Betriebliche Datenerfassung mit Komfort und gutem Design

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1 Betriebliche Datenerfassung mit Komfort und gutem Design Trends bei Systemkomponenten zur Zutrittskontrolle und Personalzeiterfassung Während man fast wöchentlich über neue Handy- oder Fernseh-Modelle informiert wird, sind grundlegende Innovationen im Markt von Zeit, Zutritt und BDE eher Mangelware. Dagegen werden z.b. Mobiltelefone spätestens nach zwei bis drei Jahren ausgetauscht, während Zeiterfassungsterminals beim Kunden 15 Jahre und mehr im Einsatz sind. Neueste Generationen von Smartphones zeichnen sich durch große Touch - screens mit hoher Auflösung und nahezu randlose, aufgeräumte, schlanke Gehäuse mit wenigen Knöpfen aus. Deshalb wird bei der Auswahl von Erfassungsperipherie zur Zutrittskontrolle, Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung zunehmend auf die Ästhetik und Benutzerfreundlichkeit bzw. einfache Bedienbarkeit geachtet. Stark verändert hat sich die Technik der Personenidentifikation und Zutrittskontrolle. Neben immer neuen Ausweistechnologien, insbesondere bei den RFID- und biometrischen Verfahren, kann das Smartphone mit der RFID-basierenden NFC-Technik an Bedeutung gewinnen. Wozu Design bei Datenerfassungsterminals? Technisch anspruchsvolle Produkte wie Terminals zur betrieblichen Datenerfassung werden täglich von einer Vielzahl von Menschen benutzt. Gutes Design dient insbesondere der Ergonomie also dem einfachen und logischen Bedienungsablauf und dessen optischen, taktilen und akustischen Rückmeldungen und der Ästhetik, im Wesentlichen der Bedienoberfläche, Form und Farbe, mit der sich das Gerät dem Bediener und dem gegebenen Umfeld präsentiert, ohne es zu dominieren. Insbesondere an Eingängen sind solche Terminals zur Personalzeit - erfassung (PZE) und Zutrittskontrolle (ZK) in mehrfacher Hinsicht die Visitenkarte eines Unternehmens. Sie geben dem Besucher beim Zutritt von Gebäuden Rückschlüsse auf aktives Sicherheitsbewusstsein mit Anwendung moderner Technologien. Zusammen mit dem Entrée, dem Besprechungszimmer, der Art der Bewirtung wird ein erster Eindruck von der Unternehmenskultur vermittelt. Bekannterweise ist der erste Eindruck am wichtigsten. Wie bereits im Aufsatz in HR PERFORMANCE 1/2011 auf Seite 27 erwähnt, sind moderne Datenerfassungsterminals mit großen, hochauflösenden Farbdisplays ausgestattet, über die der Anwender Rückmeldungen über die geleistete Arbeitszeit, Resultate seines Produktionsbereichs oder Informationen über betriebliche Veranstaltungen erhalten kann. Wichtig sind dabei entspiegelte Oberflächen und gut lesbare Anzeigen, die auch bei starker Lichteinstrahlung erkennbar sind, aber die Erkennung von Fingerabdrücken minimiert. Deshalb sollte auf hochglänzende Oberflächen verzichtet werden. Die Ein- und Ausgabe von Daten über einen Touchscreen (Sensorbildschirm) bietet in Verbindung mit einer grafischen Benutzerführung erweiterte Möglichkeiten. Herkömmliche Tastatu- HR Performance 7/

2 Eingabemasken und Formulare lassen sich mithilfe von HTML- Editoren oder Grafik-Tools relativ einfach erzeugen. Diese einem Papierformular ähnlichen Erfassungsblätter können neben den Zeitangaben auch detaillierte Angaben über Projektnummer, Auftragsnummer und Kostenstelle der geleisteten Tätigkeit etc. enthalten. Durch die flexiblere Oberflächengestaltung kann man die betrieblich angemessene Form der Zeitdatenerfassung wählen. Die Versendung und Versorgung der PZE- /Info-Terminals und/oder Industrie-PCs (IPCs) mit Programmund Funktions-Updates erfolgen aus dem Firmennetz. So lassen sich solche Systeme innerhalb einer Netzwerkapplikation in einer Client-Server-Lösung betreiben. Durch Verwenden moderner Verschlüsselungsverfahren und Firewalls kann man mittlerweile auch kritische Daten, wie Personaldaten, gegen unbefugten Zugriff und Manipulation sichern. Bild 1: Beispiel für die Eingabe und Bedienerführung an einem Zeit erfassungsterminal mit Farb-Touchdisplay (Foto: PCS Systemtechnik) ren bei den einfachen Billig-Terminals haben den Nachteil der fixen Tastenanzahl und einer eingeschränkten Beschriftung. Bei Einsatz eines Touchscreens kann eine kundenspezifische Tastatur mittels Software oder einem hinterlegten, individuellen Passepartout realisiert werden. Die Anzahl, Größe, Lage und Beschriftung der Tasten kann softwaregesteuert auf dem Display (Softkey) oder außerhalb davon mit weiteren, frei programmierbaren Tasten erfolgen. Wesentlich ist auch eine individuelle und geschützte Tastenbeschriftung. Wichtig ist auch eine eindeutige und verständliche Bedienerführung, z.b. Gerät bereit, RFID-Karte erkannt/nicht erkannt. Eine LED signalisiert die Voreinstellung des Terminals: Kommen (z.b. grün) oder Gehen (z.b. rot). Über eingebaute Lautsprecher kann das Terminal frei definierbare Signaltöne ausgeben oder informiert den Benutzer hörbar durch die Wiedergabe von Sprachdateien auch wichtig für sehbehinderte Mitarbeiter. Ergonomie, verbunden mit modernster Technik und ansprechender Ästhetik, ist oft entscheidend dafür, ob ein Produkt gut ankommt, ob es vom Bediener gern und leicht angenommen wird. Neue Terminaltypen Welche Information benötigt der Mitarbeiter? Die Verlagerung von Erfassungs-, Änderungs- und Auskunftstätigkeiten im Umfeld der Zeitwirtschaft auf den Mitarbeiter (engl. employee ) wird bekannterweise als Employee Self Service bezeichnet. Beispielsweise können so Formulare für Urlaubsanträge oder Freischichten per Internet angeboten werden. Den täglich aktualisierten Zeitnachweis oder den Einsatzplan für die nächsten Tage kann man an kompakten, an der Wand montierten Datenerfassungsterminals über Touchdisplays abrufen. Ausdruck und Versand von Formularen oder Zeitnachweisen können damit ganz entfallen. Zunehmend werden in der Fertigung IPCs eingesetzt, über die gleichzeitig die PZE und die Qualitätsdatenerfassung erfolgt. Dazu sind solche Systeme mit einem integrierten Identifikationssystem (z.b. Legic- oder Mifare-Leser) ausgestattet. Kompakte PCs, z.b. mit einem 10-Zoll-Touchdisplay fügen sich mit ihren geringen Gehäuseabmessungen und dem ansprechenden Design auch außerhalb der Fabrikhalle perfekt in ihre Umgebung ein, sei es bei der Bestellung in der Kantine oder der Abfrage des Urlaubsstandes in der Eingangshalle. Bild 2: Beispiel für ein kompaktes Info- und Datenerfassungsterminal in der Kantine (Foto: PCS Systemtechnik) Planungsideen und Gedanken zu den Befestigungsmöglichkeiten der Geräte, wie Wand- oder Säulenmontage, sind unter ergonomischen Gesichtspunkten zu berücksichtigen. Solche Terminals oder IPCs sollen möglichst wenig Platz beanspruchen, also flach an der Wand oder Säule befestigt sein, nicht zu weit herausstehen, um kein Hindernis darzustellen oder gar Verletzungen zu verursachen. Die Terminals müssen so montiert werden, dass bei der Benutzung das Display gut ablesbar ist und die Tasten oder der Ausweisleser in einer bequemen Haltung betätigt werden können. Aufgrund ihrer Platz sparenden Montagemöglichkeit und des robusten Aufbaus gibt es fast unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten: als Informationsquelle im Foyer der Eingangshalle oder auch in der rauen Fertigung. Gäste und Besucher können sich ohne Identifikation über das Unternehmen informieren oder eine Wegbeschreibung abrufen. Mitarbeiter haben per Ausweisidentifikation zusätzlich Zugriff auf weitere Daten, z.b. auf persönliche und abteilungsbezogene Informationen. 16 HR Performance 7/2012

3 Wie erfolgt die Personenidentifikation? In HR PERFORMANCE 6/2010 wurde bereits umfangreich über Die Ergonomie und Sicherheit bei der Personenidentifikation berichtet. Für PZE und ZK ist immer noch der kontaktlose RFID- Identträger als Karte oder Schlüsselanhänger (Transponder) am weitesten verbreitet. Die Identifikation kann im Vorbeigehen erfolgen, unabhängig davon, ob es regnet, schneit oder ob die Karte/der Transponder verschmutzt ist. Bei hohen Sicherheitsanforderungen sollte man Ausweise mit hoher Verschlüsselung, wie Legic advant oder Mifare DESFire EV1, nutzen. Zum Öffnen von Toren oder Schranken aus größerer Entfernung können sogenannte Handsfree-Systeme (Leseentfernung ab etwa 50 Zentimeter) eingesetzt werden. Da bei großen Lesedistanzen der Einsatz entsprechend dimensionierter Antennen oder gar zusätzlicher Übertragungsverstärker erforderlich ist, sind zusätzliche Kosten für die Installation und Ausrichtung der Antenne zu berücksichtigen. Hohe Sicherheitsanforderungen verlangen Identifikationsmerkmale, die unverwechselbar mit der Person verbunden sind und eindeutig als personenspezifisch erkannt werden. Die Verfahren zur biometrischen Erkennung sollen die Schwachstellen anderer Identifikationsmethoden ausgleichen. Es gibt eine Vielzahl biometrischer Verfahren, die anhand unterschiedlicher personenspezifischer Merkmale (z.b. Finger, Hand, Augen, Gesicht) eine Person erkennen. Fingerabdruck-, Gesichts- und Iris - Bild 3: Beispiel für die Identifikation mittels RFID-Mitarbeiterausweis an einem PZE-Terminal (Foto: PCS Systemtechnik) erkennung sind die gegenwärtig bekanntesten Verfahren, wobei der Fingerprint mit einem Marktanteil von über 50 Prozent unangefochtener Spitzenreiter ist. Als vorteilhaft hat sich die berührungslose Identifizierung mittels Handvenenerkennung (siehe HR PERFORMANCE 1/2011) erwiesen; sie sorgt für maximale Hygiene und ist absolut fälschungssicher. Ein weiterer wichtiger Pluspunkt ist die Tatsache, dass die Methode unempfindlich gegenüber Hautverunrei-

4 Aber auch der Einsatz zur Personenidentifikation, statt Mitarbeiterausweis, ist vorgesehen. NFC ist multifunktional: Man kann es für die Zeiterfassung genauso gut einsetzen wie bei der Zutrittskontrolle oder der Erfassung von anderen betrieblichen Daten. Und beruflich genauso wie privat. Jedoch stellt sich die Frage, ob Mitarbeiter ihr privates Handy dafür nutzen wollen, und außerdem wäre dies mitbestimmungspflichtig. Die Unterschiede zwischen NFC und dem altbewährten RFID werden oft unterschlagen. Hauptsache berührungslos, einfach und komfortabel. Technische Fakten verwirren im Zweifelsfall nur und erfolgreich ist, was einfach und sicher funktioniert. Über mögliche Geschäftsmodelle für NFC wird schon seit einigen Jahren nachgedacht. Außer in ein paar Pilotprojekten ließ der Durchbruch jahrelang auf sich warten. Heute wollen nicht nur die Mobilfunkanbieter verdienen, sondern auch Banken, Handyhersteller oder SIM-Karten-Hersteller. Wieder einmal kämpfen mehrere Große um den marktbeherrschenden Standard und wir Anwender warten lieber ab. Man will ja nicht auf das falsche Pferd setzen. Zudem erscheinen die ersten Berichte über NFC-Lösungen, bei denen man auf die Verschlüsselung verzichtet, und schon liest man in der Presse, NFC sei per se unsicher. Die Möglichkeiten und Anwendungsbereiche für NFC sind durchaus vielfältig. Aber momentan scheinen sich die Vorteile noch mit den Bedenken und Problemen die Waage zu halten. Viele Fragen sind unbeantwortet, bei der Sicherheit, dem Datenschutz, der Akzeptanz von NFC-Betriebslösungen auf dem Privat-Smartphone usw. Genaue Prognosen sind zurzeit schwierig, ob und wann sich die Technologie durchsetzen kann. Welche Systeme zur Zutrittskontrolle sind heute verfügbar? nigungen, Hautfarbe, Haaren, Muttermalen oder oberflächlichen Verletzungen ist. Das Handvenenmuster ist bei jedem Menschen unterschiedlich, es ist äußerst komplex und befindet sich innerhalb des Körpers vor Missbrauch und Manipulationen bestens geschützt. Die Position und das Muster der Venen bleibt zeitlebens auch bei Wärme oder Kälte unverändert. NFC: Die neue Art der Personenidentifikation? Die ersten Smartphones mit NFC kommen gerade erst auf den Markt, leider noch ohne passende Software. Aber man kann schon darüber schreiben. NFC steht für Near Field Communication (Nahfeldkommunikation), die in einer Distanz von wenigen Zentimetern eine gesicherte Datenübertragung auf einer Frequenz von 13,56 MHz ermöglichen. NFC-Chips können sowohl im aktiven wie im passiven Modus arbeiten, also senden und empfangen. Mit der NFC-Technologie im Smartphone können beispielsweise bargeldlose Zahlungen erfolgen mit vereinfachter Handhabung das Handy muss lediglich kurz über ein Terminal gehalten werden, um die Transaktion abzuwickeln. Aufgrund des zunehmenden Sicherheitsbedürfnisses setzen Unternehmen elektronische ZK-Systeme ein. Je nach Sicherheitsgrad werden unterschiedliche Funktionen und Systemkomponenten benötigt: Am einfachsten sind Türöffnungssysteme, bei denen nach Prüfung des Ausweises bzw. der Ausweisnummer der Zutritt gewährt wird. Jeder Firmenangehörige, der eine freigegebene Karte hat, kann zu jeder Zeit die Türen öffnen. Soweit nur eine oder wenige Zutrittsstellen für eine geringe Mitarbeiteranzahl zu sichern sind, lässt sich eine Stand- Alone-Lösung in Form eines sog. Türterminals oder als Schließzylinder einsetzen. Die Zutrittsberechtigungen kann man z.b. über eine Programmierkarte, per Handy über NFC oder mittels eines mobilen PCs laden. Gemäß dieser Logik wird einem bestimmten Mitarbeiter nur dort der Zugang gestattet, wo das Lesegerät die positive Lesung durch ein Tür - öffnungssignal bestätigt. Eine weitergehende Zutrittskontrolle arbeitet mit der Verknüpfung von definierten Personengruppen sowie einer Zeit- 18 HR Performance 7/2012

5 und Raumzonensteuerung. Erst nach erfolgreicher Prüfung der zeitlichen und örtlichen Zutrittsparameter lässt sich die Tür öffnen. Die Öffnungszeiten werden über die Tabellen im System verwaltet und über ein entsprechendes Programm in die entsprechenden Terminals verteilt. Ein zusätzliches ZK-Modul ist die Speicher- und Protokollierungsfunktion. Sie speichert, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit an welchem Ort eine zulässige oder unberechtigte Zutrittsbuchung vorgenommen hat. Auf diese Weise kann man feststellen, wer wann welchen Raum betreten hat; eventuell auch, wer es zumindest mit welchem Identträger unberechtigt versucht hat. Systeme mit Alarmfunktion lösen ereignisabhängig wie unzulässiger Zutrittsversuch oder Ausfall von ZK-Einrichtungen einen Alarm aus. Die jeweiligen Reaktionen werden über entsprechende Konfigurationstools definiert. eine wichtige Rolle spielen. Die richtig ausgewählte biometrische Lösung kann in Kombination mit weiteren Sicherheitsfaktoren ein Höchstmaß an Sicherheit bieten. Bei Zeiterfassung und Zutrittskontrolle legen die Anwender schließlich auch zunehmend großen Wert auf das Design der Geräte, damit diese besonders in modernen Verwaltungsgebäuden zur (Innen-)Architektur passen. Fazit Bei der Zeiterfassung geht der Trend klar in Richtung Service für und Auslagerung an die Mitarbeiter Employee Self Service heißt hier das Zauberwort. Zudem wird die webbasierte Nutzung (Inter- oder Intranet) immer wichtiger. Zeitwirtschaftssysteme beinhalten als kombinierte Lösung immer häufiger auch die Zutrittskontrolle. Neue Techniken wie NFC werden zunehmend eine Alternative zum Mitarbeiterausweis werden. Die Weiterentwicklung von biometrischen Verfahren wird hierbei Autor: Dipl.-Ing. WERNER STÖRMER, Prokurist, PCS Systemtechnik