Bomhofen. Buchführung 1

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1 Bomhofen. Buchführung 1

2 Studiendirektor, Dipl.-Hdl. Manfred Bornhofen Mitarbeiter: Martin Bomhofen Buchführung 1 DATEV-Kontenrahmen 1999 Grundlagen der Buchführung für Industrie- und Handelsbetriebe Mit EDV-Kontierung 11., überarbeitete Auflage GABLER

3 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Bornhofen, Manfred: Buchführung: mit EDV-Kontierung / Manfred Bornhofen, Mitarb.: Martin Bornhofen. - Wiesbaden: Gabler 1. DATEV-Kontenrahmen 1999 : Grundlagen der Buchführung für Industrie- und Handelsbetriebe: mit EDV-Kontierung [Hauptbd.] , überarb. Aufl Auflage Auflage 1999 Alle Rechte vorbehalten Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1999 Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Bertelsmann Fachinformation GmbH. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf deshalb der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daß solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Höchste inhaltliche und technische Qualität unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Werke wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Werk ist auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschweißfolie besteht aus Polyäthylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. ISBN ISBN (ebook) DOI /

4 Vorwort zur 11. Auflage Die Buchführung 1 erscheint im Juli eines jeden Kalendetjahres mit dem aktuellen Rechtsstand des laufenden Jahres ( ). Sollten sich ab noch Rechtsänderungen rur 1999 ergeben, können diese kostenlos im Internet unter abgerufen werden. Damit wird bei der Buchführung 1 der vollständige Rechtsstand des Jahres 1999 garantiert. Rechtsänderungen gegenüber dem Votjahr bzw. Änderungen, die sich ab 1999 ergeben, sind durch senkrechte Randlinien gekennzeichnet. Zusammen mit der Buchführung 2 decken die beiden Werke die grundlegenden Inhalte der Buchruhrung ab. Dabei behandelt die Buchführung 2 die Abschlüsse nach Handels- und Steuerrecht und die betriebswirtschaftliche Auswertung und die Buchführung 1 die Grundlagen der Buchruhrung rur Industrie- und Handelsbetriebe sowie die EDV-Kontierung. Zahlreiche erläuternde Schaubilder, Beispiele, Wiederholungs fragen und zu lösende Ubungsaufgaben - basierend auf dem Rechtsstand des Jahres unterstützen den Lernerfolg. Zur Erleichterung der Erfolgskontrolle wird in u1i!fangreichen Kapiteln bereits nach einzelnen Abschnitten unt~r dem Stichwort "Ubung" auf die entsprechenden Wiederholungs fragen und Ubungsaufgaben hingewiesen. Die "Zusammenfassenden Erfolgskontrollen" bieten die Möglichkeit, auch Inhalte vorhergehender Kapitel in die laufende Erfolgskontrolle einzubeziehen. Aufgrund der vielen Vernetzungen, die sich zwischen dem Steuerrecht und dem Rechnungswesen ergeben, wird mit einem besonderen Symbol (siehe Seite VI) auf Schnittstellen zu den Werken Buchführung 1 und 2 sowie zur Steuerlehre 1 und 2 hingewiesen. Der Buchführung 2 liegen die DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, gültig ab , zugrunde. Der SKR 03 entspricht dem Prozeßgliederungsprinzip, während der SKR 04 auf dem Abschlußgliederungsprinzip basiert. Beide Kontenrahmen sind mit Zustimmung der DATEV eg am Ende des Buches abgedruckt. Da ab das Rechnungswesen erstmals auch in Euro geruhrt werden kann, wurde das Kapitel "Währungsrechnen mit dem Euro" neu aufgenommen. Die zum festgelegten unwiderruflichen Umrechnungskurse finden Sie auf Seite 302 dieses Buches. Manfred Bornhofen

5 -VI- Erläuterung zu den in diesem Buch verwendeten Symbolen I Die mit einer senkrechten Randlinie versehenen Seiten kennzeichnen die Rechtsänderungen gegenüber dem V Oljahr bzw. Änderungen, die sich ab 1999 ergeben. m ~ Das Symbol B 1 verweist auf die Buchführung 1, 11. Auflage Das Symbol B 2 verweist auf die Buchführung 2,10. Auflage ~ Das Symbol S 1 verweist auf die Steuerlehre 1, 20. Auflage m Das Symbol S 2 verweist auf die Steuerlehre 2, 19. Auflage 1998.

6 -VII- Inhaltsverzeichnis 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Begriff Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens Buchführung als Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens Begriff Aufgaben der Buchführung Selbstinformation Rechenschaftslegung Besteuerungsgrundlagen Gläubigerschutz Beweismittel Erfolgskontrolle Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften Handels- und steuerrechtliche Buchführungspflicht Handelsrechtliche Buchführungspflicht Steuerrechtliche Buchführungspflicht Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Verstöße gegen die Buchführungspflicht und mögliche Folgen Aufzeichnungspflichten Originäre Aufzeichnungspflichten Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen Aufzeichnung des Wareneingangs Aufzeichnung des Warenausgangs Aufzeichnung bestimmter Betriebsausgaben Aufzeichnung geringwertiger Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens Abgeleitete Aufzeichnungspflichten Folgen bei Nichterfüllung der Aufzeichnungspflichten Aufbewahrungspflichten der Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen Erfolgskontrolle Grundlagen der Finanzbuchführung Inventur und Inventar Inventur Inventar Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Bilanz FormundInhaltderBilanz Gliederung der Bilanz Bilanzgliederung der Kapitalgesellschaften Bilanzgliederung der Nicht-Kapitalgesellschaften Zusammenfassung und Erfolgskontrolle... 42

7 -VIII- 3.3 Bestandsveränderungen Aktiv-Tausch Aktiv-Passiv-Mehrung Passiv-Tausch Aktiv-Passiv-Minderung Zusammenfassung und Erfolgskontrolle... ' Bestandskonten Eröffnung der Bestandskonten Eröffnung der Aktivkonten Eröffnung der Passivkonten Eröffnung der Aktiv- und Passivkonten Buchen aufbestandskonten Buchen auf Aktivkonten Buchen aufpassivkonten Abschluß der Bestandskonten Buchungssatz Erfolgskontrolle Kontenrahrnen und Kontenplan Zweck der Kontenrahrnen Aufbau der Kontenrahrnen SKR 03 und SKR Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Erfolgskonten Betrieblich verursachte Eigenkapitaländerungen Betrieblich verursachte Eigenkapitalminderungen Betrieblich verursachte Eigenkapitalmehrungen Buchen auf Erfolgskonten Abschluß der Erfolgskonten Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Warenkonten Wareneinkauf, Warenverkaufund Abschluß der Warenkonten Wareneingang Erlöse Bestand Waren und Bestandsveränderungen der Waren Ausweis der Warenkonten Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Umsatzsteuerkonten System der Umsatzsteuer Buchen aufumsatzsteuerkonten... ' Buchen der Vorsteuer Geleistete Anzahlungen Beschränkung des Vorsteuerabzugs nach 15 Abs. 1b UStG Buchen der Umsatzsteuer Erhaltene Anzahlungen

8 -IX Buchen der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen Abschluß der Umsatzsteuerkonten Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Privatkonten Privatentnahmen Entnahme von Gegenständen Private Nutzung betrieblicher Gegenstände Andere unentgeltliche sonstige Leistungen Buchen der Privatentnahmen Buchen der Entnahme von Gegenständen Buchen der privaten Nutzung betrieblicher Gegenstände Buchen der anderen unentgeltlichen sonstigen Leistungen Privateinlagen Buchen der Privateinlagen Abschluß der Privatkonten Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Abschreibung abnutzbarer Anlagegüter Ursachen der Abschreibung Berechnen der Abschreibung Buchen der Abschreibung Abschluß des Anlagekontos und des Abschreibungskontos Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Hauptabschlußübersicht Aufbau und Inhalt der Hauptabschlußübersicht Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Beschaffung und Absatz Warenbezugskosten Überblick über die Bezugskosten Steuerliche Bedeutung der Bezugskosten Buchen der Bezugskosten Abschluß der Anschaffungsnebenkostenkonten Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Warenvertriebskosten Überblick über die Vertriebskosten Steuerliche Bedeutung der Vertriebskosten Buchen der Vertriebskosten Abschluß der Vertriebskostenkonten Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle

9 -x- 4.3 Warenrücksendungen und Gutschriften Buchen der Rücksendungen und Gutschriften auf der Einkaufsseite Buchen der Rücksendungen und Gutschriften auf der Verkaufsseite Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Preisnachlässe und Preisabzüge Begriffund steuerliche Bedeutung der Rabatte, Skonti und Boni Buchen der Preisnachlässe und Preisabzüge auf der Einkaufsseite Erhaltene Rabatte Erhaltene Skonti Erhaltene Boni Buchen der Preisnachlässe und Preisabzüge auf der Verkaufsseite Gewährte Rabatte Gewährte Skonti Gewährte Boni Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Handelskalkulation Kalkulationsschema Kalkulationszuschlag Kalkulationsfaktor Handelsspanne Erfolgskontrolle Besonderheiten der Industriebuchführung Kaufvon Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen Bestand Stoffe und Bestandsveränderungen der Stoffe Bestandsveränderungen der unfertigen und fertigen Erzeugnisse Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Personalwirtschaft Überblick über die Personalkosten Buchen der Personalkosten ohne vermögenswirksame Leistungen Buchen der Vorschüsse Buchen der Personalkosten mit vermögenswirksamen Leistungen Buchen der Sachzuwendungen an Arbeitnehmer Wohnung und Unterkunft Verpflegung Gestellung von Kraftfahrzeugen Bezug von Waren Zusammenfassung und Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle 290

10 6 Finanzwirtschaft -XI- 6.1 Kaufinännische Zinsrechnung Zinsberechnung Berechnung von Jahreszinsen Berechnung von Tageszinsen Berechnung der Zinstage Berechnung von Kapital, Zinssatz und Zeit Berechnung des Kapitals Berechnung des Zinssatzes Berechnung der Zeit Summarische Zinsrechnung Erfolgskontrolle Währungsrechnen mit dem Euro Umrechnung von Euro in DM Umrechnung von DM in Euro Umrechnung zwischen nationalen Währungen Buchen der Euro-Rundungsdifferenzen Erfolgskontrolle Zahlungsverkehr Geldverrechnungskonten Personenkonten Buchen mit Debitoren Buchen mit Kreditoren Abschluß der Personenkonten Anzahlungen Erhaltene Anzahlungen Geleistete Anzahlungen Erfolgskontrolle Darlehen Darlehensaufnahme Darlehensrückzahlung Erfolgskontrolle Leasing Begriff des Leasing Zurechnung des Leasing-Gegenstandes beim Leasinggeber Zurechnung des Leasing-Gegenstandes beim Leasingnehmer Erfolgskontrolle Wechselverkehr Buchen der Besitzwechsel Besitzwechseleingang Besitzwechseleinzug Besitzwechselweitergabe Besitzwechseldiskontierung Buchen der Schuldwechsel Schuldwechselausgang Schuldwechseleinlösung Buchen der Wechselprolongation Buchen des Wechselprotestes und des Wechselrückgriffs Buchen des Wechselprotestes

11 -XII Buchen des Wechselruckgriffs Erfolgskontrolle Wertpapiere Buchmäßige Einteilung der Wertpapiere Wertpapiere des Anlagevennögens Wertpapiere des Umlaufvennögens Buchen beim Kauf von Wertpapieren Kauf von Dividendenpapieren Kauf von festverzinslichen Wertpapieren Buchen von Zins- und Dividendenerträgen Zinserträge Dividendenerträge Buchen beim Verkauf von Wertpapieren Verkauf von Dividendenpapieren Verkauf von festverzinslichen Wertpapieren Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle Anlagenwirtschaft Sachanlagenverkehr Überblick über die Sachanlagegüter Buchen der Anschaffung von Sachanlagegütern Buchen der zu aktivierenden Eigenleistungen Buchen der Veräußerungen von Sachanlagegütern Bruttomethode Inzahlungnahme von Sachan1agegütern Geringwertige Wirtschaftsgüter Anlagenspiegel Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle... " Buchungen im Steuerbereich Steuern und steuerliche Nebenleistungen Betriebssteuern Abzugsfähige Betriebssteuern Nichtabzugsfähige Betriebssteuern Privatsteuern... ; Steuerliche Nebenleistungen Steuerliche Sonderfälle Export - Import Innergemeinschaftlicher Erwerb Innergemeinschaftliche Lieferung... " Nichtabzugsfähige Betriebsausgaben Art und Umfang der nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben Buchmäßige und steuerliche Behandlung der nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben

12 -XIII Aufwendungen für Geschenke Bewirtungsaufwendungen Reisekosten Buchung anband von Einzelbelegen Buchung nach Pauschalbeträgen Kilometerpauschalen bei Geschäfts- und Dienstreisen Verpflegungspauschalen bei Geschäfts- und Dienstreisen Übemachtungspauschale bei Dienstreisen Erfolgskontrolle Zusammenfassende Erfolgskontrolle EDV-Kontierung Allgemeine Kontierungsregeln Kontierungsregeln für Personenkonten Kontierungsregeln für die Berücksichtigung der Umsatzsteuer Umsatzsteuerschlüssel Automatische Konten Umsatzsteuerfreie Umsätze Im anderen EU-Land steuerpflichtige Lieferungen Im anderen EU-Land nicht steuerpflichtige Lieferungen Kontierungsregeln für die Berücksichtigung von Skonti Gewährte Skonti Erhaltene Skonti..., Erfolgskontrolle Anhang 1 Lohnsteuer-Tabelle Anhang 2 Beitrags-Tabelle..., 463 Anhang 3 Umsatzsteuersätze Anhang 4 Dreisprachiges Begriffsverzeichnis Anhang 5 DATEV-Kontenrahmen SKR Anhang 6 DATEV-Kontenrahmen SKR Stichwortverzeichnis

13 -XIV- Abkürzungsverzeichnis A AB AEAO AfA AG AktG AK alul AN ANK AO AR AV BdF BFH BGB BiRiLiG BMF BpO BStBl BV BWA DATEV EGAO e.k. EK ER EStDV EStH EStG EStR EU EUSt EV EWWU FA Fifo FK GewSt GKR GmbH GoB GoBS GoS GuVK GWG H HAÜ HB HGB = Abschnitt = Anfangsbestand = Anwendungserlaß zur AO = Absetzung für Abnutzung = Aktiengesellschaft = Aktiengesetz = Anschaffungskosten = aus Lieferungen und Leistungen = Arbeitnehmer = Anschaffungsnebenkosten = Abgabenordnung = Ausgangsrechnung = Anlagevermögen = Bundesminister der Finanzen = Bundesfinanzhof = Bürgerliches Gesetzbuch = Bilanzrichtlinien-Gesetz = Bundesminister der Finanzen = Betriebsprüfungsordnung = Bundessteuerblatt = Betriebsvermögen = Betriebswirtschaftliche Auswertung = Datenverarbeitungsorganisation des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland eg = Einfiihrungsgesetz zur Abgabenordnung = eingetragener Kaufmann = Eigenkapital = Eingangsrechnung = Einkommensteuer-Durchfiihrungsverodnung = Amtliches Einkommensteuer-Handbuch = Einkommensteuergesetz = Einkommensteuer-Richtlinien = Europäische Union = Einfuhrumsatzsteuer = Eigenverbrauch = Europäische Wirtschafts- und Währungsunion = Finanzamt = First in first out = Fremdkapital = Gewerbesteuer = Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie = Gesellschaft mit beschränkter Haftung = Grundsätze ordnungsmäßiger Buchfiihrung = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchfiihrungssysteme = Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchfiihrung = Gewinn- und Verlustkonto = geringwertiges Wirtschaftsgut = Hinweise, Haben = Hauptabschlußübersicht = Handelsbilanz = Handelsgesetzbuch

14 -XV- HK IKR KG KiSt KSt Lifo LSt LStDV ND OFD OHG PflegeVG PublG R rkr. S SachbezV SB SBK SKR sl SolZ SolZG StB SV Tz. USt UStBG UStG USt-IdNr. UStR UV vbp VermBG VoSt VSt VwL VZ WG WoBauFG WoPG WP WStG ZM = Herstellungskosten = Industriekontenrahmen = Kommanditgesellschaft = Kirchensteuer Körperschaftsteuer = Last in first out = Lohnsteuer Lohnsteuer-Durchfiihrungsverordnung Nutzungsdauer Oberfinanzdirektion = offene Handelsgesellschaft = Pflegeversicherungsgesetz = Publizitätsgesetz Richtlinie rechtskräftig = Soll Sachbezugsverordnung = Schlußbestand Schlußbilanzkonto = Spezialkontenrahmen = sonstige Leistungen = Solidaritätszuschlag = Solidaritätszuschlagsgesetz = Steuerbilanz = Saldovortrag = Textziffer = Umsatzsteuer Umsatzsteuer-Binnenmarktgesetz = Umsatzsteuergesetz = Umsatzsteuer -Identifikationsnummer = Umsatzsteuer-Richtlinien Umlaufvermögen vereidigter Buchprüfer = Vermögensbildungsgesetz = Vorsteuer Vermögensteuer vermögenswirksame Leistungen = Veranlagungszeitraum = Wechselgesetz = Wohnungsbauförderungsgesetz = W ohnungsbau-prämiengesetz Wirtschaftsprüfer = Wechselsteuergesetz = Zusammenfassende Meldung

15 -1-1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen 1.1 Begriff Das betriebliche Rechnungswesen ist ein System zur Ermittlung, Verarbeitung, Speicherung und Abgabe von Informationen über ausgewählte wirtschaftliche und rechtliche Vorgänge eines Betriebes. Nach dem Buchführungserlaß aus dem Jahre 1937 wird das betriebliche Rechnungswesen in vier Teilbereiche gegliedert: 1. Buchführung (Zeitraumrechnung) 2. Kalkulation (Stückrechnung) 3. Statistik (Vergleichsrechnung) und 4. Planung (Vorschaurechnung) Zu 1. Buchführung Die Buchführung ist eine Zeitraumrechnung. Sie erfaßt die Vermögens- und Kapitalbestände und deren Veränderung zum Zwecke der Ermittlung des Erfolges eines Rechnungszeitraumes (Jahr, Monat). Vermögen und Kapital werden nach Art, Menge und Wert aufgezeichnet. Der Erfolg kann Gewinn oder Verlust sein. Die Buchführung wurde erstmals 1494 durch den Franziskanermönch Luca Pacioli zusammenfassend dargestellt. Zu 2. Kalkulation Die Kalkulation wird in der modemen Literatur als Kosten- und Leistungsrechnung bezeichnet. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist eine Stück- bzw. Leistungseinheitsrechn ung. Die Kostenrechnung erfaßt den in Geld bewerteten Gütereinsatz zur Herstellung von Erzeugnissen, zur Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen. Ihr Zweck ist die Ermittlung der Selbstkosten des hergestellten Produktes bzw. der Leistungseinheit. Die Leistungsrechnung hat die Aufgabe, die betrieblichen Leistungen, gemessen an den Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen und innerbetrieblichen Eigenleistungen, zu erfassen und sie den Kosten gegenüberzustellen. Zu 3. Statistik Die Statistik ist eine Vergleichsrechnung. Sie besteht in der zahlenmäßigen Erfassung von immer wiederkehrenden Vorgängen (Umsätze, Auftragseingänge, Zahlungsströme, Laufstunden von Maschinen). Als Quelle der Statistik dient die Buchführung mit ihren Belegen und Erhebungen durch unmittelbare Mengenfeststellung mittels Zählung. Zu 4. Planung Unter Planung ist eine Vorschaurechnung zu verstehen. Sie ist eine auf die Zukunft gerichtete Rechnung und besteht in der Aufstellung und Vorgabe von Sollzahlen fiir begrenzte Zeiträume oder Projekte.

16 Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens sind 1. die Ermittlung von Prognoseinformationen zur Unterstützung der betrieblichen Planung (Entscheidungsvorbereitung), 2. die Ermittlung von Vergangenheilsinformationen für Zwecke der Rechenschaftslegung (Dokumentation), 3. die Ermittlung von Informationen über Ist- Abweichungen (Überwachung, Kontrolle) und 4. die Steuerung fremden Verhaltens in Richtung auf betriebszielerfüllende Handlungsweisen (Steuerung, Lenkung). Das betriebliche Rechnungswesen dient mit seiner Informationsfunktion vor allem der Unternehmensführung als Entscheidungsgrundlage und Frühwarnsystem. Die im betrieblichen Rechnungswesen vorhandenen Informationen stellen eine fundierte Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen (z.b. Investitionen) dar und zeigen bei Abweichen von vorgegebenen Werten der Unternehmensführung frühzeitig Handlungsbedarf an. Das betriebliche Rechnungswesen hat aber auch die Aufgabe, die Außenwelt zu informieren. So sind z.b. große Kapitalgesellschaften (z.b. Aktiengesellschaften) verpflichtet, ihre Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und ihren Lagebericht bekanntzumachen und die Unterlagen beim Handelsregister einzureichen ( 325 Abs. 2 HGB). Ebenfalls informiert das betriebliche Rechnungswesen über wesentliche Besteuerungsgrundlagen (z.b. Umsatz, Gewinn). Die Finanzverwaltung (Finanzamt) hat das Recht, nachzuprüfen, ob die in den Steuererklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen stimmen. Bei einer Prüfung wird mit Hilfe des betrieblichen Rechnungswesens festgestellt, ob die Steuern in der gesetzlich geschuldeten Höhe entrichtet worden sind. Bei der Erfüllung der Aufgaben ist das betriebliche Rechnungswesen als dynamisches System anzusehen. Die relevanten Informationen werden zunächst erhoben (z.b. Belege) gespeichert (z.b. kontiert), verarbeitet (z.b. gebucht) und erneut gespeichert (z.b. Bilanz) bevor sie an interne (z.b. Unternehmensführung) oder externe Adressaten (z.b. Aktionäre) abgegeben werden. Das betriebliche Rechnungswesen als dynamisches Informationssystem Informationserfassung Aufgaben Steuerung (Lenkung)

17 Buchführung als Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens Begriff Die wirtschaftlichen und rechtlichen Vorgänge, die das betriebliche Rechnungswesen umfaßt, verändern ständig Vermögen und Schulden eines Unternehmens, und zwar durch Einkäufe, Lagerungen, Nutzung und Verbrauch von Gebäuden, Maschinen, Werkzeugen, Werkstoffen, Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Verkäufe. Diese Vorgänge bezeichnet man als Geschäftsvorfälle. Die planmäßige, lückenlose und ordnungsmäßige Erfassung der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens mit ihrem wesentlichen Inhalt und ihrem Geldwert mit Hilfe von Belegen bezeichnet man als Buchführung. Die Art der Geschäftsvorfälle ist davon abhängig, welchem Wirtschaftszweig (Industrie oder Handel) ein Unternehmen angehört. Damit alle Arten der Geschäftsvorfälle dargestellt werden können, wird im folgenden von einem kombinierten Industrie- und Handelsbetrieb, der j &. M MöbeJfabrik GrrbH, ausgegangen, der neben industrieellen Erzeugnissen (Tische), die selbst hergestellt werden, noch Handelswaren (Stühle) fuhrt, die ohne Be- oder Verarbeitung weiterverkauft werden: J &. M MöbeJfabrik GmbH Einkauf Produktion Verkauf Betriebsmittel z.b. Gebäude Maschinen Werkzeuge Fertig- Industrie Zu- Hobelei Montage erzeugnis e Werkstoffe 1- schneiderei r-- (Ti che) Roll toffe (z.b. Holz) Hilfs toffe (z.b. Leim) Betrieb toffe (z.b. Treibstoffe für Maschinen) I»mode' 11 '- ~_~_-r_~e_)_: il t:.',~)

18 -4- Buchungsrelevante Vorgänge (Ge chäftsvorralle) der J &. M M.öheJfabrik Gn-bH Beispiele: Industrie Handel Kauf einer Kreissäge auf Ziel (auf Kredit) 5.000,- DM Kauf einer Fräsmaschine gegen Bankscheck 8.000,- DM Barkauf von Holz fiir Tische 500,- DM Zielkauf von Schrauben fiir Tische 50,- DM Zielkauf von Farben fiir Tische 250,- DM Barkauf von Schmieröl fiir die Fräsmaschine 110,- DM Verkauf von Fertigerzeugnissen (Tischen) auf Ziel 2.500,- Kauf von Stühlen gegen Bankscheck 650,- DM Ziel verkauf von Stühlen 1.200,- DM DM Aufgaben der Buchführung Die Buchführung bildet mit ihrem Zahlenmaterial heute eine wichtige Grundlage für das gesamte betriebliche Rechnungswesen. Die Buchführung dient vor allem: 1. der 2. der 3. dem 4. dem 5. als Selbstinformation des Unternehmers, Rechenschaftslegung gegenüber den Gesellschaftern, Nachweis der Besteuerungsgrundlagen, Gläubigerschutz und Beweismittel Selbstinformation Anhand der Buchführung kann sich der Unternehmer darüber informieren wie sich sein Vermögen und seine Schulden zusammensetzen und verändern, welchen Gewinn oder Verlust er innerhalb eines Zeitraums erwirtschaftet hat, welche Aufwendungen und Erträge seinen Erfolg im einzelnen nach Art und Höhe beeinflußt haben, wie hoch seine Privatentnahmen sind Rechenschaftslegung Oft ist ein Einzelunternehmer nicht in der Lage, das erforderliche Eigenkapital allein aufzubringen. Andere beteiligen sich an dem Unternehmen, das dann in der Form einer Gesellschaft betrieben wird. Die kapitalmäßige Beteiligung ist nicht immer mit einer Beteiligung an der Geschäftsführung verbunden, so daß Kapitalgeber und Kapitalverwalter verschiedene Personen sind. Dies gilt z.b. für die stille Gesellschaft, die Kommanditgesellschaft (KG), die GmbH und die AG.

19 -5- Wer fremdes Kapital verwaltet, schuldet dem Kapitalgeber Rechenschaft über seine Verwaltung. Dieser allgemeine Grundsatz gilt auch im Gesellschaftsrecht. Grundlage der Rechenschaftslegung ist die Buchführung Besteuerungsgrundlagen Wesentliche Besteuerungsgrundlagen ergeben sich aus der Buchführung (z.b. Umsatz, Gewinn). Die Finanzverwaltung (Finanzamt) hat das Recht, nachzuprüfen, ob die in den Steuererklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen stimmen. Bei einer Prüfung dient die Buchführung als Kontrollmittel. Mit ihrer Hilfe kann festgestellt werden, ob die Steuern in der gesetzlich geschuldeten Höhe entrichtet worden sind Gläubigerschutz Die Buchführung dient direkt und indirekt auch dem Gläubigerschutz. Der direkte Gläubigerschutz besteht z.b. darin, daß sich eine Bank anhand geprüfter Buchführungszahlen vor der Gewährung eines Kredits ein Urteil über die Kreditwürdigkeit des Kreditnehmers bildet und sich während der Laufzeit des Kredits Kenntnisse über dessen wirtschaftliche Lage verschafft. Indirekt dient die Buchführung dem Gläubigerschutz, wenn sie den Unternehmer davor bewahrt, die eigene wirtschaftliche Lage falsch zu beurteilen, falsche unternehmerische Entscheidungen zu treffen und durch zu hohe Privatentnahmen die Haftungsmasse (= das Vermögen) zum Nachteil der Gläubiger zu verringern Beweismittel Schließlich können Handelsbücher in einem Prozeß als Beweismittel dienen. Das Gericht kann die Vorlegung der Handelsbücher anordnen ( 258 Abs. 1 HGB). Welche Beweiskraft den vorgelegten Büchern beizulegen ist, entscheidet der Richter nach dem prozessualen Grundsatz freier Beweiswürdigung; ggf. zieht er einen vereidigten Buchprüfer bzw. Wirtschaftsprüfer als Sachverständigen hinzu. 1.4 Erfolgskontrolle WIEDERHOLUNGSFRAGEN 1. Was versteht man unter dem betrieblichen Rechnungswesen? 2. Was bezeichnet man als Buchführung? 3. Welche Aufgaben hat das betriebliche Rechnungswesen zu erfüllen? 4. In welche Teilbereiche kann das betriebliche Rechnungswesen gegliedert werden? 5. Welchen Zwecken dient die Buchführung? 6. Worüber kann sich der Unternehmer z.b. anhand der Buchführung informieren? 7. In welchem Fall dient die Buchführung als Rechenschaftslegung? 8. Welches Interesse hat das Finanzamt an der Buchführung?

20 -6-2 Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften 2.1 Handels- und steuerrechtliehe Buchführungspflicht Ob Bücher zu führen sind, ist nicht in das Ermessen des Unternehmers gestellt. Der Unternehmer ist vielmehr gesetzlich verpflichtet, Bücher zu führen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Buchführungsvorschriften sind sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht enthalten Handelsrechtliehe Buchführungspflicht Die handelsrechtliche Buchführungspflicht knüpft an die Kaufmannseigenschaft an. Nach 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt ( 1 Abs. 1 HGB). Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (kaufmännische Organisation) nicht erfordert ( 1 Abs. 2 HGB). Ob ein Gewerbebetrieb vorliegt, richtet sich nach den Merkmalen des 15 Abs. 2 EStG. Ein Gewerbebetrieb liegt nach 15 Abs. 2 EStG vor, wenn folgende Merkmale erfüllt sind: Selbständigkeit, Nachhaltigkeit, Gewinnerzielungsabsicht, Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr und keine Land- und Forstwirtschaft, keine freie Berufstätigkeil und keine andere selbständige Arbeit. Unternehmer, die einen Gewerbebetrieb im Sinne des 15 Abs. 2 EStG führen, bezeichnet man als gewerbliche Unternehmer. Beispiel: Der ehemalige Kellner Hans Müller pachtet eine Gastwirtschaft, die er auf eigene Rechnung bewirtschaftet. Es beschäftigt keine Angestellte. Hans Müller ist gewerblicher Unternehmer, weil er einen Gewerbebetrieb führt, bei dem alle Merkmale des 15 Abs. 2 EStG erfüllt sind. Gewerbliche Unternehmer, deren Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (Kleingewerbetreibende ), sind keine Kaufleute. Anhaltspunkte für einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (kaufmännische Organisation) sind z.b.: ein hoher Umsatz, eine hohe Mitarbeiterzahl, ein umfangreiches Warenangebot, vielfältige Geschäftskontakte. Beispiel: Bei dem gewerblichen Unternehmer Hans Müller (Beispiel zuvor) liegen keine Anhaltspunkte für eine kaufmännische Organisation vor. Hans Müller ist als Kleingewerbetreibender kein Kaufmann und damit nach 238 HGB nicht buchführungspflichtig.