Rechtssichere Archivierung unstrukturierter Daten

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1 Detlef Jahn Geschäftsführer contac Datentechnik GmbH Auf dem Steine Ilmenau Rechtssichere Archivierung unstrukturierter Daten

2 Über uns Ilmenau Berlin 25 Mitarbeiter 1992 Systemhaus im Bereich RZ Infrastruktur, Server, Storage, Netzwerk

3 Rechtliche Rahmenbedingungen Disclaimer: Wir sind keine Rechtsgelehrten! Immer die Rechtsabteilung fragen. Welche Richtlinien sind für viele Anwendungen relevant? BSI: TR (TR-ESOR), Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente Finanzverwaltung: (GoBD), Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Bund: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Regelungen den Umgang mit personenbezogenen Daten Für nicht personenbezogene- und nicht medizinische Daten ist die GoBD eine gute Grundlage

4 GoBD Was ist das eigentlich? Wikipedia: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. Warum kann man die GoBD (unsere Meinung nach) auch auf unstrukturierte Daten anwenden? 1. Die meisten Daten haben eine Beziehung zur steuerrelevanten Themen. 2. Die GoBD bietet eine praxisnahe Grundlage für den Umgang mit Daten. 3. Im Gegensatz sind BSI TR und das BDSG wesentlich komplexer umzusetzen. 4. Wirtschaftsprüfer usw. kennen sich damit aus.

5 GoBD, in Kürze Eine gute Zusammenfassung bietet der Text 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis des Bitkom Verbandes Elektronische Archivierung ist technologieneutral Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen 10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.

6 Unstrukturierte Daten Über welche Daten reden wir? Projektdaten und Archive Meßwerte und Protokolle IT Logdaten IoT Daten Technische Dokumentationen Backups Bilder und Filme Über welche Daten reden wir hier nicht? Daten in Buchhaltung und Verwaltungssystemen Daten in Dokumentenmanagement System Datenbanken

7 Rechtsicherheit und Oracle HSM Reicht evtl. Oracle HSM zur rechtsicheren Archivierung aus? Zum Teil ja: Fixity: WORM FS: Tar Format: Kopien: Prüfsummenbasierte Sicherung der Datenintegrität Unveränderlichkeit Technologieneutralität Sichere Aufbewahrung Wo reicht es nicht: Zeitstempel Dokumentation des Verfahrens (Fixity, WORM) Fehlende Zertifizierung Und ganz wichtig: Ein Prüfer muss das Verfahren verstehen und akzeptieren Fazit Oracle HSM ist eine sehr gute Grundlage, reicht alleine aber für die rechtssichere Speicherung von Daten nicht aus.

8 Ein Lösungsvorschlag Hybrider Ansatz: Speicherung der Nutzdaten in Oracle HSM (Nutzung von Fixit und WORM) Speicherung der Metadaten der Projekte in einer rechtsicheren Lösung Metadaten eines Projektes können (sollten) mindestens sein: (1) Zeitstempel (2) Projektbeschreibung inkl. Schlüsseldaten (Beispiel: Dublin Core) (3) Schlagwörter zur Suche (4) Liste der Dateien inkl. Hashwerte (5) Dokumentation des verwendetes Hashverfahrens (6) Dokumentation des Verfahrens der Erstellung der Digest Datei(en)

9 Funktionsprinzip Signaturdienst Projekt Metadaten (DC XML) Zeitserver (ntp-auth) Formatvorlage Metadaten (lesbares PDF) ArchivierungsSystem Python Script Liste der Hash Werte (TXT) API Oracle HSM Filesystem Signierte Dokumente

10 Beispiel für Metadaten Files PDF TXT

11 Archivierungssystem Es gibt eine Reihe von Herstellern aus dem Bereich EDM. Wir setzten das Produkt EMA (Enterprise Managed Archive) der Firma ARTEC IT Solutions AG ein. In Deutschland entwickelt Durch Wirtschaftsprüfer freigeben Umfangreiche Suchfunktionen Cloud Lösung verfügbar

12 Fazit Wie ist ein rechtssichere Archivierung mit Oracle HSM möglich? Ja, allerdings nicht ohne zusätzliche Maßnahmen. Wie hoch ist der Aufwand? Der Aufwand beschränkt sich auf die Erstellung einer Script Bibliothek und den Kauf einer zusätzlichen rechtssicheren Speicherlösung. Für die meisten Funktionen (Hash Berechnung, PDF Erstellung, Zeitgenerierung,..) kann auf OpenSource und Solaris Kommandos zurück gegriffen werden Geht es auch beweissicher nach BSI TR-ESOR? Ja, der Aufwand ist allerdings deutlich höher. Oracle HSM ist als Backend für eine solche Konfiguration sehr gut geeignet.

13 Projekt nach BSI TR-ESOR

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