Sourcing: Partnerwahl mit Excel?

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Kajetan Schulz
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1 Sourcing: Partnerwahl mit Excel? Keyfacts über Sourcing - Externe Dienstleister können Finanzinstitute deutlich entlasten - Ohne klare Strategie drohen jedoch hohe zusätzliche Kosten - Bestehende Auswahlprozesse unterstützen noch zu selten die Agilität der Digitalisierung Brexit, MaRisk-Novelle und BAIT das laufende Jahr hält für deutsche Banken zahlreiche Neuerungen und Unwägbarkeiten bereit. Gerade in diesen bewegten Zeiten können externe Dienstleister Finanzinstitute deutlich entlasten. Banken können sich so auf das Wesentliche fokussieren und die Digitalisierung vorantreiben. Entlastungseffekte durch Auslagerungen treten jedoch nur dann ein, wenn ein Dienstleister gefunden und beauftragt wird, der die Strategie und Ziele des Instituts versteht und diese im Rahmen der Leistungserbringung umsetzen kann. Umso wichtiger ist es, die Wahl eines neuen Partners oder Dienstleisters an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Wenn die Strategie die Richtung vorgibt Die Strategie des Finanzinstituts hilft die Anzahl der Dienstleister festzulegen, die Charakteristika der Leistungserbringung zu definieren und letztlich einen passenden 1/5

2 Dienstleister auszuwählen. Ohne klare Strategie steigt die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen in der Kommunikation mit dem Dienstleister. Hakt es, lassen sich gesteckte Ziele oft nur mit Mühen und zusätzlichen Kosten erreichen. Im schlimmsten Falle wird ein Dienstleister gewählt, der die gewünschte Leistung nur ungenügend erbringen kann. Dieser Frust lässt sich vermeiden, wenn die Geschäftsbedürfnisse und -strategien sowie die ITund Sourcing-Strategie die Basis für den Auswahlprozess bilden. Dies ist keine abstrakte akademische Übung: Vielmehr sollten diese Aspekte die Grundlage für die Gespräche mit dem Dienstleister sein, damit dieser ein klares Verständnis von der Zielsetzung seines zukünftigen Auftrags hat und diesen in den Kontext der Geschäftsstrategie des Finanzinstituts einordnen kann. Nur so ist es für den Anbieter möglich, ein belastbares Angebot zu unterbreiten, welches in der Phase der Leistungserbringung in Preis und Leistung möglichst unverändert Gültigkeit behält. Umso wichtiger ist es, anhand entsprechender Belege und dokumentierter Projekterfahrungen vorab zu prüfen, ob der Dienstleister die angebotene Leistung tatsächlich in der gewünschten Form erbringen kann. Ein bewährter Indikator ist die Bereitschaft, entsprechende Risiken aus Leistungsversprechen vertraglich zu übernehmen beispielweise im Rahmen von Bonus- Malus-Regelungen. Strukturiert zur besten Wahl des Dienstleisters Ein strukturiertes, zielgerichtetes Vorgehen zur Auswahl eines Dienstleisters ist also essentiell. Eine Fülle an Informationen gilt es dabei zu beachten: Unter anderem sollten Kultur, Beziehung, Erfahrung, technische Eignung, Größe und Standort(e) ausgewertet werden und in die Entscheidung einfließen. In der Praxis wird dies häufig entweder nicht konsequent oder nicht pragmatisch genug umgesetzt. Denn auf die Flut an Informationen über potentielle Dienstleister lassen sich meist zwei Reaktionen beobachten: Zum einen der Versuch, die Informationen möglichst vollständig in einem Tool (häufig eine Excel-Tabelle) abzubilden, um den passenden Partner mit komplexen Formeln und Gewichtungen quasi vollautomatisch zu berechnen. Zum anderen das Vorgehen, das Ergebnis mittels Bauchgefühl der Entscheider zu lenken bzw. zu beeinflussen, um die Komplexität zu verringern. Häufig sind es die komplexen Auswahl-Mechanismen, die die Praxis dominieren, da diese scheinbar objektive Entscheidungsmöglichkeiten suggerieren. Tatsächlich läuft man jedoch damit Gefahr, durch unnötig hohe Komplexität der Informationen über die Dienstleister die 2/5

3 wesentlichen Ziele und geschäftlichen Rahmenbedingungen des Finanzinstituts aus dem Blick zu verlieren oder den Entscheidern nicht ausreichend transparent zu vermitteln. Digitalisierung verändert den Auswahlprozess Betrachtet man die in der Praxis gelebten Auswahlprozesse für neue Dienstleister, ist hier häufig ein langwieriger Entscheidungs- und Verhandlungsprozess zu beobachten von der ersten Idee einer Auslagerung, über die Entscheidungsfindung bis hin zum tatsächlichen Vertragsabschluss können schnell viele Monate vergangen sein. Diese Zeit hat heute kaum jemand mehr. Neue Dienstleister und FinTechs drängen auf den Markt und verschwinden wieder. Neue Alternativangebote kommen auf geprägt von einer unheimlichen Schnelllebigkeit. Banken müssen ihre Auswahlprozesse daran anpassen diese sind schneller und effektiver zu strukturieren. Das ist nur möglich, indem der Fokus auf die tatsächlich relevanten Kriterien zur Auswahl des Partners gelegt wird und der Prozess eine direkte Einbindung der Entscheider ermöglicht. Nur so ist innerhalb kürzester Zeit ein Dienstleister ausgewählt. Es bleibt also abzuwarten, inwieweit die bestehenden Auswahlprozesse sich in nächster Zeit verändern werden, um die Agilität der Digitalisierung unterstützen zu können. Zusammengefasst»Die Strategie des Finanzinstituts hilft die Anzahl der Dienstleister festzulegen, die Charakteristika der Leistungserbringung zu definieren und letztlich einen passenden Dienstleister auszuwählen. Ohne klare Strategie steigt die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen in der Kommunikation mit dem Dienstleister. «Gerade in bewegten Zeiten können externe Dienstleister Finanzinstitute deutlich entlasten. Banken können sich so auf das Wesentliche fokussieren und die Digitalisierung vorantreiben. Entlastungseffekte durch Auslagerungen treten jedoch nur dann ein, wenn ein Dienstleister gefunden wird, der die Strategie und Ziele des Instituts versteht und diese im Rahmen der Leistungserbringung auch umsetzen kann. 3/5

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