Zertifizierungssystem Antragsverfahren und Zertifizierung

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1 Zertifizierungssystem Antragsverfahren und Zertifizierung Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Abläufe von der Antragstellung bis hin zur ECOLAND Zertifizierung. Konkretisiert wird, welche Informationen Betriebsleiter, die an einer Zertifizierung/ Mitgliedschaft bei ECOLAND interessiert sind, vor Vertragsunterzeichnung mindestens erhalten. Die zur Verfügung gestellten Informationen versetzen den Antragsteller in die Lage das ECOLAND Zertifizierungsprogramm, seine Abläufe und Anforderungen zu verstehen. Darüber hinaus klärt das Dokument welche Informationen ECOLAND vor Vertragsunterzeichnung vom Betrieb fordert, damit Anträge bis zur Zertifizierung bearbeitet werden. Anträge können von allen Betrieben gestellt werden, die innerhalb des Tätigkeitsfeldes von ECOLAND liegen (siehe auch ECOLAND Zertifizierungsprogramm Zugang und Geltungsbereich ) und die, die ECOLAND Richtlinien und Zertifizierungsanforderungen erfüllen bzw. erfüllen wollen. Nach der Erstzertifizierung, wird die Zertifizierung der ECOLAND Betriebe jährlich erneuert. Die Betriebe werden jährlich erneut kontrolliert und zertifiziert. Zu diesem Zweck beauftragt ECOLAND eine unabhängige Kontrollstelle mit der Durchführung einer Betriebskontrolle gemäß den ECOLAND Richtlinien; die Ergebnisse werden bei ECOLAND ausgewertet und die ECOLAND Zertifizierungsdokumente ausgestellt. Geltungsbereich Dieses Dokument umfasst die Schritte beginnend mit dem Erstkontakt, die Antragstellung einschließlich Informationsaustausch, Kontrollbeauftragung, bis hin zu Erstzertifizierung und Vertragsabschluss. Die Zertifizierungsrelevanten Abläufe gelten dann gleichermaßen für Neuanträge wie für Folgeanträge. Dieses Dokument beschreibt das private ECOLAND Zertifizierungsverfahren; die Anforderungen der VO (EWG) 2092/91, (EU Ökoverordnung), müssen beachtet werden. Siehe auch Dokument ECOLAND Zertifizierungsprogramm, indem zusätzlich das Verhältnis zwischen Betrieb und staatlich zugelassener EU-Kontrollstelle dargestellt ist. Antragsverfahren und Zertifizierung ECOLAND e.v. 01/2004 Seite 1 von 5

2 Verfahren Das Zertifizierungsverfahren ist im Ablaufschema (siehe F*) dargestellt. Im ersten Block ist das Antragsverfahren dargestellt. Nachdem der Antragsteller vollständige Antragsunterlagen eingereicht hat, geht der Vorgang in das ECOLAND Zertifizierungsverfahren über. Das Zertifizierungsverfahren wird gleichermaßen bei Neu- und Folgeanträgen angewendet. Kontrolle und Kontrolldichte Die Betriebe werden jedes Jahr mindestens einmal kontrolliert. ECOLAND führt die Kontrollen nicht selbst durch sondern beauftragt staatlich zugelassene Kontrollstellen mit der Durchführung der ECOLAND Kontrolle. Zusätzlich werden unangekündigte Stichprobenkontrollen im Umfang von 5 bis zu 10 % der Betriebe durchgeführt. Verfahrensablauf Das Verfahren umfasst folgende Verfahrensschritte: A* Erstinfo:... 2 B* Antragsunterlagen... 3 C* Zertifizierung und Zertifizierungsdokumente... 3 D* Einspruch... 3 E* spezielle Verfahren... 3 E.1 Betriebliche Veränderungen... 3 E.2 Änderungen der Zertifizierungsanforderungen/ Richtlinien... 4 E.3 Besondere Umstände, Ausnahmegenehmigungen... 4 F* Flow Chart Certification System... 5 A*, B*, C*, D*: Siehe jeweilige Stelle im Verfahrensablauf in F* A* Erstinfo: Ein Interessent erhält mindestens folgende Unterlagen vor Vertragsabschluss. Für Landwirte und Verarbeiter existiert ein jeweils angepasstes Antragsformular. ECOLAND Richtlinien ECOLAND Satzung Gebührenordnung Erzeuger-/Verarbeitervertrag Betriebsbeschreibung Erzeugererklärung (nur für Landwirtschaftsbetriebe) ECOLAND Zertifizierungssystem Antragsverfahren und Zertifizierung ECOLAND e.v. 01/2004 Seite 2 von 5

3 B* Antragsunterlagen Folgende Unterlagen müssen vom Interessenten ausgefüllt und unterzeichnet an das ECOLAND Büro geschickt werden: Erzeuger-/Verarbeitervertrag Betriebsbeschreibung Erzeugererklärung (nur für Landwirtschaftsbetriebe) Die Unterlagen werden auf Vollständigkeit und Plausibilität hin überprüft und an die ECOLAND Zertifizierungskommission zur Entscheidung weiter geleitet. Die Betriebsbeschreibung wird jährlich aktualisiert. Neu zu zertifizierende Betriebsteile, Flächen, Produkte bzw. Betriebsteile sind vom Betriebsleiter spätestens mit der Jahresmeldung anzumelden. Wird nach Prüfung der Antragsunterlagen bereits ersichtlich, dass Richtlinienverstöße vorliegen, wird der Betriebsleiter informiert und bekommt die Gelegenheit Korrekturmaßnahmen einzuleiten bevor die Unterlagen and die ECOLAND Zertifizierungskommission weiter geleitet werden. C* Zertifizierung und Zertifizierungsdokumente Die ECOLAND Zertifizierungskommission entscheidet über die ECOLAND Zertifizierung auf der Grundlage der vom Vertragspartner eingereichten Informationen und dem von der beauftragten Kontrollstelle erstellten Kontrollberichtes. Bei geringfügigen Abweichungen von den ECOLAND Richtlinien können Auflagen, ggf. auch mit einer Implementierungsfrist versehen, verhängt werden. Verstöße werden gemäß Sanktionskatalog geahndet. Abweichungen und Sanktionen sind im ECOLAND Zertifizierungsbrief dokumentiert. Das ECOLAND Zertifikat wird jährlich erneuert und bestätigt, das der Betrieb gemäß den ECOLAND Richtlinien bewirtschaftet wird. Gemäß Sanktionskatalog wird bei schwerwiegenden Verstößen ggf. kein Zertifikat ausgestellt. Die Zertifizierungsdokumente bestehen demnach aus dem: ECOLAND Zertifizierungsbrief ECOLAND Zertifikat D* Einspruch Mitglieder oder Antragsteller haben das Recht Einspruch gegen eine für sie ablehnende Zertifizierungsentscheidung einzulegen (siehe Umgang mit Einsprüchen und Verfahren ). E* spezielle Verfahren E.1 Betriebliche Veränderungen Gemäß ECOLAND Vertrag ist der Landwirt/ verantwortliche Betriebsleiter verpflichtet, betriebliche Änderungen, Flächen, Gebäude, Betriebsteile, Produkte, Rezepturen etc. ECOLAND zu melden. Bei weitreichenden Änderungen des Betriebes (Struktur, Besitzverhältnisse, Lieferanten, Produktpalette etc.) Antragsverfahren und Zertifizierung ECOLAND e.v. 01/2004 Seite 3 von 5

4 kann die Zertifizierungskommission zusätzliche Auflagen machen und ggf. eine zusätzliche Kontrolle zur Evaluierung der neuen Betriebssituation anordnen. Landwirtschaftliche Betriebe bzw. Verarbeitungsbetriebe, die neue Produkte bzw. Produktgruppen einführen, müssen diese vorab bei ECOLAND beantragen. ECOLAND kann ggf. fordern dass vor Einführung der Produkte eine Betriebskontrolle stattfindet. Als neuer Betriebsteil gilt z.b. die Einführung tierischer Produktion oder neuer Tiergruppen in einem landwirtschaftlichen Betrieb. Im Verarbeitungsbetrieb gilt die Einführung eines neuen Produktes mit neuer Rezeptur als Neueinführung und muss vorab beantragt werden. ECOLAND bearbeitet die Anträge holt ggf. zusätzliche Informationen ein, verhängt ggf. Auflagen bzw. erteilt eine Produktfreigabe sofern die neuen Produkte die ECOLAND Anforderungen erfüllen. Bei Einführung einer neuen Produktgruppe (z.b. Molkereiprodukte, Obst- und Gemüse, Brot- und Backwaren etc) im Verarbeitungsbetrieb fordert ECOLAND vor der Produktfreigabe generell eine Betriebskontrolle. E.2 Änderungen der Zertifizierungsanforderungen/ Richtlinien Entsprechend der ECOLAND Qualitätspolitik wird das ECOLAND Zertifizierungssystem inkl. der ECOLAND Richtlinien laufend weiter entwickelt. ECOLAND verpflichtet sich, seine Mitglieder bzw. Kunden zeitnah über Änderungen zu informieren. Bei weitreichenden Änderungen sieht ECOLAND angemessene Implementierungsfristen vor, die eine Anpassung des Betriebs an die neuen Anforderungen ermöglichen. Die ECOLAND Zertifizierungskommission hat bei weitreichenden Richtlinienänderungen das Recht einen Implementierungsplan von den betroffenen Betrieben zu fordern, der dann von der ECOLAND Zertifizierungskommission bewertet wird und zusätzlich Grundlage der Zertifizierung darstellt. E.3 Besondere Umstände, Ausnahmegenehmigungen Die ECOLAND Zertifizierungskommission hat das Recht einem Vertragserzeuger auf Antrag zeitlich befristet eine in einzelnen Punkten von den Richtlinien abweichende Bewirtschaftung (Ausnahmegenehmigung) zu gestatten, sofern durch diese die Bewirtschaftung nach den ECOLAND Richtlinien im Ganzen nicht beeinträchtigt wird. Der Antragsteller ist verpflichtet, Anträge auf Ausnahmegenehmigungen entsprechend zu begründen, einen Vorschlag für die zeitliche Befristung zu machen und darzustellen, ob eine richtlinienkonforme Bewirtschaftung nach Ablauf der Befristung erfüllt werden kann (Perspektive). Folgende Kriterien werden zur Beurteilung der Ausnahmesituation von der ECOLAND Zertifizierungskommission heran gezogen: - Die Existenz des Betriebes ist bedroht. - Der Betrieb ist durch schwerwiegende nicht vorhersehbare Ereignisse betroffen. - Die Bewirtschaftung ist gegenüber vergleichbaren Betrieben unverhältnismäßig erschwert (Alleinlage, Pionierstellung etc). Antragsverfahren und Zertifizierung ECOLAND e.v. 01/2004 Seite 4 von 5

5 F* Flow Chart Certification System Innerhalb von 2 Wochen Reicht Antragsunterlagen ein / submits Application documents B* Betriebleiter bekundet Interesse / to register interest Ecoland Versendet Erstinfo und Antragsunterlagen A* / send out of application documents according to Application policy* Antragsteller/Applicant Bei Neuanträgen ggf. Hinweis auf zu erwartenden Richtlinienverstoß / notification of perceived noncompliances Ecoland Application Procedure Recht Einspruch zu erheben/ possibility to submit an appeal D* Ecoland Büro Vertrag und Zertifizierungsdokumente/ signed contract and Certification dokuments Antragsteller/ Applicant Antragsformular Ecoland Certification Committee Information 1. Bewertung okay Kontrollbeauftragung/ inspection assignment Kontrollstelle/ Inspection body Kontrollbericht/ Inspection report Ecoland Certification Committee Issues Zertifizierungsdokumente C* und okay zur Vertragsunterzeichnung/ issues Certification documents and okay for signing the contract Ecoland Certification Procedure Application/Certification Procedure, Erstelldatum A*, B*, C*, D*. Siehe Erläuterung im Text/ see text Antragsverfahren und Zertifizierung ECOLAND e.v. 01/2004 Seite 5 von 5