist somit eine optimale Lösung für Problemstellungen immer mit hohen Kosten (Agenturkosten 10 ) verbunden um diese Agenturprobleme zu minimieren, 10 Agenturkosten können sein:

16 3. Dezember 2008 Seite 16 d.h. alle Informationen gleichmässig und adäquat zur Verfügung zu stellen. Für beide Seiten wird dieses gezielte Zurückhalten von Information gemeinhin als Information Hiding bezeichnet. E-Collaboration löst diese Problematik nicht auf, hebt aber den institutionalisierten Informationsaustausch auf ein spürbar höheres Niveau, d.h. mehr und vor allem attraktives Wissen wird für alle gleichermassen zugänglich gemacht und reduziert das Bedürfnis eigene Wissensreservoirs geheim zu halten, oder Agenturkosten zu generieren. Treibender Faktor bzw. Lösungsansatz hierfür ist die Unternehmenskultur, welche diesen Austausch einerseits unternehmensweit lebt und honoriert und andererseits die digitalen Mittel für eine einfache und effiziente Collaboration zur Verfügung stellt. Weitere Beispiele für Verbesserungen durch E-Collaboration sind: - Produktivitätserhöhung in Projekten durch bessere Kommunikation, Koordination und Kooperation - Verbesserte Projektverwaltung: Erhöhte Kontrolle durch Transparenz - Informationen werden durch das Tagging von Objekten besser gefunden - Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da durch den Einsatz von z.b. Wiki, Blogs und Foren ein neues Gefühl des Zusammenhalts durch Mitsprache und offene Kommunikation entsteht - Die Wissensteilung wird durch E-Collaboration-Werkzeuge gefördert: Man gelangt schneller an die Informationen, die man benötigt Steuerungs- und Kontrollkosten zur Verringerung des Informationsdefizites seitens des Principals Garantiekosten; sind die Aufwände des Agenten um aktiv und Informationsasymmetrien zu verringern (ohne institutionalisierte Werkzeuge) Residualkosten; die Abweichung des erreichten Ergebnisses vom Idealzustand

17 3. Dezember 2008 Seite 17 - Ständige Fortbildung der Mitarbeiter durch die von Wiki und Blogs gegebene Transparenz: Mitarbeiter werden dazu animiert, ihr Wissen zu erweitern und zu teilen - Durch die Analyse der komplexen, kollaborationsintensiven Prozesse während der Einführung eines Systems können diese Prozesse optimiert werden - Ein Schwerpunkt wird auch auf Social Bookmarks, Social Networks und Mitarbeiterprofile gesetzt: Experten und Expertisen (Inhalte) in bestimmten Gebieten lassen sich schneller finden, was sich positiv auf die Projektarbeit auswirkt - Der Spass an der Arbeit durch neue, interessante Werkzeuge wird geweckt Optimierungspotential Mit Hilfe von E- Collaboration Werkzeugen wird die Kommunikation offener. Ständiges Lernen und eine höhere Zufriedenheit sind nur zwei der vielen Potentiale. Im Mittelpunkt dieser Verbesserungspotentiale steht natürlich die Optimierung der betrieblichen Prozesse durch geeignetere Kommunikationsmittel. Blogs, Wikis, Foren und Messaging-Systeme runden die tägliche Arbeit durch deren geschickten Einsatz ab: Kurze Rückfragen an den Kollegen werden schneller beantwortet, wenn diese in Form einer kurzen Chat-Nachricht erstellt wird, anstatt in einer - Inbox zu landen. Handelt es sich um Zusammenfassungen oder längere Schilderungen ist dagegen immer noch eine das geeignetste Mittel (im Falle der Kooperation mit anderen Mitarbeitern natürlich auch ein Blog oder Forum). Durch den Einsatz von E-Collaboration-Werkzeugen ergibt sich aber, wie bei jeder Einführung neuer Werkzeuge, eine Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter. Diesen muss die Nutzung und der Mehrwert der neuen Werkzeuge vermittelt werden. 4.2 Mögliche Gefahren? Wie sich implizit aus der obigen Liste entnehmen lässt, erfordert der effektive Einsatz von E-Collaboration-Systemen eine signifikante Änderung sowohl der Unternehmenskultur als auch der individuellen Arbeitsweise: Will man E-Collaboration wirklich in vollem Umfang nutzen, ist eine Öffnung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens notwendig. Diese beinhaltet z.b. auch ein Unternehmens-Blog, in dem

18 3. Dezember 2008 Seite 18 praktische Erfahrungen, Tipps und allgemeine unternehmensrelevante Themen unternehmensweit ausgetauscht werden. Die Mitarbeiter tauschen aber nicht nur mit Hilfe von Blogs und Wikis ihre Erfahrungen, sondern teilen z.b. auch hot links des Internets/Intranets zu entsprechenden Themen. Dieser Schritt zur Öffnung der Kommunikation ist für ein Unternehmen sowie auch der einzelnen Mitarbeiter nicht immer einfach: Neben der allgemeinen Scheu vor Neuem laufen diese nun die scheinbare Gefahr, das mühsam angeeignete Wissen mit anderen Mitarbeitern zu teilen und sich somit entbehrlicher zu machen (Stichwort: Information Hiding ). Ist ein solches Gärtchen-Denken vorhanden, können E-Collaboration-Tools helfen, diese Denkweise aufzuweichen oder sogar aufzubrechen. Aber immer gilt: Ein Tool alleine löst keine Probleme. Fokussiert man sich auf diese scheinbare Gefahr vergisst man, dass das Teilen des eigenen Wissens auch wieder zurückgegeben wird: Letztendlich stützt sich jeder Mensch auf gemachte Erfahrungen seien es eigene oder fremde. Durch die oftmals starke Vernetzung verschiedenster Themengebiete ist es oft schwer, einen Überblick über das gesamte Gefüge zu erhalten, wenn jeder sich nur in seinem eigenen Themengebiet bewegt. Hierbei greift die offene Kommunikation der E-Collaboration: Gemachte Erfahrungen und Tipps werden Kollegen verfügbar gemacht. Auf diese Weise schafft man nicht nur einen Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes, sondern auch für sich selbst. Man profitiert von anderen Menschen und steigert seinen eigenen Wert im aktuellen Unternehmen sowie für potentielle zukünftige Herausforderungen. Grundvoraussetzung ist, dass sich möglichst viele Mitarbeiter daran beteiligen. Gefahren? Die klassischen Gefahren für Mitarbeiter und Management sind nicht so gross wie oft befürchtet. Neben diesen Befürchtungen der Mitarbeiter hat auch das Management seine Bedenken hinsichtlich der Öffnung der Kommunikation: Ein klassisches Beispiel wäre hierbei die Eskalation einer Diskussion innerhalb eines Blog-Beitrages oder ein an den Pranger stellen eines Mitarbeiters. Diese scheinbaren Gefahren können z.b. dadurch verhindert werden, dass ausgewählte Personen den Umgang in solchen Foren nach der Einführung vorleben 11. Als weitere wichtige Massnahme ist jeder Kommentar eines Mitarbeiters sichtbar mit seinem Namen 11 Ein interessanter Artikel dazu ist in der November 2007-Ausgabe des Harvard Business Review mit dem Titel: 8 Ways to Build Collaborative Teams erschienen (S 100ff). vgl. (Gratton & Erickson, 2007)

19 3. Dezember 2008 Seite 19 gekennzeichnet. Somit ist ein anonymer Beitrag nicht möglich und man steht mit seinem guten Namen für den erstellten Inhalt. Nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern auch im Management besteht die Befürchtung, dass zum einen wichtige Gespräche mit sensiblem Inhalt dokumentiert werden können, oder auch oftmals sehr viel privat gechattet wird. Durch eine entsprechende Verschlüsselung und Deaktivierung der History-Funktion kann ersteres Bedenken ausgeräumt werden (wobei man für sensible Gespräche typischerweise keinen Chat benutzt ein persönliches Gespräch ist sicherlich die bessere Lösung). Das zweite Bedenken lässt sich letztendlich nicht ausräumen: Es finden definitiv auch private Gespräche statt. Allerdings hat auch hier die Erfahrung gezeigt, dass diese innerbetrieblichen Gespräche auf der einen Seite die Mitarbeiter besser zu einem Team formen und auf der anderen Seite schweift das Gespräch nach einer gewissen Zeit wieder auf geschäftsrelevante Themen zurück. Zudem noch einmal zur Erinnerung: Innerhalb der Logik der E-Collaboration ist eine offene und rege Kommunikationskultur gewollt. Ein weiteres klassisches Bedenken ist, dass man früher die Erfahrung gemacht hat, dass der Aufbau eines Intranets sehr mühsam ist und es nach einer Weile einfach einschläft, da die Aktualität des Inhalts nach einiger Zeit oft stark nachlässt. Diese Gefahr besteht bei einem Intra- Workspace nicht mehr, da der E-Collaboration-Gedanke jeden Mitarbeiter animiert, selbst etwas beizutragen. Durch die Verteilung der Last minimiert sich der Aufwand zur Erstellung von Inhalten und auch die schwindende Aktualität der Inhalte kann somit eliminiert werden. Letztendlich bleibt natürlich ein gewisses Restrisiko. Beispielsweise müssen Offenheit und eine gewisse Umgangsart vorgelebt werden und gepaart mit geschickten Einschränkungen und Transparenz der Autoren einhergehen. Aufgrund der starken Diversifikation in der Unternehmenslandschaft (Branchen und Strukturen) sind die zu erwartenden Risiken und Umsetzungsschwerpunkte sehr unterschiedlich. Hinsichtlich dieser individuellen und unternehmensspezifischen Unterschiede, sollte vorab eine ausführliche Analysephase und Vorgehensplanung erfolgen. Zudem sieht ein E-Collaboration-Konzept für ein KMU mit 20 Mitarbeitern anders aus als für multinationale Unternehmen.

20 3. Dezember 2008 Seite 20 5 E-Collaboration-Module Wie bereits eingangs vorgestellt, werden die heute vorhandenen Module in die drei genannten Generationen unterteilt. Diese Module sollen in diesem Kapitel vorgestellt werden. Die nachfolgenden Module werden nicht auf Basis einer Software vorgestellt, sondern wurden mit Absicht gemischt um einen breiteren Überblick zu erhalten. Ziel der E- Collaboration-System Anbieter sollte es natürlich sein, diese Module in einem Paket zu vereinen. Ein Anwendungsbeispiel soll zudem das Verständnis zum Nutzen des jeweiligen Moduls fördern. 5.1 Erste Generation: Basis-Module Die erste Generation besteht aus Werkzeugen, welche in Unternehmen bereits standardmässig im Einsatz sind. Diese bestehen in erster Linie aus einem -Programm, aus einem Kalender sowie einem Telefon Ein Programm ist heute nichts Neues mehr. Die bekannten Funktionalitäten eines Programms müssen sicher nicht mehr genannt werden. Viel interessanter ist jedoch die Integration von E- Collaboration-Funktionalitäten in diese bestehenden Features. Die nachfolgende Abbildung zeigt IBM Lotus Notes 8 mit einer Sidebar, die mit Hilfe von Plugins gefüllt werden kann.

21 3. Dezember 2008 Seite 21 Abbildung 4: Lotus Notes 8: Ansicht Die auf der rechten Seite positionierte Sidebar beinhaltet out-of-the-box folgende Plugins: - Sametime Contacts (Instant Messaging), - Day-At-A-Glance (Kurzübersicht der wichtigsten Termine), - Feeds (externe Daten übersichtlich anzeigen), - Activities (ToDo s für Einzelpersonen und Gruppen). Die zusätzlichen Module (MyWidgets) in der Sidebar, können seit Lotus Notes 8.01 selbständig z.b. durch Google Widgets erweitert werden und ermöglichen somit noch mehr personifizierte Informationen in das Programm zu integrieren. Anstatt mit einem weiteren Fenster zur Verwaltung der Chat-Kontakte zu arbeiten, kann nun mit Hilfe dieses Plugins Chats, Voice Chats und Video Konferenzen gestartet werden.

22 3. Dezember 2008 Seite 22 Abbildung 5: Sametime: Übersicht über Chat-Kontakte Die Day-At-A-Glance -Ansicht ermöglicht es, eine kleine, aber übersichtliche Liste der für den aktuell gewählten Tag vorhandenen Termine zu erhalten. Schreibt man z.b. gerade eine oder arbeitet in einem anderen Fenster von Lotus Notes, erhält man schnell und bequem eine Übersicht über die anstehenden Termine durch die Informationen in der ständig geöffneten Sidebar. Anwendungsbeispiel Versenden von Kurz-Nachrichten auf elektronischem Wege. Durch entsprechende Verschlüsselung auch für sensible Daten geeignet Kalender Der Kalender ist ein weiteres Herzstück der Basisapplikationen, mit denen täglich gearbeitet wird. Auch hier macht die Integration mit anderen Tools keinen Halt. Die Zusammenarbeit z.b. mit Hilfe von Gruppenkalendern ist ein Ansatz, um die Koordination unter den Mitarbeitern zu optimieren.

23 3. Dezember 2008 Seite 23 Abbildung 6: Microsoft Outlook 2007: Kalender-Ansicht Mit Hilfe der genannten Gruppenkalendern lassen sich Personen einer Abteilung oder eines Projektes zu einer Gruppe zusammenfassen, um eine schnellere Übersicht über die für die Gruppe relevanten Termine zu erhalten. Anwendungsbeispiel Planung und Übersicht über eigene Termine. Zusätzlich können Gruppenkalender erstellt werden und die Kalender anderer Personen zur Planung eingesehen werden. Somit können z.b. Projektteams einfacher koordiniert werden VoIP/Telefon Voice over IP (VoIP) ist ein viel strapaziertes Thema und hat auch schon seit längerer Zeit den privaten Bereich erobert. Anstatt über Festnetzleitungen mit den entsprechenden Gebühren zu telefonieren,

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