101 - Vereinsbuchführung für Einsteiger Jürgen Nill

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1 101 - Vereinsbuchführung für Einsteiger 1. Rechtliche Grundlagen Generell sind gewerbliche Unternehmen (wozu auch ein Verein gehören kann) zur Führung von Büchern verpflichtet, wenn - ihr Gesamtumsatz pro Kalenderjahr Euro übersteigt oder - ihr Gewinn pro Wirtschaftsjahr Euro übersteigt ( 141 AO). Diese gesetzlichen Grenzen werden in der Regel von Breitensportvereinen nicht erreicht. Dennoch ist ein Sportverein nach 259 BGB verpflichtet, ordnungsgemäß Bücher zu führen oder durch einen Beauftragten (z.b. Steuerberater) führen zu lassen. Denn ein verantwortlicher Vereinsvorstand im Sinne des 26 BGB muss jederzeit in der Lage sein, Auskunft über das Vereinsvermögen zu geben. 2. Gliederung des Rechnungswesens Externes Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung) Buchführung Jahresabschluss Lagebericht Prinzip: Pflicht Ziel: Information der Öffentlichkeit z.b. Steuerbehörden (= starres System) Internes Rechnungswesen (Vereinsbuchführung) Kosten und Leistungsrechnung Planungs- und Kontrollrechnung Vereinsstatistik Finanz- und Liquiditätsplanung Prinzip: Freiwilligkeit Ziel: Unterstützung der Selbstinformation im Verein zum Zwecke der Planung, Steuerung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und Liquidität (= flexibles System) Eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung (= externes Rechnungswesen) ist für jeden Sportverein zwingend! Denn sie dient steuerrechtlich zum Nachweis der Gemeinnützigkeit und zivilrechtlich der Rechenschaftspflicht des Vorstandes gegenüber der Mitgliederversammlung. 1/5 BLSV

2 3. Tätigkeitsbereiche von Sportvereinen Ideeller Bereich Vermögensverwaltung Zweckbetrieb Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Verwirklichung des satzungsmäßigen Zwecks (z.b. Pflege Verzinsliche Anlage von Vermögen und Vermietung/Verpachtung von Immobilien Wirtschaftliche Betätigung, die dem unmittelbaren Wirtschaftliche Tätigkeit, die nicht dem Vereinszweck dient und Förderung des Sports) Vereinszweck dient (Grenze ) Steuervergünstigungen Steuerpflicht Ideeller Bereich - Mitgliedsbeiträge - Mitgliederverwaltung - Aufnahmegebühren - Verbandsbeiträge - Zuschüsse - Übungsleiterpauschale - Spenden - Jugendarbeit Vermögensverwaltung - Zinsen auf Bankguthaben - Bankgebühren - Erträge aus Wertpapieren - Grundsteuer - aus Vermietung/Verpachtung - Darlehenszinsen Zweckbetrieb - Startgelder - Aufwandsentschädigungen für Sportler - Teilnahmegebühren - Kosten für Schiedsrichter - Sportkurse - Reisekosten - Eintrittsgelder - Sportgeräte Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Betriebseinnahmen Betriebsausgaben - Verkauf von Speisen und Getränken - betriebliche Steuern - Verkauf von Sportartikeln - Wareneinkauf - Eintritt für gesellige Veranstaltungen - Miete/Pacht - Werbung - Eigenes Personal In der Buchhaltung müssen die und diesen vier Tätigkeitsbereichen zugeordnet werden. Bei Gemeinkosten (z.b. allgemeine Verwaltungskosten) ist eine Zuordnung in Form einer Schätzung möglich. 2/5 BLSV

3 4. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Buchführung = Laufende chronologische und geordnete Erfassung aller Geschäftsvorfälle in einem Sportverein. Klarheit: - Bücher klar und übersichtlich führen - Eintragungen in einer lebendigen Sprache - Abkürzungen erläutern - Bücher nummerieren - Daten auf elektronischen Datenträgern verfügbar halten Wahrheit: - vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle - nicht mit verrechnen - ursprüngliche Inhalte nicht unleserlich machen, kein Radieren, keine Bleistifteintragungen - gespeicherte Daten während der Aufbewahrungsfrist nicht löschen oder überschreiben - keine Leerräume zwischen den Buchungen lassen - Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufzeichnen - mindestens am Ende jedes Geschäftsjahres eine Inventur durchführen Nachprüfbarkeit: - keine Buchung ohne Beleg (notfalls Eigenbeleg erstellen) - laufende Nummerierung und geordnete Ablage der Belege Ordnungsgemäße Aufbewahrung: - 10 Jahresfrist für Buchführungsunterlagen, Aufzeichnungen und Belege - 6 Jahresfrist für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen 3/5 BLSV

4 5. SEPA Tipps Ab dem wird das aktuelle Lastschriftverfahren durch das SEPA- Lastschriftverfahren abgelöst. IBAN und BIC werden dann die Kontonummer und Bankleitzahl ersetzen. Folgende Schritte werden dabei für Sportvereine empfohlen: 1. Gläubiger Identifikationsnummer online bei der Deutschen Bundesbank beantragen. 2. Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung mit dem Geldinstitut. 3. Konvertieren der Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. 4. Überprüfen der aktuellen Zahlungsverkehrsanwendung auf SEPA-Fähigkeit. 5. Festlegen der künftigen festen Zahlungsfälligkeiten. 6. Interne Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen anpassen. 7. Umstellen der Vereinsbriefbögen auf die SEPA-Anforderungen. 8. Informieren der Mitglieder über den erstmaligen Einzug. 9. Archivieren der SEPA-Belege. 4/5 BLSV

5 5/5 BLSV

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