Anlage 3 der Dienstanweisung zur Finanzbuchhaltung Dienstanweisung für Zahlstellen besonderer Art

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1 Anlage 3 der Dienstanweisung zur Finanzbuchhaltung Dienstanweisung für Zahlstellen besonderer Art Westfälische Wilhelms- Universität Münster, Rektorat Der Kanzler Dezernat 5.2 Dienstgebäude: Röntgenstr. 17 Sachbearbeiter: Herr Schramm Telefon: Dienstanweisung für Zahlstellen besonderer Art: Geldannahmestellen (Seiten 2 4) und Handvorschüsse (Seite 5) Grundsätzliches: Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und Handvorschüsse als Zahlstellen besonderer Art führt der Kanzler der Universität als Leiter der Dienststelle. Das Dezernat Finanzbuchhaltung -, Röntgenstraße 17, nachfolgend nur noch als Dezernat 5.2 bezeichnet, ist für die Einrichtung, Betreuung und Auflösung der Geldannahmestellen und Handvorschüsse zuständig. Die Interne Revision führt unvermutete Prüfungen der Handvorschüsse (mindestens einmal im Jahr) und der Geldannahmestellen (mindestens dreimal im Jahr) durch. Die Verantwortung für die Geldannahmestelle und Handvorschusskasse trägt grundsätzlich der/die Instituts-, Seminar-, Bibliotheksdirektor(in) bzw. der/die Leiter/in der Einrichtung, der /die Aufsichtspflichten über die Verwalterin / den Verwalter der Geldannahmestelle bzw. des Handvorschusses ausübt. Verfahren: Der Zahlstellenverwalter wird durch das Dezernat 5.2 bestellt, das die Annahmebefugnis vergibt. Jeder Wechsel in der Verwaltung der Geldannahmestelle bzw. des Handvorschusses ist dem Dezernat 5.2 zu melden. Bei einem Wechsel findet eine Übergabe und Übernahme des Barbestandes und der Belege sowie der Anschreibeliste statt. Die ordnungsgemäße Übergabe ist zu bescheinigen; eine entsprechende Übergabe-/Übernahmebescheinigung ist zu fertigen und nach Bestätigung durch den/die Institutsdirektor/in an dasdezernat 5.2 zu senden. Das Formular wird im Intranet unter: bereitgehalten. 1

2 Geldannahmestellen: Für die Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, kann das Dezernat 5.2 Geldannahmestellen einrichten. Voraussetzung hierfür ist, dass der einzuzahlende Betrag nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten ist und die Einzahlung bei einer Zahlungsabwicklung, einer bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht zweckmäßig ist. 1. Alle Einnahmen sind täglich einzeln in eine Anschreibeliste einzutragen. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z.b. Bestandsnachweise für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten), so sind nur die Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. In die Anschreibeliste sind mindestens folgende Eintragungen vorzunehmen: a) die laufende Nummer b) Tag der Eintragung c) ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt (die Nummer der Quittung ist in Spalte 12 einzutragen) d) der Betrag Die Summe der aus der Anschreibeliste sich ergebenden nicht abgelieferten Einzahlungen muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen. 2. Die Unterschrift des/der Beauftragten und seines Vertreters / ihrer Vertreterin der Geldannahmestelle sind durch Aushang im Dienstzimmer an gut sichtbarer Stelle bekannt zu geben. Der Aushang muss enthalten: a) den Hinweis, dass für jede Bareinnahme eine Quittung erteilt wird, b) die eigenhändige Unterschrift der Vollziehungsberechtigten, c) die Beglaubigung durch das Dezernat 5.2, d) das Dienstsiegel der Universitätsverwaltung Der Aushang ist als Formular unter: verfügbar. 3. Die Geldannahmestellen dürfen keine eigenen Konten bei einem Kreditinstitut unterhalten und keine Auszahlungen leisten. 4. Die angenommenen Beträge und Quittungsformulare sind bei der Geldannahmestelle in einer Geldkassette aufzubewahren; bei Nichtgebrauch ist die Geldkassette in einem verschlossenen Schrank bzw. Schreibtisch mit Sicherheitsschloss sicher zu verwahren (soweit vorhanden im Stahl- oder Panzerschrank). 5. Über jede Einzahlung ist eine Quittung zu erteilen. Die Quittungsleistung erfolgt nur mittels der von der Verwaltung der Universität beschafften und durch die Finanzbuchhaltung Sachgebiet Debitorenbuchhaltung nachfolgend Universitätskasse genannt - ausgegebenen Formulare im Durchschreibeverfahren. Anstelle manuell ausgefertigter Quittungen auf Vordrucken dienen auch nummerierte Eintrittskarten oder die besonderen Quittungen der Universitäts- und 2

3 Landesbibliothek Münster, um eine leichtere und schnellere Abwicklung zu ermöglichen. Bereits bei der Aushändigung der Quittungsformulare, Eintrittskarten und besonderen Quittungen ist sofort zu prüfen, ob die Blöcke, Rollen und Vordrucke die richtige Anzahl erhalten. Die manuellen Quittungen sind in Blöcken zu jeweils 50 Stück zusammengefasst. Die 1. Ausfertigung (weiß Original) erhält der Einzahler, die 2. Ausfertigung (rosafarben Durchschrift) ist mit der Abrechnung des Geldbetrages dem Dezernat 5.2 vorzulegen. Der Stammabschnitt der 1. Ausfertigung verbleibt im Block und dient zu Kontrollzwecken. Bei der Nachforderung von Quittungsblöcken sind die verbrauchten Blöcke an die Universitätskasse zurückzugeben. Verschriebene Quittungsformulare sind sofort zu entwerten (durchzukreuzen). Das Original und die Durchschrift sind im Block zu belassen, damit die Ungültigkeit bei der nächsten Geldabrechnung durch das Dezernat 5.2 bescheinigt werden kann. Es dürfen keine geänderten Quittungen erteilt werden, es ist stets ein neuer Quittungssatz zu verwenden. Die Unterschrift ist ohne Zusatz (i.a., i.v.) zu leisten. Kommt ein Quittungsblock abhanden, so ist dies dem Dezernat 5.2umgehend anzuzeigen. Der Sachverhalt ist schriftlich darzustellen. 6. Die Einnahmen sind, spätestens wenn ein Bestand von 150,00 EUR erreicht ist, beim Dezernat 5.2abzurechnen und in der Universitätskasse einzuzahlen. Die Abrechnung hat mindestens einmal monatlich zu erfolgen. Hierbei sind die Anschreibelisten (s. Nr. 1) und die Quittungszweitschriften (s. Nr. 5) vorzulegen sowie verschriebene Formulare (s. Nr. 5) unter gleichzeitiger Vorlage des Quittungsblocks abzugeben. 7. Kassenfehlbeträge oder Geldverluste (z.b. durch Diebstahl), die nicht unverzüglich durch den Verwalter/die Verwalterin der Geldannahmestelle erstattet werden, sind demdezernat 5.2 schriftlich anzuzeigen. 8. Am Tage der Abrechnung und Ablieferung der Einnahmen an die Universitätskasse (s. Nr. 6) ist die Anschreibeliste in Spalte 13a aufzurechnen. Die Universitätskasse bescheinigt den Empfang des Geldes in der Anschreibeliste. 9. Zum Jahresende ist die Anschreibeliste aufzurechnen und abzuschließen. Dieses sollte in der 51. Kalenderwoche bis zum des jeweiligen Jahres erfolgen. Alle bis dahin eingenommenen Beträge sind an die Universitätskasse abzuführen. Der/die Verwalter/in der Geldannahmestelle hat zu bescheinigen, dass sämtliche Leistungen in der Anschreibeliste aufgenommen sind und dass nicht mehr als die angesetzten Beträge nachzuweisen waren. 3

4 Die Anschreibeliste ist bis zum 10. Januar eines jeden Jahres beimdezernat 5.2einzureichen. 10. Die festgestellten Reste (Spalte 9) sind einzeln in der Anschreibeliste für das neue Haushaltsjahr zu übertragen. Die Geldannahmestellen der Institute und Seminare haben den Eingang der Reste zu überprüfen und ggf. zu mahnen. Hierbei sind die Vorschriften über die Verjährung ( 194 ff BGB) zu beachten. Die Rechtsabteilung im Dezernat3 erteilt im Bedarfsfall Auskunft. 11. Haben die Mahnschreiben innerhalb eines halben Jahres von der Fälligkeit des Betrages an keinen Erfolg, so ist der Vorgang zur weiteren Veranlassung dem Dezernat 5.2 zu übersenden. 4

5 Handvorschüsse: Zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, können Handvorschüsse bis zu einer Höhe von 500,00 EUR durch dasdezernat 5.2 bewilligt werden. 1. Der Betrag des Handvorschusses ist so niedrig wie möglich zu halten. Er soll nach dem durchschnittlichen Bedarf für zwei Wochen, im Höchstfalle für einen Monat bemessen werden. Ein Handvorschuss, der nicht oder nur selten in Anspruch genommen wird, kann nach einer Prüfung durch das Dezernat 5.2 aufgelöst werden. 2. Ausnahmsweise kann in der Bewilligungsverfügung die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z.b. Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer Zahlungsabwicklung oder einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Einrichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden. 3. Der Handvorschuss und die gegebenenfalls angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in der Anschreibeliste muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen. 4. Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch einmal monatlich, die Belege über Zahlungen an dasezernat 5.2 Röntgenstraße 17 - zu geben um den Bargeldbestand aufzufüllen. Hierzu wird ein Formular (= Auslagenrechnung) im Intranet unter: bereitgehalten. Wird eine Anschreibeliste geführt, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand zu übertragen. Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, dass der Handvorschuss durch die Universitätskasse oderaufgefüllt wird. 5. Dürfen Einzahlungen angenommen werden, so gelten die Nummern 1 bis 11 - Geldannahmestellen - entsprechend. Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, so hat die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses den Betrag, der den Handvorschuss übersteigt, bei der Universitätskasse einzuzahlen. 6. Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, ist dieses demdezernat 5.2 mitzuteilen. Nach Prüfung ist eine entsprechende vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen. 5