SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher

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1 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Stand: 14. November 2013

2 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Seite 2 1. Haben Sie Ihre Geschäftspapiere und Rechnungsformulare schon um IBAN und BIC ergänzt? Bitte passen Sie Ihre Unterlagen an. IBAN und BIC Ihres Kontos bei DONNER & REUSCHEL finden Sie auf Ihren Kontoauszügen und Ihrer BankCard. Wenn Sie mehrere Konten haben, erhalten Sie pro Konto eine IBAN. 2. Ist Ihre Finanzbuchhaltungs- und Zahlungsverkehrs-Software SEPA-fähig? Können Sie z. B. in den Stammdaten Ihrer Lieferanten bzw. Kunden IBAN und BIC hinterlegen? Kontaktieren Sie ggf. Ihren Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten und anstehenden Änderungen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Windata an unsere technische Hotline unter der Telefonnummer Wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr heute schon elektronisch ab? Bei der Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften in Euro sind bestimmte technische Anforderungen einzuhalten: Unternehmen müssen bis zum 1. Februar 2014 die nach der SEPA- Verordnung erforderlichen technischen Umstellungen vornehmen wie z. B. Verwendung der IBAN und des ISO XML Formats bei elektronischer Einlieferung. Eine durchgängige vollautomatisierte Verarbeitung des Zahlungsprozesses, bei dem keine erneute Dateneingabe oder manuelle Eingriffe notwendig sind, wird möglich, wenn Dateien durch eine elektronische Unterschrift autorisiert werden. Sollten Sie heute noch Dateien mit Begleitzettel einreichen, sind wir bei einer Umstellung gerne behilflich. Fragen Sie Ihren Berater. Ab dem 1. Februar 2014 ist die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) der Identifikator für Zahlungskonten für inländische und grenzüberschreitende Überweisungen und Lastschriften in Euro im Euro-Raum und ersetzt somit die nationale Kontokennung, in Deutschland die Kontonummer und Bankleitzahl. Ab dem 1. Februar 2014 ist das XML-Nachrichtenformat des ISO Standards für einzelne veranlasste oder erhaltene Überweisungen und Lastschriften in Euro zu verwenden, wenn diese gebündelt übermittelt werden. Durch die Einführung des XML-Standards wird SEPA die heutige Vielfalt an nationalen Zahlungsverkehrsformaten eliminieren. Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, können dadurch ihren Aufwand für Formatpflege und Systemverwaltung deutlich reduzieren. Für die elektronischen Kontoauszugsformate MT940/MT942 und DTI sind für SEPA neue, auf einem XML-Format basierende Standards entwickelt worden, die als CashManagement-Nachrichten (camt) zur Verfügung gestellt werden. Es handelt sich dabei um: camt052 Untertägige Umsatzinformationen (ersetzt MT942) camt053 Tagesauszug (ersetzt MT940) camt054 Einzelposten aus Sammelbuchungsdatei (ersetzt DTI/DTAUS0) Die camt-formate stehen Ihnen im Electronic Banking seit Juni 2013 parallel zu den Altformaten zur Abholung zur Verfügung. Die bisherigen Formate sind nur bedingt geeignet, um Ihnen alle Informationen zu einem SEPA-Umsatz anzuzeigen. Trotzdem können Sie diese für einen begrenzten Zeitraum noch über den 1. Februar 2014 hinaus nutzen.

3 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Seite 3 4. Haben Sie Ihre Kunden- und Lieferanten-Daten um IBAN und BIC ergänzt? Ggf. erfragen Sie bitte bei Ihren Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern deren Bankverbindungen auf der Basis von IBAN und BIC oder lassen Sie sich die Richtigkeit der vom IBAN- Converter oder Ihrer Finanz-Software errechneten Daten bestätigen. 5. Ziehen Sie Lastschriften ein? Wenn ja: Bei den SEPA-Lastschrift-Verfahren muss der Empfänger einer Zahlung immer genau zu identifizieren sein. Daher muss jeder, der SEPA-Lastschriften ziehen möchte, eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID oder Creditor Identifier bzw. CI) haben. Sie können Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer unter folgendem Link beantragen: Bitte teilen Sie uns diese ID zeitnah mit, indem Sie uns eine Kopie des Schreibens der Deutschen Bundesbank einreichen, in dem Ihnen Ihre Gläubiger-ID mitgeteilt wird. 6. Welche Voraussetzungen benötigen Sie, um SEPA-Lastschriften (SEPA-Basis-Lastschrift und SEPA-Firmen-Lastschrift) bei DONNER & REUSCHEL einzureichen? Jeder, der einen Betrag per Lastschrift einziehen möchte, muss zuvor eine Lastschriftinkassovereinbarung mit uns abschließen oder bereits abgeschlossen haben. 7. Ziehen Sie Lastschriften im Einzugsermächtigungs-Verfahren ein? Haben Sie für diese Lastschriften bereits Mandate eingeholt? Sie als Zahlungsempfänger können bereits vorliegende Einzugsermächtigungen für Lastschrifteinzüge im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nutzen. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen wurden für alle Kunden mit einem Girokonto zum 9. Juli 2012 entsprechend angepasst. Dadurch wird die Umstellung auf das SEPA- Basis-Lastschriftverfahren wesentlich einfacher. Sie als Zahlungsempfänger müssen von Ihren Kunden keine neuen SEPA-Lastschriftmandate mehr einholen. Voraussetzung hierfür ist u. a., dass Sie Ihre Kunden einmalig informieren, dass Sie die gültigen vorliegenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Mandat nutzen werden. Ein Musteranschreiben finden Sie im Anhang 1. Falls Sie keine gültige Einzugsermächtigung vorliegen haben, ist ein neues Mandat für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einzuholen (siehe Anhang 2). Sofern die Einzugsermächtigung in Ihren Kundenverträgen integriert ist, müssen Sie diesen Passus mit den neuen Mandatstexten ersetzen. Beachten Sie bitte auch unsere Annahmefristen zur Einreichung der Zahlungsverkehrsdateien für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren: 6 Tage bei Erst- und Einmallastschrift 3 Tage bei Folge- und letztmaliger Lastschrift 8. Haben Sie bereits je Mandat eine Mandatsreferenznummer definiert? Bitte definieren Sie für jedes Mandat eine Mandatsreferenzummer und hinterlegen diese in Ihrer Buchhaltung. Verwenden Sie z. B. Kundennummern, Mitgliedsnummern, Steuernummern, etc., jedoch bitte keine Leerzeichen. In der Gestaltung sind Sie grundsätzlich frei. Die Mandatsreferenz darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein und dient in Kombination mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats. Eine Mandatsreferenznummer sollte immer nur einmal vergeben werden.

4 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Seite 4 9. Nutzen Sie das Abbuchungsauftrags-Verfahren für Verbraucher und/oder Nichtverbraucher? Bitte holen Sie sich für das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren neue Mandate bei Ihren Firmenkunden ein. Sofern der Abbuchungsauftrag in Ihren Kundenverträgen integriert ist, müssen Sie diesen Passus mit den neuen Mandatstexten ersetzen. Bitte beachten Sie auch unsere Annahmefristen von zwei Tagen zur Einreichung der Zahlungsverkehrsdaten. Die SEPA-Firmenkunden-Lastschrift darf ausschließlich zur Begleichung von Rechnungen zwischen Firmen genutzt werden! Ist Ihr Geschäftspartner Privatkunde, so stellen Sie bitte das Zahlungsverfahren auf die SEPA-Basis-Lastschrift um. Hierfür müssen Sie bei Ihrem Geschäftspartner ein neues SEPA-Mandat einholen. Wenn Sie uns eine Dauerlastschrift erteilt haben, gelten die Punkte 7. und 9. entsprechend. Ablauf einer SEPA-Basislastschrift: Zahlungspflichtiger 1. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger 5. Belastungsbuchung 3. transaktions- und mandatsbezogene Daten Clearing & Verrechnung Zahlungspflichtigen 4. Weiterleitung aller Daten Zahlungsempfängers Ablauf einer SEPA-Firmenlastschrift: 1b. Mandat Zahlungspflichtiger 0. Mandatseinholung 1a. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger 5. Belastungsbuchung 3. transaktions- und mandatsbezogene Daten Clearing & Verrechnung Zahlungspflichtigen 4. Weiterleitung aller Daten Zahlungsempfängers

5 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Seite Ist in Ihrer Buchhaltung die Verwaltung der Lastschriftmandate inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung (z. B. beleghaft oder nach den gültigen Usancen Ihres Unternehmens mind. 13 Monate nach letztem Lastschrifteinzug) sichergestellt? Erkundigen Sie sich, wann mit Ihrer Elektronic-Banking-Software, Ihrer Finanzbuchhaltungs-Software oder über Ihren Dienstleister SEPA-Lastschriften mit den Besonderheiten der Mandatsverwaltung generiert werden können. Stellen Sie die entsprechende Archivierung sicher. 11. Führen Sie weitere Geschäftskonten im Inland bzw. im europäischen Ausland? Prüfen Sie, ob Sie Ihre Geschäftskonten vor allem in den anderen SEPA-Staaten noch benötigen. Mit SEPA können Sie Ihren Euro Zahlungsverkehr in insgesamt 33 Ländern über Ihr Geschäftskonto direkt bei uns abwickeln. Damit können Sie alle Kontobewegungen bei uns einsehen. Oder Sie können unter gewissen Voraussetzungen Ihre nationalen und internationalen Geschäftskonten auch in ein automatisiertes Cash-Management einbinden. Sie optimieren Ihre Liquidität durch die tägliche Übertragung Ihrer Umsätze von verschiedenen Geschäftskonten auf ein Geschäftskonto. Verbessern Sie Ihr Cash-Management durch gezielte Liquiditäts-Steuerung. Erleichtern Sie Ihre Konten-Disposition. Durch SEPA wird der Zahlungsverkehr in Europa einfach und einheitlich. Vereinbaren Sie einen Termin und fragen Sie Ihren Berater.

6 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Seite 6 Anhang 1: Beispielschreiben zur Umstellung vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA- Basis-Lastschriftverfahren Privatkunde Privatmann Musterstraße Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer DE , Mandatsreferenz 567RDF346 Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, wir nutzen bei der mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung für Zahlungen die Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren. Ab dem [DATUM] stellen wir auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch die oben genannte Mandatsreferenz und unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer gekennzeichnet, die von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts zu unternehmen. Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen: IBAN: DE BIC: CILLDEBW (Bankhaus Cillum, Bad Wiesenwald) Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns gerne. Freundliche Grüße MUSTER GMBH Hinweis: Die Benachrichtigung über diesen Lastschriftverfahrenswechsel kann auch als Teil einer Ankündigung (Pre-Notification) über den ersten Lastschrifteinzug und ggf. auch weitere Lastschrifteinzüge im SEPA- Basis-Lastschriftverfahren erfolgen.

7 SEPA-Checkliste für Geschäfts- und Firmenkunden sowie Lastschrifteinreicher Seite 7 Anhang 2: SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat (Standardfall wiederkehrende Lastschrift) MUSTER GMBH, ROSENWEG 2, IRGENDWO Gläubiger-Identifikationsnummer DE 99ZZZZ Mandatsreferenz SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Name, Vorname (des Kontoinhabers) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Kreditinstitut (Name und BIC) DE IBAN _ Datum, Ort, Unterschrift

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