Digitale Personalaktenverwaltung. Einfach. Schnell. Sicher.

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1 Digitale Personalaktenverwaltung. Einfach. Schnell. Sicher.

2 Einfach. So einfach wie Papier nur intelligenter Schluss mit Aktenschleppen und Papierbergen! Mit der IQAkte Personal verwalten Sie Ihre Personalakten einfacher, schneller und sicherer als je zuvor. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierakten sind alle personalrelevanten Dokumente sowie übergreifende Informationen wie z. B. Betriebsvereinbarungen in der digitalen Personalakte direkt verfügbar. Dank intelligenter Funktionen erleichtert die IQAkte Personal Ihre Arbeitsabläufe und schafft dadurch Freiräume für die strategische Personalarbeit. Mit virtuellen Aktendeckeln, Blätterfunktion sowie anpassbaren Registern und Dokumentarten ist die IQAkte Personal intuitiv und anwenderfreundlich. Blättern, markieren, Post-its, Notizen und Anhänge ergänzen das geht so einfach wie auf Papier. Volltext- und Stichwortsuche machen das Suchen ganz bequem. Personalisierte Schreiben erzeugen und direkt in die Mitarbeiterakte archivieren, Serienbriefe oder Rückläuferschreiben mit Barcode erstellen und s an Mitarbeiter schicken: Auch dies leistet die IQAkte Personal im Handumdrehen. So einfach war die Personalaktenverwaltung noch nie. Jederzeit & an jedem Ort Standortübergreifender Zugriff Akten und Dokumente mobil auf dem ipad mitnehmen Web-Client für Employee und Manager Self Service Windows-Client mit integrierten Scan-Funktionalitäten

3 Schnell. Verwalten auf Knopfdruck Die IQAkte Personal bietet zahlreiche Funktionen, die die Arbeitsabläufe beschleunigen und Sie von administrativen Aufgaben entlasten. Dokumente weiterleiten, Anträge bearbeiten und individuelle Workflows die IQAkte Personal erledigt das schnell und zuverlässig. Dank Employee Self Service und Manager Self Service ist Mitarbeitern und Vorgesetzten die temporäre, eingeschränkte Akteneinsicht in die eigene Akte bzw. in Mitarbeiterakten möglich. Wiedervorlagen und Stellvertretungen gehören ebenso zum Leistungsumfang wie der Employee Life Cycle, der alle auf eine Person bezogenen Dokumente systematisch abbildet von der Bewerbung bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters. In wenigen Tagen eingeführt 5Days2Go: nach nur fünf Tagen sind Rollen, Rechte, Register und Layout individuell angepasst, die Stammdaten übernommen und die IQAkte Personal damit einsatzbereit Installation vor Ort oder in der Cloud Schnittstellen: HR-System, MS Office und MS Outlook, optional: Abrechnungssystem Auch das Erfassen von Dokumenten geht schnell und einfach. Papierdokumente scannen Sie direkt in der IQAkte Personal und digitale Dokumente speichern Sie dank Plug-ins für Microsoft Office und Outlook auf Knopfdruck in der zugehörigen Mitarbeiterakte ab. HR-System; Stammdaten; Massendokumente

4 Sicher. Sensible Daten gut geschützt Jeder sieht nur, was er sehen darf: Mit der revisionssicheren, verschlüsselten Ablage, dem rollenbasierten Rechtesystem und der Rechteverwaltung direkt durch die Fachabteilung bietet die IQAkte Personal ein Maximum an Datenschutz. Das Rechtesystem regelt zugleich die individuellen Bearbeitungsmöglichkeiten und protokolliert die Zugriffe. Damit nichts versehentlich verloren geht, erfolgt das Löschen nach dem Vier-Augen- Prinzip. Zertifizierter Schutz Revisionssicher und manipulationssicher Fortlaufende TÜViT-Zertifizierung nach den PK-DML* *Prüfkriterien für Dokumentenmanagement Lösungen Integrierte Dokumentationsakte mit Muster- Verfahrensdokumentation Dass gespeicherte Dokumente jederzeit wieder auffindbar und gegen unberechtigten Zugriff geschützt sind, lassen wir regelmäßig im Anwendungsbetrieb durch die TÜV Informationstechnik GmbH zertifizieren. Und damit Sie aus Ihren Daten stets die richtigen Schlüsse ziehen, stehen Ihnen mit IQAkte Analytics optionale Analysen und Auswertungen für Ihr Personalcontrolling zur Verfügung die Basis für eine vorausschauende Personalplanung und schnelle Auskunftsfähigkeit. So geht Dokumentenmanagement heute.

5 IQAkte Personal. Ihre digitale Basis für Personalarbeit. Die IQAkte Personal ist einfach: vier intuitive integrierte Komponenten sorgen für umfassenden Überblick: Personalakte, Bewerberakte, HR Office für Dokumente ohne Mitarbeiterbezug und Dokumentationsakte... schnell: schnelle Einführung zum Festpreis (5Days2Go)... sicher: revisionssicheres, zertifiziertes Dokumentenmanagement-System... bewährt: im Einsatz bei Unternehmen mit 150 bis zu mehreren Mitarbeitern... kompatibel: Standardschnittstellen zu operativen HR-Anwendungen, insbesondere SAP HCM, MS Office und Outlook... ausbaufähig: modular erweiterbar und skalierbar bis hin zum Unternehmensarchiv... serviceorientiert: Generalunternehmerschaft für die Digitalisierung der Bestandsakten und Servicepakete für Pflege, Wartung und Betrieb Personalakte Bewerberakte HR Office Dokumentationsakte optional: IQAkte Analytics

6 Ihr Plus im Dokumentenmanagement. Seit mehr als 25 Jahren. IQDoQ ist Ihr Spezialist mit dem feinen Gespür für Prozesse und Dokumente. Als Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe haben wir uns auf Software für effizientes Dokumentenmanagement spezialisiert. Seit über 25 Jahren realisieren wir digitale Aktenlösungen, die dokumentbasierte Prozesse spürbar vereinfachen und erleichtern. Heute stehen die Produktmarken HyperDoc und IQAkte für ein effizientes zukunftssicheres Dokumentenmanagement, das wir in rund Projekten unter Beweis gestellt haben. Die mehreren Anwender der IQDoQ Lösungen finden sich in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen wie z. B.: Caritasverband Darmstadt e. V., DAK-Gesundheit, Deutsche Post AG, DPD Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG, GEODIS Logistics Deutschland GmbH, NZZ-Mediengruppe, Unitymedia KabelBW GmbH und WITTE Automotive. IQDoQ GmbH Theodor-Heuss-Straße Bad Vilbel Telefon / Telefax /

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