Österreich Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung

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1 Österreich Rechtliche Grundlagen im Rahmen der elektronischen Archivierung 1

2 Speicherung der archivierten Belege mit HABEL Zur Speicherung der archivierten Belege mit HABEL können verschiedene Speichergeräte und medien verwendet werden. Speichermedien sind revisionssicher, wenn diese nur einmal beschreibbar sind und die Lebensdauer der Medien der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entspricht. Durch den Einsatz des HABEL-AUTOJOBs kann HABEL dahingehend Unterstützung geben, dass die archivierten Belege automatisch gespeichert werden. Treten Fehler bei der Übernahme auf, werden diese durch Bereitstellen von Fehlerprotokollen erkenntlich gemacht. Dass die Speicherung jedoch endgültig auf revisionssicheren Medien erfolgt, liegt im Verantwortungsbereich des jeweiligen Unternehmens. Rechtliche Grundlagen für die Speicherung der archivierten Belege sind in den verschiedenen Gesetzbücher. Die österreichische Wirtschaftskammer gibt folgende wichtige Erstinformation zum Thema Aufbewahrungspflichten heraus: Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Form der Aufzeichnung Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Elektronische Datenträger Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronische Daten-träger aufbewahrt werden. Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw. zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben. Zeitraum Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind z. B. die Belege des Kalenderjahres 2004 bis Ende des Kalenderjahres 2011 aufzubewahren. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Daher sollten die Unterlagen sieben Jahre ab der jeweiligen Rechtskraft des Bescheides aufbewahrt werden. Achtung: Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Sonderbestimmung für Grundstücke im Sinn des 2 Grunderwerbsteuergesetzes. Danach sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die solche Grundstücke betreffen, 12 Jahre aufzubewahren. Achtung: Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzbefugnis gemäß 184 BAO ergeben. Rechtsgrundlagen 132 BAO 11 Abs2 UStG 18 Abs 10 UStG 212 HGB 2

3 Sofern die gesetzlichen Fristen und sonstigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann man grundsätzlich die Originaldokumente vernichten. Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung etwa in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums-, oder Produkthaftungsrecht dienen, vernichtet werden. Ansonsten können sich die Fristen auch verlängern, wenn die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Ihnen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind. Des weitern ist es auch zum Beispiel für das Umsatzsteuerrückvergütungsverfahren von Bedeutung die Originalbelege vorzulegen, da oft die Abgrenzung der Kopie vom eingescannten Original nicht einfach ist. Es gelten für diesen Bereich folgende Gesetze: 132 BAO (Bundesabgabenordung, 11 Abs2 UStG, 18 Abs 10 UStG 212 UGB, 190 UGB sowie gesundheitsrechtl. Bestimmungen; Standesregelungen diverser Berufsgruppen (vorwiegend der freien Berufe) usw. Hinweis: Die Auskünfte sind rechtlich unverbindlich und erheben keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Haftung wird ausgeschlossen. 3

4 Auszug aus dem Unternehmergesetzbuch Drittes Buch Rechnungslegung Erster Abschnitt Allgemeine Vorschriften Erster Titel Buchführung, Inventarerrichtung Anwendungsbereich 189. (1) Soweit in der Folge nichts anderes bestimmt wird, ist das Dritte Buch anzuwenden auf: 1. Kapitalgesellschaften und unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, 2. alle anderen mit Ausnahme der in Abs. 4 genannten Unternehmer, die hinsichtlich der einzelnen einheitlichen Betriebe jeweils mehr als Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen. (2) Die Rechtsfolgen des Schwellenwertes (Abs. 1 Z 2) treten ein: 1. ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr, wenn der Schwellenwert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird; sie entfallen ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird; 2. jedoch schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn der Schwellenwert um mindestens die Hälfte überschritten wird oder wenn bei Gesamt- oder bei Einzelrechtsnachfolge in den Betrieb oder Teilbetrieb eines Unternehmens der Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war, es sei denn, dass der Schwellenwert für den übernommenen Betrieb oder Teilbetrieb in den letzten zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht erreicht wurde; sie entfallen ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er bei Aufgabe eines Teilbetriebs um mindestens die Hälfte unterschritten wird. (3) Rechnungslegungsrechtliche Sonderbestimmungen gehen der Anwendung dieses Gesetzes vor. (4) Das Dritte Buch ist nicht anzuwenden auf Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte sowie Unternehmer, deren Einkünfte im Sinne des 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988 im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten liegen, auch wenn ihre Tätigkeit im Rahmen einer eingetragenen Personengesellschaft ausgeübt wird, es sei denn, dass es sich um eine Personengesellschaft im Sinn des Abs. 1 Z 1 handelt. 4

5 Führung der Bücher 190. (1) Der Unternehmer hat Bücher zu führen und in diesen seine unternehmensbezogenen Geschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (2) Bei der Führung der Bücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Unternehmer einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Zahlen, Buchstaben oder Symbole verwendet, so muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. (3) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. (4) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch darf durch eine Veränderung keine Ungewissheit darüber entstehen, ob eine Eintragung oder Aufzeichnung ursprünglich oder zu einem späteren Zeitpunkt gemacht wurde. (5) Der Unternehmer kann zur ordnungsmäßigen Buchführung und zur Aufbewahrung seiner Geschäftsbriefe ( 212 Abs. 1) Datenträger benützen. Hierbei muss die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete, hinsichtlich der in 212 Abs. 1 genannten Schriftstücke auch die urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit gewährleistet sein. Werden solche Schriftstücke auf elektronischem Weg übertragen, so muss ihre Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein. Soweit die Schriftstücke nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.. Vierter Titel Aufbewahrung und Vorlage von Unterlagen Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist 212. (1) Der Unternehmer hat seine Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm gemäß 189 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. (2) Die Frist läuft vom Schluß des Kalenderjahrs an, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluß festgestellt, der Konzernabschluß aufgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist. 5

6 Auszug aus der Bundesabgabenordnung 132 BAO (1) Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind, in denen diejenigen Parteistellung haben, für die auf Grund von Abgabenvorschriften die Bücher und Aufzeichnungen zu führen waren oder für die ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt wurden. Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen laufen für die Bücher und die Aufzeichnungen vom Schluß des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher oder Aufzeichnungen vorgenommen worden sind, und für die Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen vom Schluß des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluß des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. (2) Hinsichtlich der in Abs. 1 genannten Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. (3) Wer Aufbewahrungen in Form des Abs. 2 vorgenommen hat, muß, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen. 6

7 Auszug aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) 11 Abs. 2 (2) Als Rechnung im Sinne des Abs. 1 gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Hierunter fallen Quittungen, Abrechnungen, Gegenrechnungen und Frachtbriefe. Die nach Abs. 1 erforderlichen Angaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird. Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind. Stellt der Unternehmer Rechnungen gemäß Abs. 1 und Abs. 1a aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; das gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird. Auf die Durchschriften oder Abschriften ist 132 Abs. 2 der Bundesabgabenordnung anwendbar. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen muss für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein. 7

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