Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Ihre Sparkasse Leipzig begleitet Sie als zuverlässiger Partner Gliederung Einleitung SEPA-Überweisung SEPA-Datenformat SEPA-Basis-Lastschrift Überblick Lastschriftmandat Gläubiger-Identifikationsnummer bestehende Abbuchungsaufträge 5 6 Ihre Vorbereitung Vorteile Seite 2

2 1. Einleitung Seite 3 Einleitung SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Einleitung Ab Februar 2014 wird es nur noch das SEPA-Verfahren für nationale Zahlungen als auch für grenzüberschreitende Transaktionen geben. Alle nationalen Zahlverfahren werden in das grenzüberschreitende SEPA-Verfahren umgestellt. Was bedeutet das für den Verein? Seite 4

3 Einleitung SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile SEPA Single Euro Payments Area Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Ziele Definition Partner SEPA ermöglicht grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumenteund Standards. Bargeldlose Zahlungen sollen damit in 35 Staaten / Gebieten Europas wie Inlandszahlungen einfach, sicher und effizient getätigt werden. SEPA ist der einheitliche Euro- Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitendezahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Mayotte teilnehmende Länder Ihre Sparkasse Leipzig unterstützt Sie als Kunden bei der Umsetzung der SEPA und bietet Ihnen neue, zukunftsorientierte SEPA- Produkte an. Land Miquelon Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Saint.Pierre Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern Seite 5 Einleitung SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN BIC International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Beispiel: Business Identifier Code/ Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/ das angeschlossene Institut Beispiel: Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig Bankcode Ländercode Ortscodierung Kennnummer der Geschäftsstelle DE WELA DE 8L 602! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und auf neuen SparkassenCards ab Ausstellung 2012 zu finden Seite 6

4 2. SEPA-Überweisung Seite 7 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Die SEPA-Überweisung Beleglos oder per Formular in Euro überweisen 1 2 Zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers muss bei der SEPA- Überweisungdie IBAN und ggf. der BIC angegeben werden. Die SEPA-Überweisung kann ausschließlich für EURO-Zahlungen genutzt werden. 1 HOTEL DE PARIS BE BANKBEBB Der Kontoinhaber muss bei der SEPA- Überweisungebenfalls seine IBAN angeben. Die SEPA-Überweisung mit Textschlüssel 16. MAX MUSTERMANN 3 DE ! Ab 2014 ist die SEPA-Überweisung verpflichtend zu nutzen. Die bisherigen nationalen Verfahren entfallen dann. Seite 8

5 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick IBAN und ggf. BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Auftragswährung ist immer Euro Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformatstatt DTAUS Seite 9 3. SEPA-Datenformat Seite 10

6 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Das neue SEPA-Datenformat Europaweit einheitliches Datenformat für SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen XML als Syntax (ISO-Standard 20022) Ab dürfen Zahlungen ausschließlich in diesem Datenformat eingereicht und verarbeitet werden Standardkonform und damit zukunftssicher durch Spezifikationen des European Payments Concil bzw. der Deutschen Kreditwirtschaft Marktgängige Electronic Banking-Produkte unterstützen bereits die SEPA-Zahlungen (z. B. SFirm 2.5) bzw. werden derzeit fit gemacht Einreichung in nur einer Datei für: Mehrere Konten und/oder Ausführungs- bzw. Fälligkeitstermine und/oder Erst-, Folge- und Einmallastschriften Seite SEPA-Basis-Lastschrift Seite 12

7 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren im Überblick (1) Das SEPA-Lastschriftverfahren ermöglicht inländische und grenzüberschreitende beleglose Lastschrifteinzüge in Euro. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Ein exaktes Fälligkeitsdatumzur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformationdes Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). Festgelegte Vorlagefristenmüssen bei der Einreichung beachtet werden (6 Geschäftstage bei Erst-/Einmal-und 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Seite 13 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren im Überblick (2) Ein Erstattungsrechtdes Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA- Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monatenach der Belastungsbuchung. Der Einreicher benötigt eine Gläubiger- Identifikationsnummer. Anträge auferteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer können ausschließlich elektronisch bei der Deutschen Bundesbank gestellt werden. Das XML-basierte SEPA-Datenformat wird genutzt (statt DTAUS-Format). Seite 14

8 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: Eine Inkassovereinbarungfür die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer Sparkasse Leipzig abschließen. Eine Mandatsreferenzfür jedes Lastschriftmandat vergebenund in die Kundenstammdaten einpflegen. Den Zahlungspflichtigenvor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Seite 15 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriftenund muss vom Zahlungsempfänger eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschrieben Form aufzubewahren Seite 16

9 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Besonderheit SEPA-Firmen-Lastschriftmandat: Der Autorisierungstext enthält eine Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen auf den Erstattungsanspruch. Daher ist die SEPA-Firmen-Lastschrift für Verbraucher als Zahlungspflichtige nicht zugelassen Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 17 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Das SEPA-Lastschriftmandat: Die neuen Identifikationsmerkmale Die Mandatsreferenzdient in Verbindung mit der Gläubiger-IDder eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. - sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben - die Länge beträgt maximal 35 Zeichen - der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Vertrags-/Kundennummer) Die Gläubiger-Identifikationsnummer(kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Quelle: Deutsche Bundesbank -kann nur bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: - Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen - Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger frei belegbar (Vorbelegung ZZZ) Seite 18

10 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Das SEPA-Lastschriftmandat: Die neuen Identifikationsmerkmale: Gläubiger-ID Jeder Lastschriftgläubiger erhält nur eine Gläubiger-ID Der Lastschriftgläubiger muss seinen Hauptwohnsitzbzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland haben. Die Gläubiger-Identifikationsnummer stellt keine Zulassung zum Einzug von Lastschriften im SEPA-Lastschriftverfahren dar. Folgende weitere Daten werden benötigt: - Name und Anschrift des Vereins -Nummer des Vereinsregisterauszugs sowie Ort des Registergerichts bzw. bei natürlichen Personen Ausweisnummer sowie ausstellende Behörde und Ort -Angaben zu einer Ansprechperson: Name, Telefonnummer, -Adresse Ein Sportverein könnte seine Gläubiger-ID etwa so gestalten: Beispiele DE02TSV Die rot angezeigten Zeichen sind von der Bundesbank vorgegeben. DE 02 TVL Turnverein Leipzig DE 02 F Fußball 01 DE 02 BB Basketball Männer 1 Seite 19 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann nur online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden Voraussetzung: Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland Antrag unter biger-id.bundes bank.de Dateneingabe: Person/Firma, Registernr. /Ort (z.b.handels-, Genossensfts.-, Vereinsregister), Ausweisnr., ausst. Behörde, Ort mit der Aufforderung zur Freischaltung des Antrages von der Deutschen Bundesbank Freischaltung durch Kunden Mitteilungsschreiben mit Gläubiger-ID per von der Deutschen Bundesbank! Das Mitteilungsschreiben ist im Rahmen der Zulassung zum SEPA- Lastschriftverfahren dem kontoführenden Kreditinstitut vorzulegen. Seite 20

11 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Das SEPA-Lastschriftmandat: Die neuen Identifikationsmerkmale: Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-IDder eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Vergabe vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat. Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden Beispiel einer Mandatsreferenz XYZ/ Die Länge beträgt maximal 35 alphanumerische Zeichen Als (Sonder-)Zeichenkönnen verwendet werden: 0 9 A Z a z :?, -( +. ) / Andere Zeichen sind nicht zulässig, z.b. ä, ö, üoder Leerzeichen! Sollte die Mandatsreferenz bei Vereinbarung des SEPA-Lastschriftmandates noch nicht bekannt sein (z.b. Vertragsnummer), hat der Zahlungsempfänger diese dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug mitzuteilen. Seite 21 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss der Zahlungsempfänger ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandatvom Zahlungspflichtigen einholen der Zahlungspflichtige die Erteilung dieses SEPA-Firmenlastschrift-Mandatsvor dem ersten Einzug bei seinem Institut bestätigen! SEPA-Firmen-Lastschriftensind für Verbraucherals Zahlungspflichtige nichtzugelassen, da sie kein Erstattungsrecht beinhalten. Mit Verbrauchern können nur SEPA-Basis-Lastschriften vereinbart werden. Seite 22

12 5. Ihre Vorbereitungen Seite 23 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Ihre Vorbereitung unsere Unterstützungsmedien SEPA-Account Account-Converter Kundenstammdaten mit Konto/BLZ auf IBAN/BIC wandeln Für Einzelkonten und Dateien mit vielen Kontodatensätzen XML-Checker Prüfung SEPA-XML-(Fremd-)Dateien auf (syntaktische und semantische) Fehler SEPA-File File-Converter Umwandlung von DTAUS/DTAZV-Dateienin SEPA-XML-Format Einlesen von erforderlichen SEPA- Zusatzinformationen DTA BSEPA Mapping Regeln Umwandlungsregeln für Überweisungsdaten SPG Verein ist bereits SEPA-fähig higund enthält u. a. folgende Funktionen: SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Im-/Export-Schnittstellen für SEPA-Aufträge oder -Mandate SEPA-Mandatsverwaltung Internet-Filiale: FAQs/Checklisten Mustertexte für Ihre Kundenanschreiben, z.b. Umstellung des bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren Seite 24

13 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung 10 Schritte zur SEPA-Lastschrift(1) SEPA-Vorteile Gläubiger ID beantragen SEPA Inkassovereinbarung abschließen 3. IBAN + BIC der Mitglieder ermitteln / anfordern Die gespeicherten Bestände (Kontonummer/Bankleitzahl) müssen in IBAN und BIC umgewandelt werden. Die SEPA-fähigeVersion des Sparkassen-Vereinsprogramms SPG-Verein* (ehemals Verein 2000) verfügt über ein entsprechendes Konvertierungsmodul. Nicht konvertierbare Kundenkennungen (IBAN und BIC) bitte bei den Mitgliedern anfordern Mandatsreferenz bestimmen z. B. die Mitgliedsnummer Zahlungsverkehrsprogramm prüfen / anpassen Da SEPA ein vollkommen anderes Dateiformat (XML-Format) einsetzt, muss geprüft werden, ob die Zahlungsverkehrsanwendung bereits SEPA-fähigist oder ein Update installiert werden muss (ggf. Rückfrage beim Software-Lieferanten). SPG-Verein steht bereits als SEPA-fähige Version zur Verfügung Seite 25 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung 10 Schritte zur SEPA-Lastschrift(2) SEPA-Vorteile Künftige Beitragsfälligkeiten festlegen und Mitgliederinformationen regeln SEPA-Lastschriftenhaben im Gegensatz zu den bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren eine feste Fälligkeit, die dem Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vorher mitgeteilt werden muss. Dies kann z.b. im Rahmen der jährlichen Einladungen zur Mitgliederversammlung erfolgen. Interne Prozesse an die SEPA Einreichungsfristen anpassen Bei SEPA-Basis-Lastschriften sind folgende Einreichungsfristen zu beachten: Erstlastschriften = 6 Tage vor Fälligkeit, Folgelastschriften = 3 Tage vor Fälligkeit Details enthält auch die neue Inkassovereinbarung. Geschäftsbriefe (eigene IBAN, BIC und ggf. die Gläubiger-ID) auf SEPA Anforderungen umstellen Informationen der Mitglieder über den erstmaligen Einzug im SEPA Verfahren Die bestehenden Einzugsermächtigungen können als SEPA-Mandat Für die SEPA-Basis- Lastschriftweiter genutzt werden, sofern der Zahlungspflichtige der Änderung der Lastschriftbedingungen nicht widersprochen hat. Allerdings müssen die Mitglieder vorher über den Zeitpunkt des ersten Einzugs mittels SEPA-Lastschrift informiert werden. Archivierung der Einzugsermächtigungen / SEPA Mandate Seite 26

14 6. Vorteile Seite 27 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Vorteile Die SEPA-Zahlverfahren können für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen genutzt werden. Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift erlaubt taggenaue Liquiditätsplanung/- steuerung. Effizienzgewinne insbesondere für europaweit tätige Unternehmen durch: EU-weit vereinheitlichte Prozesse und einheitlichen Rechtsrahmen Verbesserung der Kontoabstimmung durch Wegfall der Formatvielfalt und Nutzung eines einheitlichen Datenformats einheitliche, klare Rückgaberegeln Bei international tätigen Unternehmen kann die bisherige Kontoführung in verschiedenen EU-Ländern oft entfallen. Der gesamte Euro-Zahlungsverkehr kann zentral über Ihr Konto bei Ihrer Sparkasse abgewickelt werden. Das spart Zeit und Kosten. Seite 28

15 Allgemeines SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Ihre Vorbereitung SEPA-Vorteile Vorteile Wunsch der Marktteilnehmern war, zur Vereinfachung des deutschen SEPA-Zahlungsverkehrsdie Standard-Vorlagefristen bei der Zahlstelle von fünf Tagen für Erst-und zwei Tagen für Folgelastschriften auf eine Frist von nur einem Tag vor Fälligkeit zu verkürzen. Am wurde vom EPC (European PaymentConcil) entschieden, dass mit dem diese Änderung in Kraft tritt. Seite 29 Bestellung bitte per Fax an Hiermit bestelle ich die Vereinssoftware SPG-Verein zu einem Preis von 48 Euro jährlich (zzgl. MwSt.) Name, Vorname: Straße, Hausnummer: PLZ, Ort: Telefon: Verein: Weitere Informationen (z.b. abweichende Versandanschrift) Welches Girokonto dürfen wir jährlich mit den Kosten für die Software SPG-Verein belasten? Konto-Nr.: BLZ: Sie haben noch Fragen? Dann rufen Sie uns an unter: Seite 30