Wirtschaftlichkeit von Campus Management Systemen

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1 Prof. Dr. Michael H. Breitner Marc Klages Jon Sprenger {breitner, klages, Doktorandenkolloquium Südost-Niedersachsen März 2008

2 Agenda Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 2

3 Hintergründe Campus Management Universitäten stehen momentan erheblichen Herausforderungen gegenüber. Die Notwendigkeit eines voll integrierbaren und unterstützenden Campus Management Systems ist zu sehen in dem erhöhtem Arbeitsaufwand durch ansteigende Studierendenzahlen (International und Doppeljahrgänge), parallele Magister-, Bacherlor- und Masterstudiengänge sowie erhöhte Serviceansprüche der Studierenden, insb. nach der Einführung von Studiengebühren Ziele sind: Transparenz sowie Kommunikation innerhalb der Hochschul- Organisation, Automatisierung von semi-manuellen Prozessen Hohe Datenqualität und Prozesskenntnisse sowie optimierung Interne sowie externe Kundenorientierung Kurz: IT-gestütztes Total Quality und Change Management etc. Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 3

4 Hintergründe Campus Management Definition des Begriffs Campus Management : Steuerung- oder Führungsprozess, bei dem planmäßige Resultate unter Berücksichtigung von universitären Ressourcen durch aktives Handeln angestrebt werden. Der Handlungsraum richtet sich aus der Perspektive der universitären Organisationseinheiten sowie Studenten eng am akademischen Zyklus aus. Campus Management bezeichnet somit die IT-gestützte Koordination organisatorischer Abläufe, optimierte Workflows und Kommunikation wertschöpfender Institutionen und Einrichtungen nach Innen wie Außen. Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 4

5 Hintergründe Campus Management - Erweiterter akademischer Zyklus Ausstieg / Einstieg Anwerbung post Alumni Bewerbung prä Promotion Aufnahmepr. / Zulassung Studien-abschluss / Exmatrikulation Einschreibung / Immatrikulation Rückmeldung / Beurlaubung Prüfungsordnung Wechsel / Fernstudium ante Kurse / Veranstaltungen Leistungs-berichte Prüfungen / Bewertungen Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 5

6 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 6

7 Ausgangslage der Analyse Ausgangslage: Marktanalyse bestehender Campus Management Systeme durchgeführt durch eine AG der TU9. Ergebnis: Drei der sechs betrachteten CMS übertrafen die anderen und sollten näher untersucht werden (= Wirtschaftlichkeitsanalyse). Anbieter der drei zu untersuchenden CMS waren die HIS (Hannover), die Datenlotsen (Hamburg) und die TU Graz (Graz). Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 7

8 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 8

9 Konzeptionsbasis Berechnungsgrundlage der Untersuchung waren die anfallenden Sach- und Personalkosten für den Verwaltungsakt am Studierenden und die davon abgeleiteten Migrationskosten bei der Einführung eines CMS. Aus Vereinfachungsgründen wurde in der Wirtschaftlichkeitsanalyse mit den Vollkostenpauschsätzen des Landes Niedersachsen gerechnet. Der Fokus der Untersuchung lag auf den verwaltungsintensiven Teilbereichen des Studiums, welche ein typischer Student im Zuge seiner Hochschulkarriere durchlebt. Im Kontext Institut dieses für Wirtschaftsinformatik Zyklus fallen Prozesse, Vorgänge und Tätigkeiten nah am studentischen Lebenszyklus in der Verwaltung und in der Lehre an, die im Gutachten durch den Oberbegriff der Prozessbündel zusammengefasst wurden. Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 9

10 Konzeptionsbasis Die Prozesse an den untersuchten Universitäten waren jedoch nicht ausreichend dokumentiert. Hochgradig dezentrale Strukturen an der Musteruniversität mit vielfach unklar definierten Prozessen. Eine tiefgreifende Prozessanalyse war nicht realisierbar. Als Folge der gewählten Definition des Campus Managements sowie des akademischen Zyklus entsprechend, wurden die OE, welche mit entsprechenden Prozessen sowie Aktivitäten in engem Zusammenhang stehen, einer detaillierten Analyse unterzogen. Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 10

11 Konzeptionsbasis Hierzu zählen: Öffentlichkeitsarbeit Studierendenberatung Immatrikulationsamt Büro für Internationales Prüfungsamt Service Zentraluni / Verwaltung Studiendekanat Dekanat Fakultätsbeauftragte Fakultäten Sekretariate Dozenten Institute Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 11

12 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 12

13 Referenzmodell Entsprechend den Erkenntnissen wurde eine eigenes Vorgehensmodell entwickelt: Projektdefinition Projektplan Phase 1: Initialisierung Kostenerhebung Nutzenerhebung Phase 2: Entwicklung Chancen & Risiken Wirtschaftlichkeits berechnung Alternativen vergleich Phase 3: Berechnung Wesentliche Erkenntnisse Handlungsempfehlungen Management Summary Phase 4: Validierung Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 13

14 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 14

15 Leitfaden der Untersuchung Zehn Schritte in Kurzform: Schritt 1 3-Schichten-Kostenmodell und eine Kostenmatrix für Universitäten (Berechnung der Vollkosten je Organisationseinheit und Prozessbündel in der Matrix) Schritt 2 Bestimmung der externen Projektkosten (Consulting, Hardware, Software, Schulungen etc.) Schritt 3 Berechnung der internen Projektkosten (Anhand der Vollkosten und der Migrationsfaktoren) Schritt 4 Berechnung der externen und internen Betriebskosten (ähnlich 2. & 3.) Schritt 5 Nutzwertanalyse (aufgespalten in Anbieter- und Softwareanalyse) Schritt 6 Schritt 7 Berechnung der Kostendämpfungseffekte (Gegenüberstellung der Vollkostenmatrizen und der Nutzenpotentialmatrizen der Hersteller als Best-Case; Worst- Case-Anpassung mittels Gewichtung anhand der Workshops, Interviews etc.) Berechnungen für alle drei Campus Management Systeme (Break-even und ROI) Schritt 8 Risikowertanalyse und risikobereinigten ROI Schritt 9 Einschätzung aller drei Anbieter und ihrer Systeme anhand aller gesammelten Erkenntnisse und Erfahrungen Management Summary und Empfehlungen Schritt 10 Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 15

16 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 16

17 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Drei-Schichten-Kostenmodell: Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 17

18 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Drei-Schichten-Kostenmodell (Matrix): Kombination der drei Schichten mit dem akademischen Zyklus. Mehrstufige Interviews mit den jeweiligen Organisationseinheiten. Selbstaufschreibung Ihrer Tätigkeiten: Tendenziell und prozentual. Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 18

19 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 19

20 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projektkosten: Betriebskosten: Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 20

21 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Anbieteranalyse Softwareanalyse Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 21

22 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Berechnung der Kosteneinsparpotentiale am Beispiel der HIS: (dieses Verfahren wurde bei allen drei Anbieter durchgeführt) Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 22

23 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Gesamtrechnung über acht Jahre am Beispiel der HIS: (dieses Verfahren wurde bei allen drei Anbieter durchgeführt) Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 23

24 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Kummulierte Kosten ( best / worst case) der drei Systeme über acht Jahre: Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 24

25 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 25

26 Fremdbestimmung Fremdbestimmung Alternativenvergleich Unternehmen / Strategie Selbstbestimmung Produkt Projekt- / Migrationsmanagement Selbstbestimmung Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 26

27 Übersicht Hintergründe Campus Management Ausgangslage der Analyse Konzeptionsbasis Referenz- und Vorgehensmodell Leitfaden der Untersuchung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Alternativenvergleich Erkenntnisse, Empfehlungen, Ausblick Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 27

28 Erkenntnisse, Empfehlungen Keine allein auf monetären Größen basierende Entscheidung; deutlich wurde aber, dass CMS Kosten sparen und zu positiven Effekten innerhalb der Hochschule führen können Berücksichtigung der Strategiekonformität (Universität und Anbieter); mit jedem der drei Anbieter wird ein anderer Weg beschritten Die Einführung eines neuen CMS wird empfohlen (ist aber mit viel Aufwand verbunden) Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt: Prof. Dr. Michael H. Breitner Marc Klages Jon Sprenger Königsworther Platz Hannover Tel: 0511/ {breitner, klages, sprenger}@iwi.uni-hannover.de Doktorandenkolloquium Südost-Niedersachsen März 2008

30 Backup: Referenzmodell Ursprüngliches Referenzmodell zur Untersuchung bestehender Hochschul-Prozesse und Gegenüberstellung IT-gestützter Sollzustände. Das Ziel war die Sollkonzeptionierung von Prozessen des akademischen Zyklus unter Berücksichtigung der drei alternativen Systeme mit einer anschließenden Gegenüberstellung der jeweiligen Sollkonzepte. Auf diese Weise sollten Optimierungen kenntlich gemacht und etwaige Nutzeneffekte bewertbar gestaltet werden. Erhebungsphase Analysephase Konzeptionsphase Potenzialanalysephase Umsetzungsphase Datensammlung / Prozessstrukturen erkennen Strategische Ausrichtung absprechen Zielvorgaben klären Funktionsbereiche abgrenzen / betroffene Kern-, Unterstützungsund Managementprozesse identifizieren Prozessuntersuchung Ausweisung geeigneter, arbeitsintensiver Prozesse Ist-Zustände bestimmen und modellieren (EPKs) Maßnahmen erarbeiten, ableiten und bewerten Sollzustände festlegen Reengineering-Bedarf ermitteln Alternativen-Entwurf Nutzenpotenziale für Selektion des CMS einzelne Subprozesse Ausführung darlegen Maßnahmen umsetzen Kritische CMS-Lösung in Erfolgsfaktoren für die Funktionsbereichen Umsetzung der einzelnen einführen Subprozesse aufzeigen Kontrolle und Risikoanalyse Qualitätssicherung der Management- Optimierungseffekte Summary/Empfehlung Stark erweitertes Referenzmodell zur Analyse von Universitätsprozessen auf Basis allgemeingültiger Kriterien des Process(re)engineerings Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 30

31 Backup: Phasen der Untersuchung Initialisierungsphase: Grundlagen hinreichend detailliert ausarbeiten Beteiligte Bereiche identifizieren Zahlen- sowie Faktenmaterial erheben Akzeptanz der involvierten Organisationseinheiten bewerkstelligen Entwicklungsphase: Identifikation der Wirtschaftlichkeitsfaktoren Berücksichtigung der Konzepte Total Cost of Ownership sowie Total Benefits of Ownership Faktensichtung und analyse in Zusammenarbeit mit den OE Anbieterangaben prüfen Kooperation und Diskussion mit Prozesskennern über Aspekte des Gutachtens, welche in-scope bzw. out-of-scope waren Verdichtung um aussagefähige Kennzahlen auf Basis von OE-Schätzungen Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 31

32 Backup: Phasen der Untersuchung Berechnungsphase: Berechnung der Wirtschaftlichkeit Alternativenvergleich der Systeme (Sensitivitätsanalyse) Chancen und Risiken einer Campus Management Einführung Migrationskostenermittlung während des Pilotprojekt für alle drei Systeme Ermittlung der Kostendämpfungseffekte je System auf Basis von Nutzwertanalysen und Anbieterangaben sowie Experteninterviews Validierungsphase: Überprüfung der zugrundeliegenden Annahmen Kontrolle der Ergebnisse durch Anwendung auf zweite Musteruniversität Kontrollaspekte: Klarheit, Validität, Plausibilität, Widerspruchsfreiheit Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 32

33 Backup: Total Cost of Ownership Überblick über berücksichtigte Kosten- und Nutzenaspekte (Wirtschaftlichkeitsfaktoren) Kosten Nutzen Investitionskosten (Projektphase) Betriebskosten (Betriebsphase) Opportunitätskosten Quantifizierbar (tangible) Nicht quantifizierbar (intangible) Externe Kosten Interne Kosten Externe Kosten Interne Kosten Handlungsalternativen Direkt monetär messbar Indirekt monetär messbar Nicht monetär messbar Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 33

34 Backup: Total Cost of Ownership Kosten: Investitionskosten, Betriebskosten, (Opportunitätskosten Handlungsalternativen) Externe Kosten Kosten Dritter z. B. Dienstleistungen, Hardware, Software, Dateneinkauf, Reisekosten etc. Interne Kosten Kosten für interne Projektmitarbeiter (primär / sekundär) Primärkosten (Lohn/Gehalt, Trainingskosten, Spesen etc.) und Sekundärkosten (Kostenstellenbezogene Belastungen mittels Umlageverfahren Clients, Netzwerke, Arbeitsplätze etc.), intern verrechnete Kosten Versteckte Kosten allgemein etc. Exempel: Infrastrukturkosten, Überwachungskosten, Konfigurationsmanagement, Changemanagement, Migrationskosten während Parallelbetrieb Wartungskosten und externe Verträge / Re-Investitionen während Betriebsphase Kosten für Sicherheitsvorkehrungen, Prozesskosten (Prozess-Reengineering möglicherweise langer und kostenintensiver Weg) Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 34

35 Backup: Total Benefit of Ownership Nutzen: Direkter Nutzen unmittelbar der Investition zurechenbare Nutzenpotenziale z. B. geringere Kosten für Wartungsverträge, Softwarelizenzen, Hardware, Support/Wartung, Löhne/Gehälter etc. Indirekter Nutzen monetäre Erschließung der Nutzeneffekte nur mittelbar z. B. höhere Mitarbeiterproduktivität, Kundenzufriedenheit (extern: Studenten, intern: Mitarbeiter), Kundenbindung, Arbeitsplatzauslastung, Service etc. Nicht messbar Strategiekonformität, höhere Flexibilität, Wissensmanagement, Prozessorientierung, Imagegewinn, höhere Mitarbeitermoral, bessere Arbeitsbedingungen, höherer Forschungsoutput, qualitativ bessere Lehre etc. Einmaliger und laufender Nutzen Unterteilung hinsichtlich zeitlicher Haltbarkeit Exempel: Produktivitätssteigerung, geringere Betriebskosten, höherer Output, Schrumpfung der IT-Landschaft, Effizienz-/Effektivitätssteigerung Prof. Dr. Michael H. Breitner, Marc Klages, Jon Sprenger # 35