FAQ zu Softwarelizenzaudits für Unternehmen

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1 Kanzlei für IT-Recht FAQ zu Softwarelizenzaudits für Unternehmen Rechtstipps zum praktischen Umgang mit Softwarelizenzaudits

2 Inhalt Einleitung... Unter welchen Voraussetzungen darf der Hersteller ein Audit durchführen?... Wann und wie darf der Hersteller das Audit durchführen?... Kann der Hersteller ein Audit auch ohne Vertrag durchsetzen?... Was droht bei einer Unterlizensierung?... Welche Vorteile hat ein Lizenz-Management für den Anwender?... Dürfen Prüfer in Betriebsgeheimnisse und Daten Einsicht nehmen?... Wie lassen sich Betriebsgeheimnisse und Daten schützen?... Wann ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich?... Welche Tipps gibt es zur Vorbereitung auf ein Audit?... 2 Was wir für Sie tun können

3 Einleitung Softwarehersteller haben in Interesse an der Durchführung von sog. Lizenzaudits, um festzustellen, ob ein Unternehmen die Grenzen der eingeräumten Nutzungsrechte einhält, wenn es die Software nutzt. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das für die betroffenen Unternehmen u.a. teure Nachlizensierungen zur Folge haben. Hersteller von Software haben daher regelmäßig ein hohes wirtschaftliches Interesse an Audits, während diese für die Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Kostenrisiko birgt. 3

4 Neben diesem für den Anwender bestehenden, unbekannten Kostenrisiko kann ein Audit, z.b. aus Unwissenheit, Unbedachtheit oder letztlich mangelhafter Organisation der Mitarbeiter oder der IT- Verantwortlichen, auch erhebliche Unruhe in den Betrieb bringen. Müssen erst noch die erforderlichen Daten vom Softwareanwender zusammengetragen werden, sind Mitarbeiter hierfür von aktuellen Projekten abzuziehen. Dieses Booklet gibt Unternehmen praktische Tipps dazu an die Hand, was bei einem Audit in rechtlicher Hinsicht zu beachten ist. 4

5 Unter welchen Voraussetzungen darf der Hersteller ein Audit durchführen? Um ein Softwarelizenzaudit durchzusetzen, benötigt der Softwarehersteller eine rechtliche Grundlage. Diese kann sich entweder / aus dem geschlossenen Softwarelizenzvertrag oder den Allgemeinen Lizenzbestimmungen bzw. Nutzungsbedingungen des Softwareherstellers oder / in Ausnahmefällen aus dem Gesetz ergeben. Bei vertraglichen Vereinbarungen lassen sich manche Hersteller einfach ein generelles Prüfungsrecht einräumen. Ausführlichere Klauseln regeln zusätzlich den Zeitpunkt der Prüfung, die die Person des Prüfers oder eine bestimmte Ankündigungsfrist. 5

6 Wann und wie darf der Hersteller das Audit durchführen? Ist das Recht zur Durchführung von Audits in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Herstellers geregelt, ist die Zulässigkeit an 307 Absatz 1, Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) zu messen. Danach ist eine Bestimmung in AGB unwirksam, wenn sie den Vertragspartner entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligt. Beispiel: Der Hersteller behält sich vor, ohne jede Ankündigung die Prüfung z.b. während der üblichen Geschäftszeiten durchzuführen. Auch Klauseln, die die sonstigen Interessen des Anwenderunternehmens nicht berücksichtigen, etwa zum Datenschutz oder zu Betriebsgeheimnissen, können unzulässig sein. 6

7 Insgesamt muss die Durchführung des Audits durch den Hersteller auch verhältnismäßig sein. Eine Unverhältnismäßigkeit könnte z.b. dann anzunehmen sein, wenn - überspritzt angenommen - ein Audit im Betrieb des Softwareanwenders alle 4 Wochen vorgesehen ist. Fazit: Ist eine AGB-Klausel des Herstellers zum Audit unwirksam, kann sich der Softwareanwender erfolgreich gegen die Durchführung der Prüfung wehren. 7

8 Kann der Hersteller ein Audit auch ohne Vertrag duchsetzen? Nein, eine allgemeine Auskunftspflicht bzw. ein anlassloses Prüfungsrecht des Softwareherstellers im Unternehmen des Anwenders gibt es nicht. Wenn vertraglich kein Audit vereinbart wurde, kann sich der Hersteller daher nur noch auf gesetzliche Grundlagen berufen, falls diese erfüllt sind. Ohne Anlass kein Recht zur Prüfung! Gesetzliche Grundlage können zum Beispiel 101 Absatz 1 und 101 a Urhebergesetz (UrhG) sein. Dann müßte allerdings ein Urheberrechtsverstoß im Raum stehen. Dann kann der Softwarehersteller unter bestimmten Voraussetzungen gegenüber dem Softwareanwender Ansprüche auf Auskunft, Vorlage von Belegen und insbesondere auf Besichtigung der Software geltend machen. 8

9 Voraussetzung ist, dass der Softwarehersteller darlegen kann, dass mit hinreichender Wahrscheinlichkeit das Urheberrecht oder ein anderes nach diesem Gesetz geschütztes Recht widerrechtlich verletzt wurde. Dann kann er die Vorlage einer Urkunde oder Besichtigung einer Sache verlangen. Aber: Allein auf bestimme Erfahrungswerte kann sich der Hersteller dabei nicht stützen. Eine konkrete, mit hinreichender Wahrscheinlichkeit vorliegende Urheberrechtsverletzung wird meistens in der Praxis nicht gegeben sein. Softwareunternehmen können daher regelmäßig jedenfalls auf gesetzlicher Grundlage keine Audits verlangen. Fazit: Eine Urheberrechtsverletzung kann der Hersteller in der Praxis meist nicht mit hinreichender Wahrscheinlichkeit darlegen. Gesetzliche Grundlagen für ein Audit entfallen daher im Regelfall. 9

10 Was droht bei einer Unterlizensierung? Wird eine Unterlizensierung festgestellt, hat das unterschiedliche zivilrechtliche, strafrechtliche und wirtschaftliche Folgen haben: / Schadensersatz / Beseitigung und Unterlassung / Strafverfahren wegen Verstoß gegen 106 UrhG / keine Rechts- und Revisionssicherheit / Geschäftsführerhaftung 10

11 11 Rechtliche Grundlage für die persönliche Geschäftsführerhaftung ist im Falle einer Gesellschaft mit bedingter Haftung etwa 13 GmbHG. Danach muss der Geschäftführer persönlich für einen entstandenen Schaden haften, wenn er seine Pflichten verletzt hat. Die Haftung besteht gegenüber Dritten - hier dem Softwareanbieter - als auch der GmbH auf Schadensersatz und zwar mit dem Privatvermögen.

12 Welche Vorteile hat ein Lizenz- Management für den Anwender? Um einer Unterlizensierung mit allen ihren Folgen vorzubeugen, sollte der Anwender wissen, / wie viele Lizenzen einer Software für sein Unternehmen gekauft wurden, / wie viele Lizenzen aktiv genutzt werden, / auf welcher Hardware die Software installiert ist. Unabhängig von der Erfüllung rechtlicher Vorgaben besteht hier ggf. auch die Möglichkeit der Kostenersparnis. Stellt der Anwender fest, dass er nicht alle Lizenzen nutzt, wäre an die Kündigung von Supportleistungen für solche Überlizensierungen zu denken. 12

13 13 Und: Wird ein Audit durchgeführt und sind die Daten noch nicht ordnungsgemäß zusammengetragen, kann es zu teuren Unterbrechungen im Arbeitsbetrieb kommen. Das Auffinden von Software auf Einzelplatzrechnern mag hierbei noch vergleichsweise einfach zu bewerkstelligen sein. Schwierig kann es jedoch werden, wenn große Datenbanken mit mehreren tausend Instanzen verwendet werden, denn dann sind erhebliche Ressourcen an die Lizenzprüfungen gebunden. Gegebenenfalls bietet sich auch von Anfang an der Einsatz eines geeigneten Lizenzmangement an.

14 Dürfen Prüfer in Betriebsgeheimnisse und Daten Einsicht nehmen? Neben einem sogenannten Remote Audit-Verfahren, bei dem der Nutzungsumfang mit Hilfe eines vom Hersteller bereitgestellten Vermessungstools überprüft wird, kann ein Vor-Ort-Audit in den Räumlichkeiten des Softwareanwenders vorgesehen sein. Ein solcher Zugriff auf die eigene Software von außen kann für das betroffene Unternehmen rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen haben. Neben einer möglichen Offenlegung von Betriebsgeheimnissen, ist die Durchführung eines Audits durch eine betriebsfremde Firma schon aus datenschutzrechtlichen Gründen kritisch. Werden durch das Audit personenbezogene Arbeitnehmer-, Kundenoder Lieferantendaten 14

15 offenbart, ist dies eine Datenverarbeitung im Sinne von 3 Absatz 4 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Eine solche Datenübermittlung ist unzulässig, denn das Audit durch den Hersteller ist nicht für eigene Geschäftszwecke des Anwenders bzw. für den Zweck von Beschäftigungsverhältnissen erforderlich. Für einen Gesetzesverstoß reicht es bereits aus, dass der Softwareprüfer Einsicht in diese Daten erhält. Eine Speicherung ist nicht erforderlich. Es drohen dann erhebliche Geldbußen, etwa gemäß 43 BDSG bis zu ,00. 15

16 Wie lassen sich Betriebsgeheimnisse und Daten schützen? Um dem Schutz von Betriebsgeheimnissen und dem gesetzlichen Datenschutz Rechnung zu tragen, sollten die Vertragsparteien im Softwarelizenzvertrag zum Audit die Eigenschaften des Prüfers festgelegen: / Unabhängigkeit des Prüfers Das Audit sollte nur von einem externer Prüfer durchführt werden dürfen. Dieser kann zwar von dem Softwarehersteller beauftragt werden, sollte jedoch von diesem weisungsunabhängig sein. / Verschwiegenheit des Prüfers Der Prüfer muss gegenüber dem Softwareanwender zur Verschwiegenheit verpflichtet sein und dem Softwarehersteller allein Informationen dazu herausgeben dürfen, die ggf. festgestellte Verstöße gegen die Lizenzbedingungen betreffen. 16

17 Wann ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich? Besteht im Betrieb des Softwareanwenders ein Betriebsrat, kann sich daraus ein arbeitsrechtliches Problem ergeben: Verwendet der Prüfer zur Auditdurchführung ein Tool, dass das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigen aufzeichnen und daraus individualisierbare Verhaltens- oder Leistungsdaten ableiten kann, könnte das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß 87 Absatz 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verletzt sein. 17 Fazit: Das Anwender-Unternehmen muss gf. frühzeitig eine Betriebsvereinbarung zum Audit mit dem Betriebsrat verhandeln und abschließen, um später nicht verklagt zu werden.

18 Welche Tipps gibt es zur Vorbereitung auf ein Audit? 18 / Eigene Prüfungen Um im Falle eines Audits durch den Hersteller gewappnet zu sein, kann es sich für die IT-Verantwortlichen im Unternehmen empfehlen, regelmäßig interne, also eigene Prüfungen der Lizenzsituation durchzuführen. / Schutz der Daten und der Betriebsgeheimnisse Die Vereinbarung zum Audit sollte eine Regelung zum Datenschutz und zu den Geschäftsgeheimnissen enthalten. Hier sind die Unabhängigkeit und Veschwiegenheit des Prüfers zu regeln.

19 19 / Vertragliche Festlegung des Prüfungsinhalts Der Umfang und der Inhalt des Audits müssen konkretisiert werden. Dadurch wird nicht nur der Prüfer festgelegt, sondern der Softwareanwender kann sein Unternehmen ensprechend auf das Audit vorbereiten. Dann kann die Prüfung zeitsparend durchgeführt werden. / Haftung Die Haftung des Herstellers sollte für den Fall vereinbart werden, dass durch das Audit die IT-Infrastruktur des Softwareanwenders zusammenbricht oder gestört wird. / Kostenübernahme Die Frage, welche Partei die Kosten des Audits übernimmt, sollte ebenfalls vertraglich festgeschrieben werden.

20 Was wir für Sie tun können / Erstellung von - IT-Projektverträgen - Softwarelizenz-/Softwareerstellungsverträgen - NDAs, Geheimhaltungsvereinbarungen - LOIs (Letter of Intent) - SEO-/SEM-Verträgen - u.v.m. / Begleitende Beratung bei der Konzeption Ihrer E-Commerce- Plattform, Shopprüfungen, AGB-Erstellung / Beratung im gewerblichen Rechtsschutz - Markenrecht - Wettbewerbsrecht 20

21 RESMEDIA Wir beraten Unternehmen im E-Commerce-Recht. Unsere Kanzlei verfügt über fünf spezialisierte Rechtsanwälte, darunter drei Fachanwälte für IT-Recht und eine Fachanwältin für gewerblichen Rechtsschutz. Wir beraten Sie persönlich zu allen Fragen des E-Commerce Rechts, des IT-Rechts und des gewerblichen Rechtsschutzes. Entdecken Sie unsere Infothek-App und lesen unsere Booklets bequem auf Ihrem Handy oder Tablet! 21 Bildnachweise: Titel: momius - Fotolia.com Seite 3: adrian_ilie825 - Fotolia.com Seite 10: arahan - Fotolia.com Seite 13: Alexandre Zveiger - Fotolia.com Seite 14: Denys Rudyi - Fotolia.com Seite 15: Romolo Tavani - Fotolia.com Seite 18: MASP - Fotolia.com

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