Cognizant Technology Solutions Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung

Transkript

1 Cognizant Technology Solutions Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung Gültig ab Januar 2017 Wozu dient diese Stellungnahme? Wir halten Mitarbeiter dazu an, Bedenken zu melden und Fragen zu stellen. Die vorliegende Stellungnahme sieht insbesondere vor, dass: Cognizant unter der Aufsicht des Cognizant Audit Committee ein Meldesystem nutzt, in dessen Rahmen Mitarbeiter von Cognizant und Dritte (wie Konkurrenzunternehmen, Vertriebspartner und Verbraucher) mutmaßliche rechtliche und ethische Bedenken melden können. Zu diesen zählen unter anderem Bedenken bezüglich Buchhaltung, internen Buchhaltungskontrollen, Prüfungen und Korruption; Mitarbeiter von Cognizant und Dritte ihre Bedenken vertraulich und anonym melden können; Meldungen mutmaßlicher Verstöße gegen das Gesetz, den Kodex oder andere Cognizant Richtlinien untersucht werden; und dass Cognizant Personen, die rechtliche oder ethische Bedenken melden, vor Vergeltungsmaßnahmen und Belästigung schützt; jede Beschwerde bezüglich Vergeltungsmaßnahmen untersucht; und für Vergeltungsmaßnahmen die entsprechenden Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnis unternimmt. 1 von 6 Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung

2 Meldung mutmaßlicher Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien Das Unternehmen bietet verschiedene Kanäle zur Meldung von tatsächlichen oder möglichen Verstößen gegen den Kodex oder geltendes Recht. Über die folgenden Kanäle können Mitarbeiter Orientierung zur Einhaltung geltenden Rechts oder des Kodex erhalten und Verstöße melden: Ein Mitglied der Cognizant-Rechtsabteilung Unseren Chief Compliance Officer: o Per chiefcomplianceofficer@cognizant.com o Per Fax: o Per Briefpost: Cognizant Technology Solutions Attn: Chief Compliance Officer Glenpointe Centre West 500 Frank W. Burr Boulevard Teaneck, New Jersey 07666, USA Unseren Chief Legal Officer/General Counsel Ihren lokalen Compliance-Kontakt Unsere Cognizant-Telefonhotline zu Compliance-Fragen Die Cognizant-Telefonhotline zu Compliance-Fragen wird durch einen Drittanbieter betrieben und ist telefonisch oder online erreichbar. Meldungen können, sofern die örtliche Rechtsprechung dies zulässt, anonym erfolgen. Jedoch möchten wir Sie ermutigen, Ihren Namen zu nennen, wenn Sie eine Meldung erstatten, sodass bei Bedarf weiteres Nachfragen möglich ist. Wann immer möglich und gesetzlich zulässig, wird Ihre Identität strikt vertraulich behandelt. Die Compliance-Hotline verfügt zudem über einen Frage-Manager, den Mitarbeiter um Beratung ersuchen können. Um über das Internet auf die Compliance-Hotline zuzugreifen, gehen Sie bitte auf und folgen den Anweisungen zur Abgabe einer Meldung. Um eine Meldung telefonisch vorzunehmen, wählen Sie bitte die entsprechende Nummer für Ihr Land und folgen dann den Anweisungen: o USA und Kanada: von 6 Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung

3 o Indien: AT&T Direct Access Code (Direktzugangscode) gefolgt von o Großbritannien: AT&T Direct Access Code (Direktzugangscode) (oder ) gefolgt von o Alle anderen Standorte: Verwenden Sie den entsprechenden Zugangscode für Ihr Land, gefolgt von o Zusätzliches AT&T Direct Access Codes (Direktzugangscodes) sind unter verfügbar. Werden die von mir angegebenen Informationen vertraulich behandelt? Mitarbeiter, die Bedenken melden, können auf eigenen Wunsch hin anonym bleiben. Wir halten diejenigen, die Bedenken melden, jedoch dazu an, Kontaktinformationen anzugeben, um das Unternehmen bei der Untersuchung der Meldungen zu unterstützen. Cognizant behandelt Meldungen vertraulich, soweit dies der Durchführung einer umfassenden und fairen Untersuchung und der Erfüllung seiner rechtlichen Verpflichtungen nicht im Wege steht. Wie werden Meldungen behandelt? Manager und andere Personen, denen ein Verstoß oder ein möglicher Verstoß gemeldet wird, dürfen keine eigenen Untersuchungen durchführen und müssen die Meldung unverzüglich an unseren Chief Compliance Officer weiterleiten. Cognizant wird dem Fall einen erfahrenen Experten zuweisen, um tatsächliches oder mutmaßliches Fehlverhalten zu untersuchen. Unsere Experten stellen professionelle Untersuchungen an und jegliche Korrektivmaßnahmen werden unter Aufsicht der Unternehmensleitung ergriffen. 3 von 6 Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung

4 Vergeltungsverbot hinsichtlich des Meldens mutmaßlicher Verstöße oder Kooperation bei Untersuchungen Cognizant toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die nach Treu und Glauben Verstöße oder mögliche Verstöße gegen das Gesetz, den Kodex oder andere Cognizant Richtlinien melden. Mitarbeiter von Cognizant dürfen Personen, die mögliche Verstöße gegen das Gesetz, den Kodex oder anderen Cognizant Richtlinien melden oder die bei Untersuchungen solcher Meldungen kooperieren, unter keinen Umständen einschüchtern oder belästigen und ihnen gegenüber keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen. Zu Vergeltungsmaßnahmen zählen unter anderem alle negativen Maßnahmen, die ergriffen werden, weil die betreffende Person: Einen Verstoß oder einen mutmaßlichen Verstoß gegen den Kodex, andere Cognizant Richtlinien oder Verfahrensweisen oder geltendes Recht (wie unter anderem zu Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung) gemeldet hat; An einer Untersuchung eines mutmaßlichen Verstoßes gegen den Kodex, andere Cognizant Richtlinien oder Verfahrensweisen oder geltendes Recht teilgenommen hat, Informationen zur Verfügung gestellt hat oder auf andere Weise behilflich war; oder Regulierungs- oder Strafverfolgungsbehörden wahrheitsgemäße Informationen zu Verbrechen oder möglichen Verbrechen gegen Landesoder staatliches Gesetz oder zu möglichen Verstößen gegen Antikorruptions-, Arbeitsplatzsicherheits-, Antidiskriminierungs-, Antibelästigungs- oder andere Gesetzen zur Verfügung gestellt hat. 4 von 6 Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung

5 Wir halten Mitarbeiter, die sich für Opfer von Vergeltungsmaßnahmen halten, dazu an, Verstöße zu melden Wer zum Opfer von Vergeltungsmaßnahmen wird, sollte dies unverzüglich einem der im Kodex oder der vorliegenden Stellungnahme aufgeführten Kontakte melden. Beispiele verbotener Vergeltungsmaßnahmen und Belästigung sind unter anderem: Einschüchterungsversuche, um das Zurückziehen oder die Abänderung einer Meldung zu erreichen; Bestrafung einer Person, die nach Treu und Glauben eine Meldung gemacht hat, durch negative Maßnahmen hinsichtlich der zugewiesenen Aufgaben oder Schichten, des Gehalts, Bewertungen, ihres Urlaubs und/oder anderen Beschäftigungsbedingungen; Kündigung, Rückversetzungen, Beurlaubungen oder Ergreifen von Disziplinarmaßnahmen für Mitarbeiter, die Meldungen nach Treu und Glauben machen; oder Androhen einer dieser Schritte. Mitarbeiter, die Zeugen von Vergeltungsmaßnahmen oder Belästigung werden oder davon wissen, müssen dies über einen der oben dargelegten Kanäle melden. Cognizant verpflichtet sich, mutmaßliche Vergeltungsmaßnahmen zu untersuchen Cognizant untersucht jede Beschwerde bezüglich Vergeltungsmaßnahmen und ergreift Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie Abhilfemaßnahmen, wenn sich die Vorwürfe als begründet erweisen. 5 von 6 Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung

6 Wen kann ich mit Fragen kontaktieren? Fragen zur vorliegenden Stellungnahme richten Sie an den Chief Compliance Officer oder ihren lokalen Compliance-Kontakt. 6 von 6 Stellungnahme zu Whistleblowern und Nichtvergeltung