Anbindung an UPS Online WorldShip

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1 Anbindung an UPS Online WorldShip Vor der Installation der Erweiterung sind folgende Schritte nötig um den verwendeten XML Ex- und Import zu ermöglichen. Die hierfür benötigten Dateien finden Sie im Verzeichnis Bonus\XML auf der Ihnen vorliegenden CD. Folgen Sie bitte den Anweisungen, die bei der Installation dieser Dateien angezeigt werden. unter Microsoft Windows 98 SE und Windows Millenium Installieren Sie bitte zuerst die Datei InstMsi.exe (sollte diese bereits vorhanden sein, bekommen Sie eine entsprechende Systemmeldung) und anschließend die Datei msxml3sp2setupger.exe unter Windows 2000 Installieren Sie bitte die Datei msxml3sp2setupger.exe unter Win XP Installieren Sie bitte die Datei msxml3sp2setupger.exe wenn Sie beim UPS- Export eine Fehlermeldung "Klasse nicht registriert" angezeigt bekommen. Zusätzliche Parameter BEARBEITEN Parameter Versand Arten Um mit dem UPS-WorldShip Programm arbeiten zu können, müssen eine oder mehrere UPS Versandarten definiert werden. Sie haben die Wahl neue Versandarten anzulegen oder die bestehenden zu editieren. Im Fenster Versandartendatensatz ändern steht Ihnen nun die Registerkarte WorldShip zur Verfügung microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt Seite 1

2 Mögliche Eingaben: Beachten Sie bitte, hierbei das keine Prüfung der hier vorgenommen Einstellungen durch das Programm vorgenommen wird. Weitere Informationen zu den möglichen Kombinationen und Eingabemöglichkeiten finden Sie in der UPS WorldShip Hilfe. Tip: Im UPS Online Worldship Programm können Sie die zulässigen Service-, Paketund Zahlungsarten mit dafür zur Verfügung stehenden Zusatzleistungen anzeigen lassen. Schnellauswahl: Über die Schnellauswahl haben sie die Möglichkeit eine Auswahl an vorkonfigurierten UPS Servicearten auszuwählen. Versandarten: Über die Auswahlfelder der UPS Versandart, des Paket Type s und der Bezahlungsarten können Sie die Versandarten ihren Bedürfnissen entsprechend konfigurieren. Versandoptionen: Samstagszustellung Eingabe = SD (Beachten Sie: ist nicht bei allen Sendungsarten möglich) Beschreibung der Sendung Der hier eingegebene Text wird auf den UPS Paketaufklebern ausgegeben. UPS nur Dokumente aktivieren Sie das Feld wenn Ihre Sendung nur aus Dokumenten besteht (hierfür benötigen Sie UPS Dokumententaschen) Waren im freien Umlauf ist bei Bedarf für Auslandssendungen zu aktivieren UPS Empfangsbestätigung anfordern (kostenpflichtiger UPS Service, bei Eingang Ihrer Sendung erhalten Sie eine Benachrichtigung) Sperriges Transportgut (kostenpflichtiger UPS Service für den Transport von Gütern die nicht einer Standard Verpackung entsprechen) Beachten Sie: Für jede neue Versandoption benötigen Sie eine neue Versandart. Die gewählten Optionen einer Versandart gelten dann für alle Pakete dieser Sendung Die lfd. Paketnummern können Sie über die Registerkarte Allgemein einem Paketnummernkreis zuordnen. Nähere Angaben über die möglichen Kombinationen können Sie der Hilfe von UPS WorldShip entnehmen. Ebenso gibt UPS ein Nachschlagewerk Tariftabelle und Serviceleistungen heraus. Sollten hierzu Fragen auftreten, wenden Sie sich bitte mit Ihrer UPS-Kundennummer an die UPS-Hotline. Seite 2 microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt

3 Bereitstellen der Versanddaten für die Versandsoftware UPS WorldShip EXPORT Die Ausgabe aller erforderlichen Formulare erfolgt über die Software UPS WorldShip. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Formulare vorgefertigt sind und Sie zukünftig die Änderungen als Aktualisierung von UPS erhalten. Um die Versanddaten zur weiteren Bearbeitung an WorldShip zu übergeben, wechseln Sie im Versand über PLUS Import/Export Export bearbeiten in den Datenexport. Über die Schaltfläche Neu erstellen Sie einen neuen UPS-XML Export Definieren Sie einen eindeutigen Namen und wählen im nachfolgenden Fenster die gewünschten Eigenschaften für den Export aus. microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt Seite 3

4 Wichtig: Wählen Sie für den Versender ausschließlich UPS aus, da ansonsten auch andere Versender ausgegeben werden und Fehler entstehen können. Wenn Sie die Versandoption unfrei verwenden, müssen Sie im Feld UPS Ident- Nummer des Empfängers das Selektionsfeld der Adressen angeben, in dem Sie die UPS Kundennummer eingeben. (Die Selektionsfelder für die Adressen können Sie über den DB- Manager freischalten) Seite 4 microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt

5 Definieren Sie die XML-Ausgabedatei und geben Sie den Pfad zu der OpenShipments.xdr Datei an. Diese Datei beinhaltet das erforderliche WorldShip Schema und befindet sich im Programmverzeichnis von UPS WorldShip. Optional können Sie im Register Optionen die Datensätze über die AutoArchivierung ins Archiv verschieben lassen, über das Register INFO einen Infotext hinterlegen und über das Register PARAMETER die Protokoll- und Ansichtenoptionen definieren. Zum Schnelleren Zugriff auf Ihre definierten Exporte steht Ihnen in der Versandübersicht die Schaltfläche Export zur Verfügung. Der als Standard definierte Export wird durch Betätigen der Schaltfläche aufgerufen. Hinterlegen Sie in den Exporteigenschaften den Parameter Im Menü anzeigen steht Ihnen dieser Export als Eintrag in der Export DropDown- Liste zur Verfügung. microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt Seite 5

6 Wichtig: Bevor Sie nun mit der Konfiguration fortfahren, stellen Sie sicher, dass das UPS WorldShip Programm korrekt eingerichtet und der Auto-Import gestartet ist. Erstellen Sie einen Test-Vorgang für die bereits definierte UPS-Versandart und starten zuerst einen Export der UPS Versanddaten aus dem Büro Plus NexT Versandmodul heraus. Warten Sie bitte, bis UPS die entsprechenden Daten verarbeitet hat, und fahren erst dann mit der weiteren Konfiguration der Büro Plus NexT fort. Nach der Verarbeitung der exportierten Daten stellt das UPS WorldShip Programm die Versanddaten in dem gleichen Verzeichnis zur Verfügung, das Sie auch für den Export angegeben haben. Über einen, wie nachfolgend beschrieben, XML- Import dieser Daten, stehen Ihnen nach einem erfolgreichem Import die Daten der einzelnen Versanddatensätze zur Verfügung. IMPORT Um die Informationen des UPS WorldShip Programmes den einzelnen Versanddatensätzen zuzuordnen, ist es notwendig einen neuen UPS XML Import zu erstellen. Legen Sie diesen Import analog zu dem entsprechenden Export über die Schaltfläche PLUS Import/Export Import bearbeiten an. Über die Schaltfläche Neu erstellen Sie einen neuen UPS-XML Import und benennen diesen. Seite 6 microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt

7 In den Eigenschaften des Imports wählen Sie nun im Register EINGABE, die Import- Eingabedatei über... am Ende der Zeile aus. Diese UPS Ausgabedatei mit der Endung OUT, finden Sie im gleichen Verzeichnis, in welches Sie zuvor den Export durchgeführt haben. microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt Seite 7

8 Im Register OPTIONEN können Sie unter AutoArchivierung auswählen, ob der Versanddatensatz nach erfolgreichem Import automatisiert ins Versand Archiv verschoben werden soll. Bei den Import Optionen haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob die Import Datei (*.OUT) und die Sicherungskopie (original XML-Datei mit der Endung XXX) nach erfolgreichem Import gelöscht werden sollen. Optional können Sie über die Registerkarte INFO einen Infotext hinterlegen und über die Registerkarte PARAMETER die Protokoll- und Ansichtenoptionen definieren. Zum schnelleren Zugriff auf Ihre definierten Importe steht Ihnen in der Versandübersicht die Schaltfläche Import zur Verfügung. Der als Standard definierte Import wird durch Betätigen der Schaltfläche aufgerufen. Hinterlegen Sie in den Importeigenschaften den Parameter Im Menü anzeigen steht Ihnen dieser Import als Eintrag in der Import DropDown- Liste zur Verfügung Nach erfolgreichen Ex- bzw. Import der Versanddaten stehen Ihnen die UPS- Versandinformationen in Büro Plus NexT zur Verfügung. Die importierten Trackingnummern werden Ihnen im Feld Paketnummer angezeigt. Sollte ein Import fehlerhaft sein, wird der entsprechende Versanddatensatz im Versandmodul gesperrt und entsprechend Ihren Vorgaben farbig gekennzeichnet. Seite 8 microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt

9 Beachten Sie: Eine Stornierung eines bereits an das UPS Programm übergebenen Versanddatensatzes ist im UPS OnLine WorldShip nur vor Erstellung des Tagesabschlusses möglich! Die Möglichkeit hierfür finden Sie in der UPS OnLine WorldShip Software unter dem Menüpunkt Aktivitäten, hier wählen Sie den Eintrag Versandarchiv. Dieses Versandarchiv sortieren Sie nach Ihren Anforderungen und stornieren dort den entsprechenden Datensatz. Nach jedem Export der Versanddaten sollte direkt nach Verarbeitung des Exportes durch das UPS Online WorldShip ein Import der zur Verfügung gestellten Daten erfolgen. Bei Verwendung der Exportfunktion von mehreren Rechnern im Netzwerk, ist es empfehlenswert unterschiedliche Dateinamen für die Ausgabedatei zu wählen. Hiermit wird das versehentliche überschreiben einer Exportdatei verhindert. Bei Fragen zum UPS Online WorldShip Programm wenden Sie sich bitte an den UPS Kundendienst. Halten Sie bitte hierfür Ihre UPS Kundennummer und die UPS OnLine WorldShip Software Versionsnummern bereit. Die Telefonnummern für den UPS Kundendienst finden Sie im Benutzerhandbuch der UPS OnLine WorldShip Software. microtech GmbH - Vervielfältigung auch auszugsweise nicht erlaubt Seite 9

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