Start der elektronischen Sportverwaltung - Phase 2 - bei Jazz- und Modern Dance

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1 Start der elektronischen Sportverwaltung - Phase 2 - bei Jazz- und Modern Dance Stand: 28. Mai 2017 Christine Rath, Hendrik Heneke 1

2 Ziel Schaffung einer gemeinsamen Online-Plattform für den DTV, die Landes- und Fachverbände, Vereine, Aktiven und Lizenzträger in der die Prozesse der Verbands- und Sportverwaltung effizient realisiert werden. Christine Rath, Hendrik Heneke 2

3 Nächster Schritt: Jazz- und Modern Dance Mit Beginn des Wettkampfjahres 2017/18 in den Wettbewerbsarten Solo/Duo/Small Groups wird die elektronische Sportverwaltung in der Turnierart Jazz- und Modern Dance eingeführt. Dies bedeutet, dass Start- und Lizenzbücher ab dem 1. September 2017 der Vergangenheit angehören und jeder Tänzer eine persönliche ID-Karte besitzt. Die ID-Karten werden durch die Vereinsvertreter über das neue ESV- Portal beantragt (das bisherige DTV-Vereinsportal wird demnächst abgeschaltet, die Daten bleiben im Hintergrund bestehen). Christine Rath, Hendrik Heneke 3

4 Technisches Zielbild Geschäftsstellen Vereine Aktive / Lizenzträger Webfrontend für Prozesse, Daten und Statistiken Datenbanken und Datenverarbeitung Christine Rath, Hendrik Heneke 4

5 Bestellung von ID-Karten Vorbereitung: 1. Bitte stellt sicher, dass Euch folgende, aktuelle Daten für alle Tänzer vorliegen: Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Telefon, Handynummer, adresse Bitte sicherstellen und prüfen, dass diese Daten aktuell sind! Alle Daten sind relevant, besonders Mailadresse und Telefonnummern. Christine Rath, Hendrik Heneke 5

6 2. Von jedem einzelnen Tänzer benötigt Ihr außerdem ein digitales Foto. (Hinweise zu Foto-Formaten und zum Umgang mit den verschiedenen Kameratypen sind in einem weiteren Info-Dokument zu finden oder unter: Christine Rath, Hendrik Heneke 6

7 Beantragung: 3. Meldet Euch beim neuen ESV-Portal an: Ihr nutzt dazu die Zugangsdaten des alten Vereinsportals, die unverändert übernommen wurden. Wenn Euch diese Zugangsdaten nicht/nicht mehr vorliegen, wendet Euch bitte an die DTV- Mitgliederverwaltung: Elke Hirsch (Tel: +49 / 69 / oder Mail hirsch@tanzsport.de). Christine Rath, Hendrik Heneke 7

8 4. Folgt den Eingabemasken und gebt die persönlichen Daten Eurer Tänzer ein bzw. überprüft diese und ladet für jeden Tänzer das digitale Foto hoch. Die Zugehörigkeit der aktuellen und früheren Tänzer in Solo, Duo und Small Groups zu ihren Vereinen ist in der ESV abgebildet, d.h. die Personen sind in der ESV für den Verein unter dem Menüpunkt Verwaltung / ID-Karten sichtbar. Bei diesen Personen müssen nur die Daten geprüft werden und dann das Foto hochgeladen werden. Christine Rath, Hendrik Heneke 8

9 5. Erstellen und Ausdrucken eines PDF Dokuments für jeden einzelnen Tänzer. 6. Lasst dieses PDF von dem jeweiligen Tänzer und bei Minderjährigen von dem/den Erziehungsberechtigten jeweils zweimal (an zwei Stellen) mit einem blauen Stift (!) unterschreiben (es handelt sich dabei um die Anerkenntnis der bislang auf der dritten Umschlagseite bzw. auf der Formationsstartkarte unterzeichneten Texte/Erklärungen zur Anti-Doping-Bestimmung, Nutzungsbedingungen ID-Karten und DTV- Verbandsgerichtsordnung). Christine Rath, Hendrik Heneke 9

10 7. Nachdem Ihr alle Unterschriften eingesammelt habt, müsst Ihr/der Verein alle Erklärungen im Original und somit ausschließlich postalisch an die DTV-Geschäftsstelle senden: Deutscher Tanzsportverband e.v., Haus des Sports II, Otto-Fleck-Schneise 12, Frankfurt/Main WICHTIG: Erst nachdem Eure Unterlagen vollständig inklusive aller erforderlichen Unterschriften bei der Geschäftsstelle eingegangen sind, kann der nächste Schritt der Bearbeitung erfolgen! Christine Rath, Hendrik Heneke 10

11 Ausstellung und Aktivierung der ID Karten: 8. Die Geschäftsstelle prüft und genehmigt Eure ID- Kartenanträge und stellt die physischen Karten aus. Diese werden alle an Eure hinterlegte Vereinsanschrift versendet. Bitte stellt sicher, dass Ihr die hinterlegte Vereinsanschrift und den dort genannten Adressaten kennt und die Karten unverzüglich an Euch als Betreuer der JMD Tänzer weitergeleitet werden, um eine Verzögerung des Prozesses zu verhindern! Christine Rath, Hendrik Heneke 11

12 9. Nachdem Ihr die ID-Karten erhalten habt, müssen diese noch über das ESV Portal aktiviert werden. Da es persönliche ID-Karten sind, müssen diese an die Personen ausgegeben werden. Dann muss jeder Tänzer noch sein digitales Startbuch aktivieren (online). Dies geschieht auf der Startseite des ESV-Portals unter Und zwar so: Christine Rath, Hendrik Heneke 12

13 10. Geschafft! Die Voraussetzungen für die Meldung Eurer Solo, Duo und Small Group Tänzer über das ESV- Portal zu den Turnieren im Herbst sind erfüllt. Informationen zu den nächsten Schritten folgen in Kürze: In einem weiteren Schritt müssen dann die Jahreslizenzen bestellt werden und dann die Startmeldungen zu den Turnieren vorgenommen werden! Christine Rath, Hendrik Heneke 13

14 Weitere wichtige Hinweise: Wenn ein Tänzer auch im Besitz einer Turnierleiter- /Beisitzer-Lizenz ist, hat diese Person bereits eine persönliche ID-Karte. Diese gilt dann auch für den Start als Aktiver bei Turnieren! Es muss somit keine weitere (zweite) ID-Karte beantragt werden. Christine Rath, Hendrik Heneke 14

15 Kosten Die Ausstellung einer ID Karte kostet für Solo-und Duo-Tänzer, die bereits im Besitz eines Solo/Duo Startbuches sind, einmalig 2 EUR (im Zeitraum Juli bis September 2017). Für neu zu meldende Solo/Duo Tänzer kostet die ID Karte 6 EUR. Für Tänzer von Small Groups werden 6 EUR berechnet. D.h., für die Ausstellung einer ID Karte werden pro Tänzer 6 EUR berechnet. Ausnahme: Inhaber eines Solo/Duo-Startbuches hier gilt der reduzierte Preis von 2 EUR aufgrund der bereits angefallenen Kosten für die Startbücher in der Vergangenheit. Christine Rath, Hendrik Heneke 15

16 Zeitplan Das ESV Portal öffnet voraussichtlich im Juli 2017 für die Beantragung der ID-Karten. Da später nur Aktive gemeldet werden können, wenn sie über eine gültige ID-Karte verfügen, sollte mit der Beantragung der ID-Karten rechtzeitig vor Saisonbeginn begonnen werden, da auch die Bearbeitung des Antrags erfahrungsgemäß Zeit in Anspruch nimmt. Somit empfehlen wir allen Vereinen deren Sportler an den Ranglistenturnieren, der WM-Qualifikation Jazz, dem Deutschland-Cup der Kinder und/oder dem Deutschland-Pokal teilnehmen wollen, in Kürze die persönlichen ID-Karten zu beantragen (mindestens vor den Ferien schon einmal die Fotos zu erstellen und alles bereit zu halten. Christine Rath, Hendrik Heneke 16

17 Formationen ID Karten für Formations-Tänzer: Das Verfahren zur Rückmeldung von Formationen zur Saison 2018 wird im August/September veröffentlicht. Christine Rath, Hendrik Heneke 17

18 Aktuelle Informationen und Details zum Projekt unter Christine Rath, Hendrik Heneke 18