M i t t e i l u n g s b l a t t. Der Rektor der Kunsthochschule Berlin (Weißensee) 8. März 2011 Bühringstraße 20, Berlin

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1 K u n s t h o c h s c h u l e B e r l i n ( W e i ß e n s e e ) K H B Hochschule für Gestaltung M i t t e i l u n g s b l a t t Herausgeber: Nr. 170 Der Rektor der Kunsthochschule Berlin (Weißensee) 8. März 2011 Bühringstraße 20, Berlin Inhalt: 5 Seiten Rundschreiben Datenschutz An alle hauptamtlichen Dienstkräfte, gastweise tätigen Lehrkräfte, Lehrbeauftragten und Studierenden, Volontäre, Praktikantinnen und Praktikanten sowie studentischen Hilfskräfte der Kunsthochschule Berlin-Weißensee nachrichtlich: Behördlicher Datenschutzbeauftragter, Personalrat, Frauenbeauftragte, AStA I. Inhalt Das vorliegende Rundschreiben dient dem Zweck, die Bestimmungen des Berliner Datenschutzgesetzes (BlnDSG) und der Studierendendatenverordnung (StudDatVO) zusammenfassend darzustellen sowie die Aufgaben, Rechte und Pflichten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten zu erläutern. II. Was ist das Anliegen des BlnDSG? Das BlnDSG dient dem Schutz des Grundrechts jedes Einzelnen, über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten selbst zu bestimmen (informationelles Selbstbestimmungsrecht, Art. 2 Abs. 1 i.v.m. Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz). Diesem Schutz trägt das Gesetz Rechnung, indem es die Zulässigkeit des Zugriffs, die Preisgabe, die Verarbeitung und die sonstigen Verwendungen von personenbezogenen Daten (sog. Datenverarbeitungsvorgänge) durch die Berliner Behörden regelt. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist die Hochschule vom Geltungsbereich des Gesetzes mit erfasst. III. Was ist eine behördliche Datenschutzbeauftragte/ein behördlicher Datenschutzbeauftragter? Durch das BlnDSG und durch die StudDatVO ist die Hochschule verpflichtet, für die Einhaltung des Datenschutzes Sorge zu tragen. Ein Ziel ist es, einer Rechtsverletzung bei der Datenverarbeitung präventiv entgegen zu wirken. Um eine neutrale und autonome Selbstkontrolle beim Datenschutz vor Ort zu gewährleisten, müssen auch die Hochschulen als öffentliche Einrichtungen eine behördliche Datenschutzbeauftragte/einen behördlichen Datenschutzbeauftragten und eine Vertreterin/einen Vertreter bestellen. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und die Einhaltung der

2 datenschutzrechtlichen Bestimmungen trägt die Hochschulleitung. Der/dem Datenschutzbeauftragten kommt aber eine wichtige koordinierende und überwachende Funktion zu (siehe auch unter X.). IV. In welchen Fällen findet das BlnDSG Anwendung? Das BlnDSG gilt für alle Fälle, in denen personenbezogene Daten von der Hochschule verarbeitet werden. V. Was sind personenbezogene Daten? Das BlnDSG schützt nur die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Darunter ist jede Angabe über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person zu verstehen. Diese Informationen müssen sich auf eine konkrete Person beziehen oder geeignet sein, einen Bezug zu ihr herzustellen. Dies kann auch bei Einzelangaben der Fall sein. Keine personenbezogenen Daten sind dagegen solche, die anonymisiert oder nicht identifizierbar sind. Beispiele für personenbezogene Daten: Alter, Geschlecht, Ausweisnummer, Gesundheitszustand, Erscheinungsbild, Werturteile, frühere, bestehende oder künftige dienst- oder arbeitsrechtliche Verhältnisse, Kfz-Kennzeichen, etc. Beispiele für nicht personenbezogene Daten: Sammelangaben über eine Personengruppe VI. Was wird unter dem Begriff der Datenverarbeitung verstanden? Die Datenverarbeitung umfasst das Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln, Löschen und Sperren sowie das Nutzen von Daten. Erheben von Daten ist das Beschaffen von personenbezogenen Daten. Es kommt nicht darauf an, ob dies mündlich oder schriftlich, gefragt oder ungefragt durch den Betroffenen oder Dritte erfolgt. Speichern von Daten ist das Aufnehmen und Aufbewahren auf einem Datenträger. Gemeint ist das Fixieren von Informationen - sei es schriftlich oder mit Aufnahmetechniken - für den Zweck der späteren Wahrnehmung. Verändern von Daten ist das inhaltliche Umgestalten bereits gespeicherter Daten. Auf das dabei angewendeten Verfahren zum Verknüpfen von Daten oder die Änderung ihrer Zweckbestimmung kommt es nicht an. Übermitteln von Daten ist das Bekanntgeben gespeicherter Daten, die Weitergabe der Daten an einen Dritten oder das Bereitstellen für den Abruf durch Dritte (z. B. durch einen Aushang zur Kenntnisnahme). Löschen und Sperren von Daten verhindert die weitere Verarbeitung bereits gespeicherter Daten. Nutzen von Daten umfasst jede sonstige Verwendung personenbezogener Daten. VII. Wann darf die Hochschule personenbezogene Daten verarbeiten? Die Verarbeitung der Daten ist nur zulässig, wenn entweder eine besondere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder

3 wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat oder wenn einer der folgenden Ausnahmefälle vorliegt: 1. Wegen der Art der Daten, wegen ihrer Offenkundigkeit oder wegen der Art der Verwendung werden schutzwürdige Belange der/des Betroffenen nicht beeinträchtigt. 2. Innerhalb der Hochschule werden Daten zu demselben Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weiterverarbeitet oder im erforderlichen Umfang an andere Behörden übermittelt. VIII: Was muss die Hochschule bei der Datenverarbeitung noch beachten? Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn sie zur rechtmäßigen Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist. Für automatisierte Verarbeitungen von Daten hat der verarbeitende Bereich in der Hochschule schriftlich oder elektronisch die in 19 Abs. 2 Ziff. 1 bis 11 BlnDSG genannten Festlegungen zu treffen, soweit nicht die Dateien ausschließlich aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden. Eine Ansammlung von Informationen auf Vorrat, die im konkreten Fall nicht benötigt werden, ist unzulässig. Einmal erhobene oder gespeicherte personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck weiter verarbeitet werden, zu dem sie erhoben oder gespeichert worden sind (sog. Zweckbindung). Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, weil der konkrete Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erreicht wurde oder nachträglich entfallen ist. IX. Was sind meine Rechte nach dem BlnDSG? Jede/jeder Betroffene hat das Recht auf Auskunft, Benachrichtigung und Einsichtnahme: Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts muss jeder Bürgerin/jeder Bürger in Erfahrung bringen können, wer was wann und bei welcher Gelegenheit über [sie] ihn weiß. Jede/jeder Betroffene hat deshalb das Recht auf gebührenfreie Auskunft durch die Behörde, die ihre/seine Daten verarbeitet oder verarbeitet hat. Die Hochschule muss danach Auskunft geben über den Umfang, die Herkunft und den Inhalt der personenbezogenen Daten sowie den Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Im Falle einer Übermittlung an Dritte innerhalb der letzten zwei Jahre ist der Empfänger preiszugeben. Der Auskunftsanspruch bezieht sich auf alle gespeicherten Daten und zwar unabhängig davon, ob diese gesperrt sind. Von dem Auskunftsrecht sind gelöschte Daten ausgenommen. Berichtigung bei unrichtigen Daten, Sperrung bei Unklarheit über die Richtigkeit der Daten, Datenlöschung bei nicht mehr gegebener Erforderlichkeit oder unzulässiger Speicherung, Widerspruch gegen konkrete Datenverarbeitungsvorgänge, Schadenersatz und Unterlassung bei einem Gesetzesverstoß, Einsicht in Beschreibungen und Verzeichnisse,

4 Anrufung der/des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Diese Rechte können nicht durch Vereinbarung ausgeschlossen oder eingeschränkt werden. X. Was sind die Aufgaben, Rechte und Pflichten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten? Die Aufgaben der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten umfassen: die Überprüfung technischer und organisatorischer Sicherheitsvorkehrungen auf ihre Wirksamkeit, d.h., ob diese Vorkehrungen tatsächlich Verstöße gegen das BlnDSG vorab verhindern können (sog. Vorabkontrolle), Überwachung und Kontrolle der ordnungsgemäßen Anwendung der oben dargestellten Vorgaben des BlnDSG bei jeder Datenverarbeitung, die Unterstützung der verarbeitenden Stellen bei der Planung und Ausführung datenschutzrelevanter Verfahren, die Schulung der Beschäftigten bei allen datenschutzrechtlichen Aspekten. Zu den Rechten, Pflichten und Befugnissen der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten zählen: sie/er ist unabhängig und weisungsfrei in allen Belangen des Datenschutzes, sie/er ist zur Verschwiegenheit und Diskretion verpflichtet, sie/er kann sich in allen datenschutzrechtlichen Angelegenheiten an die Hochschulleitung und jede sonstige öffentliche Stelle wenden, sie/er darf wegen der Erfüllung ihrer/seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden, sie/er ist befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer/seiner Aufgaben erforderlich ist. XI. Erreichbarkeit der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten der Kunsthochschule Berlin- Weißensee Die/der behördliche Datenschutzbeauftragte sowie die/der stellvertretende behördliche Datenschutzbeauftragte geben durch Aushang im Infokasten im Gebäude A 1. OG ihre Erreichbarkeit und Kontaktdaten bekannt. XII. Weiterführende Informationen Der vollständige Gesetzestext des Berliner Datenschutzgesetzes kann auf der Homepage des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit unter " " eingesehen werden. Er liegt ebenfalls in der Bibliothek der Hochschule während der Öffnungszeiten zur Einsicht aus. Die Studierendendatenverordnung kann auf der Homepage des Wissenschaftssenators unter eingesehen werden.

5 XII. Bekanntmachung Das Rundschreiben wird im Mitteilungsblatt der Kunsthochschule Berlin-Weißensee bekannt gemacht. gez. Silvia Durin Kanzlerin

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