HSC-AuftragPlus - Auftragsbearbeitung und Lagerverwaltung

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1 HSC-AuftragPlus - Versionshistorie HSC-AuftragPlus - Auftragsbearbeitung und Lagerverwaltung In diesem Dokument sind Informationen über alle wichtigen Änderungen und Ergänzungen des Programms HSC-AuftragPlus beschrieben. Änderungen und Ergänzungen in Version Benutzerverwaltung: Nur bestimmte Mandanten für Benutzer zugänglich Die Benutzerverwaltung wurde erweitert: Einem Benutzer können auf der Registerseite Mandant nun beliebig viele Mandanten zugewiesen werden, auf die er zugreifen darf. Alle anderen Mandanten sind für den Benutzer zwar sichtbar, aber nicht zugänglich. Änderungen und Ergänzungen in Version Neues Modul: Automatischer Währungsabgleich Mit dem neuen Modul "Automatischer Währungsabgleich" besteht nun die Möglichkeit, unter "Stammdaten" > "Weitere Hilfswerte" > "Währungen" eingestellte Fremdwährungen automatisch aktualisieren zu lassen. Dafür werden regelmäßig per Internet die aktuellen Kurse heruntergeladen für: US-Dollar (USD), Japanischen Yen (JPY), Bulgarischen Lew (BGN), Tschechische (CZK)/Dänische (DKK)/Norwegische (NOK)/Schwedische Krone (SEK), Britisches Pfund (GBP), Ungarisches Forint (HUF), Polnischen Zloty (PLN), Rumänischen Leu (RON), Schweizer Franken (CHF), Kroatischen Kuna (HRK), Russischen Rubel (RUB), Türkische Lira (TRY), Australischen Dollar (AUD), Brasilianischen Real (BRL), Kanadischen Dollar (CAD), Chinesischen Renminbi Yuan (CNY), Hongkong-Dollar (HKD), Indonesische Rupiah (IDR), Israelischen Schekel (ILS), Indische Rupie (INR), Südkoreanischen Won (KRW), Mexikanischen Peso (MXN), Malaysischen Ringgit (MYR), Neuseeländischen Dollar (NZD), Phillipinischen Peso (PHP), Singapur-Dollar (SGD), Thailändischen Baht (THB) und Südafrikanischen Rand (ZAR). Für die korrekte Funktionsweise ist es notwendig, dass die dreistelligen Kürzel auch im Währungsdialog mit erfasst werden, um eine korrekte Zuordnung zwischen Kurs der EZB und Währung zu gewährleisten. Nach und nach kann mit dem Modul eine Währungshistorie aufgebaut werden, um auch Belege zu bestimmten Tagen mit entsprechender Fremdwährung korrekt erfassen und berechnen zu können. Lieferdatum im Belegkopf optional leer lassen Gelegentlich ist es notwendig, das Lieferdatum in einem Beleg frei zu lassen, beispielsweise wenn eine Rechnung Lieferungen und/oder Leistungen aus einem längeren Zeitabschnitt zusammenfasst. Bislang wurde das Leistungsdatum automatisch in Rechnungen eingesetzt. Ab sofort besteht die Möglichkeit, dieses Option auszuschalten. In den "Allgemeinen Voreinstellungen" gibt es auf der Seite "Belegvorgaben" die Option "Lieferdatum automatisch in den Beleg übernehmen". Die Option ist standardmäßig eingeschaltet. Wird das Häkchen entfernt, bleibt das Feld "Lieferdatum" auf der Kopfseite von Auftrag, Lieferschein und Rechnung leer. Datensicherung ist je nach Bearbeiter zu- oder abschaltbar Je nach Bearbeiter kann nun definiert werden, ob ein Benutzer das Recht erhält, Datensicherungen anzufertigen oder nicht. Im Bearbeiter-Dialog (Stammdaten > Benutzer...) gibt es jetzt eine Option "Datensicherung", die auf Ja bzw. Nein gesetzt werden kann (nur für Benutzergruppe Administrator; Standardbenutzer haben von jeher keine Berechtigung zur Datensicherung/-rücksicherung). Die Änderung wird nach dem nächsten Neustart von HSC-AuftragPlus gültig. Beachten Sie bitte: Sobald ein Benutzer keine Datensicherung mehr anfertigen darf, entfällt auch die Abfrage am Programmende, ob noch eine Sicherung angefertigt werden soll, selbst wenn diese aktiviert ist HSC GmbH Dürrweitzschen Seite 1 von 6

2 Stammdaten Kunden / Lieferanten Wenn in den Allgemeinen Voreinstellungen / Finanzbuchhaltung eine Schnittstelle zu einer Finanzbuchhaltungssoftware eingestellt ist (alles in der Liste außer "ohne"), ist es nicht mehr möglich, im Stamm der Kunden und Lieferanten das Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto zu ändern, wenn schon Belege vorhanden sind. Datenbank: Möglichkeit für abweichenden Benutzernamen und Passwort für Datenbank Um eine Datenbank mit abweichendem Benutzernamen/Passwort zu öffnen, können nun bei der ersten Einrichtung von HSC-AuftragPlus weitere Einstellungen vorgenommen werden. Neu hinzugekommen ist ein Reiter "Login-Angaben", in dem ein Benutzername und ein Passwort für die Datenbank eingetragen werden können, wenn ein abweichender Datenbankbenutzer verwendet wird. Werden diese Felder freigelassen, werden die Standarddaten genutzt. Beachten Sie bitte, dass diese Einstellungen für alle drei Datenbanken gleichermaßen gelten. *Wenden Sie diese Einstellung bitte nicht an, wenn Sie nicht genau wissen was Sie tun!* Unterstützung von Fremdwährungen Die bereits angelegte Unterstützung von Fremdwährungen in den Belegen (es lässt sich eine Fremdwährung auswählen, das Fremdwährungssymbol wird angezeigt) wurde dahingehend erweitert, als dass der eingestellte Währungskurs in die dargestellten Preise des Belegs eingerechnet bzw. herausgerechnet wird. Ist eine Fremdwährung in einem Beleg eingestellt, wird bei Eingabe eines Preises dieser von der Fremdwährung in die interne Währung umgerechnet (interner Preis = Preis in Fremdwährung / Währungskurs) und in der internen Währung abgespeichert HSC GmbH Dürrweitzschen Seite 2 von 6

3 Erweitertungen in der Lagerverwaltung Einstandspreis / allg. Lagerkosten: Die lagerbezogenen Artikelstammdaten wurden dahingehend erweitert, als dass für einen Artikel in einer bestimmten Lagerstätte nun allgemeine Lagerkosten / ME händisch eingegeben und ein Einstandspreis / ME automatisch ermittelt werden kann. Der Einstandspreis einer Ware in einem bestimmten Lager setzt sich aus Materialkosten + Frachtkosten + weitere Kosten eines Lagerzugangs zusammen, wobei sich die Werte innerhalb der unterschiedlichen Lager in den lagerbezogenen Artikelstammdaten standardmäßig aus dem gleitenden Durchschnitt sämtlicher Lagerzugänge eines bestimmten Lagers seit der letzten Inventur ergeben. Wenn für eine Artikelposition in einem VK-Beleg eine Lagerstätte ausgewählt wird, dann wird aus den lagerbezogenen Artikelstammdaten für die gewählte Lagerstätte die Summe aus Einstandspreis und allg. Lagerkosten als EK-Preis vorgeschlagen. Ist keine Lagerstätte für diesen Artikel vorhanden, entspricht der vorgeschlagene EK-Preis weiterhin dem voreingestellten Wert aus den Artikelstammdaten. Übertrag des Einstandspreises bei Umlagerung: Falls eine Umlagerung für einen Artikel angelegt wird, entspricht der Bewertungspreis des Umlagerungs-Lagerzugangs in der Ziellagerstätte jetzt dem Einstandspreis des Artikels in der Ursprungslagerstätte + die allg. Lagerkosten des Artikels in der Ursprungslagerstätte. Streckenlager: Innerhalb der Lagerstätten-Stammdaten kann einer Lagerstätte nun das Kennzeichen "Streckenlager" zugewiesen werden. Auf diese Art gekennzeichnete Streckenlager dienen der Abbildung s.g. Streckengeschäfte, bei denen die gehandelte Ware zwar in die eigenen Lager verbracht werden kann, jedoch nicht eingelagert wird und somit auch keine Auswirkungen auf Lagerbestände oder Einstandspreise hat. Diese Funktionen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul "Mehrlagerfähigkeit" lizensiert haben. Neues Modul: Frachtbeleg Der Frachtbeleg stellt die Eingangsrechnung eines Spediteurs dar, der für den Transport einer Ware vom Lieferanten in die eigenen Lager und für deren Umlagerung beauftragt wurde. Frachtbelegspositionen werden immer aus bereits vorhandenen Wareneingangs-, Rechnungseingangsoder Umlagerungsbelegen übernommen bzw. ordnen diesen anteilige Frachtkosten zu. Konnten Wareneigängen/Rechnungseingängen oder Umlagungerungen anteilige Frachtkosten durch Frachtbelege zugeordnet werden, so erhöht sich deren Einstandspreis (Beschaffungskosten) in deren annehmenden Lagerstätte. Analog zur Unterscheidung zwischen Wareneingangs- und Rechnungseingangsbelegen wird zwischen Frachtbelegen mit fiktiver und realer Kostenart unterschieden. Frachtbelege mit fiktiven Kosten sind notwendig, um bereits zum Zeitpunkt des Lagerzugangs einer Ware dieser einen Fracht-Bewertungspreis in der annehmenden Lagerstätte zuzuordnen, da sich hierdurch deren Einstandspreis in dieser Lagerstätte erhöht. Bei Eintreffen der tatsächlichen Eingangsrechnung des Spediteurs wird der fiktive Frachtbeleg in einen realen Frachtbeleg übernommen, evtl. Preisabweichungen festgelegt und der fiktive Fracht-Bewertungspreis in der annehmende Lagerstätte ersetzt. Um diese Funktionen nutzen zu können, ist die Freischaltung des Moduls "Frachtbeleg" in Ihrer Lizenz erforderlich HSC GmbH Dürrweitzschen Seite 3 von 6

4 Neues Modul: Nachkalkulation Die Nachkalkulations-Auswertung dient der Gegenüberstellung der vorkalkulierten Kosten-Komponenten von Artikelpositionen (Materialkosten, Frachtkosten, weitere Kosten) aus VK-Belegen zu den realen Kosten von Artikelpositionen aus EK-Belegen, welche dieser Position zugeordnet werden konnten. Sie wird genutzt, wenn Einkaufspreise schwanken (zum Beispiel durch Einkauf im Ausland (Kursschwankungen) oder Einkauf von Gütern mit stark variierenden Preisen (z.b. Energieträger)) und zum Zeitpunkt des Einkaufs der konkrete Einkaufspreis noch nicht feststeht, sondern geschätzt werden muss. Die Zuordnung von EK-Artikelpositionen zu VK-Artikelpositionen ist normalerweise dadurch gegeben, dass innerhalb eines Auftrags bestimmte Positionen vorbestellt bzw. für diese Positionen Bestellvorschläge generiert werden. Werden diese Bestellvorschläge anschließend in Bestellungen umgewandelt, dann besteht eine direkte Beziehung zwischen Auftrags- und Bestellungspositionen. Wird die Bestellung in einen Wareneingang und später in einen Rechnungseingang umgewandelt, bleibt auch die Beziehung zu den ursprünglichen Auftragspositionen erhalten, so dass im Nachhinein (nach Waren-/Rechnungseingang) eine Gegenüberstellung zum ursprünglichen Auftrag und dessen Nachfolgebelegen möglich ist. Bsp.: Innerhalb eines Auftrags wird eine Artikelposition mit folgenden Werten angelegt: - Artikel: x - Menge: 20 to. - Verkaufspreis / ME: 50 EUR - Materialkosten / ME: 20 EUR - Frachtkosten / ME: 0 EUR - weitere Kosten / ME: 0 EUR - Rohgewinn = 20 * * 20 = = 600 EUR (Die Felder Materialkosten, Frachtkosten und weitere Kosten sind neu und unabhängig vom Modul Nachkalkulation nutzbar.) Der Artikel wird vorbestellt und anschließend wird aus diesem Bestellvorschlag eine Bestellung generiert, welche folgene Position enthält: - Artikel: x - Menge: 20 to. - Einkaufspreis / ME: 20 EUR Menge und Einkaufspreis des Artikels sind zu diesem Zeitpunkt noch kalkuliert. Wird die Bestellung in einen Wareneingang und später in einen Rechnungseingang umgewandelt wird Menge und EK-Preis der Artikelposition durch die realen Werte ersetzt, so dass bspw. ein Rechnungseingang mit folgender Position möglich ist: - Artikel: x - Menge: 20 to. - Einkaufspreis / ME: 18,65 EUR - Einkaufspreis = 20 * 18,65 = 373 EUR Stellt man diese Rechnungseingangsposition der ursprünglichen Auftragsposition gegenüber, wird u.a. sichtbar, dass der ursprünglich angenommene Rohgewinn von 600 EUR tatsächlich 627 EUR beträgt. Die Nachkalkulationsauswertung ist im Menü "Auswertungen" unter "Nachkalkulation" verfügbar (Modulaktivierung in der Lizenz vorausgesetzt) HSC GmbH Dürrweitzschen Seite 4 von 6

5 Mahnungen: Texte falscher Mahnstufen Unter Umständen konnte es bislang vorkommen, dass in Mahnungen für Debitoren mit Rechnungen unterschiedlicher Mahnstufen nicht immer die korrekten Mahntexte angezeigt wurden. So konnte es vorkommen, dass wenn für eine hohe Mahnstufe kein Fußtext hinterlegt war, jedoch für eine niedrigere Mahnstufe, dieser Fußtext der niedrigeren Mahnstufe angezeigt wurde. Um dieses Problem zu beheben ist es notwendig, ein neues Mahnformular einzuspielen oder das bestehende Formular geringfügig anzupassen. Um das neue Mahnformular einzuspielen, löschen Sie das bestehende Formular einfach über den Menüpunkt "Extras" > "Eigene Auswertungen" > "erstellen und bearbeiten...". Im sich öffnenden Dialog können Sie das Formular mit dem Titel "Mahnungsdruck" auswählen und über das Mülltonnen-Symbol entfernen. Beim nächsten Mahnungsdruck wird das neue Formular automatisch ins Programm importiert. Bei bestehenden Formularen bietet sich an, eine kleine Änderung direkt innerhalb des Formulars durchzuführen. Öffnen Sie das Formular zum Bearbeiten und gehen Sie auf die Registerseite "Data". Doppelklicken Sie auf das Datensymbol "Mahnung" und tauschen Sie in die fünfte Zeile mit folgendem Code aus: LEFT JOIN MAHNTEXTE T ON (T.MAHNSTUFE = (SELECT MAX(MAHNSTUFE) FROM MAHNPOSITION where (MAHNUNGID = :MAHNUNGID) AND (DEBITOR = :DEBITOR))) Bei Fragen steht Ihnen unser freundlicher Support selbstverständlich gern unterstützend zur Seite. Artikel- und Schlagspezifische Zusatzerfassung in Belegpositionen (Verkauf) Es ist jetzt möglich, Benutzerfelder anzulegen, die in Belegpositionen editiert werden können. Dafür werden im gewünschten Artikel (Stammdaten > Artikel, Reiter "Benutzerfelder") bzw. Schlag (Stammdaten > Kunden > Button "Schläge" > Button "Zusatzerfassung") die gewünschten Benutzerfelder angelegt. Wenn diese Felder nur für einen bestimmten Artikel (statt für alle Artikel) oder bestimmte Schläge (statt für alle Schläge) zur Verfügung stehen sollen, werden muss das Häkchen "Nur für dieses spezifische Objekt" angehakt werden. Dann können in Belegen über den Button "Zusatz-Infos..." (nur verfügbar, wenn es entsprechende Benutzerfelder für den Artikel oder Schlag gibt) zusätzliche Informationen abgespeichert werden. Die Werte werden bei Positionsübernahmen innerhalb von Verkaufsbelegen mit übernommen, ebenso beim kompletten Belegübergang, wenn dies in den "Allgemeinen Voreinstellungen" (Unterseite "Belegübergang") aktiviert ist. Die Funktion steht gegenwärtig nur für Verkaufsbelege zur Verfügung. Bei mehreren identischen EAN-Codes Auswahl des gewünschten Artikels ermöglichen Für den Fall, dass in der Belegerfassung eine mehrfach vergebene EAN genutzt wird (entweder per Tastatur in einer Rechnung - Feld Artikelnummer - Taste F4 oder per Barcode-Scanner) wird nun ein Fenster angezeigt, aus dem die Auswahl des gewünschten Artikels ermöglicht wird. Excel-Export: Kunden, Lieferanten etc. gefiltert nach Excel exportieren HSC-AuftragPlus hat einen neuen Excel-Daten-Export erhalten. Unter "Extras" > "Import/Export" > "Excel-Export" gibt es nun eine übersichtliche Maske, mit deren Hilfe man Daten bequem gefiltert und sortiert in eine Excel-Datei überführen kann. Neben Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Ressourcen-Daten (letztere nur bei aktiviertem Planungsmodul) können auch alle anderen Datentabellen exportiert werden. Für Kunden und Lieferanten gibt es die Möglichkeit, nach Nummer, Suchname, Nachname und Postleitzahl zu filtern sowie inaktive Kunden/Lieferanten auszublenden. Artikel können nach Artikelnummer, EAN-Code, Bezeichnung, EK sowie VK gefiltert werden und inaktive Artikel können auch hier auf Wunsch ausgeblendet werden. Indem man die gewünschten Felder aus der Tabelle auf der rechten Seite auswählt, kann man definieren, welche Spalten der Datentabellen exportiert werden sollen. Eine Sortierung (aufwärts/abwärts) ist möglich, indem die Spaltenköpfe in der Vorschau der Daten angeklickt werden. Mit einem Klick auf "Exportieren" kann die Ausgabedatei definiert werden und das gewünschte Exportformat (XLS/CSV) HSC GmbH Dürrweitzschen Seite 5 von 6

6 Mandantenpasswort Mandanten können jetzt mit einem Passwort geschützt werden. Das Passwort wird beim Öffnen von HSC-AuftragPlus abgefragt, ebenso beim Bearbeiten oder Löschen des Mandanten. Das Passwort kann zurückgesetzt werden, indem der Mandant bearbeitet wird und im entsprechenden Dialog das Passwort heraus genommen wird. Die Passwortverwaltung ist kompatibel mit HSC-FinanzPlus, d.h. wenn ein Mandant in HSC-AuftragPlus mit einem Passwort versehen wird, wird dieses auch in HSC-FinanzPlus abgefragt (und umgedreht) HSC GmbH Dürrweitzschen Seite 6 von 6