SharePoint und InfoPath von Microsoft ein Erklärungsversuch für Anwender

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1 SharePoint und InfoPath von Microsoft ein Erklärungsversuch für Anwender Was ist SharePoint? Dies ist eine berechtigte Frage, die zunehmend von Anwendern gestellt, aber selten zufriedenstellend beantwortet wird. Verweise auf Google und Microsoft führen zu einer Fülle von Informationen, die entweder im allgemeinen Sprachgebrauch der Marketingspezialisten gehalten sind oder zu der Fachterminologie der IT Spezialisten führen. Irgendwo dazwischen suchen wir die Antwort des Anwenders auf die Frage Was kann ich damit machen? oder Was bringt es mir in meiner täglichen Arbeit? Der Name SharePoint kann uns einen ersten Hinweis geben, dass es hier einen Punkt oder Ort gibt, an dem etwas geteilt wird oder wo man an etwas teilnimmt. SharePoint von Microsoft unterstützt die Zusammenarbeit im Team. Es ist zunächst ein leeres System wie alle anderen Produkte von Microsoft. Es wird im Browser aufgerufen und stellt eine Reihe von Funktionen bereit, die es erlauben, dort Dokumente der unterschiedlichsten Formate (PDF, doc, xls, jpg usw.) abzulegen und gemeinsam zu nutzen. Weiterhin können Tabellen individuell erstellt werden, wie wir es von Excel kennen. Diese Tabellen lassen sich auch von Excel oder Access importieren und können dorthin auch auf Knopfdruck exportiert werden. Hinsichtlich der Begrifflichkeit wird in SharePoint von Listen gesprochen, auch wenn sich diese auf den ersten Blick kaum von Excel Tabellen unterscheiden. Die in den SharePoint Listen erfassten Daten werden im Microsoft SQL Server gespeichert. Der Anwender hat zu dieser Datenbank weiter keine Berührungspunkte. Alle Fragen rund um den Microsoft SQL Server wie auch um den SharePoint Server (z.b. Lizenzierung, Versionen, Zugangsberechtigung, Datensicherung usw.) liegen im Verantwortungsbereich der IT. Die standardmäßig vorgegebene Oberfläche ist zunächst zu erkunden, sie weicht aufgrund der Aufgabenstellung natürlich von den bisher von Microsoft bekannten Oberflächen ab. Wir haben hier eine Teamwebsite vor uns, wo bereits ein Ort für Dokumente, ein Kalender, eine Aufgabenliste und ein Diskussionsforum bereitgestellt werden. Diese Teamwebsite kann sofort mit Inhalten gefüllt werden.

2 Sehr schnell entsteht aber der Wunsch, die Dokumentenablage nach den eigenen Bedürfnissen zu strukturieren. Folglich legt man eigene Verzeichnisse und beliebige Unterverzeichnisse an. In gleicher Weise können vorhandene Listen (z.b. Kontakte) als auch selbst erstelle Listen jederzeit um Spalten ergänzt werden. Hinsichtlich ihrer Sortierung, Spaltenanordnung, Spaltenauswahl und Filtereigenschaften können sie beliebig angepasst werden. Diese sogenannten Ansichten lassen sich speichern und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

3 Handelt es sich um eine Liste mit vielen Spalten wird die Erfassung und Bearbeitung in der Tabellenform unübersichtlich und mühsam, so kann man in die sogenannte Standardansicht wechseln, wo nur ein Datensatz angezeigt wird und die Spalteninhalte untereinander angeordnet sind. Jedes Feld kann wie in Excel mit Eigenschaften versehen werden. Eine Definition als Pflichtfeld, Auswahlfeld, Textfeld, Zahl, Datum oder Berechnungsfeld usw. ist möglich. In den Listenansichten können Sortierungen, Summen, Durchschnittswerte, Maximalwerte etc. angezeigt werden. Bei der Eingabe eines Feldes kann auf Daten in einer anderen Liste zugegriffen werden, es können also für die Eingabe Stammdaten in einer anderen Liste existieren, die durchaus von einem anderen Mitarbeiter gepflegt oder die aus einem anderen System eingelesen werden. Alle Daten können auch auf Knopfdruck in Excel und Access exportiert werden. Termine und Aufgaben können in Outlook integriert werden. Dokumente, Zeichnungen, Bilder etc. lassen sich zentral in SharePoint ablegen. Frei definierbare Workflows sichern und beschleunigen die internen Prozesse. Ein differenziertes Berechtigungssystem regelt die Zugriffe auf das System und die gespeicherten Informationen. An dieser Stelle lässt sich erahnen, welch ein mächtiges Werkzeug dem Teamworker mit SharePoint an die Hand gegeben wird.

4 SharePoint stellt eine vollwertige Entwicklungsplattform für eine schnelle und flexible Anwendungsentwicklung dar. Konfigurieren statt programmieren läutet eine neue Ära im Bereich der Softwareentwicklung ein. Der Anwender erhält ausschließlich die Datenfelder und Funktionen, die er tatsächlich benötigt nicht mehr und nicht weniger. Design und Inhalte werden firmenspezifisch konfiguriert. Die Kostenersparnis gegenüber herkömmlichen Anwendungsprogrammen ist signifikant. SharePoint + InfoPath Haben wir mit SharePoint schon ein mächtiges und effizientes Werkzeug an der Hand, wo gemeinsame Informationen verwaltet und je nach Bedarf bereitgestellt werden, so soll nun ein weiteres Office Produkt von Microsoft angesprochen werden. InfoPath ist in Office 2010 professional plus von Microsoft enthalten. Mit diesem Tool können elektronische Formulare erstellt werden. Bekannt sind die interaktiven PDF Formulare, wo man Eingaben machen, vorgegebene Begriffe auswählen kann, die Zahlen sofort zu einem sichtbaren Ergebnis berechnet und Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden (z.b. Steuererklärung). Mit InfoPath lassen sich ebensolche interaktiven elektronischen Formulare erstellen. Die Felder im InfoPath Formular lassen sich mit den o.g. SharePoint Listen verknüpfen. Die Inhalte einer oder mehrerer SharePoint Listen lassen sich damit nicht nur in der oben beschriebenen Tabellensicht darstellen, sie lassen sich als Formular im gewünschten Design präsentieren. Noch wichtiger als die Darstellung ist die anwenderfreundliche Erfassung von Daten mit Hilfe eines InfoPath Formulars. Wird z.b. ein Mitarbeiter ausgewählt, können auch gleich weitere Kontaktdaten (Telefon, etc.) aus der Liste in das Formular eingelesen werden. Innerhalb der Formularerfassung kann auf unterschiedliche SharePoint Listen Bezug genommen werden. Berechnungen und Plausibilitätsprüfungen können im Formular geregelt werden. Das elektronische InfoPath Formular ersetzt im Vergleich zu den herkömmlichen Anwendungsprogrammen die bisher programmierten Erfassungs und Bearbeitungsmasken. Der Anwender erhält nur die Informationen auf dem Formular, die er benötigt. Die Anordnung und Darstellung erfolgt in Anlehnung an die praktizierte Arbeitsweise.

5 Die nachfolgenden Abbildungen sind Muster und Kundenbeispiele aus dem Bereich des Einkauf, der Lagerverwaltung und der Vertragsverwaltung: Beispiel: Erfassung einer Bestellung mit InfoPath Formular Beispiel: Erfassung eines Vertrages mit InfoPath Formular

6 Beispiel: Kundenmuster individuell mit InfoPath gestaltet Die Stammdaten liegen in einfachen SharePoint Listen (vergleichbar mit Excel Listen) und werden dort gepflegt. Ein Einlesen, z.b. von Kreditoren und Debitoren aus Excel oder Access ist durch die Integration der Office Produkte möglich. Ebenso können alle Daten, die in SharePoint erfasst wurden, auch auf Knopfdruck in Excel und Access exportiert werden. Im folgenden Beispiel geht es um die weltweite Erfassung von Verträgen, die schnell gefunden und durch Anklicken aufgerufen werden können. Termine und Fristen werden per erinnert und/oder es werden Einträge im Kalender/der Aufgabenliste erstellt. Diese werden in Outlook integriert. Es kann nach einem oder auch mehreren Kriterien gefiltert werden (hier nach GBS GmbH ). Durch Anklicken wird der Vertrag in der Bearbeitungsmaske aufgerufen und kann bearbeitet werden.

7 Beispiel: Kundenmuster Hauptmenü einer Lagerverwaltung mit InfoPath gestaltet Beispiel: Kundenmuster Bearbeitungsmaske mit InfoPath gestaltet

8 Zusammenfassung Was ist SharePoint Wozu dient SharePoint Welchen Nutzen bringt SharePoint SharePoint ist eine fertige Benutzeroberfläche für Anwender, die es gewohnt sind, mit Excel oder anderen Microsoftprodukten zu arbeiten. Sie enthält alle Funktionen zur Bearbeitung und Bereitstellung von Daten im Team. Personen, Prozesse und Informationen werden optimal miteinander verbunden. SharePoint gibt allen Nutzern die Möglichkeit entsprechend ihren jeweiligen Rechten Daten und Informationen gemeinsam zu bearbeiten und zu nutzen. Die Bearbeitung erfolgt in Tabellenform, einfachster Formularform oder individuellen Formularen, die mit InfoPath erstellt werden. Mit SharePoint können beliebige Daten in kürzester Zeit bereitgestellt werden. Ohne Programmierung können neue Tabellen, Spalten und Auswertungen hinzugefügt werden. Von der Bereitstellung einfacher Tabellen bis hin zur Abbildung kompletter Geschäftsprozesse lassen sich Anwendungen schnell und günstig konfigurieren. Welche Perspektiven bietet SharePoint SharePoint revolutioniert die IT von der Anwenderseite. Die kostenintensive Anwendungsprogrammierung wird durch eine einfache, schnelle und kostengünstige Anwendungskonfiguration abgelöst. Die Integration in die anderen Office Produkte von Microsoft bietet ein breites Spektrum von Möglichkeiten. Microsoft InfoPath e Formulare Bearbeiten beliebiger Daten in gewohnter Formularsicht im firmenspezifischen Design Microsoft SharePoint Tabellen + Standardformulare Bearbeiten beliebiger Daten in Tabellenund Formularsicht (Standard). Microsoft SQL Server Bei weiteren Fragen erreichen Sie uns unter den unten angegebenen Kontaktdaten

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