- 1 - Stand: Donnerstag, 2. August Seite 1/9. Hochschulkommunikation. ETH Zürich Team PR-Beratung Rämistrasse 101, HG F Zürich

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1 Hchschulkmmunikatin ETH Zürich Team PR-Beratung Rämistrasse 101, HG F Zürich Tel Fax Gemeinsam kmmunizieren Absprachen zwischen der Hchschulkmmunikatin und den Kmmunikatinsverantwrtlichen der dezentralen Einheiten, die eine prfessinelle Kmmunikatin an der ETH Zürich sichern Inhalt Ausgangslage... 2 Eine -Anlaufstelle für alle Einheiten... 3 Bewusster Umgang mit Themen... 3 Zielgruppenmdell für Kmmunikatinsaktivitäten... 5 Regelmässiger Austausch... 6 Prfessinelle Unterstützung durch... 7 Anhang... 8 Stand: Dnnerstag, 2. August 2012 Seite 1/9

2 Ausgangslage An der ETH Zürich kmmunizieren viele verschiedene swhl zentrale wie auch dezentrale Einheiten im Namen der ETH. Während die zentralen Organisatinseinheiten die ETH Zürich als ganze Organisatin repräsentieren, verflgen die dezentralen Einheiten auch eigene Kmmunikatinsinteressen. Manchmal stehen sie auch untereinander in Knkurrenz. Alle Einheiten zahlen aber am Ende auf die Marke ETH Zürich ein swhl psitiv als auch negativ. Daher ist es nötig eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit zwischen der Hchschulkmmunikatin (), die als Leit-, Krdinatins- und Servicestelle in Fragen der internen und externen Kmmunikatin wirkt 1, und den verschiedenen Einheiten (genaue Auflistung siehe Anhang) zu etablieren. Das vrliegende Dkument dient dazu, die Grundlagen der Zusammenarbeit zwischen der Hchschulkmmunikatin und den dezentralen Einheiten festzulegen. Eine Situatinsanalyse im Rahmen der Kmmunikatinsstrategie, die 2011 erarbeitet wurde, zeigte Verbesserungsptenzial bei der Abstimmung und Krdinatin zwischen den verschiedenen internen Kmmunikatren auf: - Die sll die ihr zugeschriebene Leit- und Krdinatinsfunktin stärker wahrnehmen (praktiv und nach aussen sichtbarer statt reaktiv). - Dezentrale Organisatinseinheiten sind dankbar für vrgegebene Rahmen und Leitlinien für die Kmmunikatin. - Es braucht klar definierte Zuständigkeiten, Ansprechpersnen und Kperatinsmechanismen zwischen und den Kmmunikatinsverantwrtlichen der dezentralen Einheiten. - An der ETH Zürich muss ein gemeinsames Kmmunikatinsverständnis geschaffen werden. Basierend auf den Ergebnissen eines gemeinsamen Wrkshp vm , an dem Vertreter der und der Kmmunikatinsverantwrtlichen der Departemente teilnahmen, schlägt die Hchschulkmmunikatin Vereinbarungen und Massnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit vr, die in den flgenden Abschnitten erläutert werden. 1 Art 19.1 OV: Der Infrastrukturbereich Hchschulkmmunikatin srgt für die integrierte Kmmunikatin der ETH Zürich. Er wirkt als Leit-, Krdinatins- und Servicestelle in Fragen der internen und externen Kmmunikatin. Er stärkt Marke und Reputatin der ETH Zürich , Team PR-Beratung Seite 2/9

3 Eine -Anlaufstelle für alle Einheiten Das Team PR-Beratung der ist die erste Anlaufstelle für alle Organisatinseinheiten. Die Beraterinnen und Berater können wie flgt erreicht werden: Für allgemeine Kmmunikatinsanliegen: Telefn: Für Fragen zur Kmmunikatin im Web: Telefn: Bewusster Umgang mit Themen Kmmunikatin lebt vn Themen. Die unterscheidet grundsätzlich drei verschiedene Thementypen 2 : Thementyp Ziel 1. Strategische Themen ETH als Themenführerin psitinieren 2. Grundthemen Kntinuierliche Präsenz 3. Issue-Themen a) Themen, die sich aus einer aktuellen ETH als hnest brker psitinieren gesellschaftlichen der plitischen Situatin.ä. ergeben b) Latente Krisenthemen, die sich aus einer Aktualität der aus dem Umfeld der Hchschule ergeben Reputatinsschäden vermeiden Bei den strategischen der Issue-Themen geht die pr-aktiv auf ETH-Expertinnen und Experten zu. Bei den Grundthemen wie z.b. aktuelle Frschungsarbeiten und -prjekte, Veröffentlichungen, Auszeichnungen ist auf Input vn den Frschenden und den Kmmunikatinsverantwrtlichen aus den dezentralen Einheiten angewiesen. Da diese den direkten Kntakt mit ihren Frschenden pflegen sind sie häufig näher an den Frschungsthemen dran. Grundsätzlich gilt, dass die zuständigen Kmmunikatinsverantwrtlichen infrmiert, wenn sie im Zusammenhang mit umfangreichen Kmmunikatinsaktivitäten Kntakt mit Persnen aus den dezentralen Organisatinseinheiten aufnimmt. 2 Vgl. Kmmunikatinsstrategie der ETH Zürich, S. 15 ff , Team PR-Beratung Seite 3/9

4 Die verantwrtet die flgenden Kmmunikatinskanäle und Veranstaltungen, in denen Themen aus den einzelnen Organisatinseinheiten Eingang finden: ETH Haupt-Webseite ETH Life Online ETH Life Print Klimablg Glbe Intranet (nach Web-Relaunch) Jahresbericht Imagebrschüre Medienmitteilungen und -hinweise Twitter Yutube-Kanal Scientifica ETH-Tag Um sich einen Überblick über mögliche Themen zu verschaffen, haben sich flgende Vrgehensweisen bewährt: Regelmässige -Umfragen bei Prfessrenschaft (1-2x/Jahr) Persönliche Ansprache der Prfessrenschaft und der Frschenden (laufend) Reminder (z.b. Slide) an Departements- und Prfessrenknferenz, mit dem Hinweis, aktuelle Frschungsprjekte und -resultate, Publikatinen etc. an Kmmunikatren weiterzuleiten evtl. Alerts vn Fachzeitschriften (mit anschliessendem Nachfragen bei den zuständigen Frschenden) Diese Massnahmen sllten vn den Kmmunikatinsverantwrtlichen der Organisatinseinheiten durchgeführt werden. Falls dies nicht möglich ist, z.b. da es keine für die Kmmunikatin verantwrtliche Persn gibt, wird diese Aufgabe vn der übernmmen. unterstützt die dezentralen Einheiten ausserdem bei der zielgerichteten Themenrecherche, in dem sie allen Kmmunikatinsverantwrtlichen Zugriff auf die aktuelle Jahresplanung gewährt (mmentan zu finden auf die aktuellen Publikatinspläne der ETH-Medien bereitstellt die publizistischen Leitlinien der zur Verfügung stellt, aufgrund derer Themen für ETH- Medien swie Medienversände und Stry-Placements ausgewählt werden Departemente und Kmpetenzzentren auffrdert, bei der jährlichen Kmmunikatinsplanung Themen mit starker Ausstrahlungskraft für die Gesamt-ETH einzubringen , Team PR-Beratung Seite 4/9

5 Zielgruppenmdell für Kmmunikatinsaktivitäten Kmpetenzen und Verantwrtlichkeiten für kmmunikative Massnahmen werden zwischen und dezentralen Organisatinseinheiten aufgrund der Zielgruppen festgelegt: Geplante, breitenwirksame Kmmunikatinsaktivitäten, die sich an flgende Zielgruppen richten, werden im Vrfeld mit der abgesprchen und krdiniert: Publikumsmedien (natinal und internatinal) Plitische Entscheidungsträgerinnen und -träger Allgemeine Öffentlichkeit (Schweizer Steuerzahlende / Stimmbürgerinnen und bürger) Entscheidungsträger aus Industrie und Wirtschaft ETH-Angehörige gesamthaft: Prfessrenschaft / Dzierende Wissenschaftliches und technisch-administratives Persnal Dktrierende Studierende ETH Alumni Flgende Zielgruppen werden vn den dezentralen Einheiten eigenständig betreut. Auf Wunsch kann natürlich das Team PR-Beratung der zur Unterstützung hinzugezgen werden: Angehörige der dezentralen Einheit: Prfessrenschaft / Dzierende Wissenschaftliches und technischadministratives Persnal Dktrierende Studierende Ptenzielle Mitarbeitende Ptenzielle Studierende Lehrerinnen und Lehrer Berufsberaterinnen und -berater Peers / Fachcmmunity natinal und internatinal Industrie- und Wirtschaftskntakte im Fachgebiet Fachalumni Fachmedien und -jurnalisten In Zusammenarbeit mit Internen Stellen der dezentralen Einheit Stab Prfessuren, Human Resurces SC SC SC ETH Glbal (früher IIA) ETH Zurich Fundatin, ETH Transfer, Career Center ETH Alumni Hchschulkmmunikatin , Team PR-Beratung Seite 5/9

6 Regelmässiger Austausch Der Austausch zwischen und Kmmunikatinsverantwrtlichen dezentraler Einheiten sll künftig gefestigt werden und regelmässiger stattfinden. Wert wird dabei auch auf den Austausch der Kmmunikatinsverantwrtlichen untereinander gelegt. Es werden flgende regelmässige Austauschmöglichkeiten geschaffen: Wann Was Wer verantwrtlich Q1 Januar Neujahrs-Apér (Vrabend-Veranstaltung) März Lunchmeeting Best Practice-Beispiele werden präsentiert, Knw-hw ausgetauscht. Präsentatr kann der eine dezentrale Einheit sein zu Q2 April Jahresplanung Infs einhlen für thematische Jahresplanung Juni Lunchmeeting Best Practice-Beispiele werden präsentiert, Knw-hw ausgetauscht. Q3 September Jahresplanung Infs einhlen für thematische Jahresplanung September Wrkshp Ausgewählte Schulungsangebte zu aktuellem Kmmunikatinsthema (z.b. Umgang mit Scial Media) mit und evtl. Gastdzenten Q4 Dezember Lunchmeeting Best Practice-Beispiele werden präsentiert, Knw-hw ausgetauscht. Laufend Individuelle Treffen des Teams PR-Beratung mit Kmmunikatinsverantwrtlichen der dezentralen Organisatinseinheiten Elektrnische Infrmatinssammlung zu Kmmunikatinsthemen: Vrlagen/Templates, Best- Practice Beispiele, FAQs etc. stehen nline für alle Kmmunikatinsverantwrtlichen zur Verfügung., Kmmunikatinsverantwrtliche , Team PR-Beratung Seite 6/9

7 Prfessinelle Unterstützung durch Beratung Kmmunikatinsberatung Webberatung Crprate Design Beratung Knzeptin Vermittlung vn externen Kmmunikatinslieferanten (Übersetzer, Grafiker, Druckereien etc.) Einführen der neueintretenden Prfessrinnen und Prfessren in die Kmmunikatinsarbeit der ETH Zürich (auf Wunsch gemeinsam mit Kmmunikatinsverantwrtlichem/er aus Departement) Umsetzung Prjektleitung vn Kmmunikatinsprjekten und Veranstaltungen mit Crprate Charakter 3 Medienarbeit Textredaktin Deutsch 3 Redigieren Deutsch 3 Gestaltung 3 Krisenkmmunikatin Issuesmanagement Schulung Services Medientraining Schulungen/Wrkshps zu Kmmunikatinsthemen Caching Wöchentlicher Medienspiegel mit redaktinellen Highlights für die gesamte ETH Mnatlicher Medienspiegel für die Departemente Vrlagen und Templates Auskünfte zu internen Kmmunikatinsvrgaben und -abläufen Qualitätskntrlle Erstellung Prträtfts Prfessrenschaft für Wh-is-wh Redigieren Lebensläufe Prfessrenschaft für Wh-is-wh Verwaltung Veranstaltungskalender 3 Diese Dienstleistungen werden je nach Umfang und Aufwand verrechnet , Team PR-Beratung Seite 7/9

8 Anhang Die Hchschulkmmunikatin () setzt sich für die Belange aller ETH Einheiten ein. Sie unterscheidet dabei grundsätzlich zwischen dezentralen und zentralen Einheiten. Die Aufteilung rientiert sich am Organigramm der ETH Zürich. Dezentrale und zentrale Einheiten werden vn verschiedenen Fachteams betreut. Übersicht dezentrale Organisatinseinheiten Für die dezentralen Einheiten ist das Team PR-Beratung der direkte Ansprechpartner. Zu den dezentralen Einheiten zählt : Departemente Institute Prfessuren Kmpetenzzentren NCCRs KOF gta Ausstellungen ETH-Biblithek 4 Lehr- und Frschungseinrichtungen ausserhalb der Departemente Schweizerischer Erdbebendienst CSCS FIRST-Lab Functinal Genmics Center Zurich Elektrnenmikrskpiezentrum Sprachenzentrum Assziierte der an der ETH angesiedelte Organisatinen VSETH AVETH ASVZ SystemsX.ch Climate KIC 4 Obwhl die ETH -Biblithek rganisatrisch zu den zentralen Einheiten gehört, wird sie hier als dezentral bezeichnet, da sie in ihrem Auftritt sehr unabhängig agiert. Flgende Sammlungen und Archive sind der ETH-Biblithek angegliedert und betreiben eigene Öffentlichkeitsarbeit: fcusterra, Graphische Sammlung, Max Frisch-Archiv, Thmas-Mann-Archiv , Team PR-Beratung Seite 8/9

9 Übersicht zentrale Organisatinseinheiten Bei den zentralen Einheiten unterscheidet, b sie stark der ausschliesslich nach innen kmmunizieren, der b es sich um zentrale Einheiten handelt, die stark nach aussen kmmunizieren. Zentrale Einheiten der Stellen, deren Kmmunikatin stark nach aussen gerichtet ist, werden vm Team Public Relatins betreut. Dazu zählt : Präsidialstab Stab Prfessuren Delegierte des Präsidenten ETH Glbal (früher IIA) Stab Rektr mit SC und LET Treffpunkt Science City Rektrat Stab VPFW inkl. ETH Transfer und Euresearch Stab VS Assziierte Organisatinen, wie ETH Zürich Fundatin ETH Alumni Zentrale Einheiten der Stellen, deren Kmmunikatin stark nach innen gerichtet ist werden vm Team interne Kmmunikatin betreut. Dazu gehören: Persnalabteilung Stab SGU Immbilien Infrmatikdienste Finanzen und Cntrlling Equal , Team PR-Beratung Seite 9/9

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