OPTIMIEREN SIE IHRE FINANZPROZESSE MIT ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) Die 8 größten Vorteile

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Adolf Schmitt
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1 OPTIMIEREN SIE IHRE FINANZPROZESSE MIT ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) Die 8 größten Vorteile

2 Die (Teil-)Automatisierung von Finanzprozessen gehört mittlerweile in vielen Unternehmen zum Standard. Dennoch gibt es nach wie vor Potenziale für eine weitere Steigerung des Automatisierungsgrads, die bisher nicht genutzt wurden sei es, weil eine Automatisierung bestimmter Schritte zu aufwendig oder schlicht nicht möglich gewesen ist. Mit Robotic Process Automation (RPA) können Unternehmen zahlreiche dieser Schritte jetzt schnell und unkompliziert automatisieren. So lassen sich beispielsweise mit der RPA-Lösung Kofax Kapow die eine ideale Ergänzung zum SAP-zertifizierten ReadSoft Process Director darstellt ganz nach Bedarf und ohne Programmierkenntnisse beliebig viele Software-Roboter erstellen. Diese übernehmen regelbasierte, sich wiederholende Tätigkeiten und können beispielsweise Informationen abgleichen, verifizieren oder bestimmte Daten auf Websites, in Portalen, Datenbanken etc. recherchieren und von einem Ort an einen anderen kopieren. Sie möchten Ihre Finanzprozesse durch den Einsatz von RPA-Technologie noch effizienter gestalten? Lesen Sie jetzt, von welchen Vorteilen Ihr Unternehmen dabei in jedem Fall profitiert!

3 VORTEIL 1: STEIGERUNG DER PRODUKTIVITÄT Wenn Finanzprozesse automatisiert werden, macht sich dies insbesondere bei der Produktivität bemerkbar. Die mit Kofax Kapow erstellten Software- Roboter sind 24 Stunden, 7 Tage die Woche und 52 Wochen im Jahr im Einsatz. So müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht um repetitive und zeitraubende Aufgaben kümmern, sondern haben mehr Zeit für anspruchsvolle, wertschöpfende Tätigkeiten. BEISPIEL: Automatisierung von Portal-Abfragen. Da immer mehr Unternehmen eigene, webbasierte Self-Service- Produkte einführen, über die sie Informationen und Dokumente mit Kunden und Lieferanten teilen, müssen sich Mitarbeiter regelmäßig in verschiedene Portale einloggen. Hier prüfen sie, ob aktuelle Daten bzw. Dokumente für die Weiterverarbeitung vorliegen. Es lassen sich für den automatisierten Datentransfer zwar Schnittstellen programmieren, allerdings bedeutet dies bei der permanent wachsenden Anzahl an Kunden- und Lieferantenportalen erhebliche finanzielle und zeitliche Aufwände (Vergl. Punkt 3). Mit Kofax Kapow lassen sich ohne Programmierkenntnisse Software- Roboter erstellen, die Schritt für Schritt genau die Tätigkeiten übernehmen, die sonst ein Mitarbeiter ausführt. Die Roboter holen beispielsweise zu vorgegebenen Zeiten Rechnungen, Bestellungen, Angebote, Bestell- und Auftragsbestätigungen etc. aus Portalen ab oder hinterlegen sie dort.

4 VORTEIL 2: REDUZIERUNG DER BEARBEITUNGSZEITEN Dank automatisierter Prozesse beschleunigen Sie zahlreiche Bearbeitungsschritte erheblich und reduzieren dadurch z.b. auch die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen spürbar. So profitieren Sie nicht zuletzt von der Option einer besseren Skonto-Ausnutzung und einem optimierten Cash-Flow.

5 VORTEIL 3: SENKUNG DER ENTWICKLUNGSKOSTEN Da Sie die Software-Roboter problemlos gemäß dem eigenen Bedarf erstellen können, lassen sich Prozesse individuell aufsetzen und definieren. Dadurch werden aufwendige Re-Engineering-Prozesse obsolet. Darüber hinaus ersparen Sie sich in vielen Fällen aufwendige Schnittstellen-Programmierungen beispielsweise für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen oder Portalen.

6 VORTEIL 4: MEHR TRANSPARENZ UND SICHERHEIT Für viele Anwender spielt insbesondere die deutlich höhere Prozesstransparenz, die durch Automatisierung erzielt wird, eine entscheidende Rolle. Die digitalen, automatisierten Prozesse ermöglichen eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Bearbeitungsschritte. Zudem können Sie jederzeit den Bearbeitungsstatus aller Dokumente einsehen und nachvollziehen. Ein rollenbasierter Zugriff sowie vollständige Protokolle aller Transaktionen sorgen für Transparenz und Sicherheit. Beim Zugriff auf Websites und Webservices erfolgt die Authentifizierung durch Benutzerkennung/Passwort, Standardauthentifizierung, NTML, OAuth oder mittels digitaler Zertifikate.

7 VORTEIL 5: OPTIMALE DATENQUALITÄT Ein weiterer Vorteil der Automatisierung von Finanzprozessen mit RPA- Technologie ist die zentrale, personenunabhängige Datenverfügbarkeit. Zudem stehen Ihnen jederzeit aktuelle Daten zur Verfügung, da diese regelmäßig von den Software- Robotern überprüft werden, einschließlich automatisierter Konsistenz- und Dublettenprüfungen. BEISPIEL: Die Prüfung und Aktualisierung von Stammdaten. In vielen Unternehmen werden Stammdaten aufgrund mangelnder zeitlicher und personeller Ressourcen nicht in dem eigentlich erforderlichen Umfang überprüft. Mithilfe der RPA-Lösung Kofax Kapow können Sie die in Ihrem Unternehmen vorliegenden Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Partnern etc. ohne zusätzlichen personellen Aufwand auf Ihre Aktualität hin überprüfen. Die Roboter gleichen sämtliche Kontaktdaten zu vorgegebenen Zeiten äußerst zuverlässig, schnell und revisionssicher gegen definierte Datenbanken und Sanktionslisten ab.

8 VORTEIL 6: MINIMIERUNG DER FEHLERQUOTE Jeder weiß es aus Erfahrung: Manuelle Arbeitsschritte sind fehleranfällig. Insbesondere bei hoher Arbeitsbelastung der Mitarbeiter sind Fehler bei der manuellen Datenerfassung und -übertragung auf Dauer fast unvermeidbar. Durch die Automatisierung mittels RPA können Sie diese Fehlerquellen ausschließen. Die Software-Roboter arbeiten zudem ausschließlich nach den vorgegebenen Regeln und Workflows, sodass die Einhaltung sämtlicher Compliance- Vorgaben sichergestellt ist. BEISPIEL: Erstellung von Finanzabschlüssen. Die mit Kofax Kapow erstellten Software-Roboter arbeiten Aufgaben im Rahmen von Finanzabschlüssen extrem schnell und vor allem in der richtigen Reihenfolge ab. Die Prüfung von Kontoständen und -daten, Abholung und Prüfung von Daten aus unterschiedlichen System- und Datenquellen sowie die Übertragung bestimmter Daten von einer definierten Quelle an eine andere (z.b. PDF-Anhänge, aber auch feldbasierte Daten in Excel-Sheets) werden automatisiert, fehlerfrei und Compliance-konform ausgeführt.

9 VORTEIL 7: FLEXIBLE ERGÄNZUNG BESTEHENDER SYSTEME Die RPA-Lösung Kofax Kapow ergänzt Ihre bestehende Systemlandschaft ideal ob ERP- und CRM-Systeme, Portal-Lösungen oder e-invoicing-plattformen. Die Lösung ist unabhängig von der verwendeten Technologie einsetzbar und unterstützt eine Vielzahl von Unternehmensstandards.

VORTEIL 8: HOHE BENUTZERFREUNDLICHKEIT Kofax Kapow ermöglicht Ihnen eine einfache und schnelle Erstellung bedarfsgerechter Software- Roboter spezielle Programmierkenntnisse sind nicht

10 VORTEIL 8: HOHE BENUTZERFREUNDLICHKEIT Kofax Kapow ermöglicht Ihnen eine einfache und schnelle Erstellung bedarfsgerechter Software- Roboter spezielle Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Server-Architektur der Lösung erlaubt darüber hinaus eine zentrale Ausführung der Software- Roboter, sodass eine komfortable Verwaltung, Steuerung und Überwachung sichergestellt sind.

11 Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte unsere lokalen Niederlassungen in Neu-Isenburg: Wien: Zürich: Oder senden Sie uns eine an Jay.Kumar@kofax.com

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