DIGITALE POSTSTELLE. Canon Business Services

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1 DIGITALE POSTSTELLE Canon Business Services

2 Digitale Poststelle - Marktkenntnisse PROZESS Eine digitale Poststelle bietet zahlreiche Vorteile und verbessert die Effizienz sowie die Verfügbarkeit von Dokumenten. Zusätzlich bereitet sie Unternehmen auf die Herausforderungen vor, die die digitale Welt von heute mit sich bringt. LEITGEDANKE Die zunehmende Digitalisierung und die immer flexibleren Arbeitsmöglichkeiten zwingen Unternehmen, nach Lösungen zu suchen, mit denen sie Mitarbeiter entlasten und Geschäftsprozesse optimieren können. Quelle: UNTERNEHMEN Unternehmen wünschen mehr Kontrolle über wichtige Prozesse: Zwischen 25 % und 40 % der Unternehmen möchten in die Dienste einer digitalen Poststelle investieren. Diese Dienste sollen flexible Arbeitsweisen ermöglichen, die Kosten für die Dokumenten-Verarbeitung senken und Kunden besser in Prozesse integrieren. Quelle: Paystream: E-Invoicing Adoption Benchmarking MARKT Über 70 % der Unternehmen sind der Ansicht, dass eine digitale Poststelle ihre Effizienz und ihren Erfolg steigern würde. Quelle: ROI BETRACHTUNG Eine digitale Poststelle verringert die Kosten der Dokumenten-Verarbeitung in einem Unternehmen. Daher trägt sie zum allgemeinen Einsparpotenzial prozessorientierter Unternehmen bei. Quelle: WAS BEDEUTET DAS FÜR SIE? Die Einführung einer digitalen Poststelle ermöglicht eine einheitliche und klassifizierte Dokumenten-Verwaltung und verbessert die Verfügbarkeit, Verteilung und Sicherheit von Dokumenten. WIE CANON BUSINESS SERVICES HELFEN KANN Angebot eines individuellen, verbrauchsbasierten Abrechnungsmodells, damit unsere Kunden keine großen Investitionen in Systeme und Lösungen tätigen müssen Unterstützung einer hybriden Umgebung, in der Dokumente und Informationen über mehrere Kanäle übermittelt werden können Erhöhung der Effizienz von Systemen für die Dokumenten- und Workflow- Verwaltung Senkung des Risikos von Datenschutzverletzungen nur autorisierte Benutzer können auf Dokumente und Informationen zugreifen Integration in vorhandene Systeme kann den ROI verbessern, da der Eingang von Informationen optimiert wird und die Dokumente sicher in die definierte Prozesskette übergeben werden 1 CBS

3 Rechnungsverarbeitung 2

4 DIGITALE POSTSTELLE Posteingang Scanvorbereitung Scannen der Dokumente GESAMTER VERTEILUNGSPROZESS ANALOGE POSTSTELLE Posteingang Sortierung Klassifizierung 3 CBS

5 Digitale Poststelle Kundenrelevanz AKTUELLER PROZESS Verteilung analoger Post: Die Dokumente stehen nur an einem einzigen physischen Ort zur Verfügung. Der Status eines Dokuments wird nicht verwaltet. Möglicherweise werden doppelte Dateien erzeugt. Es werden keine Indizes hinzugefügt. CBS ANSATZ Verteilung der Dokumente in digitaler Form: Digitalisierung von Dokumenten Klassifizierung und Indizierung von analoger Post und/oder digitalen Informationen (wie s, Faxe usw.) Dokumente können um Daten aus primären Anwendungen ergänzt werden Dokumente werden dem richtigen Prozess zugewiesen Verteilung über mehrere Kanäle: per , über das digitale Postamt von Canon oder direkt in die Anwendung unserer Kunden Übermittlung, Vernichtung und Archivierung physischer Dokumente SCHNELLE, SICHERE WEITERLEITUNG DER DOKUMENTE ÜBER UNTERSCHIEDLICHSTE KANÄLE ERGEBNISSE UND VORTEILE die Dokumente sicher in die definierte Prozesskette übergeben werden jederzeit und von überall Hybride Verarbeitung eingehender Dokumente führt zu maximaler Flexibilität für die Endbenutzer Schnellere und effizientere Verarbeitung von Information Umleitung von Dokumenten bei Abwesenheit eines Mitarbeiters Eigenständige Lösung mit Entlastung bestehender IT-Prozesse Feste Kosten pro Monat (oder pro Dokument) Zentralisierte Digitalisierung von Dokumenten für mehrere Standorte Automatische Verarbeitung von Dokumenten, soweit möglich und/ oder zutreffend Unterstützung flexibler Arbeitsweisen KUNDEN ANWENDUNGEN Analyse und Indizierung Digitale Verteilung der Dokumente CANON DIGITALE POSTSTELLE ZEITERSPARNIS IM VERTEILUNGSPROZESS interne Verteilung Verarbeitung Ablage von Kopien Manuelle, physische Verteilung der Eingangspost in die Abteilungen Digitale Poststelle 4

6 Digitale Poststelle Zusammenfassung im Überblick ZUSAMMENFASSUNG Die digitale Poststelle von Canon ist eine optimierter Prozess, bei dem alle eingehenden physischen und elektronischen Dokumente zentral angenommen, in die richtigen Formate umgewandelt und an die entsprechenden Empfänger im Unternehmen verteilt werden. Eine digitale Poststelle kann Papier, s, SMS und HTML verarbeiten. UNSER ANSATZ In der digitalen Poststelle von Canon können Bilder auf unterschiedlichen Ebenen verarbeitet und an unterschiedliche Umgebungen übermittelt werden. Unsere Kunden wählen zwischen Flat-Scanning, Scanning mit Adressierung und intelligentem Scanning.. Digitale Schreiben können per , über ein digitales Postamt von Canon oder direkt in die Anwendung des Kunden übermittelt werden. Eine digitale Poststelle von CBS bietet: Unterstützung neuer, digitaler Arbeitsweisen Minimierung des Risikos von Verlust wichtiger Dokumente Kostensenkung Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Prozesse Unterstützung der Kommunikationsstrategie über mehrere Kanäle Erhöhte Sicherheit durch Einhaltung der Compliance- Richtlinien Nachvollziehbarkeit der Prozesskette WARUM CANON DER RICHTIGE PARTNER IST Eine digitale Poststelle von Canon Business Services entspricht einer herkömmlichen Poststelle plus einem Scanning-Zentrum und ermöglicht unseren Kunden Prozesse zu vereinfachen, sowie effizienter und sicherer zu gestalten. Wir bieten in sich geschlossene End-to-End-Dienste und die Kontrolle über die gesamte Dokumenten- Verarbeitungskette. Wir verarbeiten physische Dokumente und Pakete, die nicht gescannt werden können, mit einer hybriden Lösung. Wir bieten ein verbrauchsbasiertes Abrechnungsmodell mit stets neuester Technologie, um maximale Qualität und Flexibilität sicherzustellen.. Canon verarbeitet bei Bedarf auch physische Dokumente, die nicht mehr benötigt werden: Wir archivieren, übermitteln und vernichten zuverlässig. 5 CBS

7 SOFTWARE AS A SERVICE Canon bietet eine umfassende SaaS-Lösung. Sie unterstützt neue Arbeitsweisen und vermeidet teure Schnittstellen mit mehreren Systemen. CONSULTING Wir tun alles, um eine maßgeschneiderte Lösung bereitzustellen: Ihre Lösung. Unser Canon Consulting Team analysiert mit Ihnen zusammen ihre Unternehmensprozesse und zeigt Optimierungsstrategien auf, die entweder Teilbereiche eines Unternehmens oder komplette Unternehmenslösungen umfassen. Wir unterstützen Sie als starker Partner bei Ihrem Weg in die Digitale Transformation. INDIVIDUELLES, LEISTUNGSABHÄNGIGES ABRECHNUNGSMODELL Wir bieten ein verbrauchsbasiertes Abrechnungsmodell. Als einer der führenden Lösungsanbieter arbeiten wir mit den aktuellsten Technologieplattformen für die digitale Poststelle und bieten Ihnen so maximale Sicherheit, Qualität und Flexibilität. Digitale Poststelle 6

8 Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com German Edition Canon Europa N.V., 2013 Canon Deutschland GmbH Europark Fichtenhain A10 D Krefeld Tel.: Fax: canon.de Stand April 2017 Canon Austria GmbH Oberlaaer Straße 233 A-1100 Wien Canon Helpdesk Tel.: (zum Ortstarif) canon.at Canon (Schweiz) AG Richtistrasse Wallisellen Canon Helpdesk Tel.: canon.ch