Kommunikationskonzept. der. Schule Kilchberg

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1 Kommunikationskonzept der Schule Kilchberg überarbeitet Beirat genehmigt SKM Gültig ab

2 Inhaltsverzeichnis: 1 Grundsätze und Ziele Allgemein Grundsätze für Werte und Haltungen Grundsätze für eine zielführende Kommunikation Ziele der Kommunikation Strategie Zielgruppen Kommunikationskanäle Interne Kommunikation Externe Kommunikation Zielgruppen-Analyse Umgang mit Medien Kommunikation in Krisensituationen Evaluation und Gültigkeit... 9 Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 2

3 1 Grundsätze und Ziele 1.1 Allgemein An unserer Schule steht das Kind im Zentrum. Lehrpersonen, Schulleitung, Schülerinnen und Schüler, Eltern und Behörden begegnen sich mit gegenseitiger Rücksichtnahme, Aufmerksamkeit und Aufrichtigkeit, Vertrauen, Wertschätzung und Respekt. Die Zusammenarbeit der Lehrpersonen im eigenen Team, mit den Eltern, mit der Schulleitung und den Schulbehörden ist ebenso wichtig wie die gegenseitige Unterstützung in der Verwirklichung der pädagogischen Aufgaben (aus dem Leitbild der Schule Kilchberg). Die Lehrpersonen wirken als Vorbilder für die Lernenden, indem sie sich in den Schulteams um Ehrlichkeit, Offenheit und Freundlichkeit bemühen. Es darf alles angesprochen werden. 1.2 Grundsätze für Werte und Haltungen Die folgenden Kommunikationsgrundsätze orientieren sich an den Leitgedanken der Arbeitsgruppe Werte & Haltungen : Wir pflegen einen freundlichen Umgang mit allen Lernenden, Lehrenden, Eltern und Behördenmitgliedern und nehmen sie als gleichberechtigte Partner war. Wir vertreten unsere Meinung offen und ehrlich, hören aktiv zu und respektieren verschiedene Standpunkte, sei es im freien Dialog oder an Sitzungen. Wir pflegen Offenheit und Transparenz im Hinblick auf Inhalte, Methoden, Arbeits- und Sozialformen sowie in der Beurteilung und Bewertung. Wir geben einander sachliche und konstruktive Feedbacks und tauschen uns über Unterrichtsstil und Klassenführung aus. Wir schaffen Durchlässigkeit zwischen Behörde, Schulleitung, Stufenteams, dem gesamten Lehrpersonal und insbesondere zwischen Klassen- und Fachlehrpersonen. Wir loben und anerkennen unsere tägliche Arbeit und gehen auch bei Konflikten respektvoll miteinander um. Wir pflegen eine positive, sachbezogene Diskussionskultur. Wir treffen verlässliche Absprachen und behandeln sensible Daten vertraulich. 1.3 Grundsätze für eine zielführende Kommunikation Die nachfolgend gemeinsam formulierten Leitsätze anlässlich der Tagung zur werte- und wahrnehmungsorientierten Schulentwicklung WWSE (Juli 2014), bauen auf einer zielführenden Kommunikation auf, welche aktiv verfolgt wird. Wir erkennen, dass wir unseren Zielen näher rücken, wenn: Die Lernenden und Lehrpersonen gerne in die Primarschule Kilchberg gehen, Wertschätzung und Anerkennung von Leistungen von allen Beteiligten als wichtig erachtet werden, Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 3

4 die Lehrpersonen die soziale, emotionale und kognitive Entfaltung der Lernenden angemessen fördern und die Entwicklung mit Akzeptanz und Humor begleiten, vernetztes Denken sowie selbständiges, eigenverantwortliches Handeln immer wieder im Dialog reflektiert werden, und wenn Lernende, aber auch die Lehrpersonen und die Eltern mit ihren Sorgen und Ängsten ernst genommen werden. 1.4 Ziele der Kommunikation Die Arbeit aller an der Schule beteiligten Personen soll für die relevanten Zielgruppen klar und verständlich sein. In einer ermutigenden Atmosphäre wird die Dialogbereitschaft ermöglicht, womit die Schule Transparenz schafft nach innen und aussen und ihre Grundsätze und Ziele offen vertritt. Dies fördert, durch eine kontinuierliche Berichterstattung in geeigneter Form, das gegenseitige Vertrauen und pflegt das Image einer qualitativ guten und zeitgemässen Schule. Mit der Kommunikation wird das Verständnis für die Schule, ihre Möglichkeiten aber auch ihre Grenzen, gefördert. 2 Strategie Die Kommunikationsstrategie beschreibt, zu welchem Zeitpunkt wie und mit wem kommuniziert werden soll. Sie bildet die Grundlage für den detaillierten Kommunikationsplan, um Ziele, Anliegen und Aktivitäten der Schule regelmässig, aktuell und in geeigneter Form zu kommunizieren. Die Kommunikation orientiert sich dabei am Informationsbedürfnis der entsprechenden Zielgruppe und erfolgt wenn möglich vorausschauend. Sie ist gezielt und informativ; ein Informationsüberhang ist generell zu vermeiden. 2.1 Zielgruppen Bevölkerung (B) Eltern (E) Schülerinnen und Schüler (SuS) Schulkommission (SKM) Schulleitung (SL) und Schulverwaltung (SV) Klassenlehrpersonen (KLP) Fachlehrpersonen (FLP) Therapeutinnen und (Thp) Teamleiter (TL) 2.2 Kommunikationskanäle Veranstaltungen (Elternabende, Schulhausanlässe, Schulbesuchstage, usw.) Personenbezogene Kommunikation (Briefe, Telefonate, , usw.) Allgemeine Kommunikation (Rundschreiben, Anschläge, Kilchberger, Gemeindeblatt, usw.) Informationsvermittlung allgemein (Internetauftritt, Vademecum, Stundenpläne, usw.) Informationsvermittlung gezielt (Protokolle, Aktennotizen, Berichte, usw.) Persönliche Gespräche (Elterngespräche, Standortgespräche, usw.) Sitzungen und Konferenzen (Behördensitzungen, Schulkonferenz, usw.) Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 4

5 2.3 Interne Kommunikation Zur Regelung der Kommunikationsflüsse innerhalb der Schulkommission, der Schule und zwischen Schulkommission und der Schule werden folgende Kommunikationsformen festgelegt: Art Inhalt Beteiligte Personen Besonderheiten / Zeit Schulkommission Offizielles Organ für Entscheide gemäss gesetzlicher Grundlagen - Alle Mitglieder der Schulkommission (Entscheidungskompetenz) - Schulleitung (Antragsrecht, Personalvertretung, Beratungskompetenz) - Leitung Schulverwaltung (Antragsrecht, Beratungskompetenz) - Lehrervertretungen (Personalvertretung, Beratungskompetenz) - Beachtung der Schweigepflicht - Zeitpunkt: Sitzungskalender Schulkonferenz - Informationsaustausch - Gemeinsame Abmachungen - Pädagogische Inhalte - Berichte aus den SH - Schulleitung - Obligatorische Teilnahme für alle mit einem Pensum von mehr als 10WL - Findet 5 x jährlich statt (Sitzungsplan und - leitung SL) Teamsitzungen - Informationen - Austausch - Projekte - Gemeinsame Abmachungen - Pädagogische Themen - Protokolle anderer Stufen Alle Klassenlehrpersonen - Findet wöchentlich und Fachlehrpersonen statt einer Stufe - Sitzungsleitung TL - Verfassen Beschlussprotokoll Arbeitsgruppen, Projektgruppen gemäss jeweiligem Aufgabenbeschrieb Gemäss jeweiligem Auftrag - Sitzungsleitung gemäss Beschluss - Sitzungen nach Bedarf - Verfassen Beschlussprotokoll Interne Weiterbildungen: Lehrpersonen Vertiefung von ausgewählten Themen - Schulleitung Gemäss Einladung durch die SL Interne Weiterbildungen: Einführung neuer Lehrpersonen Interne Weiterbildungen: Einführung Behördenmitglieder - Erklären des Schulbetriebes - Besichtigung Schulhäuser und Schulräume Sich kennen lernen - Bekanntgabe der Zuständigkeiten und der Besuchsordnung - Vorstellung an der ersten Schulkonferenz - Neue Lehrperson - Schulleitung - Schulverwaltung - Schulkommission - IT-Verantwortlicher - Hauswart - Mitglied Schulkommission - Schulleitung / Schulverwaltung - Lehrpersonen - Hauswart Jeweils im 1. Quartal ab der 1. Woche Jeweils zu Beginn der Legislatur Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 5

6 Art - Inhalt - Beteiligte Personen Besonderheiten / Zeit Persönliche Gespräche: - Austausch Nach Bedarf, jährlich Elterngespräche - Information anbieten - Feedback Persönliche Gespräche: Schulisches Standortgespräch - Ausdrücken aktueller Stand von Lern- und Sozialverhalten, Arbeitshaltung und Leistung - Förderziele und Massnahmen vereinbaren - Lehrpersonen und Schüler im Beisein der Eltern - Ev. Weitere Beteiligte Zur Information: KG und Primarschule verwenden an den SSG die offiziellen Kurzprotokolle des Kantons, fügen die vereinbarten Massnahmen auf und lassen das Protokoll von allen am SSG anwesenden Personen unterschreiben. Eine Kopie dieses Protokolls wird in der Schülerakte aufbewahrt. Persönliche Gespräche: Kollegiales Feedback: Besuche im Rahmen der Fachbegleitung (Berufseinstieg) gelten ebenfalls als kollegiale Hospitation Nach Absprache - Schulleitung - IF/DaZ: mind. 1 x jährlich - Therapien: 2 x jährlich 1 x jährlich Persönliche Gespräche: Übertrittsgespräche, Feedbackgespräche - Informationen über zukünftige Schülerinnen und Schüler weitergeben - Austausch - Fachlehrperson - Eventuell Schulleitung Termine gemäss Datenplanung Schnuppertage Schriftliche Mitteilungen: Quartalsbriefe Schülerinnen und Schüler - Schülerinnen und lernen die neue Schu- Schüler le kennen Informationen - Wichtige Termine (Lerninhalte) - SKM Im Juni Jeweils Woche im neuen Quartal Schriftliche Mitteilungen: Merkblatt Verhalten in Krisensituationen - Notfallordner (im Lehrerzimmer) - Notfallkärtchen - Notfallübung - Alle an der Schule beteiligten Personen - Die Schulverwaltung sorgt für ständige Aktualisierung des Merkblattes und der Notfallkarten (1 x jährlich) - Die Notfallübung findet 1 x jährlich statt Schriftliche Mitteilungen: Fächli und Infowand und weitere - Wichtige Informationen - Listen zum Eintragen - Persönliche Post - Adressverzeichnis - Klassenlisten - Stundenpläne - Teamleitung - Fortlaufende Aktualisierung Schriftliche Mitteilungen:: Info für Stellvertretungen - Aktualisierte Listen - Erreichbarkeit der Eltern - Fachlehrperson fortlaufend Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 6

7 Telefonkontakte: Generell ist in jeder Funktion der Schule eine gute Erreichbarkeit sicherzustellen. Bei wichtigen Telefongesprächen wird eine Notiz erstellt, welche in geeigneter Form kommuniziert bzw. zu den Akten gelegt wird. kontakte: s sollen so rasch wie möglich gelesen und beantwortet werden. Nach der ersten Teamsitzung im neuen Schuljahr überprüfen Teamleiter und IT-Verantwortliche die - Verteiler. Das eignet sich nicht für das Austragen von Konflikten. Im Übrigen soll der Mail- Knigge Beachtung finden. 2.4 Externe Kommunikation Für die externe Kommunikation zeichnet sich die Schulkommission verantwortlich. Gewisse Aufgaben können von der Schulkommission an die Schulleitung delegiert werden. Diesem Bereich der Kommunikation sollte eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden. Sie kann Transparenz und Vertrauen schaffen und trägt damit wesentlich zu einem guten Image der Schule bei. Sie wird aufgrund der definierten Ziele und Leitsätze und unter Berücksichtigung des Öffentlichkeitsprinzips (Informations- und Datenschutzgesetz IDG) geplant. Die externe Kommunikation stellt sicher dass die Öffentlichkeit regelmässig über die aktuellen und wichtigen Ereignisse in der Schulkommission und den Schulen informiert wird. Mittelund langfristige Ziele werden in geeigneter Form bekannt gemacht. Zur Regelung der externen Kommunikationsflüsse werden folgende Kommunikationsformen festgelegt: Art Inhalt Beteiligte Personen Besonderheiten /Zeit Informationen aus der Schule: Leitbild Schulkommission Schulleitung Klassenlehrpersonen Information der allgemeinen Öffentlichkeit über die Leitbildsätze aus der Tagung zur werte- und wahrnehmungsorientierten Schulentwicklung (WWSE) - Via Internetauftritt - Als Grundlage für Konzepte und Mittelfristplanungen (Schulprogramm) Informationen aus der Schule: Infobroschüren - Vademecum mit - Schulverwaltung wichtigen Daten, Ferien, - Schulleitung Adressen, Informationen zu Angeboten und Strukturen - Weitere - Dient der Information für Bevölkerung, Eltern, Gremien - Wird jeweils im 1. Quartal eines Schuljahres verteilt. Informationen aus der Schule: Lokale Medien Informationen aus der Schule: Internet - Präsentationen und Information der Bevölkerung über die Schule Information der allgemeinen Öffentlichkeit und der Eltern über die Schule mit Links zu den Stufen und Klassen - Schulkommission - Schulverwaltung - Stufenverantwortliche - Schulverwaltung - monatlich - fortlaufende Aktualisierung Elternforum Zusammenarbeit mit dem Elternforum Austausch Stufendelegierte - 2 x jährlich - Sitzungsleitung TL Vorstand SKM, SL, SV x jährlich - Sitzungsleitung SKM Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 7

8 Art Inhalt Beteiligte Personen Besonderheiten /Zeit Im 1. Quartal oder Elternabende nach Bedarf - Informationen zum Schul- und Klassenbetrieb - Feedback - Fachlehrperson - Zugeteilt. SKM- Mitglieder - Informationen zu Elterninformationsveranstaltungen den Stufenübertritten - Allgemeine Informationen - Schulleitung - Teamleitung - SKM Kiga: Jan. 1.Klassen: März 4.Klassen: Sept. 6.Klassen: Sept./Okt. Schulbesuchstage Einblick gewähren in den Schulalltag - SKM, weitere 2x jährlich Kindergarten: Gutscheine Schulanlässe Schulstufen präsentieren sich, Geschwister - Behörden - Schulkommission - Schulisches Personal Gemäss Bedarf / Planung Zielgruppen-Analyse Für eine effiziente Information und einen gewinnbringenden Austausch ist es wesentlich, dass Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Adressaten gelangen. Es ist darum hilfreich, für wichtige Kommunikationsinhalte, welche bei Bedarf anfallen können (Schulhausneubau, Projekte, Reformänderungen, usw.) eine Zielgruppenanalyse zu erstellen. Dabei sind folgende Faktoren zu berücksichtigen: Thema Direkt betroffene Personen oder Gruppen Interessierte Definition der Haltung (positiv, negativ, neutral) Einflussmöglichkeit Wissensstand Massnahmen Aufgrund der daraus resultierenden Einschätzung wird entschieden, in welcher Form mit welchen Gruppen kommuniziert wird und ob Betroffene oder Interessierte mit einer positiven Haltung und einem hohen Wissenstand in die Kommunikation miteinbezogen werden. 2.5 Umgang mit Medien Damit Medienmitteilung Beachtung finden, gilt es ein paar Grundsätze zu berücksichtigen: Titel Lead Text Kurz, klar und aufs Thema bezogen Die wichtigsten Informationen werden hier aufgenommen. Der Lead soll zum Weiterlesen animieren. Die wichtigen Informationen werden zuerst genannt, weniger wichtige erst gegen Ende des Textes. Die Sachlage soll einfach, klar und verständlich in kurzen Sätzen dargelegt werden. Aktive statt passive Formulierungen benutzen Fachausdrücke und Fremdwörter sind zu vermeiden Die sechs W s beachten: wer, was, wann, wo, wie warum Um Missverständnisse zu vermeiden, werden Personen mit Vornamen, Nachnamen und Funktion bezeichnet Angabe von Kontaktpersonen und Erreichbarkeiten Absender, Ort und Datum nicht vergessen! Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 8

9 3 Kommunikation in Krisensituationen Notfallkonzept Die Primarschule Kilchberg verfügt über ein eigenes Notfallkonzept. In einer Krisensituation erfolgt die Kommunikation - wie im Konzept festgehalten - gemäss Leitfaden Kommunikation. 4 Evaluation und Gültigkeit Das vorliegende Kommunikationskonzept wird je nach Dringlichkeit evaluiert. Alle bisherigen Erlasse sowie alle früheren anderslautenden Bestimmungen werden mit der Genehmigung des vorliegenden Konzeptes ausser Kraft gesetzt. Kilchberg, 22. Juni 2015 Kommunikationskonzept Schule Kilchberg S1.3 Seite 9