Position. Arbeitnehmerdatenschutz rechtssicher gestalten. Stand: März 2014

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1 Position Arbeitnehmerdatenschutz rechtssicher gestalten Stand: März 2014

2 Vorwort X Vorwort Zehn Forderungen für einen praxisgerechten Beschäftigtendatenschutz Die vbw Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft e. V. setzt sich dafür ein, durch ein europaweit einheitliches Datenschutzniveau Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand für die Betriebe zu verringern. Auch die Regelung des Beschäftigtendatenschutzes sollte daher im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung erfolgen und nicht durch 28 unterschiedliche nationale Gesetze. Unabhängig davon, ob eine Neuregelung des Beschäftigtendatenschutzes auf europäischer oder auf nationaler Ebene erfolgt, muss das Ergebnis für die Unternehmen einerseits Rechtssicherheit und andererseits Flexibilität für den betrieblichen Alltag bringen. In unserem vorliegenden Positionspapier zeigen wir die zehn wichtigsten Forderungen auf, die aus Sicht der bayerischen Wirtschaft für einen praxisgerechten Beschäftigtendatenschutz elementar sind. Bertram Brossardt 24. März 2014

3 Inhalt X Inhalt 1 Forderungen der vbw Hintergrund Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes Freiwilligkeit der Einwilligung Möglichkeit der Regelung durch Betriebsvereinbarungen Konzernprivileg Internationaler Datentransfer Verhinderung und Aufklärung von Fehlverhalten Stichprobenkontrolle bei Privatnutzung von IT-Einrichtungen Keine Ausdehnung von Mitbestimmungsrechten Kontrolle des Betriebsrats durch den Datenschutzbeauftragten Erleichterungen bei der Auswahl des Datenschutzbeauftragten Datenvereinbarung in Nebenbereichen des Arbeitsverhältnisses... 7 Ansprechpartner / Impressum... 9

4 Forderungen der vbw 1 1 Forderungen der vbw Die Forderungen zum Beschäftigtendatenschutz im Überblick In unserem vorliegenden Positionspapier zeigen wir die zehn wichtigsten Forderungen auf, die aus Sicht der bayerischen Wirtschaft für einen praxisgerechten Beschäftigtendatenschutz elementar sind: Es muss gesetzlich klargestellt werden, dass auch im Arbeitsverhältnis die Einwilligung in die Datenverarbeitung freiwillig sein kann. Kollektive Vereinbarungen müssen weiterhin Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sein können. Ein nicht-wesentliches Abweichen der Betriebsvereinbarung vom Schutzniveau der Verordnung muss dabei möglich sein. Im Rahmen einer Neuregelung müssen die Datenübermittlung im Konzern erleichtert und die organisatorischen Zusammenhänge im Konzern berücksichtigt werden. Es sollten Rahmenbedingungen geschaffen werden, die den Datentransfer ins Ausland entbürokratisieren. Insbesondere sollte klargestellt werden, dass der Datentransfer ins Ausland innerhalb eines Konzerns durch Betriebsvereinbarungen wirksam geregelt werden kann. Unternehmen müssen die Chance haben, entsprechende Informationen bereits im Vorfeld eines Fehlverhaltens zu erfassen und ggf. auch zu verwenden, um die Begehung von Straftaten zu vermeiden. Die Zulässigkeit der erforderlichen Maßnahmen auch ohne Kenntnis der Mitarbeiter sollte in das BDSG aufgenommen werden. Der Arbeitgeber sollte bei erlaubter Privatnutzung nicht automatisch als Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen im Sinne des TKG behandelt werden. Zumindest müssen (Stichproben-) Kontrollen auch ohne Einwilligung der Arbeitnehmer möglich sein, ebenso die Möglichkeit der Regelung durch Abschluss von Betriebsvereinbarungen. Keine Ausdehnung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Der kontrollfreie Raum muss durch Befugnisse des Datenschutzbeauftragten gegenüber dem Betriebsrat geschlossen werden. Im BDSG sollte klargestellt werden, dass das Kontrollrecht des Datenschutzbeauftragten auch den Umgang des Betriebsrats mit Arbeitnehmerdaten umfasst.

5 Forderungen der vbw 2 Die Unternehmen müssen mehr Freiheit bei der Auswahl des Datenschutzbeauftragten erhalten. Nicht jede Tätigkeit des Beschäftigten in der Datenverarbeitung darf automatisch zu einem Interessenkonflikt führen. Es muss gesetzlich klargestellt werden, dass 28 BDSG weiterhin neben 32 BDSG auch auf Beschäftigungsverhältnisse anwendbar bleibt.

6 Hintergrund 3 2 Hintergrund Rechtssicherheit statt Überregulierung Datenschutz ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Auf gesellschaftlicher Ebene ist die Einstellung zum Schutz persönlicher Daten gespalten: Während im privaten Bereich viele Daten bereitwillig ins Internet gestellt oder zur Teilnahme an Gewinnspielen preisgegeben werden, wird auf die Datenerhebung und -verarbeitung im Arbeitsverhältnis sehr sensibel reagiert. Die Unternehmen befinden sich in der schwierigen Lage, auf der einen Seite Compliance-Vorgaben erfüllen und Korruption bekämpfen zu müssen. Auf der anderen Seite müssen die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzrechts eingehalten werden. Dabei herrscht oft Rechtsunsicherheit, da es sich beim Datenschutzrecht um eine zersplitterte Materie handelt und eine Vielzahl von Gesetzen und die höchstrichterliche Rechtsprechung zu beachten sind. Die Entwicklungen in der Technologie ermöglichen sowohl Zugriffe auf Daten von außen als auch interne Kontrollen. Auf europäischer Ebene laufen derzeit die Verhandlungen über eine EU-Datenschutzgrundverordnung. Der vom Europäischen Parlament verabschiedete Textentwurf enthält zwar einerseits eine Öffnungsklausel für den Beschäftigtendatenschutz, setzt andererseits jedoch auch Mindeststandards fest. Im Koalitionsvertrag wurde vereinbart, dass die EU-Datenschutzgrundverordnung zügig verhandelt und schnell verabschiedet werden soll. Das strenge deutsche Datenschutzniveau soll erhalten bleiben und über das Europäische Niveau hinausgehende Standards sollen möglich bleiben. Für den Fall, dass die EU-Datenschutzverordnung nicht in angemessener Zeit verabschiedet vor, soll eine gesetzliche Regelung des Beschäftigtendatenschutzes auf nationaler Ebene getroffen werden. Inhaltliche Vereinbarungen zur Ausgestaltung des Beschäftigtendatenschutzes wurden nicht getroffen.

7 Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes 4 3 Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes Überregulierung vermeiden praxisgerechte Lösungen ermöglichen Bei einer Neuregelung ist aus Sicht der Wirtschaft darauf zu achten, eine Überregulierung zu vermeiden und den Unternehmen weiterhin die Möglichkeit zu geben, die für sie notwendigen Daten zu erheben und zu verarbeiten. Folgende zehn Kernforderungen sollten bei einer Überarbeitung des Bundesdatenschutzgesetzes beachtet werden, um die Datenverarbeitung und -übermittlung für die Unternehmen zu erleichtern: 3.1 Freiwilligkeit der Einwilligung Für Rechtsunsicherheit sorgt die Diskussion, ob innerhalb eines Arbeitsverhältnisses überhaupt eine freiwillige Einwilligung vorliegen kann. In der Regel wird dieses Instrument genutzt, um Mitarbeitern Zusatzleistungen, die nicht unmittelbar Gegenstand des Arbeitsverhältnisses sind, zu gewähren. Teilweise ist das Instrument aber auch zur Umsetzung der arbeitgeberseitigen Fürsorgepflicht erforderlich. Die Möglichkeit der freiwilligen Einwilligung beispielsweise in medizinische Untersuchungen, Datenübermittlung bei Entsendung oder zum Abschluss einer Versicherung muss erhalten bleiben. Es muss gesetzlich klargestellt werden, dass auch im Arbeitsverhältnis die Einwilligung in die Datenverarbeitung freiwillig sein kann. 3.2 Möglichkeit der Regelung durch Betriebsvereinbarungen Die Möglichkeit der Regelung von Datenerhebung und -verarbeitung durch Betriebsvereinbarungen darf aus Gründen der Praktikabilität, Transparenz und Rechtssicherheit nicht eingeschränkt werden. Betriebsspezifische Lösungen bringen Vorteile sowohl für die Arbeitgeber als auch für alle Arbeitnehmer.

8 Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes 5 Kollektive Vereinbarungen müssen weiterhin Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sein können. Ein nicht-wesentliches Abweichen der Betriebsvereinbarung vom Schutzniveau der Verordnung muss dabei möglich sein. 3.3 Konzernprivileg Hinderlich für die Unternehmen ist die derzeitige Rechtslage, nach der die Datenübermittlung im Konzern nicht privilegiert ist und einzelne Konzernteile wie betriebsfremde Dritte behandelt werden. Für jeden Datentransfer ist daher ein eigener Erlaubnistatbestand notwendig. Im Rahmen einer Neuregelung müssen die Datenübermittlung im Konzern erleichtert und die organisatorischen Zusammenhänge im Konzern berücksichtigt werden. 3.4 Internationaler Datentransfer Der Datentransfer in Länder außerhalb der EU unterliegt derzeit strengen Anforderungen, die den Unternehmen ein schnelles Agieren erschweren. Es sollten Rahmenbedingungen geschaffen werden, die den Datentransfer ins Ausland entbürokratisieren. Insbesondere sollte klargestellt werden, dass der Datentransfer ins Ausland innerhalb eines Konzerns durch Betriebsvereinbarungen wirksam geregelt werden kann. 3.5 Verhinderung und Aufklärung von Fehlverhalten Des Weiteren ist zu beachten, dass die Unternehmen gehalten sind, Korruption möglichst wirksam und nachhaltig zu bekämpfen (Stichwort Compliance). Eine Verletzung dieser Aufsichtspflicht führt zu erheblichen Sanktionen. Die Interessen der Arbeitgeber

9 Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes 6 an Korruptionsprävention und die der Arbeitnehmer am Schutz ihrer persönlichen Daten sind deshalb in einen für beide Seiten guten Ausgleich zu bringen. Unternehmen müssen die Chance haben, entsprechende Informationen bereits im Vorfeld eines Fehlverhaltens zu erfassen und ggf. auch zu verwenden, um die Begehung von Straftaten zu vermeiden. Die Zulässigkeit der erforderlichen Maßnahmen auch ohne Kenntnis der Mitarbeiter sollte in das BDSG aufgenommen werden. 3.6 Stichprobenkontrolle bei Privatnutzung von IT-Einrichtungen Problematisch ist die geltende Rechtslage, nach der bei erlaubter Privatnutzung von Telefon, Internet und sämtliche Kommunikation dem Fernmeldegeheimnis unterliegt und für den Arbeitgeber ein weitgehendes Kontrollverbot besteht. Der Arbeitgeber sollte bei erlaubter Privatnutzung nicht automatisch als Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen im Sinne des TKG behandelt werden. Zumindest müssen (Stichproben-) Kontrollen auch ohne Einwilligung der Arbeitnehmer möglich sein, ebenso die Möglichkeit der Regelung durch Abschluss von Betriebsvereinbarungen. 3.7 Keine Ausdehnung von Mitbestimmungsrechten Bereits jetzt ist der Betriebsrat bei Einführung jeder technischen Einrichtung, die geeignet ist Arbeitnehmer zu überwachen, zu beteiligen. Eine Erweiterung der Mitbestimmung ist daher nicht nötig. Keine Ausdehnung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.

10 Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes Kontrolle des Betriebsrats durch den Datenschutzbeauftragten Der Betriebsrat geht in vielen Bereichen mit Arbeitnehmerdaten um. Hierbei unterliegt er gegenwärtig keiner Kontrolle. Der Datenschutzbeauftragte hat nach verbreiteter Auffassung keine Kontrollbefugnisse für den Umgang des Betriebsrats mit Arbeitnehmerdaten. Der kontrollfreie Raum muss durch Befugnisse des Datenschutzbeauftragten gegenüber dem Betriebsrat geschlossen werden. Im BDSG sollte klargestellt werden, dass das Kontrollrecht des Datenschutzbeauftragten auch den Umgang des Betriebsrats mit Arbeitnehmerdaten umfasst. 3.9 Erleichterungen bei der Auswahl des Datenschutzbeauftragten Das Bundesdatenschutzgesetz sieht, vor, dass nur ein zuverlässiger Datenschutzbeauftragter bestellt werden kann. Diese Zuverlässigkeit wird bei Interessenkonflikten mit der dienstlichen Tätigkeit verneint. Dies wird teils schon bei Beschäftigten angenommen, die in irgendeiner Weise personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies erschwert die Rekrutierung von kompetenten internen Personen, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen. Die Unternehmen müssen mehr Freiheit bei der Auswahl des Datenschutzbeauftragten erhalten. Nicht jede Tätigkeit des Beschäftigten in der Datenverarbeitung darf automatisch zu einem Interessenkonflikt führen Datenvereinbarung in Nebenbereichen des Arbeitsverhältnisses Neben der Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigtenverhältnisses muss den Unternehmen auch die Datenverarbeitung zur Erfüllung weiterer Rechte und Pflichten im Kontext des Arbeitsverhältnisses bei berechtigtem Interesse des Arbeitgebers ( 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BDSG) oder von Dritten ( 28 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 BDSG) möglich bleiben. Beispiele hierfür sind das Versenden von Arbeitgeberzeitschriften oder der Abschluss von Gruppenversicherungen.

11 Reformbedürftigkeit des Beschäftigtendatenschutzes 8 Es muss gesetzlich klargestellt werden, dass 28 BDSG weiterhin neben 32 BDSG auch auf Beschäftigungsverhältnisse anwendbar bleibt.

12 Ansprechpartner / Impressum 9 Ansprechpartner Kristina Fink Grundsatzabteilung Recht Telefon Telefax Impressum Alle Angaben dieser Publikation beziehen sich grundsätzlich sowohl auf die weibliche als auch auf die männliche Form. Zur besseren Lesbarkeit wurde meist auf die zusätzliche Bezeichnung in weiblicher Form verzichtet. Herausgeber: vbw Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft e. V. Max-Joseph-Straße München vbw März 2014

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