Mitteilungsblatt der Universität Gesamthochschule Kassel. Herausgeber: Der Präsident

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1 GhK Mitteilungsblatt der Universität Gesamthochschule Kassel Herausgeber: Der Präsident Dienstvereinbarung zur Einführung und zum Betrieb der Datentechnik für den Programmhaushalt an der Universität Gesamthochschule Kassel

2 Dienstvereinbarung zur Einführung und zum Betrieb der Datentechnik für den Programmhaushalt an der Uni GhK zwischen dem Präsidenten und dem Personalrat der Universität Gesamthochschule Kassel 1 Gegenstand und Grundsätze 1. Die Dienstvereinbarung ist Grundlage für die Einführung und den Betrieb des SAP R/3- Systems basierend auf den Fachkonzepten der GhK (Anhang 1). 2. Die Vereinbarung bezieht sich auf die Einführung von DV-Verfahren für die Bereiche Finanzbuchhaltung/Anlagenwirtschaft Controlling Haushalts Management Materialwirtschaft unter Verwendung der SAP-Module FI/FI-AA, CO, FM, MM sowie des erforderlichen Basissystems. 3. Bei Änderung, Weiterentwicklung sowie Austausch eines SAP-Moduls ist der PR umgehend zu informieren. Wesentliche Veränderungen bedürfen dabei der Zustimmung des Personalrates durch Ergänzung dieser Dienstvereinbarung. 4. Die in dieser Dienstvereinbarung genannten Anhänge sind zwecks Information beigefügt. 5. Auf Verlangen der Personalvertretung kann externer Sachverstand eingeholt werden. 2 Sicherung der Beschäftigtenverhältnisse 1. Durch die Einführung und den Betrieb des SAP R/3-Systems sollen zukunftssichere Arbeitsplätze erhalten und geschaffen werden. 2. Gemäß den Regelungen des Tarifvertrages über den Rationalisierungsschutz für Arbeiter und Angestellte vom in der jeweils gültigen Fassung werden weder Herabgruppierungen vorgenommen noch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betriebsbedingt gekündigt. 3 Qualifizierung 1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden so qualifiziert, dass sie den Anforderungen ihrer Tätigkeit gerecht werden können. 2. Die Schulungen müssen zeitnah vor dem Echtbetrieb abgeschlossen sein. Sämtliche Schulungsmaßnahmen sind in vollem Umfang Arbeitszeit und werden möglichst während der Arbeitszeit in den Räumen der Hochschule durchgeführt. Nachschulungen sind einzuplanen. Erg. Liefg. vom

3 3. In die Schulungsmaßnahmen sind die datenschutz- und arbeitsschutzrechtlichen Belange mit einzubeziehen. 4. Die Schulungskonzepte/-pläne sind vor Beginn der Schulungsmaßnahmen mit dem Personalrat abzustimmen. Das zur Zeit gültige Schulungskonzept liegt als Anhang 2 bei. 4 Personalentwicklung 1. Für alle Bereiche in denen die SAP R/3-Software eingeführt wird sind rechtzeitig von der Dienststelle Personalentwicklungskonzepte zu erarbeiten. Diese sind dem Personalrat vorzulegen und mit ihm abzustimmen. 2. Vor Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind möglichst die Beschäftigten der GhK für die Tätigkeit mit der SAP R/3-Software zu qualifizieren. 3. Die Dienststelle und der Personalrat prüfen gemeinsam, ob nach weiterqualifizierenden Maßnahmen in der Folge höherwertige Tätigkeiten übertragen werden können und damit eine Höhergruppierung vorzunehmen ist. 4. In den Bereichen, in denen das SAP R/3-System eingeführt wird, sind dem Personalrat die Organisations- und Geschäftsverteilungspläne vorzulegen. 5 Mehrarbeit bzw. Überstunden /Urlaub in der Einführungsphase 1. In der Regel soll die während der Einführungsphase des SAP R/3-Systems entstehende Mehrarbeit bzw. Überstunden durch Freizeitausgleich abgegolten werden (entsprechend 17,5 BAT). 2. Beschäftigte, die aus privaten Gründen (z. B. Kindererziehung) keine Mehrarbeit bzw. keine Überstunden leisten können, entstehen dadurch keine Nachteile für ihre berufliche Weiterentwicklung. 3. Der in dieser Einführungsphase aus dienstlichen Gründen nicht in Anspruch genommene Jahresurlaub wird jeweils für die Jahre 2000 und 2001 über den des folgenden Kalenderjahres hinaus übertragen. 4. Der Personalrat erhält eine aktuelle Liste von allen durch Überstunden/Mehrarbeit in diesem Projekt betroffenen Beschäftigten und der monatlich geleisteten Mehrarbeit in der jeweiligen Abteilung/Bereich. 6 Gestaltung der Arbeit und der Arbeitsplätze 1. Die Einführung der SAP-Software soll zu einer verbesserten Gestaltung der Arbeitsprozesse und zu Arbeitserleichterungen führen. Die Arbeit mit dem SAP R/3-System soll so organisiert sein, dass sie vielschichtig und abwechslungsreich ist und Verantwortlichkeiten und Gestaltungsspielräume gesichert und erweitert werden. 2. Das SAP R/3-System wird in der Weise eingeführt, dass es als ein technisches Hilfsmittel des Menschen eingesetzt wird. 3. Die Gestaltung der Arbeit und der Arbeitsplätze hat den ergonomischen Anforderungen, beispielsweise gemäss dem Tarifvertrag (z. B. Einrichtung von Mischarbeitsplätzen), den gültigen EU-Richtlinien etc., zu entsprechen. Erg. Liefg. vom

4 7 Schutz vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen 1. Das SAP R/3-System wird nicht eingesetzt, um das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren und deren Arbeitsleistungen zu intensivieren. 2. Mit Hilfe des SAP R/3-Systems werden keine Auswertungen über Leistung und Verhalten einzelner Personen durchgeführt. Vorhandene entsprechende Daten dürfen nicht zu Ungunsten der Betroffenen verwertet werden. 3. Nach Abschluss der Entwicklung zur Einführung der Kosten-Leistungs-Rechnung ist diese Dienstvereinbarung unter Vorlage von Unterlagen anzupassen. 8 Datenschutzmassnahmen 1. Die Dienststelle hat nach dem Stand der Wissenschaft und Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, um die geltenden Regelungen für den Betrieb des Systems strikt einzuhalten und Regelverletzungen und Missbräuche nach ihren Möglichkeiten auszuschließen. 2. Das gültige Sicherheitskonzept sowie das gültige Berechtigungskonzept für die Einführung und den Betrieb des SAP R/3-Systems sind nach Vorliegen der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten dem Personalrat vorzulegen und mit ihm abzustimmen (Anhang 3 u. 4). 3. Für den Betrieb der dezentralen Rechnersysteme in den Fachbereichen, den Fachgebieten und anderen Hochschuleinrichtungen sind entsprechende Umgangsvorschriften in Form einer Betriebsanweisung zur Beachtung des Daten- und Betriebsschutzes nach Abstimmung mit dem Personalrat festzulegen. 9 Verarbeitung personenbezogener Daten 1. Mit dem Personalrat ist das für die Einführung des SAP R/3-Systems zugrundeliegende Berechtigungskonzept (Anhang 4) abzustimmen. Gleiches gilt bei Veränderungen bzw. Anpassungen. 2. Die Dienststelle und der Personalrat sind sich darüber einig, dass der Umfang und die Art der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung der Mitbestimmung des Personalrats unterliegen. Die Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung von personenbezogenen Daten sind vorher mit dem Personalrat abzustimmen. 3. Die Protokolle der erzeugten Auswertungen können vom Personalrat eingesehen werden. 4. Die personenbezogenen Daten sind vor ihrer Verarbeitung in das SAP R/3-System zu anonymisieren. 5. Die Weitergabe von Daten oder Auswertungen an andere Stellen ist nur zulässig, wenn dies zur Erfüllung personalverwaltender Aufgaben im Sinne des 34 HDSG erforderlich ist, so z.b. die Weitergabe von Daten an die ZVL, das Statistische Landesamt etc. 6. Alle Beschäftigten sind bei der DV-technischen Erfassung über die Speicherung ihrer Daten schriftlich zu unterrichten. Erg. Liefg. vom

5 10 Dokumentation und Revision 1. Im Betrieb des SAP R/3-Systems ist eine automatische systemtechnische Protokollierung sicherzustellen. 2. Das Revisionskonzept ist mit dem PR abzustimmen. 3. Um die Einhaltung der Vereinbarungen zu gewährleisten, beauftragt die Hochschulleitung im Einvernehmen mit der Personalvertretung einen Sachverständigen, mindestens einmal jährlich die Einhaltung der Dienstvereinbarung und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu überprüfen. 4. Die Hochschulleitung hat dafür Sorge zu tragen, dass bei Mängeln und Verstößen unverzüglich Maßnahmen zur Abhilfe getroffen werden. 11 Rechte der Personalvertretung 1. Auf Verlangen der Personalvertretung kann ein interner oder externer Sachverständiger für den Abschluss bzw. eine Weiterentwicklung der Dienstvereinbarung hinzugezogen werden. Kommt eine Einigung über konkrete Änderungsvorschläge nicht zustande, ist das jeweils nach dem HPVG vorgesehene Verfahren einzuleiten. 12 Inkrafttreten 1. Die Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. 2. Die Dienstvereinbarung kann von jedem Vertragspartner unter Einhaltung einer Frist von 6 Monaten zum Schluss eines Kalenderjahres gekündigt werden. Dienststelle und Personalrat verpflichten sich, nach einer Kündigung unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufzunehmen. Bis zum Neuabschluss bleibt die Vorgängerversion in Kraft. 3. Soweit einzelne Vorschriften der Vereinbarung aufgrund anderweitiger rechtlicher Regelungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung im übrigen nicht berührt. Kassel, den i.v. Gädeke (Der Präsident der GhK) Helmut Thiel (Personalrat der GhK) Erg. Liefg. vom

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