Wirtschaft und Schule als Partner (WSP)

Transkript

1 Wirtschaft und Schule als Partner (WSP) Handbuch für Benutzer Kommune Verfasser: Trisinus GmbH & Co. KG Stand: 10. Dezember 2014 Im Auftrag der Bezirksregierung Münster

2 Bearbeitung durch den WSP-Mandanten Jeder WSP-Mandant (= Kommune o.ä.) erhält einen Redakteurszugang, um die pflegbaren Inhalte der eigenen Mandanten-Website bearbeiten zu können. Grundsätzlich unterteilen sich die Inhalte in zwei Bereiche: Inhaltsseiten: Hier können Texte, Bilder und Verlinkungen in die Website eingepflegt bzw. bearbeitet werden. Datenbank: Hier werden die Zugänge für Schulen & Unternehmen sowie deren Basis-Datenbestand verwaltet. Die WSP-Website wurde mit dem Content Management System TYPO3 realisiert. Alle Bearbeitungen durch den WSP-Mandanten erfolgen im Verwaltungsbereich von TYPO3, im Backend. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im TYPO3-Backend an. Die benötigten Daten werden Ihnen von dem Anbieter des WSP-Auftritts zur Verfügung gestellt. Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie das TYPO3-Backend mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Seiten und Ordnern. Am linken Fensterrand erscheinen die Module. Über das Modul Seite bearbeiten Sie die Seiten, während das Modul Liste für die sogenannten System-Ordner der Datenbank zur Verfügung steht. Im Seitenbaum stehen Ihnen die Seiten zur Verfügung, die Sie bearbeiten dürfen. Alle anderen Seiten werden mit zentralen Inhalten oder dynamisch durch Applikationen gefüllt. S. 2 von 10

3 Bearbeitung von Inhaltsseiten Dokumentation Wirtschaft und Schule als Partner (WSP) Wählen Sie in der Modulleiste zunächst das Untermodul Seite. Rechts neben der Modulleiste erscheint daraufhin der für Sie bearbeitbare Seitenbaum. Klicken Sie im Seitenbaum auf den Namen(!) der Seite, welche Sie bearbeiten möchten. Rechts neben dem Seitenbaum erscheint daraufhin eine Überblicksdarstellung der gewählten Website. Im Inhaltsbereich finden Sie ein oder mehrere Inhaltselemente. Jedes Inhaltselement besteht in der Regel aus einem umgebenden Element Container und darin enthaltenen Inhaltselementen. Die Inhaltselemente (Texte, Bilder) können und dürfen Sie als Redakteur bearbeiten, den umgebenden Element Container dagegen nicht! Falls beim Einpflegen etwas schief geht, sehen Sie bitte den Punkt Troubleshooting. Die Seite Startseite Hier finden sich drei Anreißer-Texte mit Bild wieder, die jeweils auf die Seiten Unternehmen, Schulen sowie Tipps für Bewerber verlinken. Tauschen Sie den Blindtext (Lorem ipsum ) gegen einen neuen Text aus. Bei der Verwendung von neuen Bildern ist unbedingt darauf zu achten, dass Sie die nötigen Bildrechte erworben haben! Eventuell verlangt der Anbieter zudem einen Vermerk. Erkundigen Sie sich darum genau beim Bildanbieter. Inhalte bearbeiten Sie mit dem gelben Stift-Symbol, welches bei jedem Überfahren mit der Maus im BE (= Backend) über jedem Inhaltselement erscheint. Die Symbole sind weitgehend selbsterklärend und werden ergänzend beim Überfahren mit der Maus durch einen Tool-Tipp erklärt. S. 3 von 10

4 Jeder der drei genannten Anreißer-Texte endet mit einem Link auf die entsprechende Seite des Portals. Um den Link möglichst einfach bearbeitbar zu machen, ist im Text jeweils nur ein kurzes Stück Platzhaltertext enthalten, welches automatisch gegen den benötigten Link ausgetauscht wird: {link_unternehmen} wird durch die Verlinkung zur Seite "Unternehmen" ersetzt. {link_schulen} wird durch die Verlinkung zur Seite "Schulen" ersetzt. {link_tipps_fuer_bewerber} wird durch die Verlinkung zur Seite "Tipps für Bewerber" ersetzt. Die Seite Initiatoren Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, sich und Ihr Projekt darzustellen. Oben findet sich wieder ein Anreißer-Text, den Sie durch Ihren individuellen Text ersetzen. Rechts dazu binden Sie beispielsweise ein Foto aller Personen ein, die als Initiatoren gelten. Das Bild wird in den Maßen 397 Pixel (Breite) und 151 Pixel (Höhe) benötigt. Passen Sie die Grafik gegebenenfalls mit einem geeigneten Bildbearbeitungsprogramm an. Die Seite Aktuelles Diese Seite enthält bereits einen für alle Kommunen identischen, zentral gepflegten Inhalt der Bundesagentur für Arbeit mit Link auf die Veranstaltungsdatenbank der Bundesagentur. Dieser Inhalt ist für Sie im BE (Backend) nicht zu sehen und somit auch nicht bearbeitbar. Ihre Inhalte werden unter diesem Inhalt dargestellt, soweit Sie hier noch Inhalte ergänzen möchten. Die Seite Kontakt Diese Seite enthält wieder den Anreißer-Text, den Sie durch Ihren individuellen Text ersetzen, sowie rechts dazu ein Bild. Darunter ersetzen Sie den Blindtext (Lorem ipsum ) wieder durch Ihren individuellen Text. Außerdem sind Vorlagenbilder eingefügt, die später das Gesicht der Kontaktperson zeigen soll. Dieses Bild beschneiden Sie idealerweise in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm auf 150 x 150 Pixel. Die Seite Header-Inhalt Hier ist Platz für optionale zusätzliche Informationen der Betreiber-Kommune, welche oberhalb der eigentlichen WSP-Website ausgegeben werden. S. 4 von 10

5 Bearbeitung der Datenbank (System-Ordner) Im Ordner [Datenbank] befinden sich drei weitere Ordner. Ordner enthalten gewöhnlich keine Inhaltselemente, sondern werden zum Sammeln anderer Arten von Datensätzen verwendet. Wählen Sie in der Modulleiste zunächst das Untermodul Liste. Rechts neben der Modulleiste erscheint darauf der für Sie bearbeitbare Seitenbaum. Klicken Sie im Seitenbaum auf den Namen(!) des Ordners, den Sie bearbeiten wollen. Rechts neben dem Seitenbaum erscheint daraufhin eine tabellarische Darstellung des Ordner-Inhalts. Die Einpflege von Schulen und Unternehmen erfolgt hier in zwei Schritten: 1. Legen Sie eine Schule oder ein Unternehmen im gleichnamigen Systemordner an. 2. Legen Sie einen Frontend-Benutzer samt Zugangsdaten an und weisen Sie diesem eine Schule oder ein Unternehmen zu. WICHTIG: Als Redakteur können Sie im TYPO3-Backend nur wenige Angaben zu Schulen oder Unternehmen machen. Die eigentliche Einpflege von Adress- und Kontaktdaten erfolgt im Frontend über den Schul- oder Unternehmenszugang. Tragen Sie deshalb diese Daten nicht in das Beschreibungsfeld ein, dafür ist dieses nicht vorgesehen! Ordner Unternehmen Bevor ein Unternehmen seine Daten im Frontend (auf der Webseite) bearbeiten kann, muss das Unternehmen zunächst von Ihnen angelegt werden. Dies geschieht im System- Ordner "Unternehmen": 1. Wählen Sie das Modul Liste, falls Sie das nicht bereits getan haben. 2. Klicken Sie im Seitenbaum auf den Namen des System-Ordners Unternehmen. Im Inhaltsbereich erscheint daraufhin die Tabelle Unternehmen. Machen Sie weiter mit Punkt 3.a. Falls zu Projektbeginn noch keine Tabelle existiert, machen Sie weiter mit Punkt 3.b 3. Anlegen eines neuen Eintrags: a) Unterhalb der Titelspalte der Tabelle findet sich eine Schaltfläche in Form einer Seite mit einem davor stehenden, grün umrandeten Pluszeichen. Klicken Sie dieses an. b) Falls noch keine Tabelle existiert, müssen Sie ein erstes Unternehmen anlegen. Klicken Sie dazu im Kopfbereich der Seite auf die Schaltfläche in Form einer Seite mit einem davor stehenden, grün umrandeten Pluszeichen. Klicken Sie anschließend auf das angebotene Datensatz-Objekt 3s - WSP Unternehmen. 4. Es erscheint ein Eingabeformular, geben Sie hier den Firmennamen ein. Die textliche Beschreibung und eine passende Bilddatei werden später vom Unternehmen selbst hinzugefügt. S. 5 von 10

6 5. Zwei weitere Optionen können Sie sofern verfügbar bei Bedarf aktivieren: a) Für die Stellensuche den Mandantenstandort nutzen: Diese Auswahl legt fest, ob bei der Suche nach Ausbildungspätzen die Postleitzahl des Unternehmens (kein Häkchen) oder die der WSP-Kommune (Häkchen) verwendet werden soll. Der Vorgabewert ist die Adresse des Unternehmens. b) Für verbundene Mandanten freigeben: Setzt voraus, dass Sie das Feature "Verbundene Mandanten" einsetzen, mit dem sich entsprechend kooperierende Gemeinden gegenseitig Ihre Unternehmen und Schulen freigeben. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird der entsprechende Eintrag in den WSP-Portalen aller verbundenen Mandanten sichtbar. Diese Option ist in erster Linie für kleinere Nachbargemeinden gedacht, die gemeinsam Schul- und Unternehmensangebote nutzen. 6. Speichern und schließen Sie das Formular, indem Sie ober halb des Formularbereichs auf die Schaltfläche einer Diskette mit davor stehendem gerahmtem X klicken. Fertig! Bereits bestehende Einträge können Sie durch Anklicken des gelben Editierstifts zur Bearbeitung öffnen. Das Speichern erfolgt wie oben beschrieben. Jeder Eintrag kann zudem durch Anklicken des Lampen-Symbols deaktiviert/aktiviert bzw. durch Anklicken des Mülleimer-Symbols gelöscht werden. Sollten die genannten Symbole für Sie nicht zu sehen sein, aktivieren Sie bitte unterhalb der Tabelle die Checkbox Erweiterte Ansicht. Ordner Schulen Bevor eine Schule ihre Daten im Frontend (auf der Webseite) bearbeiten kann, muss die Schule zunächst von Ihnen angelegt werden. Dies geschieht im System-Ordner "Schule". Gehen Sie dazu ebenso wie im vorstehenden Punkt Ordner Unternehmen beschrieben vor, wobei Sie an Stelle des Unternehmens eine Schule anlegen! Zwei weitere Optionen können Sie sofern verfügbar bei Bedarf aktivieren: Für verbundene Mandanten freigeben: Setzt voraus, dass Sie das Feature "Verbundene Mandanten" einsetzen, mit dem sich entsprechend kooperierende Gemeinden gegenseitig Ihre Unternehmen und Schulen freigeben. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird der entsprechende Eintrag in den WSP-Portalen aller verbundenen Mandanten sichtbar. Diese S. 6 von 10

7 Option ist in erster Linie für kleinere Nachbargemeinden gedacht, die gemeinsam Schulund Unternehmensangebote nutzen. Kontakt Berufsfelderkundung: Im Rahmen der Landesinitiative zur Berufsfelderkundung sollen Schulen einen innerschulischen Ansprechpartner benennen. Tragen Sie hier sofern bekannt dessen adresse ein. Schulen können dieses Feld aber auch selbst bearbeiten. Ordner Frontend Benutzer Nachdem Sie ein Unternehmen oder eine Schule angelegt haben, müssen Sie für diese abschließend einen Website-Benutzer anlegen, dem Sie das Unternehmen oder die Schule zuordnen. (Die Begriffe Frontend-Benutzer und Website-Benutzer werden im WSP- Portal synomym verwendet. Dieser Ordner zeigt Ihnen Ihre Frontend-Benutzer. Frontend-Benutzer sind Nutzer, die sich auf der Webseite selber (jedoch nicht wie Sie im TYPO3-Backend!) anmelden und dort ihre jeweiligen Daten bearbeiten können. Diese Nutzer sind Schulen und Unternehmen. Die Einpflege und Bearbeitung von Frontend-Benutzern erfolgt ebenso wie zuvor für Unternehmen beschrieben. In Ordner Frontend Benutzer legen Sie Benutzer an und weisen diesen Benutzernamen und Passwort für das spätere Einloggen des Benutzers (Schule bzw. Unternehmen) im der WSP-Webseite zu. Die Zugangsdaten sollen keine Sonderzeichen enthalten, beschränken Sie sich hier bitte auf das lateinische Alphabet und die Ziffern (a-z, A-Z, 0-9). Wählen Sie die dazugehörige Benutzergruppe aus, also entweder Schule oder Unternehmen. Unter dem Erweitert-Karteireiter ordnen Sie anschließend dem Frontend-Benutzer eine S. 7 von 10

8 Schule oder ein Unternehmen zu. Deren/dessen Daten darf der Benutzer später in der Website wie bereits oben erwähnt bearbeiten! Zudem haben Sie die Möglichkeit, für Unternehmen die Checkbox Darf weitere Unternehmensorte anlegen zu aktivieren. Unternehmen mit diesem Recht können mehr als einen Standort angeben, wobei die Standorte auch außerhalb der bestehenden Mandantenkommune liegen dürfen. Bei Eingabe eines Angebots (Praktikumsbörse, Unterrichtsangebote, Angebote zur Berufsfelderkundung) kann das Unternehmen dann festlegen, für welchen Standort dieses gilt. Jeder Benutzername kann nur einmal vorkommen. Sollte der von Ihnen eingegebene Benutzername bereits an anderer Stelle im WSP-Portal verwendet werden, hängt das CMS automatisch eine numerische Erweiterung an den eingegebenen Benutzernamen. Kontrollieren Sie deshalb nach dem Speichern, ob der Benutzername eventuell entsprechend erweitert wurde. Dateien verwalten Falls Sie zusätzliche Dateien benötigen (web-geeignete Grafiken, PDF), können Sie diese im Modul Dateiliste in die Website hochladen. Achtung: Das Hochladen und Einbinden von Dateien setzt mehr als nur Basis-Kenntnisse im Umgang mit TYPO3 voraus. Diese Funktionalität wird nicht zwingend benötigt und sollte nur dann genutzt werden, wenn ein entsprechend TYPO3-erfahrener Mitarbeiter die Tätigkeit ausführen kann. Sonderfall: Berufsberater der Arbeitsagenturen Im Regelfall ist für Ihr WSP-Portal das Modul Berufsberater der Arbeitsagenturen freigeschaltet. Damit Sie diese Funktionalität in Betrieb nehmen können, ist für Ihre lokale Arbeitsagentur ein Website-Zugang anzulegen, so dass die Arbeitsagentur für die vorhandenen Schulen Berufsberater eintragen kann. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Legen Sie nach dem üblichen Verfahren im Ordner Frontend Benutzer einen Website- Benutzer für die Arbeitsagentur an: Tragen Sie den gewünschten Benutzernamen sowie das Kennwort ein und weisen Sie die Benutzergruppe Arbeitsagentur vor Ort zu. Weitere Einstellungen sind nicht nötig. Teilen Sie dem zuständigen Mitarbeiter der Arbeitsagentur die Zugangsdaten mit. Die benötigten Kontaktdaten erhalten Sie von Trisinus. Die WSP-Benutzeroberfläche für die Arbeitsagenturen ist weitgehend intuitiv nutzbar, die benötigte Dokumentation kann hier heruntergeladen werden: S. 8 von 10

9 Sonderfall: ZDI-Einrichtungen Falls in Ihrer Kommune eine der ZDI-Einrichtungen (Initiative Zukunft durch Innovation ) angesiedelt ist, die in der Seite Hoschschulen / ZDI aufgeführt sind, können Sie der ZDI- Einrichtung eine aktive Teilnahme am WSP-Portal ermöglichen. Kontaktieren Sie dazu bitte zunächst das betreffende ZDI-Zentrum oder ZDI-Schülerlabor, ob von seiner Seite ein Interesse besteht, Angebote und/oder Inhalte ins WSP-Portal einzustellen. Um im Bedarfsfall einen Zugang einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie für die ZDI-Einrichtung wie für ein Unternehmen zunächst den Unternehmensund den Website-Benutzer-Eintrag an. Dadurch kann die ZDI-Einrichtung bei Bedarf Unterrichts- und Praktikumsangebote einstellen. Benachrichtigen Sie Trisinus kurz per welche bestehende ZDI-Einrichtung mit welchem von Ihnen erstellten Unternehmenseintrag verbunden werden soll. Trisinus wird daraufhin die Zuordnung der ZDI-Einrichtung zu dem von Ihnen erstellten Unternehmenseintrag durchführen. Nach Rückmeldung von Trisinus können Sie der ZDI-Einrichtung seine Zugangsdaten zusenden. Die ZDI-Einrichtung kann sich damit in Ihrem WSP-Portal anmelden und dort ihre Daten bearbeiten. Troubleshooting Unternehmen oder Schule kann sich nicht anmelden Wenn sich eine Schule oder ein Unternehmen nicht mit seinen Login-Daten anmelden kann, kann dies erfahrungsgemäß nur zwei Gründe haben: Die zugesandten Login-Daten sind falsch. Haben Sie sich eventuell vertippt? Falls die Daten definitiv korrekt sind, fragen Sie bitte nach, ob der Nutzer die Daten per Copy & Paste-Verfahren in das Anmeldeformular einträgt. Beim Übertragen auf diesem Weg wird häufig ein zusätzliches Leerzeichen mitgenommen, welches den Login-Vorgang scheitern lässt. Die Login-Daten sollen deshalb von Hand eingetippt werden. Damit der Login-Vorgang klappt, muss der vom Nutzer verwendete Web-Browser in der Lage sein, Cookies auf die Festplatte zu schreiben. Manchmal ist dies aufgrund restriktiver Rechtesetzung in einem Unternehmens- oder Schul-Netzwerk nicht erlaubt. Unternehmen oder Schulen können ihre Daten nicht bearbeiten Schulen und Unternehmen müssen Sie in einem zweistufigen Vorgang anlegen. Wenn eine Schule oder ein Unternehmen sich zwar anmelden, dann aber nicht seine Daten be- S. 9 von 10

10 arbeiten kann, wurde der Vorgang nicht bis zu Ende durchgeführt. Meistens liegt es daran, dass der Website-Benutzer nicht mit der zugehörigen Schule oder dem zugehörigen Unternehmen verbunden wurde. Sehen Sie dazu weiter oben den entsprechenden Punkt in der Dokumentation. Inhaltselement ist im TYPO3-Backend nicht zu sehen Haben Sie einen Inhalt eingepflegt, gespeichert und trotzdem ist dieser im TYPO3-Backend nicht zu sehen? Dann wurde der Inhalt wahrscheinlich am falschen Ort abgelegt. Erzeugen Sie Inhalte stets innerhalb des Inhaltselements Container und achten Sie darauf, dass die im Eingabeformular vorausgewählte Spalte NESCEFE nicht verändert wird. Falls dies doch einmal passiert sein sollte, müssen Sie sich zunächst Ihren Inhalt zurückholen. Und das geht so: Wechseln Sie vom Modul Web / Seite zum Modul Web / Liste. In der Tabelle Seiteninhalt werden alle in dieser Seite existierenden Inhaltselemente angezeigt, auch das im Modul Seite nicht angezeigte. Öffnen Sie das betreffende Inhaltselement zur Bearbeitung. Wählen Sie im Karteireiter Allgemein im Feld Spalte den Wert NESCEFE aus, anschließend speichern und schließen Sie das Element. Das Inhaltselement sollte nun im Seiten-Modul zu sehen sein. Falls dies nicht der Fall ist, kehren Sie noch einmal ins Listen-Modul zurück. Über die Checkbox Erweiterte Ansicht haben Sie die Möglichkeit, zu jedem Seiteninhalt Bearbeitungsschaltflächen angezeigt zu bekommen. Hier finden sich auch Pfeil-Buttons, um die Sortierreihenfolge zu ändern. Verändern Sie über diese Schaltflächen die Positionierung Ihres Elements und kehren Sie anschließend zur ursprünglichen Position zurück. Das sollte es gewesen sein! S. 10 von 10