Compliance (1.0) Einstellungen des Add-Ons

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1 Compliance (1.0) Notwendig sind diverse ILIAS-Plugins sowie korrespondierende Backend-Services des Databay Application Servers: 1001 WorkflowEngine 1002 Pflichtkurse 1003 Compliance 2002 Organisationseinheiten Das Business Add-On ermöglicht die Überwachung verpflichtender E-Learning-Kurse sowie Rezertifizierungen innerhalb von ILIAS. Die Steuerung der E-Learning-Aktivitäten der LMS-Nutzer erfolgt über Erinnerungsfunktionalitäten und Eskalationsmanagement, so dass rechtlich oder unternehmensintern verpflichtende Lerninhalte sicher und verlässlich über ILIAS vermittelt werden können. Beispiel-Szenario: Die Dataflip Energy Drinks AG ist verpflichtet, einmal im Jahr je eine Schulung zum Thema Hygiene sowie zum Thema Arbeitssicherheit für alle Mitarbeiter in der Produktion durchzuführen. Die erfolgreiche Teilnahme an der Schulung ist mit einem Zertifikat nachzuweisen, welches ein Jahr seine Gültigkeit behält. Noch vor Ablauf des Zertifikats ist unabdingbar ein neues zu erwerben. Die Dataflip Energy Drinks AG entschließt sich, diese Pflichtschulungen mit ILIAS durchzuführen. Gewünscht ist eine automatische Versendung von Erinnerungs-E- Mails an die Kursmitglieder sowie eine Berichterstattung an Vorgesetzte über Mitarbeiter, die noch nicht an den Pflichtschulungen teilgenommen haben. Im ILIAS Standard ist jedoch weder eine automatische Wiederholung eines Kurses nach einer bestimmten Ruhephase vorgesehen, noch können automatisch generierte Erinnerungs- s aus ILIAS heraus versendet werden. Der Kurs-Administrator müsste stets die Pflichtschulungen überwachen, die Kurse jedes Jahr neu aktivieren und die Lernstände der Mitarbeiter zurücksetzen. Zudem müssten das Versenden von Erinnerungs- s sowie die Berichterstattung an Vorgesetzte manuell erfolgen. Dies würde einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand für die Kurs-Administratoren bedeuten. Um das Management von Kursen in ILIAS für Unternehmen zu optimieren, wurde das Add-On Compliance entwickelt. Dies ermöglicht eine umfassende Verwaltung von Kursen, wie z.b. Einstellungen für Wiederholungen und Ruhephasen des Kurses, Versand von Erinnerungs- s, automatische Erstellung von Zertifikaten etc. Einstellungen des Add-Ons Die Aktivierung sowie diverse Grundeinstellungen des Add-Ons werden in der Administration von ILIAS vorgenommen. So kann beispielsweise ein plattformweiter Chaser aktiviert werden, der Mitgliedern compliance-relevanter Kurse in einem bestimmten Intervall per Mail an noch nicht absolvierte Compliance- Kurse erinnert. Als Intervall kann gewählt werden zwischen täglich, wöchentlich und monatlich. Damit ein Compliance-Kurs in dieser Chaser-Mail aufgeführt wird, ist diese Funktionalität am jeweiligen Kurs nochmal explizit zu aktivieren. Diese Erinnerungs- s werden dann automatisch im eingestellten Rhythmus an die Lerner versandt, sofern diese Funktion zusätzlich auch in den Compliance-Kursen aktiviert ist. Unabhängig von

2 dieser Funktionalität werden je Kurs mit aktiver Compliance die dort hinterlegten Benachrichtigungen versandt. Innerhalb der Compliance-Konfiguration können Vorlagen für die möglichen Benachrichtigungsarten (Einladung, Erinnerung und Abschluss) erstellt und verwaltet werden. Diese Vorlagen können später im Compliance-Objekt verwendet werden. Bei der Erstellung der Vorlagen können Platzhalter für die Anrede, den Namen etc. genutzt werden. Diese Informationen werden dann automatisch beim Versand einer konkreten Benachrichtigung mit den Daten des jeweiligen Empfängers gefüllt. Abbildung 14: Vorlagenerstellung Compliance Das Compliance Objekt am Kurs Nach Aktivierung der Compliance für Ihre gesamte ILIAS-Plattform kann Compliance einem Standard-ILIAS- Kurs als charakterisierendes Merkmal zugefügt werden.

3 Abbildung 15: Compliance einem Kurs hinzufügen Für diesen Kurs können dann verschiedene Compliance-Einstellungen vorgenommen werden. Grundlegend festgelegt wird zunächst die Lerndauer, also wie lange die Kursmitglieder Zeit erhalten, den Kurs zu absolvieren. Ebenso kann definiert werden, ob der Kurs einmalig oder periodisch wiederkehrend zu absolvieren ist. Bei einem periodisch wiederkehrenden Kurs kann der Abstand zwischen zwei Lernphasen über die Dauer der Ruhephase festgelegt werden. Die Einstellungen zur Lerndauer und Ruhephase erfolgen in den Einheiten Tagen, Wochen oder Monaten und sind nicht an einen Kalender geknüpft. Die Lernphase könnte z.b. 4 Wochen betragen, die Ruhephase 10 Monate. Die Lernphase beginnt mit Beginn der Kursmitgliedschaft. Nach Erwerb eines Zertifikats tritt in Ruhephase ein, bis die nächste Lernphase startet. Abbildung 16: Lernphasen Weiterhin kann eingestellt werden, ob es sich bei dem Kurs um einen obligatorischen Pflichtkurs handeln soll. Die Kurstypen freiwilliger Kurs und Pflichtkurs unterscheiden sich dadurch, dass bei einem Pflichtkurs das im Anschluss ausgestellte Zertifikat nur begrenzt gültig ist (da zum Beispiel nach 12 Monaten der Kurs wiederholt

4 werden muss) und bei einem freiwilligen Kurs das Zertifikat unbegrenzt gültig ist. Wie bereits beschrieben, kann je Compliance-Kurs festgelegt werden, ob er in die Chaser-Mail eines Nutzers aufgenommen werden soll. Die Compliance-Vorgaben eines Unternehmens betreffen im Rahmen gesetzlicher Vorgaben äußerst sensible Bereiche. Deswegen ist für jede Änderung der Einstellungen ein Bearbeitungsgrund anzugeben. Hierdurch kann ein Administrator diese Vorgänge später nachvollziehen. Mit Compliance in ILIAS starten Wenn Sie bereits aktuell jährlich verpflichtend zu wiederholende Schulungen außerhalb von ILIAS durchführen, so empfehlen wir zwei mögliche Arten, mit Compliance innerhalb von ILIAS zu starten. Sie können zum einen alle Nutzer gleichzeitig in einen Compliance-Kurs aufnehmen. In diesem Fall beginnt die Lernphase aller Benutzer gleichzeitig mit Kurseintritt. Dies kann bedeuten, dass manchem Nutzer vielleicht noch über einen längeren Zeitraum gültige Zertifikate entzogen werden. Beispiel: Max Mustermann hat im Februar im Rahmen einer Präsenzveranstaltung seine jährliche Hygieneschulung erhalten. Sein Zertifikat ist daher gültig bis zum Februar des Folgejahres. Im April beschließt sein Arbeitgeber nun, die jährliche Hygieneschulung künftig über ILIAS abzubilden. Herr Mustermann wird, wie alle anderen Kursmitglieder im April in den ILIAS-Kurs Hygieneschulung aufgenommen, seine Lernphase beginnt und er muss innerhalb weniger Monate zweimal das Zertifkat erwerben. Die Laufzeit seines in ILIAS erworbenen Zertifikats beginnt mit dem Erwerb, nicht jedoch im Anschluss an das bereits außerhalb von ILIAS erworbene Zertifikat. Die andere Möglichkeit besteht darin, die Mitglieder schrittweise passend zu ihren bereits erworbenen Lernständen in den Kurs aufzunehmen. Dadurch werden die Laufzeiten bereits erworbener Zertifikate voll ausgenutzt. Ein Import von Lernständen, die außerhalb von ILIAS erworben wurden, ist allerdings nicht möglich.

5 Abbildung 17: Einstellungen Compliance Das Zertifikat Zertifikate werden in den Compliance-Einstellungen des jeweiligen Kurses aktiviert. Jedes Zertifikat kann durch die Auswahl einer Hintergrundgrafik gestaltet und mit einem individuellen Text versehen werden. Hier ist wie bei den Mails die Verwendung von Platzhaltern möglich, so dass die auf dem Zertifikat gewünschten Daten wie Anrede, Name oder Zeitpunkt des Bestehens automatisch eingetragen werden. Zur Überprüfung kann eine Vorschau des erstellten Zertifikats angezeigt werden. Das Zertifikat kann ab Bestehen vom Lerner direkt im Kurs oder über den Persönlichen Schreibtisch als PDF heruntergeladen werden. Ein automatischer Versand des Zertifikats per Mail ist aktuell noch nicht umgesetzt.. Die Gültigkeit des Zertifikats startet mit dem Tag des erfolgreichen Bestehens. Eine zentrale Übersicht über alle erworbenen Zertifikate kann der Nutzer über unser Add-on Personal Desktop beziehen. Compliance-Zertifikate sind stets vom Bestehen des gesamten Kurses abhängig. Ob ein Kurs bestanden ist und somit ein Zertifikat ausgestellt werden kann, hängt von den im Kurs getroffenen Einstellungen zur Ermittlung des

6 Lernfortschritts ab. Dieser kann sich z.b. aus einem SCORM-Lernmodul, einem Test oder einer Kombination aus erfolgreicher Bearbeitung mehrerer Objekte ableiten. Der Lernfortschritt wird automatisch aus dem Kurs abgerufen und dem Compliance Add-On mitgeteilt. Sobald die vorher festgelegte Ruhephase vorbei ist, beginnt die neue Lernphase. Dies geschieht auf den Tag genau (z.b. nach exakt 10 Monaten Ruhephase) und ist nicht an Zeitpunkte wie Monatsanfang oder Monatsende gekoppelt. Das Compliance Add-on sorgt dafür, dass bei Beginn einer neuen Lernphase der Lernstand automatisch zurückgesetzt wird. Der Lerner muss nun also wieder lernen, bis die erforderlichen Lernfortschritte vom Kurs erfüllt sind und dieser als bestanden gilt. Dann wird wieder ein neues Zertifikat ausgestellt und der Lerner geht erneut in die Ruhephase. Somit können die Lerner im Kurs auch jederzeit in einem unterschiedlichen Rhythmus sein, je nachdem wie schnell die Lernphase erfolgreich beendet wurde. Einladung, Erinnerung und Abschluss Für einen Compliance-Kurs können drei verschiedene Benachrichtigungen verwaltet werden: Einladung, Erinnerung und Abschluss. Wann welche Benachrichtigung verschickt wird, wird ebenfalls im Compliance- Objekt eingestellt. Hierbei wird auf die Vorlagen zurückgegriffen, die zuvor in der Administration erstellt wurden. Die s werden zu definierten Zeitpunkten (also bspw. X Tage vor Start/Ende einer Lernphase) und unter Berücksichtigung des aktuellen Lernfortschritts des Benutzers automatisch versendet. Bei jeder Benachrichtigung kann ausgewählt werden, ob diese nur an den Lerner oder auch an den Vorgesetzten verschickt werden sollen. Somit können über das System auch s an Vorgesetzte eskaliert werden. Abbildung 18: Schema der möglichen Einladungen-, Erinnerungen- und Abschluss- s Voraussetzung hierfür ist wiederum, dass das kostenlose ILIAS-Plugin Organisationseinheiten der Databay AG vorhanden und eingerichtet ist. Über dieses Plugin wird die Organisationsstruktur und Hierarchie des Unternehmens abgebildet. Diese Informationen werden dann durch das Add-On Compliance genutzt, so dass hier die Benachrichtigungen auch im Falle einer Vorgesetzten-Benachrichtigung korrekt adressiert werden kann.