Arbeiten des Klassenvorstands zu Schulschluss

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1 Arbeiten des Klassenvorstands zu Schulschluss Jahreszeugnisse/Semesterzeugnisse erstellen Im Schuljahr 2014/15 sind für die Fachschulklassen, die Höheren Klassen sowie für die Meisterklassen per Jahreszeugnisse (für Abschlussklassen per ) auszustellen (siehe Punkt A). Für die Kollegs sind Semesterzeugnisse per (bzw ) auszustellen (siehe Punkt B). Alle Arbeiten sind im Register Beurteilungen durchzuführen. die Punkte C und D sind für alle Klassen/Jahrgänge/Kollegs durchzuführen. A) Jahreszeugnisse vorbereiten 1. Beurteilung Zeugnisse Zeugnisse anlegen auswählen 2. Beim Fenster "Klasse" die Klasse auswählen und auf SUCHEN gehen alle Schüler der Klasse werden aufgelistet 3. Alle Schüler anhaken, rechts Einstellungen kontrollieren und ggf. korrigieren: Zeugnisart: Jahreszeugnis Zeugnisdatum: oder Zeugnisvorlage: Standard, Einspaltig Zeugnisort: Wien Direktorin Klassenvorstand Bezeichnung am Zeugnis (zum Klassenvorstand) muss ausgewählt werden: für Höhere Jahrgangsvorständin/Jahrgangsvorstand, für Meisterklasse und Fachschule Klassenvorständin/Klassenvorstand anschließend ZUORDNEN auswählen. erhalten Sie die Meldung "Daten wurden gespeichert" können Sie bei Punkt 5 weiterarbeiten erhalten Sie folgende Fehlermeldung "Fehler! Bei dem/r SchülerIn XYZ können Sie kein Zeugnis an diesem Tag anlegen, da bereits ein/e Jahreszeugnis existiert." gehen Sie zu Punkt 4 4. a) Gehen Sie auf "Zeugnisse pflegen" b) Klasse auswählen, Zeugnisart: Jahreszeugnis auswählen und SUCHEN c) Alle Schüler anhaken e) Alle Einstellungen die im Punkt 3 korrigiert wurden wieder korrigieren (Zeugnisvorlage, ) und abschließend gehen Sie auf ZUORDNEN. 5. Wählen Sie Zeugnisse Zeugnisdaten zuordnen beim Fenster "Klasse" die Klasse auswählen, Zeugnisart: Jahreszeugnis auswählen und auf SUCHEN gehen, alle Schüler der Klasse werden aufgelistet 6. Alle Schüler anhaken und auf BERECHNEN gehen Seite 1 von 8

2 7. Musterzeugnis ansehen: Gehen Sie auf Zeugnisdruck und dann auf Zeugnisse drucken. Wählen Sie die Klasse und Jahreszeugnis aus, anschließend gehen Sie auf SUCHEN. Alle Schüler anhaken und DRUCKEN und ÖFFNEN anklicken. Kontrollieren Sie folgende Punkte: a. Bezeichnung: Jahreszeugnis (ungültig ist das Zeugnis solange keine Noten eingetragen sind) b. Formatierung einspaltig c. Zeugnis passt auf eine Seite d. Bezeichnung Jahrgangsvorstand/Klassenvorstand Sind die Musterzeugnisse passend, können Sie bei Punkt C weiterarbeiten. Sollte ein Musterzeugnis nicht korrekt sein, dann gehen Sie auf "Zeugnisse pflegen", suchen ihre Klasse und haken alle Schüler an und nehmen die entsprechenden Änderungen vor. B) Semesterzeugnisse vorbereiten 1. Beurteilung Zeugnisse Zeugnisse anlegen auswählen 2. Beim Fenster "Klasse" die Klasse auswählen und auf SUCHEN gehen alle Schüler der Klasse werden aufgelistet 3. Alle Schüler anhaken, rechts Einstellungen kontrollieren und ggf. korrigieren: Zeugnisart: Semesterzeugnis Zeugnisdatum: oder Zeugnisvorlage: Modul Zeugnisort: Wien Direktorin Klassenvorstand: Die Eintragung ist unerheblich, weil er am Zeugnis nicht aufscheint. anschließend ZUORDNEN auswählen. erhalten Sie die Meldung "Daten wurden gespeichert" können Sie bei Punkt 5 weiterarbeiten erhalten Sie folgende Fehlermeldung "Fehler! Bei dem/r SchülerIn XYZ können Sie kein Zeugnis an diesem Tag anlegen, da bereits ein/e Semesterzeugnis existiert." gehen Sie zu Punkt a) Gehen Sie auf "Zeugnisse pflegen" b) Klasse auswählen, Zeugnisart: Semesterzeugnis auswählen und SUCHEN c) Alle Schüler anhaken e) Alle Einstellungen, die Sie im Punkt 3 korrigiert haben wieder korrigieren (Zeugnisvorlage, ) und abschließend gehen Sie auf ZUORDNEN. 5. Wählen Sie Zeugnisse Zeugnisdaten zuordnen Seite 2 von 8

3 6. die Klasse sowie bei Zeugnisart "Semesterzeugnis" auswählen und auf SUCHEN gehen, alle Schüler der Klasse werden aufgelistet 7. Alle Schüler anhaken und auf BERECHNEN gehen 8. Musterzeugnis ansehen: Gehen Sie auf Zeugnisdruck und dann auf Zeugnisse drucken. Wählen Sie die Klasse und Semesterzeugnis aus, anschließend gehen Sie auf SUCHEN. Alle Schüler anhaken und DRUCKEN und ÖFFNEN anklicken. Kontrollieren Sie folgende Punkte: a. Bezeichnung: Semesterzeugnis (ungültig ist das Zeugnis solange keine Noten eingetragen sind) b. Formatierung: Gegenstand / Semester / Wochenstunden / Note c. Zeugnis passt auf eine Seite d. Bezeichnung Direktorin Sind die Musterzeugnisse passend, können Sie bei Punkt C weiterarbeiten. Sollte ein Musterzeugnis nicht korrekt sein, dann gehen Sie auf "Zeugnisse pflegen", suchen ihre Klasse und haken alle Schüler an und nehmen die entsprechenden Änderungen vor. C) Noten eintragen Die Noten werden von den Lehrerinnen und Lehrern handschriftlich, in die vom Office vorbereitenden Listen eingetragen bzw. gibt es weiterhin die Excel-Tabellen für Sammelnoten. Der Klassenvorstand muss diese Noten wie folgt in Sokrates eintragen: 1. Beurteilung Zeugnisse Beurteilungen eintragen (Tabelle) auswählen 2. Die Klasse auswählen und bei Zeugnisart Jahreszeugnis/Semesterzeugnis auswählen und auf SUCHEN gehen, alle Schüler der Klasse werden aufgelistet. 3. Es erscheint eine Tabelle mit allen Schülernamen und Gegenständen, die wie folgt aussieht: a. bei Schülern ORB bzw. Abmeldung vom Religionsunterricht steht automatisch ein S eingetragen b. bei Schülern mit Befreiungen in bestimmten Gegenständen muss ein B eingetragen sein. Noch fehlende Befreiungen sind laut Teil 1_Anleitung _Schulbeginn_KV (Q-Laufwerk) einzutragen c. bei Fachwahlgegenständen (z.b. zweite lebende Fremdsprache, Ausbildungsschwerpunkt, ) sind nur Eintragungen in der gewählten Fremdsprache bzw. im gewählten Ausbildungsschwerpunkt möglich d. bei Freigegenständen und unverb. Übungen sind nur bei Schülern, welche diese gewählt haben, Eintragungen möglich. 4. In diese Tabelle die Fehlstunden (fstg) und wie viele davon nicht entschuldigt (fstue) sind eintragen. Achtung: In den Kollegs sind die Fehlstunden eines Semesters einzutragen in allen anderen Klassen und Jahrgängen sind die Jahresfehlstunden einzutragen! Seite 3 von 8

4 5. In diese Tabelle auch die Noten eintragen. Angenehmer ist es, wenn man links unten "Spaltenweise" anhakt, dann können die Noten immer für einen Gegenstand eingetragen werden (z.b. für alle nach der Reihe die Deutschnote eintragen). Beachten Sie: -) Schüler, die in einem Gegenstand nicht beurteilt wurden erhalten ein G (gestundet), wenn sie das Recht auf eine Nachtragsprüfung haben -) Schüler, die in einem Gegenstand nicht beurteilt wurden erhalten ein N (nicht gerechtfertigt), wenn sie kein Recht auf eine Nachtragsprüfung haben -) Freigegenstände sind zu benoten. -) Verbindliche Übungen (Persönlichkeitsentwicklung) sowie unverbindliche Übungen (Chor, Impro-Lab) erhalten die "Note" T" = teilgenommen. Sind alle Noten eingetragen auf ZUORDNEN gehen. In manchen Fällen werden die Freigegenstände und unverbindlichen Übungen auf der Tabelle nicht angezeigt. Dann ist wie folgt vorzugehen: Auf Zeugnisse Beurteilungen eintragen gehen Klasse und Zeugnisart auswählen und SUCHEN Rechts beim Fenster Gegenstand den betreffenden Gegenstand auswählen Es erscheinen die Schüler und die Noten (bei unverb. Übungen ein T für teilgenommen) können nach der Reihe eingegeben werden. Anschließend auf ZUORDNEN gehen. 6. Beurteilung Zeugnisse Klauseltexte berechnen wählen. 7. Beim Fenster "Klasse" die Klasse auswählen und auf SUCHEN gehen alle Schüler der Klasse werden aufgelistet. 8. Alle Schüler anhaken und auf BERECHNEN gehen und mit ok bestätigen, dass alle bereits zugewiesenen Klauseln gelöscht werden. 9. Notenübersicht drucken: Zeugnisdruck Notenübersicht drucken auswählen Klasse auswählen und DRUCKEN. 10. Zeugnisse drucken: Zeugnisdruck Zeugnisse drucken Beim Fenster "Klasse" die Klasse auswählen sowie die Zeugnisart Jahreszeugnis/Semesterzeugnis auswählen und SUCHEN. 11. Alle Schüler werden aufgelistet, diese anhaken und auf DRUCKEN gehen. 12. Haben Sie Schüler mit einem G (gestundetes nicht beurteilt mit Recht auf Nachtragsprüfung im Herbst) in einem oder mehreren Gegenständen ist für diese Schüler ein vorläufiges Jahreszeugnis auszudrucken: Zeugnisdruck Zeugnisse drucken Beim Fenster "Klasse" die Klasse auswählen und bei Zeugnisart "Vorläufiges Jahreszeugnis" auswählen und SUCHEN. Für Kollegs gibt es kein vorläufiges Semesterzeugnis. 13. Betroffene Schüler werden aufgelistet, diese anhaken und auf DRUCKEN gehen. Seite 4 von 8

5 D) Konferenz vorbereiten 1. Notenübersicht ausdrucken: Auswertungen Zeugnis Notenübersicht drucken (oder siehe Punkt 9 bei C) Noten eintragen) 2. Lehrerübersicht ausdrucken: Derzeit kann keine korrekte Lehrerliste aus Sokrates ausgedruckt werden. Es kann aber aus WEB-Untis eine Lehrerliste ausgedruckt werden: Register Klassenbuch, auf Berichte gehen, die eigene Klasse auswählen und Klassenbuch (Deckblatt) PDF-Drucken anklicken. (Allerdings scheinen hier auch Lehrer auf, welche bereits in Karenz sind bzw. welche die Klasse in Form einer Dauersupplierung auch unterrichtet haben). (Die derzeit nicht brauchbare Sokrates-Lehrerliste finden Sie wie folgt: Auswertungen Klassenbuchlisten Klassenkatalog auswählen, auf SUCHEN gehen, die betreffende Klasse anhaken und auf DRUCKEN gehen; ab Seite drei scheinen dann Gegenstände und Lehrer auf, jedoch vielfach!) 3. Schüler, die nicht aufstiegsberechtigt sind oder Wiederholungsprüfungen abzulegen haben oder ein Nicht beurteilt haben kann man auf einer extra Liste abfragen. Dazu geht man auf Auswertungen Zeugnis Klassenkonferenz auswählen, die Klasse auswählen, bei Zeugnisart "Jahreszeugnis/Semesterzeugnis" auswählen und SUCHEN, alle Schüler anhaken und auf DRUCKEN gehen 4. Konferenzbericht ausdrucken: Auswertungen Zeugnis Klauselübersicht drucken auswählen, wieder die Klasse und die Zeugnisart auswählen SUCHEN, alle Schüler anhaken und auf DRUCKEN gehen 5. Die Schritte drei und vier sind für "Vorläufige Jahreszeugnisse" gesondert durchzuführen. 6. Die Zeugnisse dürfen keinesfalls vor dem letzten Schultag des Semesters an die Schüler ausgegeben werden! 7. Die Originalnotenliste (handschriftliche Eintragungen der Lehrer) sowie eine ausgedruckte Notenübersicht im Katalog ablegen (bitte eventuell nach der Konferenz eine neue Notenliste ausdrucken, sollte eine Note geändert worden sein). 8. Eine Bestätigung für die Kollationierung sollten Sie bereits bei Erstellung der Schulnachricht ausgedruckt haben, sie sollte im Katalog abgelegt sein. Bei Jahreszeugnis unterschreiben der Klassenvorstand sowie jene Lehrerin, jener Lehrer, mit welchem die Noten kollationiert wurden. Diese Bestätigung wieder im Katalog ablegen. Im Kolleg ist die Bestätigung für die Kollationierung der Noten wie folgt auszudrucken: Register Auswertungen, Klassenbuchlisten, Klassenkatalog auswählen. Auf SUCHEN gehen, die betreffende Klasse anhaken und DRUCKEN. PDF-Datei öffnen und die Seite 2 ausdrucken. Bei Semesterzeugnis unterschreiben die Studienkoordinatorin sowie jene Lehrerin, jener Lehrer, mit welchem die Noten kollationiert wurden. Diese Bestätigung ist im Katalog abzulegen. Seite 5 von 8

6 E) Nach der Konferenz Verhaltensnoten Die in der Konferenz abgestimmten Verhaltensnoten sind im Register "Beurteilung" unter "Zeugnisse" und "Beurteilungen eintragen (Tabelle)" einzutragen (bzw. zu korrigieren (Note überschreiben und anschließend auf ZUORDNEN gehen). Gestundetes Nicht beurteilt (vorläufiges Jahreszeugnis) Erhält ein Schüler ein gestundetes Nicht beurteilt (Note G - mit dem Recht auf eine Nachtragsprüfung) wird vom Programm automatisch der Termin bis "spätestens November 2013" (kein Scherz ) festgelegt. Die genaue Stundungsfrist muss daher manuell wie folgt korrigiert werden: 1. Register Beurteilung Zeugnisse Klauseltexte berechnen auswählen 2. die Klasse sowie Zeugnisart "Vorläufiges Jahreszeugnis" auswählen und SUCHEN 3. Alle Schüler, die ein vorläufiges Nicht beurteilt haben werden aufgelistet 4. Den ersten Schüler anhaken und auf BEARBEITEN gehen 5. Sie erhalten ein Fenster mit allen dem Schüler bereits zugewiesenen Klauseln 6. Klicken Sie im linken Fenster auf die Klausel "NtPr", dann öffnet sich im rechten Fenster der Klauseltext 7. Ändern Sie wie folgt den Text: a) bis zu drei Nicht beurteilt auf " spätestens 8. September 2015 zugelassen." b) bei mehr als drei Nicht beurteilt auf " spätestens 30. November 2015 zugelassen." c) oder auf jenen Termin, der bei der Notenkonferenz festgelegt wurde. 8. Gehen Sie rechts unten auf SPEICHERN und bestätigen Sie, dass Sie diese Aktion wirklich durchführen wollen mit ok. 9. Gehen Sie auf zurück und führen Sie dieselben Schritte bei allen anderen Schülern durch. Seite 6 von 8

7 Aufstiegsklausel Prinzipiell ist ein Schüler mit einem Nicht genügend in einem Pflichtgegenstand "nicht zum Aufstieg berechtigt" (Ausnahme Kolleg). Erhält ein Schüler in der Notenkonferenz jedoch eine sogenannte Aufstiegsklausel ist diese manuell einzugeben. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Register Beurteilung Zeugnisse Klauseltexte berechnen auswählen 2. die Klasse sowie Zeugnisart "Jahreszeugnis" auswählen und SUCHEN 3. Alle Schüler der Klasse werden aufgelistet 4. Haken Sie den Schüler an, der eine Aufstiegsklausel erhalten hat und gehen Sie auf BEARBEITEN 5. Sie erhalten ein Fenster mit allen, dem Schüler bereits zugewiesenen, Klauseln. 6. Klicken Sie im linken Fenster auf die Klausel "AufstiegNEIN" und gehen Sie anschließend rechts unten auf LÖSCHEN. Mit ok bestätigen, dass man wirklich löschen möchte. 7. Danach gehen Sie rechts unten auf NEU 8. Öffnen Sie im Fenster "Klauseltext" die Auswahl und klicken Sie AufstiegJA an Sie müssen anschließend darunter im Textfenster manuell den Text z.b. wie folgt bearbeiten: $V (Geschlecht) ist gemäß 25 des Schulunterrichtsgesetzes zum Aufsteigen in die zehnte Schulstufe (bitte geben Sie in einer höheren Ausbildung die korrekte Schulstufe an!) bzw. in die zweite Klasse (bitte geben Sie in der Fachschule die korrekte Klasse an!) berechtigt. Seite 7 von 8

8 und gehen Sie auf SPEICHERN und bestätigen Sie, dass Sie diese Aktion wirklich durchführen wollen mit ok. Bescheide Gehen Sie im Register "Auswertungen" unter "Entscheidungen und Mitteilungen" auf "Nicht erfolgreicher Abschluss 25". Beachten Sie, dass beim Stichtag das Datum der Konferenz, also der bzw. der (Meisterklasse) bzw. der eingetragen ist. Wählen Sie Ihre Klasse und gehen Sie auf SUCHEN. Haken Sie alle Schüler an und gehen Sie auf DRUCKEN. Kontrollieren Sie bitte unbedingt den Empfänger und die Adresse!!! Sie unterschreiben als Vorsitzender der Klassenkonferenz diesen Bescheid. Den unterschriebenen Bescheid kopieren. Diese Kopie und das Original im Office abgeben. Das Office kümmert sich um die postalische Versendung. Es gibt keinen Bescheid, wenn ein "vorläufiges Jahreszeugnis" ausgestellt wurde! Es gibt keinen Bescheid, wenn die Aufstiegsklausel gegeben wurde! Es gibt keinen Bescheid im Kolleg. Seite 8 von 8