Ausschreibung Erstellung einer Website Meeting Experts Award

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1 Ausschreibung Erstellung einer Website Meeting Experts Award Meeting Industry Service- und Event GmbH Münchener Straße Frankfurt am Main Germany Tel: +49 (0) Fax: +49 (0)

2 1. Der Meeting Experts Award Die deutsche Veranstaltungswirtschaft hat einen neuen, übergreifenden Branchen- Oscar ins Leben gerufen: den Meeting Experts Award. Im Gegensatz zu anderen Preisverleihungen sieht das Konzept vor, dass die gesamte Meeting-Industrie anwesend ist und mitfeiert übergreifend über alle Award-Kategorien. Unternehmen und Verbände können sich in zehn Kategorien um den Meeting Experts Award bewerben. Fünf davon drehen sich um das Thema Green Meetings : Sie bewerten Energiemanagement/Ressourcenschonung, die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung, nachhaltige Veranstaltungs-Locations oder - Hotels, nachhaltiges Personalmanagement und Nachhaltigkeit in Unternehmen oder Verbänden. Die grünen Auszeichnungen werden künftig im Abstand von zwei Jahren im Rahmen der greenmeetings und events Konferenz verliehen zum ersten Mal am Februar 2013 in Darmstadt. Die Nachhaltigkeits- Auszeichnungen sind reine Jury-Preise. Der Fachbeirat der greenmeetings und events Konferenz entscheidet nach den Kriterien Innovationsgrad & Originalität, Realisierbarkeit & Übertragbarkeit, Sinnhaftigkeit & Relevanz, Kosten & Nutzen sowie Evaluation & Dokumentation über die Award-Vergabe. Weitere Kategorien, die den allgemeinen Erfolg oder die Innovation von Akteuren der Branche bewerten, lauten: Veranstaltungs-Centren & Locations, Referenten, Trainer & Speaker, Kongress- und Tagungshotel, Agentur, PCO & Convention Bureau sowie Unternehmen & Verband. Die Awards in diesen fünf Kategorien werden künftig alle zwei Jahre im Rahmen der Meeting Experts Conference (MEXCON) verliehen. Die Entscheidung über die Preisvergabe erfolgt zweistufig: Zunächst legt ein Expertengremium die Top Ten der jeweiligen Kategorie fest, dann sind die Veranstaltungsplaner zur Abstimmung eingeladen. 2

3 2. Website Zur Vermarktung des Meeting Experts Awards sowie als Online- Bewerbungsplattform soll eine Website ins Leben gerufen werden. Die Website soll wie folgt aufgebaut sein: A. Startseite - Vorstellung des Awards - Darstellung der Initiatoren - Präsentation der Award-Kategorien B. Unterseite: Meeting Experts Award Green - Vorstellung der Jury - Vorstellung der Bewerbungskriterien und Bewertungsmatrix - Termine C. Unterseite: Meeting Experts Award Mexcon - Vorstellung des Bewerbungsablaufs - Termine D. Unterseite: Online Bewerbungssystem für den Meeting Experts Award Green Teil 1: Einleitung und Erläuterung Teil 2: Auswahl des Awards Teil 3: Kontaktdaten, Adresse etc. Teil 4: Unternehmenspräsentation Teil 5: Projektbeschreibung inkl. Zielsetzung Teil 6-10: Erläuterung zu den fünf Bewerbungskriterien Teil 11: Upload von Dokumenten / Bildern Teil 12: Abschlussseite mit Teilnahme- / Datenschutzbestimmungen, Hinweis zur Teilnahmegebühr Die Einsendung der Bewerbung soll über ein Login-System erfolgen, sodass sich die Bewerber auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zur Bearbeitung der Bewerbung einloggen können. 3

4 Die eingegebenen Daten sollen auf einer ansprechend layouteten Ausgabeseite zunächst für den Bewerber sichtbar sein. Nach Ablauf der Bewerbungsfrist soll die Jury online Zugriff auf die Bewerbungen erhalten, d. h. diese Ausgabeseite sichten können. Beim Layout der Seiten ist schon im Voraus zu bedenken, dass diese Seiten später auch zur Präsentation des Siegers des Wettbewerbs dienen. Die Entwicklung und Erstellung der Website besteht aus folgenden Elementen: Designkonzeption: Beratung, Entwicklung und Gestaltung eines individuellen Screen-Designs Basis-Programmierung des Screendesigns und Programmierung der Website Funktionen auf der Website: Online Bewerbungstool, Bildergalerie Erstmaliges Einpflegen aller Inhalte, die vor dem Onlinegang zur Verfügung stehen Überarbeitung und Pflege der Website (die Inhalte sollten durch das GCB editierbar sein) Einführung der verantwortlichen Mitarbeiter im GCB in das Content Management System Die Website samt Online-Bewerbungstool sollte in einem möglichst einfachen CMS gestaltet sein, z. B einem Open Source CMS oder ähnlichem. 3. Zeitplan Einsendung des Angebots: 17. August 2012 Auftragserteilung: 20. August 2012 Fertigstellung der Basiselemente: 6. September 2012 Fertigstellung des Bewerbungstools: 26. September 2012 Öffnung des Bewerbungstool: 1. Oktober

5 4. Anforderungen an Angebote Angebote werden nach folgenden Kriterien geprüft und bewertet: Formale Prüfung der Angebotsunterlagen (z.b. fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) Prüfung der Eignung des Anbieters Fachliche Kompetenz (nachgewiesene Kompetenzen und Erfahrungen bei der Erstellung der jeweiligen Marketingaktivitäten, u.a. durch die Darstellung der Qualifikationen beteiligter Mitarbeiter/innen und Angabe von Referenzen für den Zeitraum der letzten fünf Jahre) Ausreichende Kapazität für die Auftragserfüllung (nachgewiesene Kapazitäten für die ordnungsgemäße und fristgerechte Erbringung der Leistungen, u.a. durch die Darstellung der Projektteams) Prüfung des Preis-/Leistungsverhältnisses / Wirtschaftlichkeit Qualität (Darstellung des kreativen und methodischen Ansatzes der jeweiligen Marketingaktion, Gewichtung bei der Bewertung mit 50%) Preis (Angabe des Gesamtpreises für die angeboten Leistungen, ggf. mit einer Erläuterung wesentlicher Kostenelemente, alle Angaben mit expliziter Ausweisung der Mehrwertsteuer, Gewichtung bei der Bewertung mit 50%) 5. Zahlungsbedingungen Mit Abschluss des Projekts erfolgt die Abrechnung des Auftragsvolumens. Die Zahlung erfolgt nach mangelfreier Abnahme des Projekts. Gerne können Abschlagszahlungen vereinbart werden. 5

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