Am Anfang Stand die Information wie lange brauchen wir noch das Papier als Informationsträger. Präsentiert durch Karsten Müller Dipl.-Ing.

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1 Am Anfang Stand die Information wie lange brauchen wir noch das Papier als Informationsträger Präsentiert durch Karsten Müller Dipl.-Ing. (FH) Seite 1

2 Was sagt die Wissenschaft Quelle: Zukunftsinstitut, 2012 Quelle: IAB, % 50% 0% 1. Jahr 3. Jahr Schulwissen Universitätswissen Geschäfts-Know-how Technologiewissen IT-Know-how Quelle: IBM 5. Jahr 7. Jahr 9. Jahr 11. Jahr 13. Jahr 15. Jahr 17. Jahr 19. Jahr Mitte des 21. Jahrhunderts werden 300 Millionen Menschen Potenzial an wissenschaftlicher Intellektualität haben, derzeit haben es 30 Millionen. Manfred Pohl, Wirtschaftshistoriker, 2009 Seite 2

3 Bisher stand die Frage: ECM oder ein kollaboratives DMS? Archivieren Integrieren Digitale Objekte (Content) Dokumentieren Geschäftsprozesse Kommunizieren Benachrichtigen und Zusammenarbeit (Collaboration) Aufgaben Publizieren Suchen Verteilen Erarbeiten Wozu ist Papier nötig? Seite 3

4 Risiken Zeitverschwendung mit neuen Medien? 70iger Jahre 80iger Jahre 90iger Jahre 2Ter Jahre Veränderung der Kommunikation von 1:1 über 1:n zu m:n Seite 4

5 Filme? Die einzig wahre Fotos bekommt man vom Film Hochwertige Bildentwicklung, kann keine Maschine Seite 5

6 Musik? Meine Kunden wollen Musik zum Anfasssen! Braucht kein Mensch! wird sich nicht durchsetzen! Seite 6

7 Wetten dass? die einst beliebteste Show im Deutschen Fernsehen wird abgesetzt Die offizielle Begründung: Die Sehgewohnheiten der Zuschauer haben sich verändert Wenn sich die Gewohnheiten der Nutzer ändern, dann muss die Dienstleistung angepasst werden und zwar bevor die Dienstleistung abgesetzt wird! Seite 7

8 Interview von Studenten der Wirtschaftsinformatik Sommer 2013/2014 Interview von Studenten der Wirtschaftsinformatik Sommer 2013/2014 Wichtige Aussagen: ist out, Whatsapp und Facebook sind in Ich weiß gar nicht genau, wo meine ganzen Daten liegen. Ist mir auch egal. Es funktioniert ja! Datenschutz? Ist mir nicht so wichtig! Das sind die IT Entscheider von morgen! Teilen diese IHRE Einstellung zur Cloud? Seite 8

9 Die zukünftigen Geschäftsbereiche ein Schritt weiter Gewinnung Lösungen für mobiles Enterprice Informations Management Jahr 2000 Jahr 2010 Jahr 2020 Speicherung -Scanlösungen - archivierung -Formularmanagement -Druckdatenmanagement -Informationsextraktion -Dokumentenmanagement -Elektronische Archivierung -Vertragsmanagement -Aktenverwaltung -Compliance-Management -Collaboration -Social Business -Business Process Management -Business Intelligence/Reporting -Datability/Enterprice Search Digitale Objekte Informationen Seite 9

10 Kompletter Ablauf im Alltag s Office 365 Dropbox Online Speicher Workflow Systeme Dateien Papierbelege Dateigröße und Format DMS System Social Business CAD/Multimedi a Druckdaten Global Search CRM Daten Informationsextraktion ERP System Business Intelligence Datenbanken Social Media Mobile Daten Formataufbereitung Cloud, etc. Drucken Konvertierung Speicherung Seite 10

11 Kompletter Ablauf im Alltag s Dateien Papierbelege Multimedia Druckdaten CRM Daten Datenbanken Social Media Mobile Daten Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 11

12 Gewinnung Papier Auswahl Zielverzeichnis EK-Rechnung Indexierung möglich 1. Variante Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 12

13 Gewinnung s Verschiedene Archive wählbar Ablagereihenfolge Anlagen-Mail wählbar Anzeige direkt im Outlook Client Schnellsuche nach verwandten Begriffen Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 13

14 Gewinnung Druckdaten vollautomaisch ablegen - PDF/Tiff Datei Erzeugen - Indexbegriffe aus dem Dokument auslesen Dokumente aus allen Anwednungen die unter Windows drucken können Optional Briefbogen hinterlegen oder Dateien (AGB`s) anhängen Physischer Ausdruck am Drucker Vollautomatische Ablage im DocuWare Archiv Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 14

15 Gewinnung Integration in Desktop und - Desktop Client Tool um Dateien direkt vom Desktop zu erfassen - Kann in programme wie Microsoft Outlook und Lotus Notes integriert werden um s per Mouse klick zu erfassen. Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 15

16 Gewinnung Mobile Daten + + Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 16

17 Gewinnung Webformulare Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 17

18 Konvertierung Dateigröße und Format Informationsextraktion Formataufbereitung Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 18

19 Konvertierung Verschiedene Ziele und Formate Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 19

20 Konvertierung - Informationsextraktion OCR-Erkennung und Auslesen von Daten aus den Dokumenten z.b. Rechn.nr., Bruttobetrag Papierstapel Scan-Prozess Trainieren von NICHT ERKANNTEN Dokumenten Datum Export von Indexwerten Rechn.Nr. Archivierung Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 20

21 Verteilung Office 365 Dropbox Online Speicher DMS System ERP System Cloud, etc. Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 21

22 Verteilung am Beispiel SAP Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 23

23 Verteilung Workflows, z.b. Rechnungsdurchlauf -Stempel ändern Statusfelder im Archiv - Nutzername und Zeit kann mit angebracht werden - Stempel können mit Passwort bzw. elektronischer Signatur versehen werden Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 24

24 Workflow Systeme Social Business Global Search Business Intelligence Drucken Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 25

25 Workflows und Suchen Geschäftsprozesse WorkFlow: Aufgabenlisten, Sharepoint Applikationen Fibu Wawi CAD Office Datenhaltung Oracle SQL-Server Datei-Sys. Archiv Betriebssysteme Netzwerk Unix Windows, Server OS 400 Protokolle: TCP/IP Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 26

26 Schnittstellen zu Fremdprogrammen Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 27

27 Einbindung in Fremdprogramme Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 28

28 Einbindung in Fremdprogramme Direkter Dokumentenzugriff aus Fremdprogrammen Kein Programmieraufwand zur Anbindung Leicht zu erstellende Konfiguration in nur vier Schritten Suche und Ablagekonfigurationen möglich Webbasiert, keine Clientinstallation nötig In fast alle Anwendungen integrierbar. Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 29

29 Social Business Gewinnung Konvertierung Verteilung Seite 30

30 Referenz H+L Baustoffe Seite 31

31 Referenz ASR Abfallentsorgung Chemnitz Seite 32

32 Referenz Lebenshilfe Chemnitz Seite 33

33 Referenz N24 Seite 34

34 Starten Sie bevor Sie Ihre Informationen suchen Seite 35

35 Ihr Weg mit uns Seite 36

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