5.1.1 Beispiel 70: Das Berechtigungssystem aktivieren

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1 Access 2003 Professional 5 Zugriffsrechte verwalten Access lässt sich sowohl als persönlicher Datenmanager, als auch für die gemeinsame Nutzung in Arbeitsgruppen einsetzen. Sind die Nutzerzahl und der Umfang der Datenbank nicht zu groß, so kann Access auch problemlos im Netz betrieben und von vielen Benutzern gleichzeitig verwendet werden. Reicht es bei einer Desktop-Datenbank in der Regel aus, die Datenbank mit einem Besitzerkennwort zu versehen, so können die Anforderungen in einer Mehrbenutzerumgebung deutlich komplexer sein. Die Anforderung lautet hier oft, den Anwendern unterschiedliche Berechtigungen zu geben. Häufig sind z. B. bestimmte Benutzer bzw. Benutzergruppen für die Pflege der Daten verantwortlich, während andere sich ausschließlich um die Auswertungen bzw. die Berichtserstellung kümmern. In Access ist es möglich, der ersten Gruppe die vollständigen Rechte für das Anlegen, Ändern und Löschen von Datensätzen zu geben, während die zweite Gruppe auf das Lesen der Daten eingeschränkt wäre. In den nächsten Abschnitten lernen Sie die Konzepte und Einsatzmöglichkeiten des Access- Berechtigungssystems genau kennen. Sie bauen anhand von Beispielen für die Stadtlupe-Datenbank ein passendes Berechtigungsschema auf. 5.1 Das Berechtigungssystem einsetzen Einen einfachen Schutz einer persönlichen Access Datenbank erzielen Sie durch die Vergabe eines Datenbankkennwortes. Sie finden diese Möglichkeit unter Extras/Sicherheit/Datenbankkennwort festlegen. Natürlich ist dieses Verfahren nicht für größere Benutzergruppen und die Einrichtung eines abgestuften Berechtigungssystems geeignet. Im folgenden Beispiel aktivieren Sie daher das Access Schutzsystem. Die Besonderheit hierbei ist: Ist das Berechtigungssystem einmal aktiviert, so werden Sie unabhängig von der verwendeten Datenbank bei jedem Start von Access nach einem Anmeldenamen und einem Kennwort gefragt. Das System funktioniert also datenbankübergreifend! Beispiel 70: Das Berechtigungssystem aktivieren 1. Öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 2. Wählen Sie unter Extras/Sicherheit den Befehl Benutzer- und Gruppenkonten aus. 3. Wechseln Sie in das Register Anmeldungskennwort ändern. 4. Als Benutzername ist Administrator vorgegeben. Dies ist der Standardnutzer in einem ungeschützten Access-System. Der Access-Administrator kann das Access-System vollständig verwalten. Er ist der Superuser des Systems mit uneingeschränkten Befugnissen. Im oberen Feld könnten Sie jetzt das alte Kennwort eintragen, wenn es eines gäbe. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 1 / 77

2 Abb 302 Hier ändern Sie das Anmeldungskennwort. 5. Geben Sie als Neues Kennwort sesam ein. 6. Wiederholen Sie diesen Eintrag unter Bestätigen. Achten Sie dabei auf die exakte Schreibweise sowie darauf, dass Caps Lock (Grosschreibfunktion auf der Tastatur) ausgeschaltet ist. 7. Beenden Sie nach OK MS Access Beispiel 71: Eine mit einem Kennwortschutz versehene Datenbank öffnen 1. Starten Sie MS Access. 2. Öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 3. Geben Sie als Name Administrator und als Kennwort sesam ein. 4. Mit OK gelangen Sie in die Datenbank. Abb 303 Obwohl Sie das Kennwort für den Administrator in der Datenbank Stadtlupe vergeben haben, gilt die Anmeldung ab jetzt für alle Access-Datenbanken auf Ihrem Rechner. Diese gehören zu einem gemeinsamen Access-Schutzsystem. Sie können sich auch mit dem Benutzernamen Admin an Ihrem Access System anmelden. Dieser ist ein Synonym für Administrator Beispiel 72: Benutzerkonten einrichten 1. Öffnen Sie in der Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb über Extras/Sicherheit die Benutzerund Gruppenkonten. 2. Die Schaltfläche Neu ermöglicht Ihnen die Eingabe eines neuen Benutzers. Geben Sie als Namen des Benutzers NinaJ an. Der Benutzername muss innerhalb einer Access Arbeitsgruppe eindeutig sein. 3. Zusätzlich müssen Sie eine Persönliche ID (PID) vergeben. Access verwendet die Kombination aus Namen und ID, um den Benutzern Berechtigungen zuzuweisen. Vergeben Sie als PID Legen Sie nun in der gleichen Art und Weise die folgenden Konten mit den entsprechenden Namen und Persönlichen IDs an: HorstL (0002), BorisZ (0003) und KlausT (0004). Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 2 / 77

3 Abb 304 Ein neuer Benutzer wird angelegt 5. Drucken Sie über die Schaltfläche Benutzer und Gruppen drucken die Benutzerkonten aus. Sie sollten die beim Anlegen eines Benutzers vergebene PID unbedingt notieren bzw. ausdrucken, da diese z. B. bei der Reaktivierung eines versehentlich gelöschten Benutzerkontos unbedingt vorhanden sein muss. Abb 305 Die persönliche ID oder PID ist ein bis zu 20 Zeichen langer Text, der von Access intern verwendet wird, um den eigentlichen (für uns unsichtbaren) Zugriffsschlüssel zu generieren. Da es keine Möglichkeit gibt, nach dem Anlegen eines neuen Kontos diese PID noch einmal sichtbar zu machen, sollten sie den Hinweis aus dem Beispiel ernst nehmen und die IDs Ihrer Nutzer notieren. Zur einfacheren Verwaltung der eigentlichen Benutzerberechtigungen können Sie in Access Konten zu Benutzergruppen zusammenfassen. Die in einem Konto zusammengefassten Benutzer erhalten dann bei der Vergabe der Rechte durch eine einzige Zuweisung identische Zugriffsrechte in Bezug auf Datenbankobjekte. Im folgenden Beispiel richten Sie zwei Gruppen ein. In diesen sollen Benutzer aus der Anzeigenund Vertriebsabteilung der Stadtlupe verwaltet werden. Für diese beiden Gruppen werden in den weiteren Beispielen dieses Kapitels unterschiedliche Berechtigungen eingerichtet Beispiel 73: Benutzergruppen anlegen 1. Die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 2. Starten Sie die Gruppenverwaltung über den Befehl Extras/Sicherheit/Benutzer und Gruppenkonten. Wechseln Sie in das Register Gruppen. 3. Legen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Neu die neue Gruppe Anzeigen an. Vergeben Sie die Persönliche ID Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 3 / 77

4 Abb 306 Eine neue Benutzergruppe wird angelegt. 4. Legen Sie entsprechend die Gruppe Vertrieb mit der Persönlichen ID 0002 an. 5. Sie möchten den neuen Gruppen jetzt vorhandene Benutzer zuzuordnen. Wechseln Sie dazu in das Register Benutzer. 6. In der Liste der Verfügbaren Gruppen finden Sie neben den soeben neu angelegten Gruppen die Standardgruppen Administratoren und Benutzer. 7. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Feld Name und wählen Sie aus der Liste der Benutzer den Namen NinaJ aus. 8. Markieren Sie Anzeigen in der Liste der Verfügbaren Gruppen und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 9. Damit ist NinaJ Mitglied dieser Gruppe. hinzugefügt. Abb 307 Der neuen Benutzergruppe werden Benutzer 10. Fahren Sie auf diese Art und Weise fort, die Konten in Gruppen einzutragen. HorstL soll ebenfalls den Anzeigen zugewiesen werden. BorisZ und KlausT gehören in die Gruppe Vertrieb. KlausT soll darüber hinaus zusätzlich in die Gruppe Anzeigen eingetragen werden. 11. Schließen Sie nach OK die Datenbank Stadtlupe und beenden Sie Access. Das folgende Beispiel demonstriert, wie Sie sich an einem geschützten Access-System als Benutzer anmelden und Ihr eigenes Kennwort ändern Beispiel 74: An geschütztem System anmelden und Kennwort ändern 1. Starten Sie MS Access erneut. Öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 2. Das Anmeldefenster erscheint. Geben Sie den Namen des von Ihnen im Beispiel 73 angelegten Benutzers KlausT an und lassen Sie das Feld Kennwort leer. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 4 / 77

5 Abb Nach OK sind Sie als Benutzer KlausT in der Datenbank Stadtlupe angemeldet. Sie verfügen jetzt über die Berechtigungen genau dieses Benutzerkontos. 4. Um das Kennwort des Kontos zu ändern, wählen Sie jetzt aus dem Menü Extras/Sicherheit die Benutzer- und Gruppenkonten. Wechseln Sie in das Register Anmeldungskennwort ändern und geben Sie als Neues Kennwort für KlausT Klaus1 ein. 5. Geben Sie dieses zur Bestätigung nochmals ein. OK. Abb Schließen Sie die Datenbank Stadtlupe und beenden Sie MS Access vollständig. Sie haben im letzten Beispiel gesehen, dass der normale Benutzer KlausT im Gegensatz zum Administrator kein Kennwort eingeben musste. Als Administrator haben Sie leider keine Möglichkeit, die Anmeldekennwörter Ihrer Benutzer beim Anlegen der Konten zu vergeben. Behalten Sie das im Hinterkopf und melden Sie sich notfalls unter einem Konto an, um ein Startkennwort einzurichten. Darüber hinaus sind in der Stadtlupe-Datenbank bis jetzt noch keine expliziten Rechte vergeben worden. So lange erhält jeder Nutzer des Systems den vollen Umfang der Berechtigungen. In einem weiteren Arbeitsschritt müssen jetzt Berechtigungen an die neu angelegten Gruppen vergeben werden. Im nächsten Beispiel wird dieses anhand der Tabelle Hefte näher erläutert Beispiel 75: Berechtigungen vergeben 1. Starten Sie Access erneut und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 2. Melden Sie sich als Administrator unter dem Kennwort sesam an. 3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras/Sicherheit/Benutzer- und Gruppenberechtigungen. 4. Wechseln Sie in das Register Berechtigungen. 5. Lassen Sie sich die Liste aller Gruppen anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen vor Gruppen aktivieren. 6. Markieren Sie die Gruppe Benutzer. 7. Wählen Sie als Objekttyp Tabelle aus. Unter Objektname werden jetzt alle Tabellen der Datenbank Stadtlupe aufgeführt. 8. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle Hefte. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 5 / 77

6 Abb Entfernen Sie unter Berechtigungen sämtliche Häkchen in den Kontrollkästchen. Übernehmen Sie die Änderungen. Die Gruppe der Benutzer hat jetzt kein Recht mehr, die Tabelle Hefte zu bearbeiten. 10. Die Mitglieder der Gruppe Anzeigen sollen Heftinformationen lesen dürfen. Markieren Sie die Gruppe Anzeigen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Daten lesen. Die Berechtigung, den Entwurf lesen zu dürfen, wird automatisch aktiviert. Bestätigen Sie die Einstellungen erneut durch Übernehmen. 11. Markieren Sie jetzt die Gruppe Vertrieb. Diese soll die Hefte in vollem Umfang bearbeiten können. Aktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen vor Daten aktualisieren, Daten einfügen und Daten löschen. Daten lesen und Entwurf lesen wird automatisch aktiviert. 12. Übernehmen Sie die Einstellungen und verlassen Sie mit OK das Dialogfeld. 13. Schließen Sie die Datenbank Stadtlupe und beenden Sie MS Access. Sie haben gerade so nebenbei eine besondere Eigenart des Access-Sicherheitssystems kennen gelernt. So lange Sie als Administrator noch nicht tätig wurden, haben alle von Ihnen angelegten Benutzer des Systems volle Berechtigungen auf sämtliche Datenbankobjekte. Alle Benutzerkonten sind ja in der Gruppe Benutzer enthalten und diese Gruppe hat anfangs jede nur denkbare Berechtigung Beispiel 76: Berechtigungen testen 1. Starten Sie Access neu und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. Melden Sie sich als Benutzerin NinaJ an. 2. Lassen Sie das Feld Kennwort frei. Sie hatten noch kein Kennwort vergeben. 3. Öffnen Sie die Tabelle Hefte. 4. Versuchen Sie, die Bezeichnung eines Heftes zu ändern. Es sollte Ihnen nicht gelingen, da Sie NinaJ als Mitglied der Gruppe Anzeigen nur das Recht gegeben haben, die Daten der Tabelle zu lesen. 5. Schließen Sie MS Access vollständig und öffnen Sie anschließend die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb erneut. 6. Melden Sie sich am System als Benutzer BorisZ an. 7. Öffnen Sie die Tabelle Hefte erneut und probieren Sie die Änderung einer Bezeichnung aus. Es sollte Ihnen problemlos gelingen, da Sie BorisZ als Mitglied der Gruppe Vertrieb die Berechtigung gegeben haben, die Tabelle Hefte in vollem Umfang zu bearbeiten. Machen Sie die Änderung vor dem Verlassen des Datensatzes wieder rückgängig. 8. Schließen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb und beenden Sie MS Access. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 6 / 77

7 Die in Access verfügbaren Berechtigungsarten finden Sie in der Tabelle Rechte. In den Beispielen haben Sie bereits gesehen, dass Rechte aufeinander aufbauen. So beinhaltet das Recht Daten aktualisieren automatisch die Rechte Entwurf lesen und Daten lesen. Access weist diese Rechte dem Konto ohne Ihr Zutun zu. Gibt es außerdem Konten, die in mehreren Gruppen enthalten sind, so wie in unserem Beispiel das Konto KlausT, so addieren sich die Berechtigungen aus den unterschiedlichen Gruppen automatisch. Rechte können Sie unterschiedlichen Access-Objekten zuweisen. Auf der untersten Ebene ist dabei natürlich die Tabelle zu sehen. Damit Informationen in einem Bericht oder Formular angezeigt werden können, muss bereits auf Tabellenebene mindestens eine Leseberechtigung vorliegen. Die Berechtigungen der unterschiedlichen Objekte (Tabellen, Abfragen, Formulare, usw.) bauen also aufeinander auf. Hier addieren sich die Berechtigungen nicht! Sie können also keine Daten in einem Formular löschen, für welches Sie das Recht Daten löschen besitzen, wenn Sie nicht gleichzeitig in der Tabelle über dieses Recht verfügen. Die Tabelle Berechtigungshierarchie stellt diese Zusammenhänge dar. Berechtigung Funktion Öffnen einer Datenbank, eines Formulars oder Berichts oder Ausführen eines Öffnen/Ausführen Makros in einer Datenbank. Exklusiv Öffnen einer Datenbank mit exklusivem Zugriff. Entwurf lesen Anzeigen von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten oder Makros in der Entwurfsansicht. Entwurf ändern Anzeigen und Ändern des Entwurfs von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten oder Makros. Tabelle 13 Rechte Berechtigung Beinhaltet Bei Datenbanken: Festlegen eines Datenbankkennwortes, Replizieren einer Datenbank und Ändern der Starteigenschaften. Verwalten Daten lesen Daten einfügen Daten löschen Bei Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros: vollständiger Zugriff auf diese Objekte und Daten, einschließlich der Fähigkeit, Berechtigungen zuzuweisen. Anzeigen von Daten in Tabellen und Abfragen. Anzeigen und Einfügen, jedoch nicht Ändern oder Löschen von Daten in Tabellen und Abfragen. Anzeigen und Löschen, jedoch nicht Ändern oder Einfügen von Daten in Tabellen und Abfragen. Tabelle 14 Rechte 2 Berechtigung Funktion Verwalten Beinhaltet vollständig alle anderen Berechtigungen. Entwurf ändern Entwurf lesen; Daten lesen; Daten aktualisieren; Daten löschen. Daten aktualisieren Entwurf lesen; Daten lesen. Daten löschen Entwurf lesen; Daten lesen. Daten einfügen Entwurf lesen; Daten lesen. Daten lesen Entwurf lesen. Entwurf lesen Nichts ist also die elementare Berechtigung. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 7 / 77

8 5.2 Sicherheit auf Benutzerebene, Verschlüsseln einer Datenbank Sie haben im letzten Abschnitt gelernt, wie man im Access-Berechtigungssystem Benutzerkonten sowie Gruppen angelegt und diesen Berechtigungen zuweist. Sie werden nun das Anlegen einer neuen Arbeitsgruppe üben. Dazu erstellen Sie eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei. Eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei enthält u. a. eine Liste von Benutzern und die Kennwörter der Benutzer Beispiel 77: Eine neue Arbeitsgruppe anlegen 1. Starten Sie MS Access und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 2. Melden Sie sich als Administrator (Kennwort: sesam) an. 3. Öffnen Sie über das Menü Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppenadministrator. 4. Merken Sie sich den Pfad zu Ihrer Standard-Arbeitsgruppeninformationsdatei. Abb 311 Der Arbeitsgruppen-Administrator 5. Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsgruppen-Administrator auf Erstellen. 6. Füllen Sie im Dialogfeld Informationen zum Arbeitsgruppenbesitzer die Felder wie folgt aus: Name = Admin, Firma = Stadtlupe, Arbeitsgruppen-ID = OK. Abb Sie möchten nun den Speicherort Ihrer Arbeitsgruppen-Informationsdatei bestimmen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie den Pfad Ihres Stadtlupen-Verzeichnisses (z. B. C:\Übungsdateien\Stadtlupe). Ändern Sie den Namen in Leer.mdw. Sie sollten sich den angegebenen Pfad unbedingt merken! 8. Klicken Sie auf Öffnen, dann auf OK. 9. Bestätigen Sie jetzt noch Ihre Arbeitsgruppeninformationen mit OK. Sie haben jetzt eine neue, leere Arbeitsgruppendatei angelegt. Diese enthält noch keine Konteninformationen. Abb 313 Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 8 / 77

9 Abb Klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten, um diese Arbeitsgruppendatei zur aktiven zu machen, und bestätigen Sie das Wechseln der Arbeitsgruppe. OK. 11. Beenden Sie MS Access. Abb Beispiel 78: Die Arbeitsgruppe testen 1. Starten Sie MS Access erneut und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. Sie sollten keine Benutzerinformationen eingeben müssen. 2. Öffnen Sie über das Menü Extras/Sicherheit die Benutzer und Gruppenkonten und überprüfen Sie die vorhandenen Benutzer. 3. Außer dem Administrator sollten Sie keine weiteren Einträge finden. Die aktuelle Arbeitsgruppe enthält also keine Konten oder Berechtigungen. 4. Beenden Sie MS Access. Abb 316 Die Access Arbeitsgruppendatei, die beim Öffnen einer Datenbank auf Ihrem Rechner verwendet wird, kann jederzeit geändert werden. Dies zeigt das folgende kleine Beispiel Beispiel 79: Die Arbeitgruppe wechseln 1. Die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 2. Öffnen Sie über Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppen-Administrator und klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten. 3. Wechseln Sie über die Schaltfläche Durchsuchen in Ihr Standard-Verzeichnis für Arbeitsgruppen-Dateien und öffnen Sie die Datei System.mdw. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 9 / 77

10 Wenn Sie den Ordner, in dem sich Ihre Arbeitsgruppen-Dateien befinden, nicht finden können, kontrollieren Sie, ob im Windows Explorer unter Extras/Ordneroptionen im Register Ansicht unter Versteckte Dateien und Ordner die Option Alle Dateien und Ordner aktiviert ist. 4. Bestätigen Sie den Wechsel der Arbeitsgruppe mit OK und öffnen Sie die Datenbank Stadtlupe. Abb Sie müssen sich jetzt wieder am System anmelden. Da die Arbeitsgruppendatei System.mdw wieder aktiv ist, gelten auch die darin enthaltenen Kontoinformationen wieder. 6. Beenden Sie MS Access. Abb 318 Wenn in Ihrem Unternehmen viele Anwender in einem Netzwerk mit unterschiedlichen Access- Datenbanken arbeiten, kann die Verwendung eines geschützten Systems für das Absichern einer Datenbank sehr lästig sein, da dann ja alle Benutzer sich auch mit ihren persönlichen Access- Dateien an dieses System anschließen müssen. Eine gute Alternative ist hier der Schutz einzelner Datenbanken durch spezielle Arbeitsgruppendateien. Im nächsten Beispiel wird der Datenbank Stadtlupe beim Start eine Arbeitsgruppendatei zugewiesen. Dazu wird unter Start eine neue Verknüpfung eingerichtet Beispiel 80: Datenbank mit einer speziellen Arbeitsgruppendatei starten 1. Die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. 3. Wechseln Sie in das Register Startmenü, wählen Sie das klassische Startmenü und klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen, dann auf hinzufügen. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 10 / 77

11 Abb Geben Sie den Pfad zur Access Programmdatei an. Dieser lautet unter Windows XP: C:\Programme\Microsoft Office\Office11\MSACCESS.exe Mit dieser Befehlszeile startet man MS Access. 5. Zusätzlich müssen Sie den Pfad zur Stadtlupe-Datenbank angeben: C:\Übungsdateien\Stadtlupe\stadtlupe.mdb. Schreiben Sie dies durch ein Leerzeichen getrennt hinter den ersten Teil der Befehlszeile. Mit dieser Zeile starten Sie Access und die Datenbank Stadtlupe. 6. Durch den zusätzlichen Parameter /wrkgrp teilen Sie MS Access jetzt mit, dass eine spezielle Arbeitsgruppendatei verwendet werden soll. Geben Sie den Pfad C:\Übungsdateien\Stadtlupe\Leer.mdw ein. Abb Über diesen Pfad aktivieren Sie für die Verknüpfung Stadtlupe im Startmenü die Arbeitsgruppen-Informationsdatei Leer.mdw, die Sie in Beispiel 78 angelegt haben. 8. Nach Weiter wählen Sie als Programmgruppe Startmenü aus. Abb Geben Sie der neuen Verknüpfung den Namen Stadtlupe. Nach Fertig stellen klicken Sie zweimal auf OK. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 11 / 77

12 Abb Testen Sie die neue Verknüpfung durch Anklicken im Startmenü. Abb 323 Der neue Eintrag im Startmenü Hinweis: Sie finden die Verknüpfung, die Sie erstellt haben, unter C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Startmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung Stadtlupe.lnk und wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. Im Register Verknüpfung können Sie Ihre Eingaben, wie z. B. den Pfad zur Arbeitsgruppen- Informationsdatei, ändern. Abb 324 Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 12 / 77

13 Das letzte Beispiel hat eine Schwachstelle des Access Sicherheitssystems aufgezeigt. Sie konnten ja, obwohl es eine sichere Arbeitsgruppe gab, die Stadtlupe MDB jederzeit über die leere Gruppe öffnen. Tatsächlich ist es sogar noch viel einfacher, ein geschütztes System zu öffnen. Sie sollten das nächste Beispiel unbedingt nachvollziehen, um sich zu vergegenwärtigen, was bei einer unachtsamen Administration des Access-Systems passieren kann Beispiel 81: Ein geschütztes System knacken 1. Beenden Sie ggf. MS Access. 2. Öffnen Sie den Windows-Explorer. 3. Wechseln Sie in das Verzeichnis auf Ihrem PC, in welchem die Arbeitsgruppen-Dateien gespeichert sind. Unter Windows XP ist dies: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Access. 4. Benennen Sie die Datei System.mdw in System.sav um. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA. 5. Starten Sie MS Access und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. Sie können die Datenbank ohne Benutzeranmeldung öffnen. 6. Betrachten Sie im Menü Extras/Sicherheit/Benutzer- und Gruppenkonten die Benutzer. Sie entsprechen den Anfangseinstellungen des Systems. 7. Beenden Sie MS Access. 8. Wechseln Sie wieder in den Windows-Explorer. Sie werden feststellen, dass es eine neue System.mdw gibt. Diese wurde von Access beim Starten angelegt. Es ist also jederzeit möglich, die Systemdatenbank zu löschen, um Access zum Anlegen einer neuen Datenbank zu bewegen. So kann man sich dann als Administrator mit leerem Passwort an dem Access-System und der eigentlich zu schützenden Datenbank anmelden und erhält sogar die volle Berechtigungsmenge. Zu einem echten Schutz eines Access-Systems gehört also auch der Schutz der Systemdatenbank. Diese darf nicht gelöscht werden. Außerdem müssen Sie vermeiden, dass jemand Ihrer Datenbank eine leere Arbeitsgruppen- Datenbank unterschiebt. Auch dann ist das System wieder vollkommen ungeschützt. Der Grund dafür ist schlicht und ergreifend die Tatsache, dass das Admin-Konto, welches ja fest in der Arbeitsgruppendatei verdrahtet ist, immer über die gleiche PID verfügt. Wenn Sie eine Datenbank besonders gut absichern wollen, dann sollten Sie den Besitzer der Datenbank ändern und darüber versuchen, dem Standardbenutzer Administrator die umfangreichen Berechtigungen zur Benutzung der Datenbank entziehen. Dies ist in Access 2003 leider nicht ganz einfach, doch unterstützt Sie der Sicherheits-Assistent bei dieser Aufgabenstellung. Eine weitere Möglichkeit, an Ihre Daten zu kommen, wäre die direkte Untersuchung der MDB- Datei mit einem entsprechenden Tool und das Auslesen der Daten. Bei kleinen Datenbanken reicht da durchaus der normale Editor, um die Informationen einer Datenbankdatei sichtbar zu machen Beispiel 82: Datenbankinhalte sichtbar machen 1. Starten Sie über Start/Alle Programme/Zubehör den Editor. 2. Öffnen Sie mit Datei/Öffnen aus dem Verzeichnis C:\Übungsdateien\Stadtlupe die Datei 070_083Stadtlupe.mdb. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 13 / 77

14 Abb Der Inhalt der MDB-Datei wird im Editor dargestellt. Indem Sie sich mit der Bildlaufleiste durch die Datei bewegen, sollten Sie den einen oder anderen Datenbankinhalt erkennen können. 4. Schließen Sie den Editor. Bei größeren MDB-Dateien versagt dieses Verfahren zwar, weil der Windows-Editor diese nicht mehr darstellen kann, es gibt jedoch im Internet jede Menge Dateibetrachter, die auch dies können. Um so etwas zu vermeiden, können Sie eine Datenbank verschlüsseln. Um eine Microsoft Access-Datenbank ver- und entschlüsseln zu können, müssen Sie entweder der Besitzer der Datenbank sein oder, falls die Datenbank gesichert ist, ein Mitglied der Gruppe Administratoren der Arbeitsgruppen-Informationsdatei. Darüber hinaus müssen Sie in der Lage sein, die Datenbank im Exklusiv-Modus zu öffnen. Sie müssen demnach über die Berechtigungen Öffnen/Ausführen und Exklusiv verfügen Beispiel 83: Verschlüsseln einer Datenbank 1. Starten Sie MS Access und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 2. Klicken Sie auf Extras/Sicherheit/Datenbank ver-/entschlüsseln. 3. Speichern Sie die Datenbank unter StadtlupeSicher.mdb. Die Datenbank ist jetzt verschlüsselt. 4. Beenden Sie MS Access. 5. Betrachten Sie die Datei StadtlupeSicher.mdb mit dem Editor. 6. Die Dateiinhalte sind durch die Codierung nun nicht mehr ohne weiteres erkennbar. Abb 326 In diesem Abschnitt des Kurses haben Sie das Sicherheitssystem ausführlich kennen gelernt. Damit sind Sie gewappnet, den Access-Sicherheits-Assistenten zu benutzen. Dieser vereinfacht die teilweise etwas unübersichtlichen Schritte bis zur Erstellung eines wasserdichten Systems für Sie. Der Assistent legt eine Kopie Ihrer vorhandenen Datenbank an, erzeugt eine neue Arbeitsgruppen- Datei, entfernt die Berechtigungen für die Gruppe Benutzer, verschlüsselt die Datenbank und was am allerwichtigsten ist: er ändert den Besitzer der Datenbank, so dass es nicht mehr so simpel ist, das System durch das Löschen der Arbeitsgruppen-Datenbank oder ähnlich Tricks zu öffnen. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 14 / 77

15 Sie müssen bei dieser Art der Sicherung allerdings sehr sorgfältig vorgehen. Die gesicherte Version Ihrer Datenbank lässt sich nur noch unter Einsatz der neuen Arbeitsgruppen -Datenbank öffnen. Sollten Sie diese verlieren, so können Sie im Prinzip eine neue Datei generieren lassen. Allerdings nur, wenn Sie die Informationen, die Sie beim ersten Anlegen verwendet haben, auch ganz genau beim zweiten Anlegen wiederholen. Fehlt Ihnen ein Teil dieser Daten, so gibt es kaum noch eine Chance, die Datenbank zu öffnen Beispiel 84: Den Sicherheitsassistenten verwenden 1. Starten Sie MS Access. Öffnen Sie die Datenbank 084Stadtlupe.mdb. 2. Starten Sie über Extras/Sicherheit den Benutzerdatensicherheits-Assistenten. 3. Sie möchten eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei erstellen. Abb Nach Weiter wählen Sie über Durchsuchen den Pfad zu Ihrem Verzeichnis Stadtlupe aus und speichern die neue Arbeitsgruppendatei unter dem Namen Sicher.mdw. 5. Füllen Sie die folgenden Felder wie folgt aus: AID = 0001, Ihr Name = Admin, Firma = Stadtlupe. Abb Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Verknüpfung zum Öffnen der gesicherten Datenbank erstellen und klicken Sie auf Weiter. 7. Der Assistent sichert standardmäßig alle Objekte der vorhandenen Datenbank. Klicken Sie auf Weiter. Abb 329 Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 15 / 77

16 8. Sie könnten nun Ihrer Datenbank Standard-Benutzergruppen hinzufügen. Lesen Sie die Beschreibungen der einzelnen Gruppen und klicken Sie auf Weiter, ohne eine Gruppe auszuwählen. Abb Im nächsten Dialog möchten Sie der Gruppe Benutzer das Recht zuweisen, die Daten in Tabellen zu lesen. 10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Ja, die Gruppe 'Benutzer' 11. Wechseln Sie in das Register Tabellen und wählen Sie Daten lesen. Gehen Sie Weiter. Abb Geben Sie als Benutzernamen KlausT ein. Das Kennwort soll Klaus1 sein, die PID Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Benutzer zur Liste hinzufügen und wechseln Sie mit Weiter zum nächsten Dialog. Abb Weisen Sie das Konto KlausT der Gruppe der Administratoren hinzu, indem Sie das Kontrollkästchen vor Wählen Sie eine Gruppe aus aktivieren und dann die Gruppe Administratoren auswählen. Das Häkchen vor KlausT fügt ihn der Gruppe hinzu. Abb 333 Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 16 / 77

17 15. Behalten Sie den vorgegebenen Namen und das voreingestellte Verzeichnis, in dem die ungesicherte Variante der Datenbank abgespeichert werden soll, bei und klicken Sie auf Fertig stellen. Abb Drucken Sie den Bericht des Datensicherheitsassistenten aus. 17. Beenden Sie MS Access. Die so gesicherte Datenbank finden Sie im Ordner Lösungsdateien\Kapitel 5. Abb 335 Noch sind Sie nicht ganz fertig. Sie müssen zunächst die gerade erstellte Arbeitsgruppe aktivieren, um mit den Daten arbeiten zu können Beispiel 85: Die neuen Sicherheitseinstellungen aktivieren 1. Um die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen, müssen Sie zuerst der Arbeitsgruppe beitreten, die die soeben erstellte Arbeitsgruppen-Informationsdatei benutzt. 2. Starten Sie MS Access neu. 3. Öffnen Sie über Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppenadministrator und klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten. 4. Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die Arbeitsgruppen-Informationsdatei Sicher.mdw aus. OK. Abb Beenden Sie MS Access. 6. Starten Sie MS Access neu, öffnen Sie die gesicherte Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb und melden Sie sich als KlausT, Passwort Klaus1, an. Abb 337 Sie benutzen jetzt die neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei Sicher.mdw. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 17 / 77

18 7. Beenden Sie MS Access Beispiel 86: Das Sicherungsverfahren testen 1. Wechseln Sie im Windows Explorer in das Stadtlupe-Verzeichnis und benennen Sie die Arbeitsgruppen-Datei Sicher.mdw in Sicher.sav um. 2. Starten Sie Access und versuchen Sie, die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen. Sie erhalten eine Warnung, dass Ihnen die Benutzung der Datenbank nicht gestattet ist. Die neue Version der Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb kann tatsächlich nur noch über die Arbeitsgruppen-Datei Sicher.mdw geöffnet werden. Abb Wechseln Sie in den Windows-Explorer. Benennen Sie die Datei Sicher.sav wieder in Sicher.mdw um. 4. Sie müssen nun wieder der Arbeitsgruppe beitreten, die beim Start die Arbeitsgruppen- Informationsdatei Sicher.mdw verwendet, da MS Access bei dem Versuch, die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen, eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei erstellt hat. 5. Öffnen Sie über Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppenadministrator und klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten. Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die Arbeitsgruppen- Informationsdatei Sicher.mdw aus. OK. Um die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen, müssen Sie sich nun wieder als KlausT anmelden. 6. Beenden Sie MS Access. 7. Verschieben Sie die Arbeitsgruppen-Informationsdatei Sicher.mdw in den Ordner Lösungsdateien. MS Access legt beim Neustart eine neue, leere Arbeitsgruppen- Informationsdatei im Standard-Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Access an. Wollen Sie die Access-Daten noch besser schützen, so können Sie natürlich im Betriebssystem die MDB-Dateien mit entsprechenden Attributen versehen. 5.3 Übungsaufgaben Das Berechtigungssystem einsetzen Die Datenbank Handel soll nun mit einer Benutzerverwaltung versehen werden. Dazu wird das Berechtigungssystem aktiviert, Benutzer und Gruppen angelegt und mit Rechten versehen. Damit Ihre übrigen Datenbanken von den Änderungen unberührt bleiben, soll eine neue Sicherheitsdatenbank angelegt werden Aufgabe 33: Eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei für die Datenbank Handel anlegen und aktivieren 1. In dieser Aufgabe richten Sie eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei mit dem Arbeitsgruppen-Administrator ein. (5.2.1 Beispiel 77: Eine neue Arbeitsgruppe anlegen) Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 18 / 77

19 2. Öffnen Sie den Arbeitsgruppen-Administrator. Notieren Sie sich den Pfad zur aktuell eingestellten Arbeitsgruppen-Informationsdatei, bevor Sie mit den Änderungen beginnen. 3. Legen Sie eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei mit der Arbeitsgruppen-ID Handel0001 in der Datei Handel.mdw an. (5.2.1 Beispiel 77: Eine neue Arbeitsgruppe anlegen) 4. Überprüfen Sie, ob Sie der Sicherheits-Datenbank bereits beigetreten sind. Dies sollte der Fall sein. Abb Aufgabe 34: Benutzer und Gruppen anlegen 1. Legen Sie nun in der Datenbank 033_039Handel.mdb die folgenden Benutzernamen an. In den Klammern hinter dem Namen finden Sie jeweils die Sicherheits-ID: Peter(0001), Paul(0002) und Mary(0003). (5.1.3 Beispiel 72: Benutzerkonten einrichten) 2. Jetzt fehlen noch die Gruppen Einkauf(0001) und Verkauf(0002). Peter und Paul gehören zur Gruppe Einkauf. Peter und Mary gehören zur Gruppe Verkauf. (5.1.4 Beispiel 73: Benutzergruppen anlegen) 3. Drucken Sie die Übersicht der Benutzer und Gruppen aus Aufgabe 35: Berechtigungen vergeben 1. Stellen Sie die Berechtigungen so ein, dass nur Mitglieder der Gruppe Einkauf Daten der Tabelle Lieferanten lesen und bearbeiten dürfen. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 2. Die Einkäufer sollen auch Artikeldaten bearbeiten können. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 3. Kundendaten sollen für die Gruppen Benutzer und Einkauf verborgen bleiben. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 4. Mitglieder der Gruppe Verkauf haben keinen Zugriff auf die Lieferanten, aber lesenden Zugriff auf die Artikeldaten. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 5. Verkäufer haben den vollen Zugriff auf die Kundendaten. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 6. Lassen Sie alle weiteren Objekte unberührt Aufgabe 36: Die Berechtigungen aktivieren und testen 1. Aktivieren Sie das Berechtigungssystem durch die Vergabe des Administrator-Kennwortes test. (5.1.1 Beispiel 70: Das Berechtigungssystem aktivieren) 2. Starten Sie Access neu und öffnen Sie die Datenbank 033_039Handel.mdb. 3. Melden Sie sich als Paul an. Sie sollten die Tabelle Lieferanten öffnen und bearbeiten können, ebenso die Tabelle Artikel. Die Tabelle Kunden sollten Sie nicht öffnen dürfen. (5.1.7 Beispiel 76: Berechtigungen testen) 4. Melden Sie sich als Mary an. Die Tabelle Lieferanten sollte Ihnen verwehrt sein, Artikeldaten sollten Sie nur lesen dürfen. Kundendaten können bearbeitet werden. (5.1.7 Beispiel 76: Berechtigungen testen) 5. Melden Sie sich als Peter an. Peter ist Mitglied in beiden Gruppen. Er kann also sowohl die Tabellen Lieferanten, Artikel als auch Kunden bearbeiten. (5.1.7 Beispiel 76: Berechtigungen testen) 6. Da keine weiteren Einschränkungen vergeben wurden, kann jeder Benutzer der Datenbank die Tabellen Bestellungen und Bestellpositionen bearbeiten. 7. Die Lösung zu den vorherigen Aufgaben befindet sich in der Systemdatenbank Handel.mdw. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 19 / 77

20 5.3.6 Aufgabe 37: Das alte Berechtigungssystem reaktivieren 1. Starten Sie Access neu, öffnen Sie die Datenbank 033_039Handel.mdb. Melden Sie sich als Administrator an. 2. Verwenden Sie den Arbeitsgruppen-Administrator, um wieder die ursrpüngliche System.mdw für Ihre Access-Datenbanken zu aktivieren. (5.2.3 Beispiel 79: Die Arbeitgruppe wechseln) 3. Starten Sie Access neu und öffnen Sie Datenbank wieder. 4. Sie sollten die Datenbank ohne Anmeldung benutzen dürfen. Es sollten keinerlei Benutzeroder Gruppen vorhanden sein. 6 Datenbankinhalte mit Replikation verteilen Immer dann, wenn Benutzer an ähnlichen oder gleichen Datenbeständen getrennt voneinander arbeiten müssen, also z. B. beim Notebookeinsatz, kann Datenbankreplikation sinnvoll eingesetzt werden. Die Aktenkoffer-Replikation und die Access-Replikation sind die Themen dieses Kapitels. 6.1 Die Windows Aktenkoffer-Replikation Möchten Sie eine Datenbank sowohl in Ihrem Büro, als auch unterwegs auf Ihrem Notebook nutzen und dabei diese Datenbank nicht jedes Mal komplett von Ihrem PC auf Ihr Notebook und umgekehrt verschieben, dann könnte die Aktenkofferreplikation etwas für Sie sein. Es handelt sich dabei um ein Standardverfahren, welches in Windows vorhanden ist und das von Access wunderbar unterstützt wird. Das Symbol der Aktenkofferreplikation kennen Sie möglicherweise bereits von Ihrem Desktop. Sie eignet sich auch, um Dateien abzugleichen, die sich auf Wechselaufwerken, wie zum Beispiel ZIP-Laufwerken, befinden. Die Aktenkofferreplikation ist erstaunlich leistungsfähig. Sie ermöglicht Ihnen, eine gesamte Datenbank oder eine Teilmenge einer Datenbank mobil zu machen. Änderungen dürfen dabei an sämtlichen Kopien gleichzeitig durchgeführt werden. Dadurch ist die Offline-Bearbeitung durch verschiedene Benutzer parallel machbar. Mittels der eingebauten Abgleichmechanismen können die Änderungen dann nacheinander zusammengeführt und entstandene Konflikte an den Datensätzen aufgelöst werden Beispiel 87: Eine Datenbank über den Aktenkoffer replizieren 1. Wenn auf Ihrem Computer bereits ein Aktenkoffer installiert ist, sehen Sie auf dem Windows-Desktop das Symbol Aktenkoffer. Benennen Sie den Aktenkoffer in Access Daten um. Abb 340 Wenn kein Aktenkoffer installiert ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle auf dem Desktop, zeigen auf Neu und klicken auf Aktenkoffer. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 20 / 77

21 2. Öffnen Sie im Windows-Explorer den Ordner Stadtlupe. 3. Verkleinern Sie das Fenster des Windows-Explorers. Ziehen Sie die zu diesem Beispiel gehörende Datenbankdatei 087Stadtlupe.mdb mit gedrückter Maustaste in den Aktenkoffer auf dem Windows-Desktop. Abb Sie erhalten in einem Fenster Informationen zur Aktenkoffer-Replikation. Klicken Sie auf Ja. Abb Der nächste Dialog bietet Ihnen an, eine nicht-replizierte Sicherungskopie der ursprünglichen Datenbank zu erstellen. Diese sollten Sie unbedingt erstellen, wenn Sie Ihre Datenbank noch nicht kopiert haben, da es nicht einfach ist, eine replizierte Datenbank wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzen. kopiert Abb 343 Die Datenbank Stadtlupe wird in den Aktenkoffer 6. Wählen Sie auf die Frage, welches Replikat Änderungen am Design der Datenbank zulassen soll, das Original aus. Abb Öffnen Sie die geänderte Datenbank 088Stadtlupe.mdb im Ordner Stadtlupe. Betrachten Sie die Objekte im Datenbankfenster. Diese sind jeweils mit einem Replikationssymbol versehen. Außerdem wird diese Datenbank als Designmaster bezeichnet. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 21 / 77

22 Abb 345 Die Datenbank Stadtlupe als Designmaster Sie haben mit dem vorstehenden Beispiel eine Replikation zwischen der Datenbank im Verzeichnis Stadtlupe und der Datenbank im Aktenkoffer eingerichtet. Die ursprüngliche Datenbank wurde dabei zum Design-Master. Nur Sie erlaubt Änderungen am Entwurf der Tabellen, Abfragen usw. Man kann nun sehr leicht die Funktionsweise der Aktenkoffer-Replikation demonstrieren Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen 1. Ziehen Sie aus dem Ordner Stadtlupe die Datenbank 088Stadtlupe.mdb auf das Aktenkoffersymbol, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben. Abb Öffnen Sie in der Datenbank 088Stadtlupe.mdb die Tabelle Hefte, nehmen Sie eine Änderung vor und speichern Sie die Tabelle. Abb Schließen Sie die Datenbank 088Stadtlupe.mdb. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aktenkoffer auf Ihrem Desktop und wählen Sie aus dem Kontextmenü Alles aktualisieren. 5. Klicken Sie im nächsten Fenster auf die Schaltfläche Aktualisieren. 6. Öffnen Sie die Datenbank Stadtlupe im Aktenkoffer, indem Sie zuerst auf das Symbol Aktenkoffer doppelklicken, dann auf die Datei 088Stadtlupe.mdb. 7. Betrachten Sie die Änderungen in der Tabelle Hefte. 8. Schließen Sie die Datenbank und beenden Sie MS Access. Abb Um die Datenbank Stadtlupe mobil zu machen, verschieben Sie einfach den Aktenkoffer auf das an Ihrem PC angeschlossene Wechsellaufwerk bzw. Ihr Notebook. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 22 / 77

23 6.2 Die Access Replikation Für sehr viele Anwendungen, gerade bei mobilen Access-Anwendern, reicht die im letzten Abschnitt beschriebene Aktenkoffer-Replikation vollkommen aus. Die Synchronisation der Daten wird, wie gezeigt, vom Aktenkoffer-Ordner aus angestoßen. Nur der Vollständigkeit halber soll jetzt kurz die Access Replikation vorgestellt werden. Prinzipiell unterschiedet sich diese kaum von der Aktenkoffer-Replikation, bietet aber zusätzliche Möglichkeiten, gerade, wenn man an die Erstellung eigener Access Applikationen denkt Beispiel 89: Mit Access Replikation einen Designmaster erstellen 1. Öffnen Sie die Datenbank 089Stadtlupe.mdb. Wenn Sie in einer Mehrbenutzerumgebung arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass alle anderen Benutzer die Datenbank geschlossen haben. 2. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras/Replikation/Datenbank in Replikat konvertieren. 3. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden, die Datenbank zu schließen. Abb Lesen Sie den Hinweistext im nächsten Fenster. Erstellen Sie eine Sicherungskopie. 5. Wählen Sie als Speicherort des neuen Replikats den Ordner Stadtlupe aus und als Dateinamen Replikat.mdb. 6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Löschsperrung. Abb Damit verhindern Sie, dass Benutzer Datensätze aus dem Replikat löschen. 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Priorität, geben Sie als Priorität für das Replikat 99 ein und klicken Sie auf OK. Über diesen Wert wird der Vorrang bei gleichzeitigen Änderungen in mehreren Replikaten gesteuert. 0 ist der niedrigste und 100 der höchste Wert. Abb Mit OK schließen Sie den Vorgang ab. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 23 / 77

24 Abb 352 Eine der fortgeschrittenen Möglichkeiten, die Sie über die Access Replikation erhalten, ist die Erstellung so genannter Teilreplikate. Damit können Sie Teildatenmengen Ihrer Tabellen replizieren. Dies kann zum Beispiel in Filialsystemen sinnvoll sein, in denen jede Filiale nur einen bestimmten Ausschnitt der Daten sehen oder bearbeiten soll. Sie werden im folgenden Beispiel kennen lernen, wie man ein Teilreplikat der Datenbank Stadtlupe einrichtet. In diesem sollen nur Daten enthalten sein, die für den Standort Berlin relevant sind. Alle anderen Daten sollen automatisch ausgeblendet werden Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen 1. Öffnen Sie die Datenbank 090Stadtlupe.mdb. 2. Wählen Sie aus dem Menü Extras/Replikation den Teilreplikations-Assistenten. 3. Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Option Ein neues Teilreplikat erzeugen. Abb Wählen Sie als Speicherort für das neue Replikat den Ordner Stadtlupe und als Namen StadtlupeBerlin.mdb. Lassen Sie die anderen Optionen wie voreingestellt. Abb Nach Weiter wählen Sie die Tabelle Standorte aus. Über diese Tabelle soll die Auswahl der Daten gesteuert werden. Durch den Ausdruck wird angegeben, welche Daten aus dieser Tabelle die Grundlage für die Selektion der Datensätze in allen anderen Tabellen bilden. 6. Erstellen Sie den Filterausdruck über die Schaltflächen oder geben Sie ihn direkt ein. Er lautet [Standort-ID] = "B" Klicken Sie auf Weiter. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 24 / 77

25 Abb Im nächsten Schritt müssen Sie sehr sorgfältig auswählen, welche Tabellen noch von dem Filtervorgang betroffen sein sollen. Auf jeden Fall werden alle direkt mit der Standorttabelle verknüpften Tabellen gefiltert. Diese zeigt das Dialogfeld nicht an. Entfernen Sie den Haken bei Tabellen, von denen Sie möchten, dass diese nicht vollständig, sondern gefiltert angezeigt werden. Hier sind das die Tabellen Kunden, Heftarchiv und Orte. Durch diese Aktion sehen Sie im Ergebnis z. B. nur Datensätze, die mit dem Standort Berlin in Verbindung stehen. Abb Aktivieren Sie im letzten Dialogfeld die Erstellung des Berichtes und lassen Sie das Teilreplikat Fertig stellen. 9. Überprüfen Sie anschließend die neu erstellte Datei StadtlupeBerlin.mdb. In dieser sollten nur der Standort Berlin, Mitarbeiter aus Berlin und eine reduzierte Anzahl von Kundendatensätzen vorkommen. Die verbliebenen Datensätze stehen mit dem Designmaster in Verbindung. Access führt zwischen der Master-Datenbank und den Replikaten eine so genannte Misch- Replikation durch. Dabei ist es durchaus erlaubt, Daten an verschiedenen Standorten parallel zu ändern. Solange unterschiedliche Tabellen, Datensätze oder Felder betroffen sind, werden die Änderungen einfach gemischt, um die neuen Datensätze zu erhalten. Treten Konflikte auf, so müssen diese gelöst werden. Das nächste Beispiel stellt vor, wie das geht Beispiel 91: Daten synchronisieren und Konflikte lösen 1. Öffnen Sie im Verzeichnis Stadtlupe die Datenbank Replikat.mdb. 2. In der Tabelle Mitarbeiter finden Sie den Datensatz der Mitarbeiterin Karin Müller (KM). Tragen Sie als Standort-ID das Kürzel M ein. 3. Schließen Sie die Datenbank wieder. 4. Öffnen Sie jetzt die Datenbank 091Stadtlupe.mdb. Ändern Sie wieder den Datensatz für Karin Müller in der Mitarbeitertabelle, indem Sie diesmal das Kürzel H als Standort-ID eintragen. 5. Schließen Sie die Tabelle. 6. Zum Abgleich der Änderungen wählen Sie jetzt aus dem Menü Extras/Replikation den Befehl Jetzt synchronisieren aus. Kontrollieren Sie, ob die Datenbank Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 25 / 77

26 \Übungsdateien\Stadtlupe\Replikat.mdb als Ziel der Synchronisation angezeigt wird und starten Sie den Vorgang mit OK. Abb Die Daten der Datenbank werden jetzt verglichen; das Ergebnis wird angezeigt. In unserem Fall ist ein Konflikt aufgetreten. Klicken Sie auf Ja, um mit der Konfliktauflösung zu beginnen. Abb Die Tabelle Mitarbeiter hat den Konflikt verursacht. Klicken Sie auf Anzeigen. Abb Sie können auswählen, was mit den vorhandenen Daten geschehen soll. Wählen Sie die Option Gewinnende Änderung beibehalten und klicken Sie auf Schliessen. Zwei Bemerkungen zum Schluss. Die erste: Falls Sie Schwierigkeiten beim Ausprobieren der Replikation bekommen, sollten Sie sich die Office Service Packs besorgen. Die gibt es im Internet bei Microsoft zum Download. Die zweite: Auch in Access 2003 gibt es immer noch keine Möglichkeit, einen Design-Master oder ein Replikat wieder in eine nicht-replizierte Datenbank umzuwandeln. Im Internet finden Sie diverse Tools, die diese Aufgabe durchführen. Eine einfache und stabil funktionierende Möglichkeit, die Sie ohne Hilfsmittel durchführen können, ist die folgende: Legen Sie eine neue Access-Datenbank an. Wählen Sie den Befehl Externe Daten/Importieren aus dem Menü Datei und importieren Sie sämtliche Objekte in die neue Datenbank. Auch damit entfernen Sie die Replikation. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 26 / 77

27 6.3 Übungsaufgaben Aufgabe 38: Aktenkoffer-Replikation für die Datenbank Handel 1. In dieser Aufgabe legen Sie ein Replikat der Datenbank Handel an und synchronisieren dieses. 2. Legen Sie auf dem Desktop einen neuen Aktenkoffer an und nennen Sie diesen Handel. (6.1.1 Beispiel 87: Eine Datenbank über den Aktenkoffer replizieren) 3. Erstellen Sie per Drag-and-Drop ein Replikat der Datenbank 033_039Handel.mdb im neuen Aktenkoffer. (6.1.1 Beispiel 87: Eine Datenbank über den Aktenkoffer replizieren) 4. Öffnen Sie die Datenbank 033_039Handel.mdb aus dem Aktenkoffer. Ändern Sie den Namen des ersten Kunden von Werkzeughaus Nord in Werkzeughaus Süd. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen) 5. Ändern Sie in der Datenbank 033_039Handel.mdb auf Ihrem Desktop-PC den Namen des zweiten Kunden von Malerladen Schröder in Malerladen Meier. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen) 6. Klicken Sie den Aktenkoffer mit der rechten Maustaste an. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen) 7. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Alles Aktualisieren. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen) 8. Sie sollten ein Dialogfeld entsprechend der Abbildung sehen. Klicken Sie auf Aktualisieren. Die Änderungen werden zusammengeführt. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen) Abb Aufgabe 39: Das Teil-Replikat vom Design Master trennen 1. Öffnen Sie im Aktenkoffer das Kontextmenü zur Datei 033_039Handel.mdb über einen rechten Mausklick. 2. Lassen Sie sich unter den Eigenschaften den Aktualisierungsstatus anzeigen. 3. Verwenden Sie die Schaltfläche Vom Original trennen, um die Verbindung zwischen den beiden Versionen aufzuheben. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 27 / 77

28 Abb Aufgabe 40: Ein Teil-Replikat für die Tabelle Kunden erstellen 1. In dieser Aufgabe soll eine Teilmenge der Datenbank repliziert werden. Es handelt sich um einen bestimmten Kundenbereich. 2. Öffnen Sie die Datei 040Handel.mdb. 3. Verwenden Sie den Teilreplikations-Assistenten, um eine replizierte Version der Datenbank zu erstellen. Der Dateiname soll KundenBis20.mdb lauten. (6.2.2 Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen) 4. Es soll sich um ein anonymes Replikat handeln. (6.2.2 Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen) 5. Die Filterung der Daten soll über die Kundeninformationen geschehen. Verwenden Sie den Ausdruck [KundenNr] <= 20. (6.2.2 Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen) 6. Schließen Sie die Tabellen Artikel und Lieferanten aus der Filterung aus, lassen Sie also im entsprechenden Dialogfeld die Häkchen aktiviert. 7. Überprüfen Sie nach dem Anlegen des Teilreplikates die Inhalte der KundenBis20.mdb. Es sollten keine Kunden mit einer Kundennummer über 20 erscheinen. Ebenso sollten keine Bestellungen dieser Kunden sichtbar sein. (6.2.2 Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen) Abb Aufgabe 41: Replikation testen 1. Öffnen Sie die Datei KundenBis20.mdb. 2. Ändern Sie den Namen des ersten Kunden von Werkzeughaus Süd in Werkzeughaus Ost. 3. Schließen Sie die Datei wieder. 4. Öffnen Sie die Datenbank 040Handel.mdb und führen Sie die Synchronisation mit der KundenBis20.mdb durch. 5. Überprüfen Sie, ob die Änderungen im ersten Kunden-Datensatz wirklich durchgeführt wurden. Grundlagen Microsoft Access Professional P.Mölders Seite: 28 / 77