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1 infowan Kundenevent SHAREPOINT VERSUS MAILING HIER STEHT DER TITEL DER PRÄSENTATION INFORMATIONEN MIT SHAREPOINT GEZIELT ORGANISIEREN: WIE NEWSFEEDS, WIKIS UND METADATEN DIE -FLUT EINDÄMMEN Unterschleißheim, den 07. April 2014

2 SharePoint versus Mailing AGENDA Mailing Problematik Abhilfe Lösungsansätze mit SharePoint Vorführung Typische Hindernisse der Realisierung Mehrwert

3 SharePoint versus Mailing MAILING PROBLEMATIK

4 Mailing Problematik Datenmenge Dieselbe Information wird bei jedem Empfänger gespeichert Vervielfachung der Information (Datenredundanz) Bei Anhängen große Datenmengen Datenübermittlung Absender entscheidet wer diese Information bekommt Bekommt diese Information wirklich jeder der diese auch benötigt? Wer benötigt zukünftig diese Information? Datenübermittlung ist Bringschuld des Absenders

5 Mailing Problematik Datenarchivierung Empfänger entscheidet was mit dieser Information zu machen ist Relevanz der Information (heute, zukünftig)? Archivieren (wie und wo) oder löschen? Datenauffindbarkeit Wie werden Informationen wieder gefunden Richtiger Suchbegriff? Strukturierte Ablage? Dateninhalt Ganzheitliche Information wirklich nur in einer Mail enthalten? Welche Informationen (Mails) gehören zusammen?

6 Mailing Problematik Datenentwicklung/-historie Nachvollziehbarkeit wie diese Information zustande kam? Wer hat sich an dem Ergebnis beteiligt? Datenaktualität Archivierte Information wirklich aktuell? Wo befindet sich aktuellste Information? Verfallszeit des Informationsinhaltes?

7 Mailing Problematik Diese Problematik ist auch typischer Auslöser zusätzlicher Mails Empfänger vergessen, falscher Empfänger (Neusenden) Relevanter Empfängerkreis hat sich geändert (Nachsenden) Reply- und Reply to all-problematik Information wurde durch Empfänger gelöscht (als nicht relevant eingestuft) Information kann aufgrund falscher Archivierung bzw. falschem Suchbegriff nicht gefunden werden Unvollständige Information (Bitte um alle Mails bzgl. diesen Vorgangs) Information veraltet? (Bitte um aktuellste Information) Einfache Möglichkeit Dateien an den Mann/die Frau zu bringen

8 SharePoint versus Mailing MAILING PROBLEMATIK ABHILFE

9 Mailing Problematik Abhilfe Problem relevanter Empfängerkreis (heute und zukünftig), Reichweite Holschuld statt Bringschuld Problem Informationsmenge und -redundanz Zentrale, nicht redundante Speicherung der Information Problem Informationsaktualität und -historie Zentrale Pflege der Information Jeder der was zu sagen hat, kann dies an zentraler Stelle tun Versionierung (Information, Anhänge) und Verwendung von Metadaten (Änderungsdatum etc.)

10 Mailing Problematik Abhilfe Problem vollständige Information Geeignete Aufbereitung der Information an zentraler Stelle Problem Auffindbarkeit von Information Geeignete Aufbereitung der Information an zentraler Stelle Zuordnung Verwendung von Metadaten (Stichwörter, Schlagwörter, Tags etc.) Verwendung angepasster Suchfunktionalität

11 SharePoint versus Mailing LÖSUNGSANSÄTZE MIT SHAREPOINT

12 Lösungsansätze mit SharePoint SharePoint bietet hierzu eine Vielzahl von Komponenten: Komponenten unterscheiden sich hauptsächlich bzgl. Informationsdarstellung und -präsentation Informationszugang und Arbeitsweise Suchmöglichkeiten Diese Komponenten können individuell an die Vorstellungen des Unternehmens angepasst werden Es kann zur Lösung nur eine Komponente oder auch ein Verbund mehrerer Komponenten (Hybridlösung) verwendet werden

13 Lösungsansätze mit SharePoint Es gibt keine Standardlösung

14 Lösungsansätze mit SharePoint Komponenten Newsfeeds (Yammer) Unternehmens-Wiki Diskussionen Umfragen Blogs Bibliotheken/Listen SharePoint Suche

15 SharePoint versus Mailing VORFÜHRUNG

16 Lösungsansätze mit SharePoint Newsfeeds (Yammer) Sehr hohe Aktualität Sehr niedrige Hürde etwas zu posten Desktop Notifications Following von Personen Hashtag-Verknüpfungen im Twitter-Style Kommentarbereich für Dokumente Posten von Videos Geeignet für Flurfunk, unstrukturierte Information, schnelles Feedback

17 Lösungsansätze mit SharePoint Unternehmens-Wiki Einfacher Zugriff auf Information Keine Datenredundanz durch Themenverlinkung Vorlagenerstellung Einfache Pflege über Editor, redaktionelle Bearbeitung Datum der letzten Änderung und Autor Rating-Bewertung Subjektives Aktualitätsgefühl durch Webseitencharakter Geeignet für dauerhaft strukturierte Informationen, die regelmäßig aktualisiert werden (müssen)

18 Lösungsansätze mit SharePoint Diskussionen und Blogs Direkte Antwort/Kommentar zu einem Post Sichtbarkeit des hierarchischen Diskussionsverlaufs (Historie/Entwicklung) Anhängen von Dokumenten Automatische Benachrichtigungen (Alerts) Geeignet für Entscheidungsfindung, die protokolliert werden soll

19 Lösungsansätze mit SharePoint Umfragen Strukturierte Informationsgewinnung Sehr leichte Erstellung Visuelle Aufbereitung der kumulierten Antworten Geeignet für Mehrheits-Entscheidungen, die protokolliert werden sollen

20 Lösungsansätze mit SharePoint Bibliotheken/Listen ( SharePoint besteht aus Listen ) Metadaten (Hierarchisch, Synonyme, Mehrsprachigkeit) Versionierung Zentrales Repository für Dokumente (Anhänge) Automatische Benachrichtigung (Alerts) Workflows (z.b. Genehmigung ohne Mailing) Dokumentenmanagement

21 Lösungsansätze mit SharePoint SharePoint-Suche Jeglicher Inhalt kann über die SharePoint-Suche gefunden werden Volltextsuche Dokumente Webseiten (Blogs, Diskussionen, Wiki etc.) Metadatensuche Personensuche Darstellung der Suchergebnisse nach Rankingmodell

22 SharePoint versus Mailing TYPISCHE HINDERNISSE FÜR REALISIERUNG

23 Typische Hindernisse für Realisierung Paradigmenwechsel in der Arbeitsweise Berührungsängste & mangelnde Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungen Mangelnde Schulung Fehlendes Coaching Fehlen von Anleitungen/Tutorials ( How to ) Fehlen von verbindlichen Regelungen und regelmäßiger Validierung ( Wann, wo und wie ) Fehlen eines Moderators/Redakteurs (Überprüfung auf Sinnhaftigkeit)

24 SharePoint versus Mailing MEHRWERT SharePoint Lösungsansätze bringen zusätzlichen Mehrwert: Erfassung von relevanten Informationen, die sonst nirgends erfasst worden wären ( Flurfunk ) Bewertung der Relevanz oder Priorisierung von Informationen Rating durch Benutzer (SharePoint Suche) Anpassung des vorhandenen Ranking-Modells der SharePoint Suche

25 Ende. Fragen? VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!

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